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Automating Work Processes

Efficient Automation of Business Processes with Our Open Workflow System

ecoWorkflow offers a number of benefits for businesses, among which are:

  • User-friendliness: Automate all business process without programming knowledge
  • Efficiency improvement: Higher productivity through automation of routine tasks
  • Improved transparency: Clear visibility on progress and status of tasks
  • Customizable: Graphic modeling with customized configuration
  • Future-proofness: Flexibility and scalability for future requirements
from EUR 360.00 net
  • per month
  • plus service costs
  • ecoDMS ONE required as base application
  • exclusively for business customers
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What is ecoWorklfow?

ecoWorkflow is an innovative workflow software that enables companies to automate, optimize, and monitor their work processes to increase efficiency and improve productivity. The open workflow system offers a flexible and adaptable platform that can be customized for the specific requirements of a business.

ecoWorkflow enables businesses to model their business processes and customize the associated user interfaces. No programming knowledge is required.

The state-of-the-art technology of ecoWorkflow enables quick installation and particularly easy configuration of the entire workflow environment. Users can log in directly through their web browser and start working. Using the web client, you can initiate processes, set up shares or delegate tasks.
  • We take a close look at your processes and reveal potential for optimisation. In a workshop, we will develop efficient processes together for your company.
  • You would like to model your processes yourself? No problem, we offer training on how to use ecoWorkflow's user-friendly Modeler so you can learn how to model and automate your processes.
  • Of course, we can also design customised processes for your company and include your requirements.
Simply contact us and submit a request.

Creating Customized Workflows (Modeler)

Our user-friendly ecoWorkflow Modeler helps you customize workflows that realistically map your company's internal processes. Modeling is as simple as using a digital construction kit. You create your processes using drag and drop without requiring programming knowledge. The user-friendly interface allows you to create processes within minutes with BPMN icons, which are part of the graphic specification language in process management. Following the training sessions with our specialists, you take control of modeling your own processes.

Everything at a Glance with Notifications and Task Overview

With ecoWorkflow you are always up-to-date and know exactly what you need to do. The system informs you about important processes and tasks through emails and displays a clear task list in the user interface.

Receive automated emails with information about new tasks, and maintain control over your current business processes. With just a few clicks, you can search for and find processes and tasks in the ecoWorkflow web client and work on them. The convenient overview displays all your personal tasks at a glance.

With ecoWorkflow you will never miss an important task and will complete your work processes efficiently and in time.

Feature Scope

Discover the large scope of features ecoWorkflow offers and automate your work processes efficiently and user-friendly.

+ - Abläufe anstoßen

Automatisch oder manuell Abläufe starten

  • Die in ecoWorkflow hinterlegten Abläufe können auf die eigenen Wünsche individuell angepasst werden
  • Für jeden Ablauf können unter anderem eigene Parameter vergeben werden
  • Diese Parameter können u.a. so konfiguriert werden, dass Abläufe entweder vollkommen automatisch oder manuell vom zuständigen Benutzer angestoßen werden

+ - Aufgaben-Detailansicht

Zugewiesene Aufgaben schnell und effizient bearbeiten

  • In der Detailansicht finden Sie konkrete Aufgabendetails und Funktionen zur Aufgabenbearbeitung
  • Eine Vorschau vom Dokument ist sichtbar. Diese kann gezoomt, weitergeblättert (falls sie mehrere Seiten enthält) und im Vollbild dargestellt werden
  • Bei einer Rechnung können hier z.B. auch die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Rechnungsbetrag ausgegeben werden
  • Führen Sie z.B. die formelle Prüfung von Eingangsrechnungen durch und geben Sie die Rechnung an den nächsten Mitarbeiter im Prozess weiter

+ - Benachrichtigungen: Neue Aufgaben, Erinnerung

Immer wissen was zu tun ist: Persönliche Aufgabenübersicht und Status E-Mails

Immer wissen was zu tun ist. ecoWorkflow informiert Sie über Prozesse u.a. via E-Mail und zeigt eine Übersicht Ihrer persönlichen Aufgaben in der Benutzeroberfläche an.

  • Automatischer Versand von E-Mails mit Informationen zu beispielsweise neu vorliegenden Aufgaben
  • Schnell und bequem Prozesse und Aufgaben im Webclient suchen, finden und bearbeiten
  • Praktische Übersicht aller persönlichen Aufgaben

+ - Eskalation

Pünktliche Bearbeitung aller Aufgaben

In der Hektik des Alltags können Aufgaben schon einmal verzögert ausgeführt oder gar vergessen werden. 

ecoWorkflow erkennt automatisch besondere Ereignisse und führt dann bestimmte Aktionen selbständig aus. So erinnert das System Sie z.B. daran, wenn eine Aufgabe länger dauert als gewöhnlich (Eskalation überfälliger Arbeiten).

Gruppenaufgaben

  • Übernehmen Sie Aufgaben, die innerhalb Ihrer Abteilung vorliegen
  • Innerhalb einer Gruppe können Aufgaben beliebig angenommen, bearbeitet und zurückgegeben werden

Sollten Sie einmal eine Aufgabe übernommen haben, worüber ein Mitarbeiter besser Bescheid weiß, geben Sie diese einfach wieder an die Gruppe zurück. So kann die Aufgabe von einem Ihrer Kollegen übernommen werden.

