Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware kann viel Zeit und Geld bei der Ablage und Suche von Dokumenten gespart werden. Das Aachener IT Unternehmen, die ecoDMS GmbH, hat mit ecoDMS eine Software entwickelt, die die Dokumentenarchivierung für jedermann möglich macht.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. In Kombination mit einem zeitgerechten Vertriebsmodell und modernsten Technologien, ist eine hochwertige Software mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis entstanden.

Die Archivsoftware eignet sich zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und personengebundenen Dokumenten. ecoDMS überzeugt mit einer einfachen Bedienung, vollem Funktionsumfang, Plattformunabhängigkeit und mit einem günstigen Lizenzpreis. Im Webshop des Herstellers unter www.ecodms.de ist das Archivsystem für einmalig 49 Euro pro Lizenz erhältlich. Es entstehen keine ungewollten Zusatzkosten. Für Privatnutzer ist sogar eine kostenfrei Nutzung möglich.

Die Software Komponenten können alle auf der Webseite heruntergeladen werden. ecoDMS gibt es für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Für technikaffine User werden darüber hinaus eigene Versionen für den Raspberry Pi 2 und für Docker angeboten. Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Software erlaubt einen plattformübergreifenden Einsatz der Lösung. Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen eines Dokumenten-Management-Systems Plug-ins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Über die API Schnittstelle können bei Bedarf weitere Systeme an ecoDMS angeschlossen werden. Mit der Weboberfläche und den Apps für Smartphones und Tablets rundet ecoDMS den Funktionsumfang optimal ab.

ecoDMS hilft das tägliche Papieraufkommen durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen einzudämmen. Nach der Installation können Papierdokumente eingescannt und zusammen mit digitalen Dokumenten, wie zum Beispiels E-Mails, Office Dokumenten, PDFs und vieles mehr, in einem zentralen Dokumentenarchiv gespeichert und verwaltet werden.

Für ein schnelles Wiederfinden der archivierten Informationen sorgen intelligente Suchfunktionen. So gibt es unter anderem eine Volltextsuche. Die dafür notwendige Indizierung der Dokumente läuft vollkommen automatisch im Hintergrund. Der Zugriff auf das Archiv ist via Desktop Client, Weboberfläche und Mobile App möglich.

Ob Privatnutzer, kleiner Betrieb oder großer Konzern. Das System kann frei auf die eigenen Strukturen und Bedürfnisse eingerichtet werden. Die Konfiguration der Software und der Benutzer erfolgt schnell und einfach über den ecoDMS Einstellungsdialog. Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit werden hierbei groß geschrieben.

Die Dokumentenprozesse werden mit ecoDMS deutlich einfacher. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Ob Rechnungen, Angebote, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente, alles kann revisionskonform archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Anwender sorgt ein flexibles Berechtigungssystem. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten gehören mit diesem System der Vergangenheit an.

Wer möchte kann ecoDMS kostenlos für 30 Tage testen. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion.

In einem Unternehmen und auch im Privathaushalt fallen über das Jahr hinweg zahlreiche Papierdokumente und digitale Daten an. Sei es Verträge, Rechnungen, Briefe, Einladungen, E-Mails, Gehaltsabrechnungen oder andere Schriftstücke. Vor der Aufbewahrungspflicht steuerlicher und geschäftsrelevanter Unterlagen kann sich keiner drücken.

Mit dem Dokumenten-Management-System (Records Management System) ecoDMS kann das tägliche Papieraufkommen reduziert und die damit verbundene Dokumentensuche beschleunigt werden. Die Software ecoDMS stammt von der gleichnamigen Firma, der ecoDMS GmbH aus Aachen. Mit ecoDMS bietet das IT Unternehmen eine Software an, die günstig, plattformunabhängig, voll umfänglich und dennoch leicht verständlich und einfach zu bedienen ist. Bei ecoDMS werden Papierdokumente und digitale Dateien revisionskonform in einem zentralen, elektronischen Archiv vereint. Alle Informationen sind mit wenigen Mausklicks abrufbar.

