Das moderne Dokumenten-Management-System

ecoDMS ist effizient, zukunftssicher und ideal für die Anforderungen der E-Rechnungspflicht

XRechnung und ZUGFeRD: Automatische Verarbeitung und gesetzeskonforme Archivierung
Zentrale Archivierung: Alle Dokumente, Daten und E-Mails an einem Ort, jederzeit verfügbar
Schnelle Volltextsuche: Finden Sie Dokumente in Sekunden - mit OCR-Technologie
Revisionssicherheit: Archivieren Sie gesetzeskonform nach GoBD und DSGVO
Kosten sparen: Automatisierung und Digitalisierung optimieren Prozesse
Plattformunabhängigkeit: Greifen Sie von PC, Smartphone oder Tablet zu

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Was ist ecoDMS?

Die smarte Lösung für modernes Dokumentenmanagement

ecoDMS ist ein benutzerfreundliches Dokumenten-Management-System (DMS), das sowohl für Unternehmen als auch Privatpersonen entwickelt wurde. Durch die digitale Erfassung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten bietet ecoDMS eine zentrale Plattform für alle Ihre Informationen.

Mit ecoDMS optimieren Sie sowohl Ihren digitalen Posteingang als auch den Postausgang. Dabei archivieren und finden Sie Unterlagen, einschließlich XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumenten, zeitgemäß und gesetzeskonform.

Zukunftssicheres Dokumentenmanagement für elektronische Rechnungen

E-Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation in der Buchhaltung. Mit ecoDMS sind Sie bestens vorbereitet, um XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen effizient zu verarbeiten, zu archivieren und gesetzeskonform aufzubewahren.

Verarbeitung aus verschiedenen Quellen: Importieren Sie XML-Rechnungen über den ecoDMS-Client oder das Scaninput-Verzeichnis
Automatische Konvertierung: XML-Daten werden automatisch in eine für Benutzer lesbare PDF-Datei umgewandelt
Sicherheit durch Prüfberichte: Der Prüfbericht wird in das PDF integriert und dokumentiert die Datenqualität
Revisionssichere Archivierung: Das PDF mit allen eingebetteten Informationen und die Original-XML werden in ecoDMS sicher gespeichert

Intelligente Automatisierung für Ihre Dokumentenablage mit ecoDMS

Optimieren Sie Ihre Ablageprozesse ganz einfach und ohne Programmierkenntnisse. Mit ecoDMS automatisieren Sie zahlreiche Dokumentenprozesse im Handumdrehen:

Smarte Klassifizierungsregeln: Erstellen Sie im Vorlagen-Designer individuelle Regeln, um Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine automatisch und zuverlässig zu archivieren
Merkmalserkennung: Nutzen Sie Barcodes, Schlagwörter oder Layouts, um eine präzise und automatisierte Dokumentenverarbeitung zu gewährleisten
Klassifizierungserkennung: ecoDMS erkennt die Klassifikation neuer Dokumente basierend auf ihrer Ähnlichkeit zu bereits archivierten Dateien
Duplikaterkennung: ecoDMS prüft automatisch Dokumente vor der Archivierung auf mögliche Duplikate - das spart Speicherplatz und behält die Übersicht im Dokumentenarchiv

Blitzschnelles Finden mit OCR-Suche

Mit ecoDMS gehört das zeitaufwändige Durchsuchen von Aktenordnern der Vergangenheit an.

Texterkennung: OCR macht nahezu jedes lesbare Dokument durchsuchbar – egal ob es sich um PDFs, gescannte Dokumente, XML-Datei, Office-Dokument, Tabelle oder Bilder handelt
Erweiterte Suche: Recherchieren Sie auf Basis von Klassifizierungen wie Dokumentenart, Ordner und Status
Suchfavoriten: Wiederkehrende Suchanfragen speichern und schnell abrufen

Erweiterte Funktionen und Integrationen

Neben den Kernfunktionen zur Digitalisierung, Archivierung und Suche sind diese leistungsstarken Erweiterungen bereits im Standardumfang der ecoDMS-Vollversion enthalten:

PDF/A-Drucker: Archivieren Sie Ihre Dokumente im PDF/A-Format direkt aus jeder druckfähigen Anwendung - schnell und unkompliziert
Plugins für Office-Programme: Speichern Sie Dokumente aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice direkt in ecoDMS - sowohl im PDF/A-Format als auch im Originalformat: So können Sie bei Bedarf jederzeit Änderungen vornehmen und eine neue Version speichern
E-Mail-Archivierung: Archivieren Sie E-Mails und Anhänge aus Outlook und Thunderbird direkt in ecoDMS und behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Nachrichten

Zusätzlich bieten unsere optionalen Erweiterungen noch mehr Möglichkeiten:

WORKZ Add-on: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung und importieren Sie Dateien sowie E-Mails automatisch in Ihr ecoDMS-Archiv
ecoMAILZ Integration: Mit diesem Plugin integrieren Sie die ecoMAILZ-Software für die automatische E-Mailarchivierung direkt in die ecoDMS-Oberfläche: So können Sie alle E-Mails und Anhänge zusammen mit Ihren Dokumenten in einem System verwalten

Funktionen im Überblick

Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen dieses Dokumenten-Management-Systems, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und die Dokumentenprozesse optimieren:

+ - Digitale Archivierung aller Dateien inkl. XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen

Archivierung leicht gemacht: Mit ecoDMS behalten Sie den Überblick!

