The Modern Document Management System

ecoDMS is efficient, future-proof and ideal for the requirements of e-invoicing

XInvoice and ZUGFeRD: Automatic processing and legally compliant archiving
Centralized Document Management: All documents in one place, accessible anytime
Fast Full-Text Search: Locate documents in seconds with OCR technology
Audit Compliance: Archive documents in compliance with GoBD and GDPR regulations
Save Costs: Automation and digitization optimizes your processes
Platform Independence: Access your documents from PC, smartphone, or tablet

Free Trial Free Live Demo Video Tutorials

from EUR 89.00 incl. 19% VAT

per concurrent connection
one-time purchasing price
Choose from Private + Business editions

Purchase

What is ecoDMS?

The Smart Solution for Modern Document Management

ecoDMS is a user-friendly document management system (DMS) that has been developed for companies and private individuals. By digitally capturing, archiving and managing documents, ecoDMS provides a central platform for all your information.

With ecoDMS, you can optimize your digital inbox and outbox. You can archive and find documents, including XInvoices and ZUGFeRD documents, in a state-of-the-art and legally compliant manner.

Future-Proof Document Management for Electronic Invoices

E-invoices are a key element of the digital transformation in accounting. With ecoDMS, you are well-equipped to efficiently process, archive, and store XInvoices and ZUGFeRD invoices in a legally compliant manner.

Processing from Various Sources: Import XML invoices via the ecoDMS client or the scan input directory
Automatic Conversion: XML data is automatically converted into a user-readable PDF file
Security through Verification Reports: The verification report is integrated into the PDF and documents the data quality
Audit-Compliant Archiving: The PDF with all embedded information and the original XML are securely stored in ecoDMS

Intelligent Automation for Your Document Storage with ecoDMS

Simplify your document management without the need for programming expertise. ecoDMS enables you to automate various document workflows effortlessly:

Smart Classification Rules: Define custom rules in the template designer to automatically and accurately archive documents like invoices, contracts, or delivery notes
Attribute Recognition: Use barcodes, keywords, or document layouts to ensure seamless and automated processing
Detect Classification: ecoDMS identifies the appropriate category for new documents by analyzing their similarity to previously archived files
Duplicate Detection: ecoDMS automatically checks for duplicates before archiving, saving storage space and maintaining a clean, organized archive

Fast Search with OCR

With ecoDMS, the time-consuming task of searching through file folders is a thing of the past.

Text Recognition: OCR makes nearly any readable document searchable – whether it's PDFs, scanned documents, XML files, office documents, spreadsheets, or images
Advanced Search: Search based on classifications such as document type, folder, and status
Search Favorites: Save recurring search queries for quick access

Advanced Features and Integrations

In addition to the core features for digitization, archiving, and search, these powerful extensions are already included in the standard scope of the ecoDMS full version:

PDF/A Printer: Archive your documents in PDF/A format directly from any print-capable application – fast and easy
Plugins for Office Programs: Save documents from Microsoft Office, OpenOffice, and LibreOffice directly to ecoDMS – both in PDF/A format and the original format. This way, you can make changes at any time and save a new version if needed
Email Archiving: Archive emails and attachments from Outlook and Thunderbird directly into ecoDMS, keeping track of all important messages

Additionally, our optional extensions provide even more possibilities:

WORKZ Add-on: Automate recurring tasks in document management and automatically import files and emails into your ecoDMS archive
ecoMAILZ Integration: With this plugin, integrate the ecoMAILZ software for automatic email archiving directly into the ecoDMS interface: Manage all emails and attachments alongside your documents in one system

Feature Scope

Discover the various features of this document management system that will make your working day easier and optimize your document processes:

+ - Digitale Archivierung aller Dateien inkl. XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen

Archivierung leicht gemacht: Mit ecoDMS behalten Sie den Überblick!

Alle Dokumente sicher und effizient archivieren: Von der Posteingangsbearbeitung bis zur Ablage digitaler Dateien und E-Mails
Flexible Archivierungsmethoden: Client, Webclient, Sidepanel, Drag & Drop, Snapshot, Plugins für Office- und E-Mail-Programme, PDF/A-Drucker und mehr
Nahezu alle Dateiformate möglich: PDF, E-Mails, Office, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, X-Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr
Elektronische Rechnungen (XML): XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten, als PDF mit allen Informationen archivieren und gesetzeskonform aufbewahren
Gesetzeskonform: Archivierung gemäß Revisionssicherheit, DSGVO, GoBD

+ - Automatisierung von Ablageprozessen

Dokumente automatisch ordnen und ablegen: Mit dem ecoDMS Vorlagen Designer!