Mit der Einführung eines solchen Archivierungssystems kann das Papierchaos durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen verringert werden. Zum Standardportfolio des Programms gehört unter anderem die Lösung ecoICE. Dieses Programm wird zum Abrufen und Archivieren eingescannter Schriftstücke verwendet. Es ist direkt mit dem ecoDMS Archiv verbunden. Nach dem Scannen können die Dokumente mit ecoICE abgerufen und von da aus automatisch in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Durch die Einrichtung von individuellen Klassifizierungsvorlagen werden die Schriftstücke vom System erkannt, selbstständig zugeordnet und dann sicher archiviert. Es geht keine Zeit mehr für lästige Verwaltungs- und Ablagearbeiten verloren.

Mit der Archivierung in ecoDMS werden die eingescannten Unterlagen zudem volltextindiziert. Dieser Vorgang ermöglicht den Anwendern eine bequeme und schnelle Volltextrecherche auf Basis der Dokumenteninhalte. Bei der Suche nach Daten genügt die Eingabe passender Suchbegriffe à la googeln. Die gewünschten Informationen werden anschließend in einer übersichtlichen Tabelle zusammen mit einer Dokumentenvorschau ausgegeben.

Die Dokumentenablage kann mit ecoDMS durch die Digitalisierung deutlich beschleunigt werden. Alle benötigten Unterlagen stehen im ecoDMS schnell, übersichtlich und vor allem zentral für die Anwender bereit. Neben der Möglichkeit Papier digital zu speichern, bietet die Anwendung einige weitere Features zur Archivierung. Nahezu alle Dokumente und Dateien können in ecoDMS sicher archiviert werden. Per Drag und Drop können beliebige Dateien einfach in die ecoDMS Oberfläche gezogen werden. Für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird gibt es sogar eigene Plug-ins, die eine direkte Ablage aus den genannten Anwendungen heraus erlauben. Darüber hinaus liefert ecoDMS einen PDF/A Drucker. Mit diesem können beliebige, druckfähige Drittprogramme mit dem Dokumenten-Management-System (Records Management System) verknüpft werden.

Auch die internet- und mobilaffinen Benutzer kommen mit ecoDMS voll auf Ihre Kosten. Mit ecoDMS Mobile können die archivierten Dokumente vom Smartphone oder Tablet aus gesucht, abgerufen, angesehen, heruntergeladen und archiviert werden. Über die Weboberfläche ist ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich.

ecoDMS zählt inzwischen zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigem Raum. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben das Dokumenten-Management-System bereits erfolgreich im Einsatz. Die schnelle Installation und die einfache Bedienung, ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung für jedermann. Mit 49 Euro pro Lizenz für die Vollversion liegt ecoDMS preislich deutlich unter dem „Standardpreis“ in der Archivierungsbranche. Für Privatanwender ist das System, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, dauerhaft kostenfrei nutzbar.

Weitere Informationen zur Software und eine kostenlose Demoversion gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

ecoDMS ist eine Software, die eine digitale Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien am Computer erlaubt. Die ecoDMS Software ist leicht zu bedienen und benutzerfreundlich aufgebaut. Das Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die bequeme und schnelle Recherche nach Inhalten und Informationen.

Auf dem deutschsprachigen Softwaremarkt gibt es zahlreiche DMS Systeme. ecoDMS hebt sich mit seiner technischen Struktur und einem neuartigen Verkaufsmodell von diesen Anwendungen ab. Das System eignet sich aufgrund seiner Skalierbarkeit, Leichtigkeit und Plattformunabhängigkeit für nahezu jeden Nutzerkreis. Ein günstiges Preis-Leistungsverhältnis macht den Einsatz von ecoDMS für jedermann möglich.

Die Archivierungssoftware hat bereits verschiedene Auszeichnungen und Zertifikate erhalten. Im Softwareportal von heise Online ist die ecoDMS Software führend im Bereich der Dokumenten-Management-Systeme. Im Jahre 2010 gewann die Europaschule Langerwehe Gesamtschule mit ecoDMS den Wettbewerb „Einfach Schule“. Die Schule wurde für den modernen Bürokratieabbau vom Schulministerium NRW ausgezeichnet. Der Bundesverband IT-Mittelstand hat ecoDMS 2014 mit dem Siegel "Software made in Germany" zertifiziert. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (bitkom) hat ecoDMS im Jahre 2014 als Mitglied aufgenommen.

ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. Die Archivierungssoftware speichert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die ecoDMS Software ist aktuell in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Neben der kostenlosen Free4Three Version, die mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch angeboten wird, gibt es die kostenpflichtige ecoDMS Vollversion. Eine Lizenz der Vollversion kostet 49 Euro und ist dauerhaft nutzbar.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Client-Server-Systems sorgt dafür, dass ecoDMS unter verschiedenen Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian, Mac OS) und auf unterschiedlichen Geräten verwendet werden kann.

Auf der ecoDMS Internetseite www.ecodms.de gibt es die Software zum Download und Gratis-Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS.

Fazit: Als Client-Server-System deckt ecoDMS die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System zur Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Mit ecoDMS können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden.

ecoDMS deckt als Client-Server-System die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Es ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich in der Bedienung. Hinter der gesamten Software steckt eine moderne Serverkomponente, die einen standortübergreifenden, gleichzeitigen Zugriff über verschiedene Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian und MacOS) ermöglicht. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Mit dieser Archivlösung können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht die Archivierung kinderleicht. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen postgreSQL Datenbank. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.

Ein Auszug der Funktionalitäten zeigt die vielen Möglichkeiten mit ecoDMS:

• Privat für 3 Benutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenfrei
• Revisionskonformes Client-Server-System
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz
• Keine Dokumentenbegrenzung
• Privat und Gewerblich einsetzbar (branchenunabhängig)
• Einfache, benutzerfreundliche Bedienung
• Flexible Einstellungsmöglichkeiten nach Kundenbedarf
• Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Active Directory / LDAP Schnittstelle
• Automatische Dokumenten-Erkennung und Vorklassifizierung (Vorlagen Designer)
• PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen
• Thunderbird & Outlook Add-on zur E-Mail Archivierung
• Office Plug-ins für eine direkte Archivierung aus MS Office, LibreOffice und OpenOffice
• Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets (ecoDMS Mobile)
• Weboberfläche für einen Zugriff via Internetbrowser
• Archivierung per Drag & Drop
• Scanfunktion zur Posteingangsbearbeitung
• Automatische Volltextindizierung (OCR)
• Zahlreiche Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche)
• Versionsverwaltung
• Exportfunktion inkl. Offline Client
• Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar

Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Die Vollversion ist zum Preis von 49 Euro pro Lizenz erhältlich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

Die elektronische Datenverarbeitung und die Verwaltung von Papierdokumenten und Computer Dateien kann mit ecoDMS günstig realisiert werden.

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System (Records Management System), dass die elektronische Datenhaltung für jedermann möglich macht. Als vollumfängliches Dokumentenarchiv überzeugt ecoDMS mit Benutzerfreundlichkeit, Plattformunabhängigkeit, Flexibilität, Leichtigkeit und mit einem günstigen Lizenzpreis. Sowohl Papierdokumente als auch digitale Daten, können mit ecoDMS revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und schnell wiedergefunden werden.

Um die Datenverarbeitung besonders einfach zu gestalten, setzt ecoDMS auf den integrierten Vorlagen Designer. Diese Funktion erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Das beschleunigt die Archivierung und Zuordnung von Unterlagen und Akten um ein Vielfaches.

Das ecoICE Programm dient der modernen Posteingangsbearbeitung und ist fester Bestandteil der Archivlösung. Nach dem Scannen können die eingescannten Rechnungen, Verträge und Papier Unterlagen direkt über ecoICE abgerufen, in der ecoDMS Ordnerstruktur abgelegt und an die zuständigen Benutzer verteilt werden.

Daten, die bereits in digitaler Form existieren, finden ebenfalls schnell den Weg ins Dokumentenarchiv. Diese können einfach mit der Maus in die ecoDMS Benutzeroberfläche gezogen werden. Dann sind die Unterlagen sofort sicher archiviert. Außerdem beinhaltet die Vollversion Plug-ins für Microsoft Office, Microsoft Outlook, LibreOffice, OpenOffice und Mozilla Thunderbird. Per Mausklick können die Office Dokumente und E-Mails direkt aus der jeweiligen Anwendung in ecoDMS archiviert werden. Die Versionsverwaltung erlaubt eine anschließende Weiterbearbeitung der archivierten Office Dokumente. Die Änderungen werden in ecoDMS als neue Version gespeichert. Das Original bleibt so stets erhalten. Gespeichert wird bei den Plug-ins grundsätzlich die Original Datei und ein revisionskonformes PDF/A.