Maximale Prozessdauer

  • Jedem Prozess kann eine maximale Dauer zugeordnet werden
  • Bei Überschreitung der Prozessdauer sendet ecoWorkflow automatische Erinnerungen per E-Mail

Beispiel Skonto: Durch die zuvor definierte maximale Prozessdauer, erhalten die am Prozess beteiligten Personen eine Erinnerung per Mail. So wird z.B. sichergestellt, dass Sie bei zu zahlenden Eingangsrechnungen den Skonto bestmöglich ausschöpfen können, den Ihre Lieferanten Ihnen einräumen.

+ - Datenexport

Relevante Daten aus ecoWorkflow exportieren

Mit dem Datenexport von ecoWorkflow können z.B. alle für die Buchung relevanten Daten für Ihre Buchhaltungssoftware exportiert werden.

  • Die Exportdaten werden in eine CSV geschrieben, die in einem Ordner abgelegt wird
  • Die Buchhaltungssoftware ruft diese CSV-Datei ab
  • Dies ist ein Service-Task innerhalb eines Workflows

+ - Modellierung

Integrierter Modeler zur individuellen Konfiguration eigener Workflows

Nehmen Sie die Modellierung Ihrer Prozesse nach einer Schulung selbst in die Hand. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche von ecoWorkflow lernen Sie im Handumdrehen das Gestalten von Abläufen mittels BPMN (Business Process Model and Notation). Hierbei handelt es sich um eine grafische Spezifikationssprache im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modelliert werden können.

  • Mit unserem modernen ecoWorkflow-Modeler erstellen Sie maßgeschneiderte Abläufe, die Ihre unternehmensinternen Prozesse realitätsgetreu abbilden
  • Die Bedienung gleicht einem digitalen Baukasten
  • Stellen Sie die gewünschten Prozesse ganz ohne Programmierkenntnisse per Drag-and-Drop zusammen
  • Digitalisieren Sie selbst komplexe Arbeitsabläufe schnell und einfach mit ecoWorkflow

+ - Notizen

Informationen und Hinweise per Notiz mitteilen

Erstellen Sie Notizen zu den Aufgaben. Diese sind für alle am Prozess beteiligten Personen sichtbar.

Auf diese Weise können zusätzliche Informationen und Hinweise, die für die weitere Bearbeitung wichtig sind, direkt im Workflow mitgegeben und entsprechend berücksichtigt werden.

+ - Supervisor

Zielorientierte Gestaltung, Durchführung und Steuerung von Prozessen

Der Prozessverantwortliche ist für die strategische Führung des jeweiligen Workflows zuständig. Er ist damit für die zielorientierte Gestaltung, Durchführung und Steuerung seines Prozesses verantwortlich.

Greifen Sie als Prozessverantwortlicher in die Abläufe ein und weisen Sie die Aufgaben den jeweiligen Verantwortlichen zu. Sie haben immer die Möglichkeit sich einen Überblick über die laufenden und abgeschlossenen Prozesse zu verschaffen und wenn nötig Aufgaben zu übernehmen oder steuernd einzugreifen.

+ - Administration via Designer

Implementierte Standardabläufe mittels Designer an eigene Bedürfnisse anpassen

Mit dem integrierten ecoWorkflow-Designer lassen sich die Informationen zu einer Aufgabe, die in ecoWorkflow als Detailansicht definiert sind, optimal für Ihre Anwender anpassen.

  • Alle implementierten Abläufe können Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen
  • Sie können Ihre eigens erstellten Abläufe anpassen, aber auch die von uns bereitgestellten Workflows individuell weiter konfigurieren

Approval of Incoming Invoices in Companies as a Practical Application Example

Companies can formally verify incoming invoices and then pass the invoice on to the next employee in the process. For example, the system can output the invoice number, the invoice date and the invoice amount to the user for processing. Additional files or further parameters for invoice processing can also be included if necessary.

The processes can be customized to meet a company’s needs. For example, invoices can be retrieved automatically from a folder or email account. ecoWorkflow then transfers the invoices to the responsible employees for checking, approval, booking entry or cancellation.

To ensure timely processing, ecoWorkflow has a reminder function. This can ensure, among others, that cash discounts for payable incoming invoices are taken advantage of.

Screenshots

System Requirements

The following are the minimum requirements for hardware and operating system, which must be fulfilled to install and run the software. Only if these requirements are fulfilled, you will be able to run the workflow system.

+ - ecoWorkflow Server

Betriebssystem
Windows 10
Windows Server 2019, 2016
Ubuntu 20.04 LTS (Focal Fossa)

Systemkern
64 bit

Prozessor
mind. 2 CPU Cores oder mind. 2 Prozessoren

Arbeitsspeicher
mind. 4 GB

Festplattenspeicher
ca. 500 MB für die Komponente zzgl. Datenspeicher

Virtuelle Maschine (VM)
Sollte eine virtuelle Maschine eingesetzt werden, muss es sich hierbei unbedingt um eine Hardware Virtual Machine (HVM) handeln. Es werden keine PV unterstützt (Paravirtualization).

+ - ecoWorkflow Webclient

Unterstützte Browser
Google Chrome: ab Version 59
Firefox: ab Version 54
Safari: ab Version 10.1.1
Microsoft Edge: ab Version 40.15063.0.0

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The fair license model makes it possible for small and medium-sized companies to use this powerful workflow solution. Get your quote.Together with our certified partners, we will be happy to support you on your journey into the world of digital processes.

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