Klassifizierungsvorlagen in ecoDMS ermöglichen die automatische Erkennung und Ablage Ihrer Dokumente. So geht es:

Vorlage erstellen: Definieren Sie Merkmale wie Schlagwörter, Barcodes, Layouts oder Markierungen für die Dokumentenklassifizierung.
Dokumente ablegen: Legen Sie die Dokumente in ecoDMS ab
Automatische Zuordnung: Der Vorlagen Designer erkennt die Dokumente und ordnet sie den passenden Vorlagen zu.
Archivierung im Dunkelprozess: Dokumente werden (optional) automatisch in ecoDMS archiviert, ohne manuelles Eingreifen.
2D-Barcodes: Mit 2D-Barcodes werden Dokumente noch schneller und einfacher zugeordnet. Perfekt für Dokumente, die im Unternehmen erstellt und unterschrieben zurückkommen.Ideal für Lieferscheine & Co.

+ - Duplikaterkennung

Doppelte Dokumente ade! Mit ecoDMS Ordnung schaffen und Speicherplatz sparen!

Sie kennen das Problem: Im Laufe der Zeit sammeln sich in jedem Unternehmen Unmengen an Dokumenten an. Da kann es schnell passieren, dass sich doppelte Dateien ins System schleichen und unnötig Speicherplatz verbrauchen.

ecoDMS ist die Lösung! Mit der praktischen Funktion zur Duplikaterkennung spüren Sie doppelte Dokumente im Handumdrehen auf. So gewinnen Sie nicht nur Speicherplatz, sondern sorgen auch für mehr Ordnung und Übersicht in Ihrem Dokumentenarchiv.

+ - Aktivitäten und Historie

Revisionskonforme Änderungshistorie

ecoDMS dokumentiert jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten. Außerdem werden Benutzeraktionen wie z.B. das Öffnen, Versenden, Exportieren etc. von Dokumenten festgehalten.

Das macht die getätigten Verarbeitungs- und Archivierungsschritte jederzeit nachvollziehbar. ecoDMS protokolliert dabei jedes Ereignis mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen.

Um den Datenschutz zu gewährleisten ist diese Funktion nur mit entsprechender Berechtigung für die Benutzer sichtbar.

+ - Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP & Active Directory

ecoDMS Benutzer- und Gruppenverwaltung: Sicherheit und Ordnung für Ihre Dokumente!

Verwalten Sie Ihre Benutzer und Berechtigungen einfach und effizient:

Benutzer anlegen und Gruppen zuordnen: Organisieren Sie Ihre Mitarbeiter in übersichtlichen Gruppen, z.B. nach Abteilungen oder Projektteams.
Individuelle Berechtigungen festlegen: Definieren Sie genau, welche Funktionen und Dokumente jedem Benutzer oder jeder Gruppe zugänglich sind.
Zugriffsrechte für Ordner und Dokumente: Schützen Sie sensible Daten mit einer optimalen Zugriffskontrolle auf Ebene einzelner Ordner und Dokumente.
Anbindung an Active Directory/LDAP: Verknüpfen Sie bei Bedarf Benutzer aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS.

+ - Clipboard: Die virtuelle Dokumentenmappe

ecoDMS Clipboard: Virtuelle Mappen für Ihre Dokumente!

Sammeln Sie archivierte Dokumente in virtuellen Mappen und teilen Sie diese ganz einfach mit anderen.

Ordnung schaffen: Legen Sie mehrere Clipboards für verschiedene Themen oder Projekte an.
Dokumente einfach sammeln: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop in das Clipboard.
Mit anderen teilen: Geben Sie Clipboards für die Zusammenarbeit mit Kollegen in ecoDMS frei.
Exportieren und versenden: Versenden Sie den Inhalt von Clipboards per E-Mail oder exportieren Sie die Inhalte auf einen externen Speicher oder die eigene Festplatte.
Zugriffsrechte beibehalten: Die Zugriffsrechte der einzelnen Dokumente bleiben selbstverständlich auch im Clipboard unverändert.
Bis zu 200 Dokumente pro Clipboard: Speichern Sie eine Vielzahl von Dokumenten in einem Clipboard.

+ - Connection Manager: Sicherer Login ins ecoDMS inkl. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

ecoDMS Multi-User Connection Manager: Mandantenfähige Dokumentenverwaltung leicht gemacht!