Alle Dokumente sicher und effizient archivieren: Von der Posteingangsbearbeitung bis zur Ablage digitaler Dateien und E-Mails
Flexible Archivierungsmethoden: Client, Webclient, Sidepanel, Drag & Drop, Snapshot, Plugins für Office- und E-Mail-Programme, PDF/A-Drucker und mehr
Nahezu alle Dateiformate möglich: PDF, E-Mails, Office, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, X-Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr
Elektronische Rechnungen (XML): XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten, als PDF mit allen Informationen archivieren und gesetzeskonform aufbewahren
Gesetzeskonform: Archivierung gemäß Revisionssicherheit, DSGVO, GoBD

+ - Automatisierung von Ablageprozessen

Dokumente automatisch ordnen und ablegen: Mit dem ecoDMS Vorlagen Designer!

Klassifizierungsvorlagen in ecoDMS ermöglichen die automatische Erkennung und Ablage Ihrer Dokumente. So geht es:

Vorlage erstellen: Definieren Sie Merkmale wie Schlagwörter, Barcodes, Layouts oder Markierungen für die Dokumentenklassifizierung.
Dokumente ablegen: Legen Sie die Dokumente in ecoDMS ab
Automatische Zuordnung: Der Vorlagen Designer erkennt die Dokumente und ordnet sie den passenden Vorlagen zu.
Archivierung im Dunkelprozess: Dokumente werden (optional) automatisch in ecoDMS archiviert, ohne manuelles Eingreifen.
2D-Barcodes: Mit 2D-Barcodes werden Dokumente noch schneller und einfacher zugeordnet. Perfekt für Dokumente, die im Unternehmen erstellt und unterschrieben zurückkommen.Ideal für Lieferscheine & Co.

+ - Duplikaterkennung

Doppelte Dokumente ade! Mit ecoDMS Ordnung schaffen und Speicherplatz sparen!

Sie kennen das Problem: Im Laufe der Zeit sammeln sich in jedem Unternehmen Unmengen an Dokumenten an. Da kann es schnell passieren, dass sich doppelte Dateien ins System schleichen und unnötig Speicherplatz verbrauchen.

ecoDMS ist die Lösung! Mit der praktischen Funktion zur Duplikaterkennung spüren Sie doppelte Dokumente im Handumdrehen auf. So gewinnen Sie nicht nur Speicherplatz, sondern sorgen auch für mehr Ordnung und Übersicht in Ihrem Dokumentenarchiv.

+ - Aktivitäten und Historie

Revisionskonforme Änderungshistorie

ecoDMS dokumentiert jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten. Außerdem werden Benutzeraktionen wie z.B. das Öffnen, Versenden, Exportieren etc. von Dokumenten festgehalten.

Das macht die getätigten Verarbeitungs- und Archivierungsschritte jederzeit nachvollziehbar. ecoDMS protokolliert dabei jedes Ereignis mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen.

Um den Datenschutz zu gewährleisten ist diese Funktion nur mit entsprechender Berechtigung für die Benutzer sichtbar.

+ - Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP & Active Directory

ecoDMS Benutzer- und Gruppenverwaltung: Sicherheit und Ordnung für Ihre Dokumente!

Verwalten Sie Ihre Benutzer und Berechtigungen einfach und effizient:

Benutzer anlegen und Gruppen zuordnen: Organisieren Sie Ihre Mitarbeiter in übersichtlichen Gruppen, z.B. nach Abteilungen oder Projektteams.
Individuelle Berechtigungen festlegen: Definieren Sie genau, welche Funktionen und Dokumente jedem Benutzer oder jeder Gruppe zugänglich sind.
Zugriffsrechte für Ordner und Dokumente: Schützen Sie sensible Daten mit einer optimalen Zugriffskontrolle auf Ebene einzelner Ordner und Dokumente.
Anbindung an Active Directory/LDAP: Verknüpfen Sie bei Bedarf Benutzer aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS.

+ - Clipboard: Die virtuelle Dokumentenmappe

ecoDMS Clipboard: Virtuelle Mappen für Ihre Dokumente!

Sammeln Sie archivierte Dokumente in virtuellen Mappen und teilen Sie diese ganz einfach mit anderen.

Ordnung schaffen: Legen Sie mehrere Clipboards für verschiedene Themen oder Projekte an.
Dokumente einfach sammeln: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop in das Clipboard.
Mit anderen teilen: Geben Sie Clipboards für die Zusammenarbeit mit Kollegen in ecoDMS frei.
Exportieren und versenden: Versenden Sie den Inhalt von Clipboards per E-Mail oder exportieren Sie die Inhalte auf einen externen Speicher oder die eigene Festplatte.
Zugriffsrechte beibehalten: Die Zugriffsrechte der einzelnen Dokumente bleiben selbstverständlich auch im Clipboard unverändert.
Bis zu 200 Dokumente pro Clipboard: Speichern Sie eine Vielzahl von Dokumenten in einem Clipboard.

+ - Connection Manager: Sicherer Login ins ecoDMS inkl. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

ecoDMS Multi-User Connection Manager: Mandantenfähige Dokumentenverwaltung leicht gemacht!

