Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware kann viel Zeit und Geld bei der Ablage und Suche von Dokumenten gespart werden. Das Aachener IT Unternehmen, die ecoDMS GmbH, hat mit ecoDMS eine Software entwickelt, die die Dokumentenarchivierung für jedermann möglich macht.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. In Kombination mit einem zeitgerechten Vertriebsmodell und modernsten Technologien, ist eine hochwertige Software mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis entstanden.

Die Archivsoftware eignet sich zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und personengebundenen Dokumenten. ecoDMS überzeugt mit einer einfachen Bedienung, vollem Funktionsumfang, Plattformunabhängigkeit und mit einem günstigen Lizenzpreis. Im Webshop des Herstellers unter www.ecodms.de ist das Archivsystem für einmalig 49 Euro pro Lizenz erhältlich. Es entstehen keine ungewollten Zusatzkosten. Für Privatnutzer ist sogar eine kostenfrei Nutzung möglich.

Die Software Komponenten können alle auf der Webseite heruntergeladen werden. ecoDMS gibt es für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Für technikaffine User werden darüber hinaus eigene Versionen für den Raspberry Pi 2 und für Docker angeboten. Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Software erlaubt einen plattformübergreifenden Einsatz der Lösung. Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen eines Dokumenten-Management-Systems Plug-ins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Über die API Schnittstelle können bei Bedarf weitere Systeme an ecoDMS angeschlossen werden. Mit der Weboberfläche und den Apps für Smartphones und Tablets rundet ecoDMS den Funktionsumfang optimal ab.

ecoDMS hilft das tägliche Papieraufkommen durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen einzudämmen. Nach der Installation können Papierdokumente eingescannt und zusammen mit digitalen Dokumenten, wie zum Beispiels E-Mails, Office Dokumenten, PDFs und vieles mehr, in einem zentralen Dokumentenarchiv gespeichert und verwaltet werden.

Für ein schnelles Wiederfinden der archivierten Informationen sorgen intelligente Suchfunktionen. So gibt es unter anderem eine Volltextsuche. Die dafür notwendige Indizierung der Dokumente läuft vollkommen automatisch im Hintergrund. Der Zugriff auf das Archiv ist via Desktop Client, Weboberfläche und Mobile App möglich.

Ob Privatnutzer, kleiner Betrieb oder großer Konzern. Das System kann frei auf die eigenen Strukturen und Bedürfnisse eingerichtet werden. Die Konfiguration der Software und der Benutzer erfolgt schnell und einfach über den ecoDMS Einstellungsdialog. Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit werden hierbei groß geschrieben.

Die Dokumentenprozesse werden mit ecoDMS deutlich einfacher. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Ob Rechnungen, Angebote, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente, alles kann revisionskonform archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Anwender sorgt ein flexibles Berechtigungssystem. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten gehören mit diesem System der Vergangenheit an.

Wer möchte kann ecoDMS kostenlos für 30 Tage testen. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion.

In companies as well as in private households numerous paper documents and digital data accrue every year. These range from contracts, invoices and letters to invitations, emails, payslips and other documents. No one can escape the retention obligation for tax and business documents.

The ecoDMS document management system (records management system) can help reduce the daily paper volume and speed up the search for documents. The ecoDMS software is made by ecoDMS GmbH, Aachen. With ecoDMS the IT company offers a software that is low-cost, platform-independent, fully comprehensive and easy to understand and handle. ecoDMS ensures that paper documents and digital files are stored audit-proof in a central electronic archive. All information is available at the touch of a button.

Introducing such an archiving system can help reduce the paper chaos using modern digitalisation methods. The standard portfolio of the programme includes the ecoICE solution. This programme is used to retrieve and archive scanned documents. It is directly connected with the ecoDMS archive. After scanning, the documents can be retrieved with ecoICE, from where they are distributed automatically to the appropriate folders or the responsible staff. Customised classification templates enable the system to recognise the documents, automatically assign and securely archive them. No more time is lost with arduous administrative and filing work.

During the archiving process in ecoDMS, the scanned documents are also full-text indexed. This process allows users quick and easy full-text researches based on the document contents. When looking for data, entering a mere search term is sufficient - just like googling. The information is then displayed in a well-organised table, together with a document preview.

Archiving documents with ecoDMS is faster because it is digitalised. All required documents are quickly, clearly and, most of all, centrally available for users in ecoDMS. Apart from the possibility of storing paper digitally, the application offers some further archiving features. Nearly all documents and files can be archived securely in ecoDMS. Any file type can be dragged and dropped into the ecoDMS interface. For MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook and Thunderbird there are even dedicated plugins available to allow direct storage from those applications. Moreover, ecoDMS includes a PDF/A printer. This allows any third party printing application to be connected with the document management system (records management system).