Gleichzeitiger Zugriff für beliebig viele Benutzer:

Mehrere Profile: Jeder Benutzer kann individuelle Verbindungsprofile anlegen.
Mandantenfähig: Ideal für die Nutzung in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder auch mehreren Standorten.
Skalierbar: Die Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen richtet sich nach der Lizenzanzahl.
Basis für weitere Funktionen: Aktivieren Sie DMS-Funktionen wie Snapshot 2 Archive, Sidepanel und Shortcut-Suche direkt über den Connection Manager.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Schützen Sie Ihre Benutzerkonten mit einem zusätzlichen Faktor wie einem Code aus einer App oder E-Mail

+ - Client-Server-System: Desktop-Client, Webclient und Server

Client-Server-System

ecoDMS ist eine Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Papiergebundene und digitale Dokumente können mit ecoDMS elektronisch abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden.

ecoDMS besteht aus verschiedenen Software-Komponenten. Die Grundelemente des Systems sind

der ecoDMS Server
der ecoDMS Client inkl. Inbox und Connection Manager
und der virtuelle PDF/A Drucker
Darüber hinaus gibt es Plugins für Office- und E-Mailprogramme
Ein Webclient ist ebenfalls Bestandteil der ecoDMS-Software

Die Software "ecoDMS Server" bildet die Grundlage des gesamten Systems. Die postgreSQL-Datenbank und Container zum Speichern aller Daten und Informationen sind ebenfalls Bestandteil der Server-Installation. Auch die verfügbaren Dienste für den ecoDMS API Rest Service und den Webdienst (Web Client) sind im Server enthalten. Mit Server ist also keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint.

+ - Ansehen, Versenden, Herunterladen (Exportieren) inkl. Offline Client

Mit ecoDMS Dokumente einfach verwalten: Ansehen, Herunterladen und Versenden

Einfacher Zugriff: Archivierte Dokumente direkt in ecoDMS öffnen, herunterladen (exportieren) oder per E-Mail versenden
Schneller Download: Dokumente auf dem gewünschten Datenträger speichern oder direkt im Client öffnen
Direkte Vorschau: PDF-Dateien vor dem Download im integrierten Vorschaufenster ansehen
Datenexport mit Offline-Funktion: Ausgewählte Dokumente mit allen Informationen und Versionen exportieren und offline im Offline Reader für Windows-Systeme nutzen
Versand per E-Mail: Dokumente direkt aus ecoDMS heraus versenden und mit anderen teilen
Flexible Dateinamen: Globale Dateinamen für Export und Versand vergeben (Administratoreinstellungen)

Sichtbare Dokumente: ecoDMS legt die archivierten Dateien im Originalformat ab. Standardmäßig wandelt ecoDMS hierbei TIFF, PNG, JPG und nicht lesbare PDF-Dateien im Hintergrund zusätzlich in eine durchsuchbare PDF-Datei um. Somit können nahezu alle gängigen Dokumente in der Vorschau angesehen werden.

+ - Datensicherung und Wiederherstellung

Mit ecoDMS ist die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer wichtigen Dokumente und Einstellungen ganz einfach

Volle Kontrolle:

Manuelle oder automatische Datensicherung: Je nach Bedarf können Sie die Datensicherung manuell per Mausklick oder automatisch nach einem von Ihnen definierten Zeitplan erstellen lassen.
Flexible Sicherungsoptionen: Wählen Sie zwischen einer vollständigen Sicherung aller Daten oder einer inkrementellen Sicherung, bei der nur die seit der letzten Sicherung vorgenommenen Änderungen gesichert werden.
Umfangreiche Sicherung: Die Sicherung umfasst alle Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute und vieles mehr.

Einfache Bedienung:

oneClick Backup: Mit der ecoDMS oneClick Backup Software erstellen Sie mit nur einem Klick ein vollständiges Backup Ihrer gesamten Daten. Die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer Daten erfolgt über eine leicht verständliche Oberfläche.
Konsolenprogramme: Für erfahrene Anwender stehen Konsolenprogramme für Windows und Linux zur Verfügung

+ - Dokumente löschen: Revisionskonformes Löschkonzept

Mehrstufiges Löschkonzept für die sichere und gesetzeskonforme Löschung von Daten

Virtueller Papierkorb: Gelöschte Dokumente werden zunächst in einen virtuellen Papierkorb verschoben
Autorisierte Benutzer: Ausgewählte Benutzer können Dokumente endgültig löschen
Hinterlegte Aufbewahrungsfristen: Die Löschung erfolgt unter Berücksichtigung der im DMS hinterlegten Aufbewahrungsfristen
Unwiderrufliches Löschen: Bei endgültiger Löschung werden die Dokumente durch ein Löschprotokoll ersetzt.
Datenschutz: Sensible Textinformationen im Aktivitätenprotokoll und in der Klassifizierung werden anonymisiert.
Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen haben Zugriff auf das Löschprotokoll und die anonymisierte Klassifizierung
Gesetzestreue Archivierung: ecoDMS erfüllt mit dem mehrstufigen Löschkonzept die Anforderungen der GoBD und des Datenschutzes