Gleichzeitiger Zugriff für beliebig viele Benutzer:

Mehrere Profile: Jeder Benutzer kann individuelle Verbindungsprofile anlegen.
Mandantenfähig: Ideal für die Nutzung in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder auch mehreren Standorten.
Skalierbar: Die Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen richtet sich nach der Lizenzanzahl.
Basis für weitere Funktionen: Aktivieren Sie DMS-Funktionen wie Snapshot 2 Archive, Sidepanel und Shortcut-Suche direkt über den Connection Manager.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Schützen Sie Ihre Benutzerkonten mit einem zusätzlichen Faktor wie einem Code aus einer App oder E-Mail

+ - Client-Server-System: Desktop-Client, Webclient und Server

Client-Server-System

ecoDMS ist eine Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Papiergebundene und digitale Dokumente können mit ecoDMS elektronisch abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden.

ecoDMS besteht aus verschiedenen Software-Komponenten. Die Grundelemente des Systems sind

der ecoDMS Server
der ecoDMS Client inkl. Inbox und Connection Manager
und der virtuelle PDF/A Drucker
Darüber hinaus gibt es Plugins für Office- und E-Mailprogramme
Ein Webclient ist ebenfalls Bestandteil der ecoDMS-Software

Die Software "ecoDMS Server" bildet die Grundlage des gesamten Systems. Die postgreSQL-Datenbank und Container zum Speichern aller Daten und Informationen sind ebenfalls Bestandteil der Server-Installation. Auch die verfügbaren Dienste für den ecoDMS API Rest Service und den Webdienst (Web Client) sind im Server enthalten. Mit Server ist also keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint.

+ - Ansehen, Versenden, Herunterladen (Exportieren) inkl. Offline Client

Mit ecoDMS Dokumente einfach verwalten: Ansehen, Herunterladen und Versenden

Einfacher Zugriff: Archivierte Dokumente direkt in ecoDMS öffnen, herunterladen (exportieren) oder per E-Mail versenden
Schneller Download: Dokumente auf dem gewünschten Datenträger speichern oder direkt im Client öffnen
Direkte Vorschau: PDF-Dateien vor dem Download im integrierten Vorschaufenster ansehen
Datenexport mit Offline-Funktion: Ausgewählte Dokumente mit allen Informationen und Versionen exportieren und offline im Offline Reader für Windows-Systeme nutzen
Versand per E-Mail: Dokumente direkt aus ecoDMS heraus versenden und mit anderen teilen
Flexible Dateinamen: Globale Dateinamen für Export und Versand vergeben (Administratoreinstellungen)

Sichtbare Dokumente: ecoDMS legt die archivierten Dateien im Originalformat ab. Standardmäßig wandelt ecoDMS hierbei TIFF, PNG, JPG und nicht lesbare PDF-Dateien im Hintergrund zusätzlich in eine durchsuchbare PDF-Datei um. Somit können nahezu alle gängigen Dokumente in der Vorschau angesehen werden.

+ - Datensicherung und Wiederherstellung

Mit ecoDMS ist die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer wichtigen Dokumente und Einstellungen ganz einfach

Volle Kontrolle:

Manuelle oder automatische Datensicherung: Je nach Bedarf können Sie die Datensicherung manuell per Mausklick oder automatisch nach einem von Ihnen definierten Zeitplan erstellen lassen.
Flexible Sicherungsoptionen: Wählen Sie zwischen einer vollständigen Sicherung aller Daten oder einer inkrementellen Sicherung, bei der nur die seit der letzten Sicherung vorgenommenen Änderungen gesichert werden.
Umfangreiche Sicherung: Die Sicherung umfasst alle Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute und vieles mehr.

Einfache Bedienung:

oneClick Backup: Mit der ecoDMS oneClick Backup Software erstellen Sie mit nur einem Klick ein vollständiges Backup Ihrer gesamten Daten. Die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer Daten erfolgt über eine leicht verständliche Oberfläche.
Konsolenprogramme: Für erfahrene Anwender stehen Konsolenprogramme für Windows und Linux zur Verfügung

+ - Dokumente löschen: Revisionskonformes Löschkonzept

Mehrstufiges Löschkonzept für die sichere und gesetzeskonforme Löschung von Daten

Virtueller Papierkorb: Gelöschte Dokumente werden zunächst in einen virtuellen Papierkorb verschoben
Autorisierte Benutzer: Ausgewählte Benutzer können Dokumente endgültig löschen
Hinterlegte Aufbewahrungsfristen: Die Löschung erfolgt unter Berücksichtigung der im DMS hinterlegten Aufbewahrungsfristen
Unwiderrufliches Löschen: Bei endgültiger Löschung werden die Dokumente durch ein Löschprotokoll ersetzt.
Datenschutz: Sensible Textinformationen im Aktivitätenprotokoll und in der Klassifizierung werden anonymisiert.
Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen haben Zugriff auf das Löschprotokoll und die anonymisierte Klassifizierung
Gesetzestreue Archivierung: ecoDMS erfüllt mit dem mehrstufigen Löschkonzept die Anforderungen der GoBD und des Datenschutzes

+ - Digitale Posteingangsbearbeitung: Scannen und Archivieren

ecoDMS Inbox: Die zentrale Anlaufstelle für eingescannte Dokumente

Scannen mit beliebigen Geräten: Nutzen Sie nahezu jeden handelsüblichen Scanner, um Ihre Dokumente zu digitalisieren
Automatische oder manuelle Archivierung: Wählen Sie zwischen automatischer Ablage direkt im Archiv oder zwischengeschalteter Aufbereitung in der Inbox
Umfassende Aufbereitungsfunktionen: Bearbeiten, klassifizieren und optimieren Sie Ihre Dokumente direkt in der Inbox
Scannen und Abrufen: Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und greifen Sie direkt aus der Inbox darauf zu.
Klassifizierung: Ordnen Sie Ihre Dokumente automatisch zu oder klassifizieren Sie diese manuell vor der Ablage im Archiv
Bearbeitung in der Inbox: Drehen, schneiden, fügen Sie Seiten ein und bearbeiten Sie Ihre Dokumente nach Ihren Wünschen
Export (Vollversion): Speichern Sie Ihre Dokumente im PDF-Format für die Weiterverarbeitung
Seitensplitting: Teilen Sie mehrseitige Dokumente einfach in einzelne Dateien auf

