Das für Herbst 2016 angekündigte ecoDMS Major Release rückt immer näher. Heute haben die Software Entwickler weitere, sehr interessante Details zum Funktionsumfang preisgegeben. Die neue ecoDMS Version wird E-Mail Anhänge automatisch volltextindizieren und dann gebündelt mit der Nachricht in ecoDMS ablegen. Außerdem wird in Zukunft das Verlinken verschiedener Dateien in ecoDMS möglich sein.

Die Ablage von E-Mails und deren Anhängen wird mit dem neuen ecoDMS Release noch komfortabler. Bei der Archivierung von E-Mails in ecoDMS werden Anhänge künftig als direkte Verknüpfung zur Nachricht abgelegt. Für die Anwender hat dies den Vorteil, dass eine Mail und deren Anhänge hintereinander in der ecoDMS Tabelle angezeigt und geöffnet werden können. Bisher sind Anhänge nur über die Original EML Datei innerhalb der Versionsverwaltung erreichbar. Erstmals wird außerdem eine automatische Volltextindizierung der angehängten Dateien im Hintergrund erfolgen. Somit können demnächst auch die lesbaren Mailanhänge via Volltextrecherche blitzschnell wiedergefunden werden.

Als weiteres Highlight kündigt ecoDMS die neue Verlinkungsfunktion an. Oftmals liegen verschiedene Dateien vor, die dem selben Vorgang angehören. Ab dem nächsten ecoDMS Major Release wird es unter anderem möglich sein, diese Daten direkt miteinander zu verlinken. In der ecoDMS Tabelle können dann zu einem Dokument beliebig viele weitere archivierte Dateien inklusive deren Klassifizierungen hinzugefügt und zu einem Vorgang zusammengeführt werden.

Erscheinen wird das neue ecoDMS Major Release im Herbst 2016. Lizenzen gibt es hierfür allerdings noch nicht zu kaufen. Der konkrete Veröffentlichungstermin wird in den nächsten Wochen von der ecoDMS GmbH bekanntgegeben. Bis dahin heißt es „Abwarten, denn Vorfreude ist bekanntlich die schönste Freude“.

Ein Blick auf die bisher veröffentlichten Neuerungen beweist: Die ecoDMS Benutzer dürfen sich in jedem Fall auf eine tolle Version mit vielen, interessanten Features freuen:

• Frische Farben, neue Icons und ein flaches, modernes „Material Design“ lassen das Archivsystem in neuem Glanz erstrahlen.
• Die Zusammenführung von ecoDMS und ecoICE wird die Archivierungsschritte weiter optimieren.
• Das Verlinken mehrerer Dokumente ermöglicht die Gruppierung verschiedener Dateien.
• E-Mail Anhänge werden künftig volltextindiziert und zusammen mit der Nachricht abgelegt.
• Die schon jetzt gültige „Lebenslange Lizenzpreis Garantie“ ermöglicht allen ecoDMS Kunden einen stetig gleichbleibenden und absolut fairen Lizenzpreis.

Eine kostenlose Demoversion der aktuellen ecoDMS Version 14.08 (krusty) und weitere Produktinformationen gibt es unter www.ecodms.de.

Mit der Archivlösung ecoDMS können Dokumente, Daten und Informationen sicher und langfristig in einem zentralen Dokumentenarchiv aufbewahrt werden. Eine schnelle, plattformunabhängige Installation, das kompakte Design, die einfache Bedienung, flexible Einstellungsmöglichkeiten und ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis machen die ecoDMS Software zu einem attraktiven Low-Cost-Archiv für Privatleute und Unternehmen.

Als Daten Management System hat sich ecoDMS in den letzten Jahren einen sehr guten Namen im deutsch- und englischsprachigem Raum gemacht. Tausende private und gewerbliche Benutzer vertrauen bei der Dokumentenarchivierung auf ecoDMS.

Die ecoDMS Software bietet ihren Nutzern einen großen, aber leicht zu bedienenden Funktionsumfang. Intelligente Suchfunktionen und automatische Archivierungsprozesse erleichtern die Dokumentenverwaltung und Archivierung ungemein.