+ - Digitale Posteingangsbearbeitung: Scannen und Archivieren

ecoDMS Inbox: Die zentrale Anlaufstelle für eingescannte Dokumente

Scannen mit beliebigen Geräten: Nutzen Sie nahezu jeden handelsüblichen Scanner, um Ihre Dokumente zu digitalisieren
Automatische oder manuelle Archivierung: Wählen Sie zwischen automatischer Ablage direkt im Archiv oder zwischengeschalteter Aufbereitung in der Inbox
Umfassende Aufbereitungsfunktionen: Bearbeiten, klassifizieren und optimieren Sie Ihre Dokumente direkt in der Inbox
Scannen und Abrufen: Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und greifen Sie direkt aus der Inbox darauf zu.
Klassifizierung: Ordnen Sie Ihre Dokumente automatisch zu oder klassifizieren Sie diese manuell vor der Ablage im Archiv
Bearbeitung in der Inbox: Drehen, schneiden, fügen Sie Seiten ein und bearbeiten Sie Ihre Dokumente nach Ihren Wünschen
Export (Vollversion): Speichern Sie Ihre Dokumente im PDF-Format für die Weiterverarbeitung
Seitensplitting: Teilen Sie mehrseitige Dokumente einfach in einzelne Dateien auf

+ - Dokumente sicher über das Internet teilen

Teilen Sie Ihre Dokumente einfach und sicher über das Internet

Mit ecoDMS können Sie archivierte Dokumente einfach per Mausklick an Dritte weitergeben:

Sicherer Download: Empfänger erhalten einen einzigartigen Download-Link und ein Passwort
Individuelle Einstellungen: Sie bestimmen die Dauer der Verfügbarkeit und wer die Dokumente herunterladen darf
Fernzugriff aktivieren: Stellen Sie sicher, dass der Fernzugriff in den Einstellungen aktiviert ist
Benutzerberechtigungen: Gewähren Sie berechtigten Benutzern die Erlaubnis zum Teilen von Dokumenten

+ - Dokumente miteinander verknüpfen

Verbinden Sie Dokumente miteinander

Virtuelle Dokumentenklammer: Verbinden Sie verschiedene Dokumente zu einem zusammengehörigen Ganzen
Hauptdokument und Verknüpfungen: Definieren Sie ein zentrales Dokument und fügen Sie ihm relevante Zusatzdokumente hinzu
Transparente Darstellung: ecoDMS zeigt verknüpfte Dokumente als klar strukturierte Untereinträge an
Flexible Verwaltung: Verwalten Sie Verknüpfungen ganz einfach – erstellen, löschen, öffnen, exportieren und versenden Sie sie mit nur wenigen Klicks

+ - Einstellungen: Individuelle Anpassung auf Ihre Bedürfnisse

ecoDMS lässt sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: Egal ob für Unternehmen oder Privatpersonen!

Dies ist ein Ausschnitt der vielen Einstellungsmöglichkeiten im Dokumenten-Management-System:

Benutzerverwaltung: Verwalten Sie aktive Benutzerverbindungen
Globale Dateinamen: Definieren Sie Dateinamen basierend auf Dokumenteninformationen
Duplikaterkennung: Aktivieren Sie die Duplikaterkennung und vermeiden Sie so die Archivierung doppelter Dokumente
Automatische Klassifizierung: Klassifizieren Sie Dokumente automatisch aus Basis bereits zugeordneter Dokumente, indem Sie die Klassifizierungserkennung aktivieren
Dokumentenarten: Legen Sie eigene Dokumentenarten mit Aufbewahrungsfristen und Symbolen an
Ordnerstruktur: Erstellen Sie Ordnerstrukturen und vergeben Sie Berechtigungen
Klassifizierungsattribute: Erweitern Sie die Klassifizierungsattribute mit eigenen Einträgen
Dokumentenstatus: Verwalten Sie den Bearbeitungsstand von Dokumenten
Allgemeine Einstellungen: Individualisieren Sie das Layout und Systemverhalten
Datei-Indizierung: Überwachen Sie den Fortschritt der Volltextindizierung
OCR: Richten Sie die Texterkennung (OCR) ein
Scaninput: Verwalten Sie Scaninput-Ordner mit Konfigurationen
Lizenzverwaltung: Aktivieren und verwalten Sie Ihre ecoDMS-Lizenz
Datensicherung: Richten Sie automatische Datensicherungen ein
Web / API: Konfigurieren Sie den Zugriff via Client, Webclient und API

+ - Moderne Benutzeroberfläche mit 2 Ansichten zur Auswahl

Moderne Benutzeroberfläche für intuitives Dokumentenmanagement und zwei Ansichten