+ - Dokumente sicher über das Internet teilen

Teilen Sie Ihre Dokumente einfach und sicher über das Internet

Mit ecoDMS können Sie archivierte Dokumente einfach per Mausklick an Dritte weitergeben:

Sicherer Download: Empfänger erhalten einen einzigartigen Download-Link und ein Passwort
Individuelle Einstellungen: Sie bestimmen die Dauer der Verfügbarkeit und wer die Dokumente herunterladen darf
Fernzugriff aktivieren: Stellen Sie sicher, dass der Fernzugriff in den Einstellungen aktiviert ist
Benutzerberechtigungen: Gewähren Sie berechtigten Benutzern die Erlaubnis zum Teilen von Dokumenten

+ - Dokumente miteinander verknüpfen

Verbinden Sie Dokumente miteinander

Virtuelle Dokumentenklammer: Verbinden Sie verschiedene Dokumente zu einem zusammengehörigen Ganzen
Hauptdokument und Verknüpfungen: Definieren Sie ein zentrales Dokument und fügen Sie ihm relevante Zusatzdokumente hinzu
Transparente Darstellung: ecoDMS zeigt verknüpfte Dokumente als klar strukturierte Untereinträge an
Flexible Verwaltung: Verwalten Sie Verknüpfungen ganz einfach – erstellen, löschen, öffnen, exportieren und versenden Sie sie mit nur wenigen Klicks

+ - Einstellungen: Individuelle Anpassung auf Ihre Bedürfnisse

ecoDMS lässt sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: Egal ob für Unternehmen oder Privatpersonen!

Dies ist ein Ausschnitt der vielen Einstellungsmöglichkeiten im Dokumenten-Management-System:

Benutzerverwaltung: Verwalten Sie aktive Benutzerverbindungen
Globale Dateinamen: Definieren Sie Dateinamen basierend auf Dokumenteninformationen
Duplikaterkennung: Aktivieren Sie die Duplikaterkennung und vermeiden Sie so die Archivierung doppelter Dokumente
Automatische Klassifizierung: Klassifizieren Sie Dokumente automatisch aus Basis bereits zugeordneter Dokumente, indem Sie die Klassifizierungserkennung aktivieren
Dokumentenarten: Legen Sie eigene Dokumentenarten mit Aufbewahrungsfristen und Symbolen an
Ordnerstruktur: Erstellen Sie Ordnerstrukturen und vergeben Sie Berechtigungen
Klassifizierungsattribute: Erweitern Sie die Klassifizierungsattribute mit eigenen Einträgen
Dokumentenstatus: Verwalten Sie den Bearbeitungsstand von Dokumenten
Allgemeine Einstellungen: Individualisieren Sie das Layout und Systemverhalten
Datei-Indizierung: Überwachen Sie den Fortschritt der Volltextindizierung
OCR: Richten Sie die Texterkennung (OCR) ein
Scaninput: Verwalten Sie Scaninput-Ordner mit Konfigurationen
Lizenzverwaltung: Aktivieren und verwalten Sie Ihre ecoDMS-Lizenz
Datensicherung: Richten Sie automatische Datensicherungen ein
Web / API: Konfigurieren Sie den Zugriff via Client, Webclient und API

+ - Moderne Benutzeroberfläche mit 2 Ansichten zur Auswahl

Moderne Benutzeroberfläche für intuitives Dokumentenmanagement und zwei Ansichten

Moderne Kartenansicht: Verschaffen Sie sich mit kompakten Karten einen Überblick über Ihre Dokumente
- Zoomstufen: Wählen Sie zwischen verschiedenen Detailgraden für die Kartenansicht
- Direkte Vorschau: Sehen Sie direkt eine Vorschau des Dokuments
- Wichtige Informationen: Klassifizierungs-, Aktivitäts- und Versionsinformationen auf einen Blick
- Schnelle Aktionen: Greifen Sie bequem auf Funktionen wie Anzeigen, Klassifizieren und Notizenerstellung zu
Konventionelle Tabellenansicht: Klassische Listenansicht mit allen relevanten Dokumenteninformationen
- Detaillierte Informationen: Umfassende Informationen zu jedem Dokument in einer Zeile
- Vorschau und Aktionen: Vorschau, Bearbeiten, Notizenerstellung, Klassifizierung und Versionsverwaltung etc. leicht zugänglich

+ - Klassifizierung: Dokumente (automatisch) zuordnen und berechtigen

Mit der Klassifizierungsfunktion in ecoDMS bringen Sie Ordnung und Sicherheit in Ihre Dokumentenverwaltung!

Zuordnen und Berechtigungen:

Vergabe von Metadaten: Weisen Sie jedem Dokument relevante Informationen wie Ablageort, Typ, Status und Zuständigkeiten zu
Detaillierte Ablage: Finden Sie Dokumente schnell und einfach – wiederauffindbar durch Volltextsuche und Klassifizierungsmerkmale
Zugriffskontrolle: Schützen Sie sensible Daten durch die Vergabe von Zugriffsrechte für Dokumente und Ordner
Berechtigungsvergabe: Definieren Sie Berechtigungen im intuitiven Klassifizierungsdialog.