Nach der Archivierung stehen die Volltext- und Klassifizierungsinformationen sofort für eine schnelle und benutzerfreundliche Suche in ecoDMS bereit. Alle Daten befinden sich mit ecoDMS an einem zentralen Ablageplatz. Das macht ein bequemes und schnelles Abrufen am eigenen Bildschirm möglich. Durch die Eingabe von inhaltlichen Suchbegriffen oder Ablageinformationen werden die gesuchten Dokumente in Sekundenschnelle angezeigt.

ecoDMS ist leicht zu bedienen und lässt sich ideal in die bestehenden IT-Infrastrukturen integrieren. Das Dokumenten-Management-System (Records Management System) unterstützt verschiedene Plattformen. Unter Windows, Ubuntu, Debian und Mac OS kann ecoDMS installiert werden. Die ecoDMS Oberflächen sind in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Für alle web und mobile versierten User, bietet ecoDMS Apps für das Smartphone und Tablet an. Ergänzend dazu gibt es eine Weboberfläche für den Internetbrowser.

Unter www.ecodms.de können alle Software Komponenten heruntergeladen werden. Die Demoversion verfügt in den 30 Tagen über die volle Funktionalität (ausgenommen Mobile Services) und ist für Testzwecke gedacht. Die Vollversion ist mit 49 Euro pro Lizenz kostenpflichtig und darf zur privaten und kommerziellen Nutzung verwendet werden. Die kostenlose Free4Three Version ist mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch freigegeben.

Auf der Webseite gibt es außerdem ausführliche Programminformationen und lehrreiche Dokumentationen und Videos. Eine Lizenz der Vollversion kann im Onlineshop der Webseite erworben werden. Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und lediglich abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Verbindungen zum Archiv.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System, das in deutscher und englischer Sprache installiert werden kann. Die Software wird für die Archivierung und Verwaltung von privaten und geschäftlichen Dokumenten verwendet.

Das Preis-Leistungsverhältnis von ecoDMS ist in der Archivierungsbranche erfreulich günstig. Die kostenpflichtige Vollversion ist für 49 Euro pro Lizenz im Webshop unter www.ecoDMS.de erhältlich und darf zur privaten und kommerziellen Nutzung verwendet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält auch keine Dokumentenbegrenzung. Die kostenlose Free4Three Version ist mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch freigegeben. Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Hinzu kommt ein neuartiges und modernes Online-Vertriebsmodell. Diese clevere Kombination macht den günstigen Lizenzpreis möglich.

Das ecoDMS Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die schnelle Suche nach Inhalten und Informationen. Die Software unterstützt den Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass Dokumente beliebiger Beschaffenheit zentral bereit stehen und schnell gefunden werden können.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein datenbankgestütztes Client-Server-System. Server oder Datenbankkenntnisse werden allerdings nicht vorausgesetzt. Die Software ist einfach zu installieren und leicht verständlich zu bedienen. Das System kann flexibel auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und Benutzerrechte sind mit wenigen Mausklicks konfiguriert. Für die Sicherheit und Vertraulichkeit der Dokumente, informationen und Ordner sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Mit dem Dokumenten-Management-System können nahezu alle Unterlagen und Dokumente revisionssicher archiviert werden. ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. ecoDMS archiviert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Die Dokumentenzuordnung kann sogar automatisiert erfolgen. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und einfach. Auf der ecoDMS Internetseite gibt es die Software zum Download und gratis Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS. Diese Informationen stehen kostenfrei für alle Besucher der Webseite bereit. Bei Bedarf kann optional auch eine direkte Betreuung durch die ecoDMS GmbH erfolgen. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene kostenfreie und kostenpflichtige Support und Service Leistungen an.

Fazit: Wer sich für ecoDMS entscheidet, erhält ein Dokumenten-Management-System, dass die Dokumentenverwaltung und Archivierung deutlich erleichtert. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie Googeln. Auch die Archivierung ist mit wenigen Mausklicks schnell erledigt. Die Dokumente brauchen lediglich per Drag und Drop in die Benutzeroberfläche gezogen oder über die Plug-ins archiviert werden. Die Plattformunabhängigkeit, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und ein günstiges Preismodell machen den Einsatz von ecoDMS überall möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecoDMS.de.