Moderne Kartenansicht: Verschaffen Sie sich mit kompakten Karten einen Überblick über Ihre Dokumente
- Zoomstufen: Wählen Sie zwischen verschiedenen Detailgraden für die Kartenansicht
- Direkte Vorschau: Sehen Sie direkt eine Vorschau des Dokuments
- Wichtige Informationen: Klassifizierungs-, Aktivitäts- und Versionsinformationen auf einen Blick
- Schnelle Aktionen: Greifen Sie bequem auf Funktionen wie Anzeigen, Klassifizieren und Notizenerstellung zu
Konventionelle Tabellenansicht: Klassische Listenansicht mit allen relevanten Dokumenteninformationen
- Detaillierte Informationen: Umfassende Informationen zu jedem Dokument in einer Zeile
- Vorschau und Aktionen: Vorschau, Bearbeiten, Notizenerstellung, Klassifizierung und Versionsverwaltung etc. leicht zugänglich

+ - Klassifizierung: Dokumente (automatisch) zuordnen und berechtigen

Mit der Klassifizierungsfunktion in ecoDMS bringen Sie Ordnung und Sicherheit in Ihre Dokumentenverwaltung!

Zuordnen und Berechtigungen:

Vergabe von Metadaten: Weisen Sie jedem Dokument relevante Informationen wie Ablageort, Typ, Status und Zuständigkeiten zu
Detaillierte Ablage: Finden Sie Dokumente schnell und einfach – wiederauffindbar durch Volltextsuche und Klassifizierungsmerkmale
Zugriffskontrolle: Schützen Sie sensible Daten durch die Vergabe von Zugriffsrechte für Dokumente und Ordner
Berechtigungsvergabe: Definieren Sie Berechtigungen im intuitiven Klassifizierungsdialog.

Klassifizierung leicht gemacht:

Einzelne Dokumente: Klassifizieren Sie Dokumente (nacheinander) manuell per Dialog
Massenklassifizierung: Bearbeiten Sie mehrere Dokumente gleichzeitig mit identischen Informationen
Mehrfachklassifizierung: Weisen Sie einem Dokument mehrere Klassifizierungen zu, ohne es mehrfach abzulegen
Automatische Klassifizierung: Nutzen Sie Vorlagen für die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten
Klassifizierungserkennung: Basierend auf ihrer Ähnlichkeit mit bereits archivierten und klassifizierten Dokumenten können Dokumente automatisch vom System klassifiziert werden

Komfortable Dokumentenvorschau:

Direkte Vorschau: Sehen Sie eine direkte Vorschau des Dokuments im Klassifizierungsdialog (PDF)
Automatische Texterkennung: Übernehmen Sie Textpassagen und Datumsfelder direkt aus der Vorschau in die Klassifizierung

+ - Office und E-Mail Plugins

Mit den ecoDMS Office- und E-Mail-Plugins integrieren Sie die Dokumentenarchivierung direkt in Ihren Arbeitsalltag!

Archivieren Sie Dokumente direkt aus:

LibreOffice / OpenOffice: Writer, Calc und Impress
Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint und Outlook
Mozilla Thunderbird

Vorteile:

Direkte Archivierung: Sparen Sie Zeit und Arbeitsschritte durch die direkte Integration in Ihre Office- und E-Mail-Programme
Langfristige Verfügbarkeit: Archivieren Sie Dokumente im PDF/A-Format und zusätzlich im Originalformat
Versionsverwaltung: Behalten Sie den Überblick über alle Versionen Ihrer Office-Dokumente
Automatische Klassifizierung: Ordnen Sie die Dokumente automatisch mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen
Manuelle Klassifizierung: Klassifizieren Sie Dokumente manuell nach Ihren individuellen Bedürfnissen

Funktionen im Office-Plugin:

Archivieren aus Office: Speichern Sie Dokumente direkt aus Word, Excel, PowerPoint usw. in ecoDMS
Öffnen und Bearbeiten: Öffnen Sie Dokumente aus ecoDMS in Ihrem Office-Programm, bearbeiten Sie sie und speichern Sie sie als neue Version
Neu archivieren: Legen Sie Office-Dokumente aus ecoDMS heraus als neue Dateien im Archiv ab

+ - Notizen in ecoDMS: Der digitale "gelbe Klebezettel"

Der digitale, gelbe Zettel in ecoDMS

Nutzen Sie Notizen wie digitale "gelbe Klebezettel", um wichtige Informationen direkt zu Ihren Dokumenten in ecoDMS zu hinterlegen.

Schnelle Information: Notieren Sie wichtige Stichworte, Erinnerungen oder andere Kommentare direkt zum Dokument
Gemeinsame Nutzung: Alle Benutzer mit Zugriff auf das Dokument können die Notizen sehen, bearbeiten, ergänzen und löschen
Volltextsuche: Die Notizen werden automatisch in die Volltextsuche einbezogen und sind so schnell wiederauffindbar

+ - ecoDMS PDF Editor: Bearbeiten, Stempeln und Schwärzen von archivierten PDFs

ecoDMS PDF Editor: Archivierte PDFs bearbeiten, stempeln und schwärzen

Der PDF Editor ist für alle archivierten PDFs mit Dokumentenvorschau verfügbar, die zur weiteren Bearbeitung und Klassifizierung freigegeben sind.