Klassifizierung leicht gemacht:

Einzelne Dokumente: Klassifizieren Sie Dokumente (nacheinander) manuell per Dialog
Massenklassifizierung: Bearbeiten Sie mehrere Dokumente gleichzeitig mit identischen Informationen
Mehrfachklassifizierung: Weisen Sie einem Dokument mehrere Klassifizierungen zu, ohne es mehrfach abzulegen
Automatische Klassifizierung: Nutzen Sie Vorlagen für die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten
Klassifizierungserkennung: Basierend auf ihrer Ähnlichkeit mit bereits archivierten und klassifizierten Dokumenten können Dokumente automatisch vom System klassifiziert werden

Komfortable Dokumentenvorschau:

Direkte Vorschau: Sehen Sie eine direkte Vorschau des Dokuments im Klassifizierungsdialog (PDF)
Automatische Texterkennung: Übernehmen Sie Textpassagen und Datumsfelder direkt aus der Vorschau in die Klassifizierung

+ - Office und E-Mail Plugins

Mit den ecoDMS Office- und E-Mail-Plugins integrieren Sie die Dokumentenarchivierung direkt in Ihren Arbeitsalltag!

Archivieren Sie Dokumente direkt aus:

LibreOffice / OpenOffice: Writer, Calc und Impress
Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint und Outlook
Mozilla Thunderbird

Vorteile:

Direkte Archivierung: Sparen Sie Zeit und Arbeitsschritte durch die direkte Integration in Ihre Office- und E-Mail-Programme
Langfristige Verfügbarkeit: Archivieren Sie Dokumente im PDF/A-Format und zusätzlich im Originalformat
Versionsverwaltung: Behalten Sie den Überblick über alle Versionen Ihrer Office-Dokumente
Automatische Klassifizierung: Ordnen Sie die Dokumente automatisch mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen
Manuelle Klassifizierung: Klassifizieren Sie Dokumente manuell nach Ihren individuellen Bedürfnissen

Funktionen im Office-Plugin:

Archivieren aus Office: Speichern Sie Dokumente direkt aus Word, Excel, PowerPoint usw. in ecoDMS
Öffnen und Bearbeiten: Öffnen Sie Dokumente aus ecoDMS in Ihrem Office-Programm, bearbeiten Sie sie und speichern Sie sie als neue Version
Neu archivieren: Legen Sie Office-Dokumente aus ecoDMS heraus als neue Dateien im Archiv ab

+ - Notizen in ecoDMS: Der digitale "gelbe Klebezettel"

Der digitale, gelbe Zettel in ecoDMS

Nutzen Sie Notizen wie digitale "gelbe Klebezettel", um wichtige Informationen direkt zu Ihren Dokumenten in ecoDMS zu hinterlegen.

Schnelle Information: Notieren Sie wichtige Stichworte, Erinnerungen oder andere Kommentare direkt zum Dokument
Gemeinsame Nutzung: Alle Benutzer mit Zugriff auf das Dokument können die Notizen sehen, bearbeiten, ergänzen und löschen
Volltextsuche: Die Notizen werden automatisch in die Volltextsuche einbezogen und sind so schnell wiederauffindbar

+ - ecoDMS PDF Editor: Bearbeiten, Stempeln und Schwärzen von archivierten PDFs

ecoDMS PDF Editor: Archivierte PDFs bearbeiten, stempeln und schwärzen

Der PDF Editor ist für alle archivierten PDFs mit Dokumentenvorschau verfügbar, die zur weiteren Bearbeitung und Klassifizierung freigegeben sind.

Annotationen: Fügen Sie Ihrem PDF Kommentare, Bilder, Textmarker, Zeit- oder Benutzerinformationen hinzu
Digitale Stempel: Erstellen Sie individuelle Stempel für z.B. Prüf- oder Eingangsvermerke
Versionierung: Jede Änderung wird als neue Version gespeichert. Das Originaldokument bleibt erhalten
Textmarkierungen: Markieren Sie Textstellen in verschiedenen Farben und fügen Sie Notizen hinzu
Prüfberichte: Erstellen Sie PDF-Berichte auf Basis der gemachten Markierungen und Notizen
Suche und Export: Finden und exportieren Sie Dokumente schnell anhand von Markierungen und Notizen

+ - PDF/A Drucker: Archivierung aus Drittanwendungen

Mit dem virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS archivieren Sie Dokumente schnell und einfach aus beliebigen Programmen!

Schnelle und einfache Archivierung: Archivieren Sie Dokumente direkt aus jedem druckfähigen Programm
Langfristige Verfügbarkeit: Archivieren Sie Dokumente im zukunftssicheren PDF/A-Format
Automatische Klassifizierung: Ordnen Sie Dokumente automatisch mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen im Archiv zu
Manuelle Klassifizierung: Behalten Sie die Kontrolle und klassifizieren Sie Dokumente manuell nach Ihren individuellen Bedürfnissen

Der PDF/A-Drucker ermöglicht über die Druckfunktion eines Programms zum Beispiel die Archivierung von

Geschäftsbriefen aus Textverarbeitungsprogrammen
Rechnungen aus Buchhaltungssoftware
technischen Zeichnungen aus CAD-Programmen
Inhalten von Webseiten

+ - Snapshot 2 Archive: Bildschirmfotos archivieren

Bildschirmfotos erstellen und archivieren

Über die Funktion "Snapshot to Archive" können beliebige Bildschirmfotos am eigenen Arbeitsplatz erstellt und sofort in ecoDMS archiviert werden.
Die Funktion ist im Connection Manager von ecoDMS eingebaut und kann von da aus per eigens definiertes Tastenkürzel aufgerufen werden.
Die Snapshots können für beliebige Bereiche eines Bildschirms erstellt werden.
Bei der Archivierung legt ecoDMS das erstellte Bild als durchsuchbares PDF ab.

+ - Suche, Filter, Favoriten und Volltexterkennung (OCR)

ecoDMS Suche, Filter und Favoriten: Finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen!