Even web and mobile-savvy users will get their money's worth. With ecoDMS mobile, the archived documents can be searched, retrieved, viewed, downloaded and archived from any smartphone or tablet. Documents in ecoDMS can be accessed from different internet browsers via the web interface.

ecoDMS has become the most popular, modern and fastest archiving system on the German-speaking market. Several thousand companies and private users are already successfully employing this document management system. The quick installation process and the easy application, unrivalled value for money, platform independence and versatility of this software make ecoDMS the ideal archiving solution for everyone. At 49 Euros per licence for the full version, ecoDMS clearly beats the standard price in the archiving industry. For private users the archiving system is completely free with a limited functionality.

For more information on the software and a free demo version, visit www.ecodms.de.

ecoDMS is a PC software for digital archiving and management of documents and files. The ecoDMS software is easy to use and has a user-friendly interface. The document management system facilitates access to documents and the full text indexing feature enables easy and quick searches for content and information.

There are several DMS systems available on the German market. ecoDMS differentiates itself from those applications by virtue of its technical structure and innovative sales model. The system is ideal for practically all user groups due to its scalability, simplicity and platform independence. The low price allows anyone to employ ecoDMS.

The ecoDMS archiving software has already been awarded several different prizes and certificates. In the heise online software portal, ecoDMS software is ranked top of all document management systems. In 2010 the comprehensive school Europaschule Langerwehe won the "Simply School" competition with ecoDMS. The school was awarded the prize for its modern reduction of bureaucracy by the education ministry of Northrhine-Westfalia. In 2014 the German Federal Association for Small to Medium-Sized Companies in the IT Industry awarded ecoDMS with the "Software made in Germany" seal. Also in 2014, the German Federal Association for Information Technology, Telecommunications and New Media (bitkom) admitted ecoDMS as a member.

ecoDMS ensures that emails, Office documents, PDF files, drawings, graphs, images, agreements, videos, paper documents and much more can be assigned in the DMS system. The archiving software stores all data securely, structures it clearly and makes it accessible for users. The intelligent template designer allows automatic classification and archiving. When archiving, the system recognises the documents and assigns them accordingly.

The full version contains all DMS functions and connections to conventional PC applications, such as MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird and Outlook. Moreover, a PDF/A printer enables archiving from applications with print function. The ecoDMS API also allows access from other systems to the archived data store also allowing the addition of further documents. The API can be used, for example, to connect warehouse management systems, invoicing software and other third party systems to the DMS.

The archived data can be accessed locally, within a network, or from mobile devices or external PCs while travelling. ecoDMS includes desktop clients, mobile apps and a web interface. The ecoDMS software is currently available in the languages German and English. Apart from the free Free4Three version, on offer with limited functionality for private users, there is also the fee-based ecoDMS full version. A full version licence costs 49 Euros and is permanent.

ecoDMS is based on Open Source components that are combined with custom developments. The service-oriented architecture (SOA) of the client server system ensures that ecoDMS can be used with different platforms (Windows, Ubuntu, Debian, Mac OS) and on various devices.

On the ecoDMS webpage www.ecodms.de a free test version is available for download. The licence can also be purchased from the online shop. Detailed documentation and training videos give a perfect introduction to the DMS.

Summary: As a client-server system, ecoDMS covers all aspects of a software for document management. From digital incoming e-mail processing and automatic document recognition, audit-proof archiving and quick document retrieval, to the simple integration into existing system environments, ecoDMS offers high user convenience.

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System zur Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Mit ecoDMS können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden.

ecoDMS deckt als Client-Server-System die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Es ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich in der Bedienung. Hinter der gesamten Software steckt eine moderne Serverkomponente, die einen standortübergreifenden, gleichzeitigen Zugriff über verschiedene Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian und MacOS) ermöglicht. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Mit dieser Archivlösung können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht die Archivierung kinderleicht. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen postgreSQL Datenbank. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.

Ein Auszug der Funktionalitäten zeigt die vielen Möglichkeiten mit ecoDMS:

• Privat für 3 Benutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenfrei
• Revisionskonformes Client-Server-System
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz
• Keine Dokumentenbegrenzung
• Privat und Gewerblich einsetzbar (branchenunabhängig)
• Einfache, benutzerfreundliche Bedienung
• Flexible Einstellungsmöglichkeiten nach Kundenbedarf
• Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Active Directory / LDAP Schnittstelle
• Automatische Dokumenten-Erkennung und Vorklassifizierung (Vorlagen Designer)
• PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen
• Thunderbird & Outlook Add-on zur E-Mail Archivierung
• Office Plug-ins für eine direkte Archivierung aus MS Office, LibreOffice und OpenOffice
• Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets (ecoDMS Mobile)
• Weboberfläche für einen Zugriff via Internetbrowser
• Archivierung per Drag & Drop
• Scanfunktion zur Posteingangsbearbeitung
• Automatische Volltextindizierung (OCR)
• Zahlreiche Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche)
• Versionsverwaltung
• Exportfunktion inkl. Offline Client
• Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar

Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Die Vollversion ist zum Preis von 49 Euro pro Lizenz erhältlich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

Electronic data processing and the management of paper documents and computer files comes at a low price with ecoDMS.

ecoDMS is a document management system (records management system) that enables electronic data management for everyone. This comprehensive document archive convinces with its user-friendliness, platform independence, flexibility, ease of use and low licence price. Paper documents and digital data are archived revision-proof, managed professionally and retrieved quickly with ecoDMS.