Annotationen: Fügen Sie Ihrem PDF Kommentare, Bilder, Textmarker, Zeit- oder Benutzerinformationen hinzu
Digitale Stempel: Erstellen Sie individuelle Stempel für z.B. Prüf- oder Eingangsvermerke
Versionierung: Jede Änderung wird als neue Version gespeichert. Das Originaldokument bleibt erhalten
Textmarkierungen: Markieren Sie Textstellen in verschiedenen Farben und fügen Sie Notizen hinzu
Prüfberichte: Erstellen Sie PDF-Berichte auf Basis der gemachten Markierungen und Notizen
Suche und Export: Finden und exportieren Sie Dokumente schnell anhand von Markierungen und Notizen

+ - PDF/A Drucker: Archivierung aus Drittanwendungen

Mit dem virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS archivieren Sie Dokumente schnell und einfach aus beliebigen Programmen!

Schnelle und einfache Archivierung: Archivieren Sie Dokumente direkt aus jedem druckfähigen Programm
Langfristige Verfügbarkeit: Archivieren Sie Dokumente im zukunftssicheren PDF/A-Format
Automatische Klassifizierung: Ordnen Sie Dokumente automatisch mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen im Archiv zu
Manuelle Klassifizierung: Behalten Sie die Kontrolle und klassifizieren Sie Dokumente manuell nach Ihren individuellen Bedürfnissen

Der PDF/A-Drucker ermöglicht über die Druckfunktion eines Programms zum Beispiel die Archivierung von

Geschäftsbriefen aus Textverarbeitungsprogrammen
Rechnungen aus Buchhaltungssoftware
technischen Zeichnungen aus CAD-Programmen
Inhalten von Webseiten

+ - Snapshot 2 Archive: Bildschirmfotos archivieren

Bildschirmfotos erstellen und archivieren

Über die Funktion "Snapshot to Archive" können beliebige Bildschirmfotos am eigenen Arbeitsplatz erstellt und sofort in ecoDMS archiviert werden.
Die Funktion ist im Connection Manager von ecoDMS eingebaut und kann von da aus per eigens definiertes Tastenkürzel aufgerufen werden.
Die Snapshots können für beliebige Bereiche eines Bildschirms erstellt werden.
Bei der Archivierung legt ecoDMS das erstellte Bild als durchsuchbares PDF ab.

+ - Suche, Filter, Favoriten und Volltexterkennung (OCR)

ecoDMS Suche, Filter und Favoriten: Finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen!

Mit den intelligenten Such- und Filterfunktionen von ecoDMS finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach!

Automatische Volltexterkennung (OCR): ecoDMS durchsucht und indiziert automatisch den Text Ihrer Dokumente, so dass Sie diese einfach per Suchbegriff finden können
Schnelle Volltextsuche: Finden Sie Dokumente blitzschnell nach Inhalten, Metadaten, Klassifizierungsattributen und Notizen
Erweiterte Suche: Verfeinern Sie Ihre Suche mit zahlreichen Filtern und Operatoren
Favoriten: Speichern Sie wiederkehrende Suchanfragen für den schnellen Zugriff
Vorgefertigte Suchen: Finden Sie Dokumente schnell nach Datum (z. B. heute, letzte Woche, dieses Jahr)
Globale Favoriten: Teilen Sie Suchanfragen mit anderen Benutzern oder Gruppen.

+ - Versionsverwaltung für Dokumente

Behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Dokumente und ihre Änderungen

Versionierung: Archivieren Sie beliebig viele Versionen eines Dokuments.
Originaldatei und PDF: Speichern Sie sowohl die Originaldatei als auch das von ecoDMS erzeugte PDF (Office Plugins)
Versionshinweise: Fügen Sie optional zu jeder Version einen Kommentar hinzu
Benutzerfreundliche Verwaltung: Verwalten Sie Versionen einfach und intuitiv
Integration mit Office-Plugins: Profitieren Sie von nahtloser Integration mit den ecoDMS Office-Plugins
Transparenz: Behalten Sie den Überblick über alle Änderungen an Ihren Dokumenten
Nachvollziehbarkeit: Verfolgen Sie den Änderungsprozess Ihrer Dokumente

+ - Webclient für Smartphone, Tablet und Computer

Webclient

Mit dem Webclient kann über den Internetbrowser unabhängig von der Plattform und dem Standort am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet auf ecoDMS zugegriffen werden. Die Aktivierung der Webfunktionen erfolgt vom zuständigen ecoDMS Administrator in den Einstellungen des Dokumenten-Management-Systems. Der Webclient ist sowohl über das interne Netzwerk als auch bei Bedarf von außen (externer Fernzugriff) erreichbar.