Mit den intelligenten Such- und Filterfunktionen von ecoDMS finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach!

Automatische Volltexterkennung (OCR): ecoDMS durchsucht und indiziert automatisch den Text Ihrer Dokumente, so dass Sie diese einfach per Suchbegriff finden können
Schnelle Volltextsuche: Finden Sie Dokumente blitzschnell nach Inhalten, Metadaten, Klassifizierungsattributen und Notizen
Erweiterte Suche: Verfeinern Sie Ihre Suche mit zahlreichen Filtern und Operatoren
Favoriten: Speichern Sie wiederkehrende Suchanfragen für den schnellen Zugriff
Vorgefertigte Suchen: Finden Sie Dokumente schnell nach Datum (z. B. heute, letzte Woche, dieses Jahr)
Globale Favoriten: Teilen Sie Suchanfragen mit anderen Benutzern oder Gruppen.

+ - Versionsverwaltung für Dokumente

Behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Dokumente und ihre Änderungen

Versionierung: Archivieren Sie beliebig viele Versionen eines Dokuments.
Originaldatei und PDF: Speichern Sie sowohl die Originaldatei als auch das von ecoDMS erzeugte PDF (Office Plugins)
Versionshinweise: Fügen Sie optional zu jeder Version einen Kommentar hinzu
Benutzerfreundliche Verwaltung: Verwalten Sie Versionen einfach und intuitiv
Integration mit Office-Plugins: Profitieren Sie von nahtloser Integration mit den ecoDMS Office-Plugins
Transparenz: Behalten Sie den Überblick über alle Änderungen an Ihren Dokumenten
Nachvollziehbarkeit: Verfolgen Sie den Änderungsprozess Ihrer Dokumente

+ - Webclient für Smartphone, Tablet und Computer

Webclient

Mit dem Webclient kann über den Internetbrowser unabhängig von der Plattform und dem Standort am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet auf ecoDMS zugegriffen werden. Die Aktivierung der Webfunktionen erfolgt vom zuständigen ecoDMS Administrator in den Einstellungen des Dokumenten-Management-Systems. Der Webclient ist sowohl über das interne Netzwerk als auch bei Bedarf von außen (externer Fernzugriff) erreichbar.

Funktionen im Überblick
Im Webclient stehen eine Vielzahl von ecoDMS Funktionen am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet online zur Verfügung, darunter:

Dokumente archivieren
Vorschaufenster (PDF)
Dokumente herunterladen
Dokumente klassifizieren und berechtigen
Notizen erstellen, bearbeiten, löschen
Versionen hinzufügen und herunterladen
Suchfunktionen, Filter und Favoriten
Inbox: Gescannte Dokumente abrufen
Inbox: Dokumente hochladen
Inbox: Dokumente klassifizieren und archivieren
Papierkorb: Dokumente verschieben und wiederherstellen

Blitzschnell im Homeoffice digitalisieren und archivieren

Die moderne Technik der Software (Client-Server-System) ermöglicht unter anderem auch eine sichere, schnelle und einfache Einbindung von ecoDMS ins Homeoffice. Mit wenigen Mausklicks ist ecoDMS im Homeoffice via Fernzugriff auf das Dokumenten-Management-System einsatzbereit.

Screenshots

Lizenzmodell und Software-Updates für ecoDMS

ecoDMS überzeugt mit einem transparenten und flexiblen Lizenzmodell, das Ihnen ein besonders faires Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Regelmäßige Updates stellen sicher, dass das Dokumenten-Management-System stets auf dem neuesten Stand ist und alle aktuellen Funktionen und Sicherheitsstandards bietet. Diese Updates umfassen neue Funktionen, Sicherheitsverbesserungen und Fehlerbehebungen. Während des gültigen Update-Zeitraums erhalten alle ecoDMS-Nutzer kostenlose Software-Aktualisierungen.

Eine Lizenz kostet ab 89,00 EUR inkl. 19% MwSt.

Testen Sie ecoDMS 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich

Mehr Details: Lizenzmodell

Systemvoraussetzungen

Um ecoDMS optimal nutzen zu können, müssen bestimmte Hardware- und Betriebssystemanforderungen erfüllt sein. Hier finden Sie die Mindestanforderungen für eine erfolgreiche Installation und Nutzung von ecoDMS.

+ - ecoDMS Server

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
Synology & QNAP NAS mit Docker-Unterstützung

Systemkern
64 bit (Windows Distributionen)
64 bit (Linux Distributionen)

Prozessor
ecoDMS ohne KI: mind. 2 CPU Cores oder mind. 2 Prozessoren (x86/x64)
ecoDMS mit KI: mind. 4 CPU Cores oder mind. 4 Prozessoren (x86/x64)

Arbeitsspeicher
mind. 8 GB (ecoDMS Server)

Festplattenspeicher
ca. 2,5 GB für den ecoDMS Server zzgl. Dokumentenspeicher

Datenbank
Windows: PostgreSQL Version 15.1 (64bit)
Linux: postgreSQL
(Die jeweilige Standard-Datenbankversion der Distribution wird verwendet.)
Datenbankverzeichnis: Das DB-Verzeichnis muss auf einer lokalen Festplatte liegen.
Netz– oder NAS-Laufwerke (Share-Verzeichnisse) werden nicht unterstützt.

Network Attached Storage (NAS)
Hardware: QNAP & Synology
System: Docker Unterstützung (Virtualisierung)
Prozessor: X86
Arbeitsspeicher: mind. 4 GB RAM (erforderlich)
Eigenschaften: Die QNAP ContainerStation integriert die Virtualisierungstechnologie Docker. Sie ermöglicht so die Bedienung mehrerer isolierter Linux-Systeme auf einem QNAP NAS. Bei Synology kann Docker über das Paket-Zentrum installiert werden.