In order to make data processing extremely easy, ecoDMS relies on the integrated template designer. This function automatically recognises documents, enters the data in the right place and fills in the required metadata. As soon as you archive a document in ecoDMS, the document management system automatically executes the recognition wizard. This significantly speeds up the archiving and assignment process for documents and records.

The ecoICE programme is used for state-of-the-art incoming mail processing and is a fixed part of the archiving solution. After scanning, the invoices, contracts and paper documents can be accessed directly via ecoICE, archived in the ecoDMS archive structure and then distributed immediately to the responsible staff.

Data that is already available in digital form can also be archived quickly. It can easily be dragged and dropped into the ecoDMS user interface. In the next moment the documents are safely archived. Moreover, the full version contains plugins for Microsoft Office, Microsoft Outlook, LibreOffice, OpenOffice and Mozilla Thunderbird. Office documents and emails can be archived in ecoDMS from each of these applications at the touch of a button. The version management function allows further processing of the archived Office documents. The changes are saved in ecoDMS as a new version. The original thus remains unchanged. The plugins always save the original file and an audit-proof PDF/A file.

Following the archiving process, the full text and UPOS information is immediately available for a quick and easy search in ecoDMS. In ecoDMS, all data is located in a central filing space. This makes it quick and easy to retrieve and display on the monitor. When entering search terms or filing information, the matching documents are retrieved and displayed within seconds.

ecoDMS is easy to operate and can be integrated perfectly in the existing IT infrastructure. The ecoDMS document management system (records management system) supports different platforms and can be installed under Windows, Ubuntu, Debian ad Mac OS. The ecoDMS user interface is available in the languages German and English. For all users who like using web and mobile applications, ecoDMS offers apps for smartphones and tablets. For these applications the system also offers a web user interface for the internet browser.

All software components can be downloaded at www.ecodms.de. The demo version offers full functionality for 30 days (except for mobile services) and is intended for test purposes only. The full version costs 49 Euros per licence and can be used privately and for commercial purposes. The free Free4Three version is aimed at private users but offers restricted functionality.

On the website users can also find extensive information on the software as well as instructive documentation and videos. A licence for the full version can be purchased in the online shop of the website. The license is valid for an unlimited period of time and depends on the number of simultaneous connections to the archive.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System, das in deutscher und englischer Sprache installiert werden kann. Die Software wird für die Archivierung und Verwaltung von privaten und geschäftlichen Dokumenten verwendet.

Das Preis-Leistungsverhältnis von ecoDMS ist in der Archivierungsbranche erfreulich günstig. Die kostenpflichtige Vollversion ist für 49 Euro pro Lizenz im Webshop unter www.ecoDMS.de erhältlich und darf zur privaten und kommerziellen Nutzung verwendet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält auch keine Dokumentenbegrenzung. Die kostenlose Free4Three Version ist mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch freigegeben. Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Hinzu kommt ein neuartiges und modernes Online-Vertriebsmodell. Diese clevere Kombination macht den günstigen Lizenzpreis möglich.

Das ecoDMS Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die schnelle Suche nach Inhalten und Informationen. Die Software unterstützt den Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass Dokumente beliebiger Beschaffenheit zentral bereit stehen und schnell gefunden werden können.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein datenbankgestütztes Client-Server-System. Server oder Datenbankkenntnisse werden allerdings nicht vorausgesetzt. Die Software ist einfach zu installieren und leicht verständlich zu bedienen. Das System kann flexibel auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und Benutzerrechte sind mit wenigen Mausklicks konfiguriert. Für die Sicherheit und Vertraulichkeit der Dokumente, informationen und Ordner sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Mit dem Dokumenten-Management-System können nahezu alle Unterlagen und Dokumente revisionssicher archiviert werden. ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. ecoDMS archiviert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Die Dokumentenzuordnung kann sogar automatisiert erfolgen. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und einfach. Auf der ecoDMS Internetseite gibt es die Software zum Download und gratis Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS. Diese Informationen stehen kostenfrei für alle Besucher der Webseite bereit. Bei Bedarf kann optional auch eine direkte Betreuung durch die ecoDMS GmbH erfolgen. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene kostenfreie und kostenpflichtige Support und Service Leistungen an.

Fazit: Wer sich für ecoDMS entscheidet, erhält ein Dokumenten-Management-System, dass die Dokumentenverwaltung und Archivierung deutlich erleichtert. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie Googeln. Auch die Archivierung ist mit wenigen Mausklicks schnell erledigt. Die Dokumente brauchen lediglich per Drag und Drop in die Benutzeroberfläche gezogen oder über die Plug-ins archiviert werden. Die Plattformunabhängigkeit, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und ein günstiges Preismodell machen den Einsatz von ecoDMS überall möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecoDMS.de.