Funktionen im Überblick
Im Webclient stehen eine Vielzahl von ecoDMS Funktionen am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet online zur Verfügung, darunter:

Dokumente archivieren
Vorschaufenster (PDF)
Dokumente herunterladen
Dokumente klassifizieren und berechtigen
Notizen erstellen, bearbeiten, löschen
Versionen hinzufügen und herunterladen
Suchfunktionen, Filter und Favoriten
Inbox: Gescannte Dokumente abrufen
Inbox: Dokumente hochladen
Inbox: Dokumente klassifizieren und archivieren
Papierkorb: Dokumente verschieben und wiederherstellen

Blitzschnell im Homeoffice digitalisieren und archivieren

Die moderne Technik der Software (Client-Server-System) ermöglicht unter anderem auch eine sichere, schnelle und einfache Einbindung von ecoDMS ins Homeoffice. Mit wenigen Mausklicks ist ecoDMS im Homeoffice via Fernzugriff auf das Dokumenten-Management-System einsatzbereit.

Screenshots

License Model and Software Updates for ecoDMS

ecoDMS stands out with a transparent and flexible license model, offering you excellent value for money. Regular updates ensure that the document management system is always up to date, providing the latest features and security standards. These updates include new features, security enhancements, and bug fixes. During the valid update period, all ecoDMS users receive free software updates.

A license costs from EUR 89.00 incl. 19% VAT

Test ecoDMS 30 days free of charge and without obligation

More details: Licensing Model

System Requirements

To use ecoDMS efficiently, specific hardware and operating system prerequisites are necessary. Read here the minimum requirements needed for successful installation and operation of ecoDMS.

+ - ecoDMS Server

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
Synology & QNAP NAS mit Docker-Unterstützung

Systemkern
64 bit (Windows Distributionen)
64 bit (Linux Distributionen)

Prozessor
ecoDMS ohne KI: mind. 2 CPU Cores oder mind. 2 Prozessoren (x86/x64)
ecoDMS mit KI: mind. 4 CPU Cores oder mind. 4 Prozessoren (x86/x64)

Arbeitsspeicher
mind. 8 GB (ecoDMS Server)

Festplattenspeicher
ca. 2,5 GB für den ecoDMS Server zzgl. Dokumentenspeicher

Datenbank
Windows: PostgreSQL Version 15.1 (64bit)
Linux: postgreSQL
(Die jeweilige Standard-Datenbankversion der Distribution wird verwendet.)
Datenbankverzeichnis: Das DB-Verzeichnis muss auf einer lokalen Festplatte liegen.
Netz– oder NAS-Laufwerke (Share-Verzeichnisse) werden nicht unterstützt.

Network Attached Storage (NAS)
Hardware: QNAP & Synology
System: Docker Unterstützung (Virtualisierung)
Prozessor: X86
Arbeitsspeicher: mind. 4 GB RAM (erforderlich)
Eigenschaften: Die QNAP ContainerStation integriert die Virtualisierungstechnologie Docker. Sie ermöglicht so die Bedienung mehrerer isolierter Linux-Systeme auf einem QNAP NAS. Bei Synology kann Docker über das Paket-Zentrum installiert werden.

Virtuelle Maschine (VM)
Sollte eine virtuelle Maschine eingesetzt werden, muss es sich hierbei unbedingt um eine Hardware Virtual Machine (HVM) handeln. Es werden keine PV unterstützt (Paravirtualization).

+ - ecoDMS Client

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, macOS Sonoma, macOS Sequoia

Systemkern
64 bit

Prozessorarchitektur
x86/x64

Grafikkarte
mind. Open GL 2.1 (s. Wissensdatenbank)

Arbeitsspeicher
mind. 4 GB RAM

Festplattenspeicher
ca. 500 MB

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
beliebig

Inbox für den gescannten Posteingang
Unterstützte Dateiformate: PDF, TIFF, JPG und PNG
am besten in schwarz-weiß (Schwarz-Weiß = 1Bit Farbtiefe) oder Graustufen und mit 200-300 DPI scannen
Schnittstellen: TWAIN, WIA, SANE zzgl. Scaninput Ordner

Scanner: netzwerkfähiges Gerät
oder USB-Scanner mit der Funktion "Scan2Folder"
oder Scanner mit Schnittstelle für TWAIN/WIA/SANE

+ - ecoDMS Webclient

Unterstützte Browser
Google Chrome: ab Version 59
Firefox: ab Version 54
Safari: ab Version 10.1.1
Microsoft Edge: ab Version 40.15063.0.0

+ - ecoDMS PDF/A-Drucker

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)