Virtuelle Maschine (VM)
Sollte eine virtuelle Maschine eingesetzt werden, muss es sich hierbei unbedingt um eine Hardware Virtual Machine (HVM) handeln. Es werden keine PV unterstützt (Paravirtualization).

+ - ecoDMS Client

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, macOS Sonoma, macOS Sequoia

Systemkern
64 bit

Prozessorarchitektur
x86/x64

Grafikkarte
mind. Open GL 2.1 (s. Wissensdatenbank)

Arbeitsspeicher
mind. 4 GB RAM

Festplattenspeicher
ca. 500 MB

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
beliebig

Inbox für den gescannten Posteingang
Unterstützte Dateiformate: PDF, TIFF, JPG und PNG
am besten in schwarz-weiß (Schwarz-Weiß = 1Bit Farbtiefe) oder Graustufen und mit 200-300 DPI scannen
Schnittstellen: TWAIN, WIA, SANE zzgl. Scaninput Ordner

Scanner: netzwerkfähiges Gerät
oder USB-Scanner mit der Funktion "Scan2Folder"
oder Scanner mit Schnittstelle für TWAIN/WIA/SANE

+ - ecoDMS Webclient

Unterstützte Browser
Google Chrome: ab Version 59
Firefox: ab Version 54
Safari: ab Version 10.1.1
Microsoft Edge: ab Version 40.15063.0.0

+ - ecoDMS PDF/A-Drucker

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)

Systemkern
64 bit

Prozessorarchitektur
x86/x64

Festplattenspeicher
ca. 500 MB

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
PDF/A

Unterstützte Programme
druckfähige Anwendungen

+ - ecoDMS Microsoft Office Plugin

Plugin-Version
2.1.3

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016

Systemkern
64 bit (Windows Distributionen)

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
PDF/A & Original Office Format E-Mails aus Outlook: PDF/A & EML-Format

Unterstützte Programme
Word, Excel, PowerPoint, Outlook:
Microsoft Office 365 (Online-Komponenten sind ausgenommen) Microsoft Office 2021, 2019, 2016

+ - ecoDMS LibreOffice / OpenOffice Plugin

Plugin-Version
1.0.6

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, Sonoma

Systemkern
64 bit

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Dateiformate
PDF/A + Original Office Format

Unterstützte Programme
Writer, Calc, Draw, Impress:
ab OpenOffice / LibreOffice Version 3.6

+ - ecoDMS Thunderbird Plugin

Plugin-Version
3.0.4 + 3.0.9

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 24.04 LTS (Noble), 22.04 LTS (Jammy Jellyfish)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, Sonoma

Systemkern
64 bit

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Dateiformate
PDF + EML

Unterstützte Programme
3.0.9 = ab Thunderbird 103
3.0.3 = ab Thunderbird 78 bis Thunderbird 102

Informationen
Bei macOS werden über Thunderbird keine PDF-Dateien erzeugt. ecoDMS legt daher nur die Original-Mail als EML-Datei ab. Dies ist kein Fehler von ecoDMS: https:/bugzilla.mozilla.org/show_bug.cgi?id=675709

+ - WORKZ Add-on

Die Basis vom WORKZ Add-on bildet das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns).

Das Add-on ist nach der Aktivierung ohne weitere Installation automatisch in ecoDMS integriert.

Für das Add-on gelten somit die Systemvoraussetzungen der jeweiligen ecoDMS-Version.

Branchenlösungen

ecoDMS ist flexibel einsetzbar, um spezifische Anforderungen in verschiedenen Bereichen zu erfüllen:

Finanzbranche: Erfüllen Sie Compliance-Anforderungen und sichern Sie vertrauliche Daten
Gesundheitswesen: Optimieren Sie den Zugriff auf Patientendaten und gewährleisten Sie die Einhaltung von Vorschriften
Bildungssektor: Erleichtern Sie Lehrern das Speichern und Teilen von Lernmaterialien
Rechtsbranche: Organisieren und durchsuchen Sie Mandantendaten vertraulich und sicher
Privatpersonen: Speichern Sie Ihre persönlichen Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Steuerunterlagen praktisch in einem zentralen Archiv

Egal in welcher Branche Sie tätig sind - mit ecoDMS haben Sie die perfekte Lösung für die Archivierung und Verwaltung aller Unterlagen.

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ecoDMS: Revisionssicherheit und rechtliche Konformität für Ihre Dokumentenverwaltung

Mit ecoDMS setzen Sie auf ein Dokumenten-Management-System, das Ihnen hilft, die Anforderungen der GoBD und DSGVO zu erfüllen. Unsere Lösung ermöglicht eine zentrale, sichere und gesetzeskonforme Speicherung und Verwaltung Ihrer Dokumente.

Revisionssichere Archivierung: Speichern Sie Ihre Dokumente unverändert, vollständig und inklusive aller relevanten Metadaten
Datenschutz gewährleistet: DSGVO-konforme Archivierung durch zentrale Speicherung und ein Zugriffssystem auf Basis von Rollen und Berechtigungen
Effiziente Verwaltung: Dokumente können nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden

Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation, um Ihre Prozesse GoBD-konform zu dokumentieren.

Verfahrensdokumentation anfragen

Optionale Erweiterungen (Add-ons) für ecoDMS

Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS können optional verschiedene Erweiterungen (Add-ons) erworben werden. Diese Add-ons eignen sich vor allem für Unternehmen, um dort die Verarbeitung und Organisation von Dokumenten noch weiter zu verbessern und intelligent zu automatisieren.

Abläufe in ecoDMS automatisieren

WORKZ Add-on

WORKZ ist ein praktisches Add-on für ecoDMS. Es optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse sowie Importvorgänge für E-Mails und Dateien für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.

Kenntnisnahme und Freigabe von Rechnungen, BWAs etc
E-Mail-Import ins ecoDMS (automatisiert)
Datei-Import ins ecoDMS (automatisiert)
Dokumentenstempel digital aufbringen
Direkte ecoDMS Integration (Add-on)

nur 4,17 EUR inkl. 19% MwSt.

Kaufen

pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer
Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS

Produktdetails Gratis Live Demo Kostenlos testen

Programmier-Schnittstelle

ecoDMS API

Die ecoDMS API ist eine REST Service Schnittstelle vom Dokumentene-Management-Systeme ecoDMS für Softwareentwickler zum Erstellen eigener Programmierungen.

REST Service Schnittstelle für Programmierer
ecoDMS an Drittsysteme anschließen
z.B. CRM, Warenwirtschaft usw.
Eigene Funktionsaufrufe erstellen
Zugriff auf grundlegende DMS-Server-Funktionen
Offene API im Rahmen von ecoDMS ONE erhältlich

Preis auf Anfrage

Anfragen

ecoDMS ONE als Basis notwendig

Produktdetails

Erste Schritte mit ecoDMS: Leitfaden für die Einrichtung und Dokumentenverwaltung

ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen hilft, Ihre Dokumente effizient zu archivieren, zu verwalten und wiederzufinden. Diese Kurzanleitung führt Sie durch die ersten Schritte mit ecoDMS, einschließlich Installation, Benutzerverwaltung, Strukturierung Ihrer Dokumente und Archivierung.

+ - Installation als Einzelplatz- oder Netzwerklösung

Um loszulegen, müssen Sie die Software zunächst auf Ihren Computern installieren. Beachten Sie dabei, dass ecoDMS aus zwei Kern-Teilen besteht:

Server: Dieser zentrale Speicher verwaltet Ihre Dokumente, Informationen und Einstellungen. Installieren Sie die Server-Software auf einem Computer, der dauerhaft läuft und für alle Nutzer erreichbar ist.
Client: Mit dieser Software greifen Sie auf Ihre Dokumente zu. Installieren Sie die Client-Software auf jedem Computer, von dem aus Sie auf die Dokumente zugreifen möchten.

Einzelplatz oder Netzwerk?
Die Wahl zwischen Einzelplatz- und Netzwerklösung hängt von Ihren Bedürfnissen ab:

Einzelplatz:
- ecoDMS läuft auf einem einzelnen Computer.
- Nur der Benutzer dieses Computers kann die Dokumente nutzen.
Netzwerk:
- ecoDMS läuft auf einem zentralen Server.
- Mehrere Benutzer im Netzwerk können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen.

+ - Anmeldung bei ecoDMS

Um mit ecoDMS zu starten, müssen Sie sich zunächst anmelden. Folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie den Connection Manager von ecoDMS
Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Die Zugangsdaten für die Erstanmeldung des Administrators mit allen notwendigen Berechtigungen lauten:
1. Benutzername: ecdms
2. Passwort: ecdms
Server-Adresse:
1. Bei Einzelplatzinstallation: localhost
2. Bei Netzwerkinstallation: IP-Adresse des ecoDMS-Servers
Klicken Sie auf "Verbinden".

Wichtig: Ändern Sie nach der ersten Anmeldung unbedingt das Passwort für den Standardbenutzer aus Sicherheitsgründen.

+ - Benutzerverwaltung und Strukturierung in ecoDMS

ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Mit den folgenden Schritten schaffen Sie eine klare Struktur in ecoDMS und sorgen dafür, dass Ihre Dokumente sicher und effizient verwaltet werden.

Benutzer verwalten:

Legen Sie Benutzer an, um den Zugriff auf Dokumente zu steuern.
Vergeben Sie Rollen, um Berechtigungen für Gruppen zu bündeln.
Weisen Sie Berechtigungen zu, um zu bestimmen, wer welche Aktionen ausführen kann.

Strukturen erstellen:

Richten Sie Ordner und Dokumentenarten ein, um Ihre Dokumente zu organisieren.
- Dokumentenarten: z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein
- Ordner: z.B. Kunden, Projekte, Debitoren, Kreditoren
- Tipp: Halten Sie die Ordnerstruktur flach und einfach!
Nutzen Sie Klassifizierungsattribute, um Dokumente ohne zusätzliche Ordner zu kategorisieren.
- Klassifizierungsattribute sind ein sinnvolles Werkzeug, um Ihre Dokumente ohne komplexe Ordnerstrukturen zu organisieren.

+ - Archivieren Sie Ihre Dokumente sicher und einfach mit ecoDMS

ecoDMS bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu archivieren, darunter:

Scannen Sie Papierdokumente: Mit der Inbox-Funktion scannen Sie Dokumente direkt in ecoDMS ein.
Drag & Drop: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop aus dem Datei-Explorer in ecoDMS.
Add-ons & Plugins: Speichern Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office, LibreOffice und anderen Anwendungen in ecoDMS.
E-Mails archivieren: Archivieren Sie E-Mails mit ecoDMS und behalten Sie den Überblick.

Tipp: Mit der Versionsverwaltung behalten Sie stets den Überblick über verschiedene Versionen Ihrer Dokumente und können Änderungen jederzeit nachvollziehen.