Systemkern
64 bit

Prozessorarchitektur
x86/x64

Festplattenspeicher
ca. 500 MB

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
PDF/A

Unterstützte Programme
druckfähige Anwendungen

+ - ecoDMS Microsoft Office Plugin

Plugin-Version
2.1.3

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016

Systemkern
64 bit (Windows Distributionen)

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
PDF/A & Original Office Format E-Mails aus Outlook: PDF/A & EML-Format

Unterstützte Programme
Word, Excel, PowerPoint, Outlook:
Microsoft Office 365 (Online-Komponenten sind ausgenommen) Microsoft Office 2021, 2019, 2016

+ - ecoDMS LibreOffice / OpenOffice Plugin

Plugin-Version
1.0.6

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, Sonoma

Systemkern
64 bit

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Dateiformate
PDF/A + Original Office Format

Unterstützte Programme
Writer, Calc, Draw, Impress:
ab OpenOffice / LibreOffice Version 3.6

+ - ecoDMS Thunderbird Plugin

Plugin-Version
3.0.4 + 3.0.9

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, Sonoma

Systemkern
64 bit

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Dateiformate
PDF + EML

Unterstützte Programme
3.0.9 = ab Thunderbird 103
3.0.3 = ab Thunderbird 78 bis Thunderbird 102

Informationen
Bei macOS werden über Thunderbird keine PDF-Dateien erzeugt. ecoDMS legt daher nur die Original-Mail als EML-Datei ab. Dies ist kein Fehler von ecoDMS: https:/bugzilla.mozilla.org/show_bug.cgi?id=675709

+ - WORKZ Add-on

Die Basis vom WORKZ Add-on bildet das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns).

Das Add-on ist nach der Aktivierung ohne weitere Installation automatisch in ecoDMS integriert.

Für das Add-on gelten somit die Systemvoraussetzungen der jeweiligen ecoDMS-Version.

Industry Solutions

ecoDMS is versatile and can be tailored to meet the specific needs of various industries:

Financial Industry: Meet compliance requirements and safeguard confidential data
Healthcare: Optimize access to patient data while ensuring regulatory compliance
Education Sector: Simplify the storage and sharing of teaching materials for educators
Legal Industry: Organize and securely search client data confidentially
Individuals: Store personal documents such as contracts, invoices, and tax records conveniently in a central archive

No matter which industry you are in - ecoDMS provides the perfect solution for archiving and managing all your documents.

Insurance
Schools and Universities
Craftsmen and Workshops
Agriculture, Farming, and Forestry
Logistics and Freight Companies
Real Estate and Property Management
Banks, Financial and Debt Collection Agencies
Bakeries and Meat Processing
Healthcare Providers, Hospitals, and Pharmacies
Individuals

ecoDMS: Audit Compliance and Legal Conformity for Your Document Management

With ecoDMS, you choose a document management system that helps you meet the requirements of GoBD and GDPR. Our solution enables centralized, secure, and legally compliant storage and management of your documents.

Audit-Compliant Archiving: Store your documents unchanged, complete, and with all relevant metadata
Data Protection Guaranteed: GDPR-compliant archiving through centralized storage and an access system based on roles and permissions
Efficient Management: Documents can be deleted after the legal retention periods have expired

If needed, we are happy to assist you in creating a process documentation to ensure your processes are compliant with GoBD.

Request Process Documentation

Optional Extensions (Add-ons) for ecoDMS

As an option, you can purchase various add-ons for the ecoDMS document management system. These add-ons are ideal for improving and intelligently automating document processing and organization in enterprises.

Automating Processes in ecoDMS

WORKZ Add-on

WORKZ is a useful add-on for ecoDMS. It optimizes mainly recurring document management tasks in the ecoDMS document management system. It is therefore ideal for businesses that wish to automate minor document processes and import processes for emails and files in their daily work for little money.

Acknowledgement and approval of invoices, business analyses, etc
Email import to ecoDMS (automated)
File import to ecoDMS (automated)
Digital document stamps
ecoDMS integration (Add-on)

only EUR 4.17 incl. 19% VAT

Purchase

per month (no subscription) per ecoDMS license number
Price based on ecoDMS update period

Product Details Free Live Demo Free Trial

Programming Interface

ecoDMS API

The ecoDMS API of the ecoDMS document management system is a REST service interface which developers can use to develop their customizations or integrations.

REST service interface for developers
Integrate ecoDMS with third-party systems
for example, CRM, merchandise management, etc.
Create customized function calls
Access basic DMS server features
Open API included in ecoDMS ONE

Price on Request

Request

ecoDMS ONE required as base application

Product Details

Getting Started with ecoDMS: A Guide to Setup and Document Management

ecoDMS is a powerful document management system that helps you efficiently archive, manage, and retrieve your documents. This quick guide will show you the first steps with ecoDMS, including installation, user management, structuring your documents, and archiving.