Die moderne, technische Struktur der Software erlaubt einen nahezu grenzenlosen Einsatz. ecoDMS kann unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS installiert werden. Für Smartphones und Tablets ist mit ecoDMS Mobile ein schneller Dokumentenzugriff von unterwegs aus möglich. Ein Webclient bietet darüber hinaus einen bequemen Zugriff via Webbrowser. Mit einer speziell für Synology, QNAP und Raspberry Pi angepassten Archivversion, eröffnet ecoDMS besonders den technikaffinen Anwendern ganz neue Perspektiven bei der Dokumentenarchivierung. EcoDMS kann im Netzwerk oder auch als Einzelplatzlösung installiert werden.

Für Herbst 2016 hat die ecoDMS GmbH ein neues Major Release angekündigt. Wer jetzt allerdings noch die ecoDMS Version 14.08 (brandine) erwirbt, erhält das Upgrade im Herbst zwar nicht kostenlos, aber günstiger. Ganz nach dem Motto „Der frühe Vogel fängt den Fisch“ werden Bestandskunden der Version 14.08 (krusty) bei einem Upgrade von der neuen Lebenslangen Lizenzpreis Garantie profitieren. Diese zahlen für das Upgrade auf Version 16.XX (eleanor) weiterhin nur 49 Euro brutto pro Lizenz und nicht die künftigen 69 Euro Euro pro Lizenz.

Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang getestet werden. Für Privatleute ist das Archiv nach der Demophase als abgespeckte Free4Three Version weiterhin kostenlos nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop erworben werden.

In Zeiten der modernen Kommunikation und Mobilitätstechnologie spielt die jederzeitige Erreichbarkeit und Verfügbarkeit von Daten, Fakten und Informationen eine sehr wichtige Rolle. Der inzwischen schon fast altmodische Brief in Papierform wird immer mehr durch digitale E-Mails, elektronische Nachrichtendienste und Webtechnologien ersetzt. Nichts desto trotz muss ein sehr großer Teil aller Dokumente, egal ob digitaler oder konventioneller Herkunft, über viele Jahre hinweg aufbewahrt und den zuständigen Personen zugänglich gemacht werden.

Bei ecoDMS handelt es sich um die erste Archivierungssoftware, mit der die Datenarchivierung und Verwaltung nicht nur einfach und schnell, sondern auch besonders preisgünstig und von überall aus via Computer, Handy, Tablet oder Internetbrowser erfolgen kann. Die Software ecoDMS geht mit der Zeit und macht modernes und effiziente Datenmanagement zum erschwinglichen Preis für jedermann möglich. ecoDMS gilt als das weltweit günstigste und schnellste deutschsprachige Archivsystem aller Zeiten. Für Privatleute ist ecoDMS sogar mit abgespeckter Funktionalität komplett kostenfrei nutzbar. Eine Lizenz der Vollversion gibt es für einmalig 49 Euro auf der Internetseite des Herstellers.

Beliebige Papierdokumente und digitale Daten können mit dieser DMS-Lösung revisionssicher in einem zentralen Archiv gespeichert, professionell verwaltet und in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Ein leistungsfähiger Erkennungsassistent macht dabei eine automatische Zuordnung und Archivierung der Dateien möglich. Papier wird einfach via Scanvorgang an ecoDMS übergeben. Digitale Daten wie E-Mails, Anschreiben, Tabellen, Verträge, Rechnungen und vieles mehr finden mit wenigen Mausklicks ebenfalls schnell den Weg ins Archiv. Für MS Office, OpenOffice und LibreOffice beinhaltet die ecoDMS Vollversion zusätzlich eigene Plug-ins. Diese erlauben eine direkte Archivierung als PDF/A und Originaldokument aus den jeweiligen Anwendungen. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden. Auch für Thunderbird und Outlook steht ein Add-on für die komfortable E-Mail Archivierung bereit.

Als Client-Server-System speichert ecoDMS alles in einer Datenbank. Diese wird automatisch bei der Installation von ecoDMS eingerichtet und befindet sich direkt beim Kunden. Server und Datenbankkenntnisse sind hierbei nicht notwendig. Via Smartphone, Tablet, Webbrowser und Clientsoftware sind die archivierten Dokumente blitzschnell wieder abrufbar. Die voll automatische und fest integrierte OCR Volltextindizierung liest jede lesbare Datei und macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Ein Zugriff auf das Archiv genügt und die Benutzer können sicher von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen. Das gesamte Archiv kann exakt auf die Bedürfnisse der Benutzer eingerichtet werden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen, eigene Ordnerstrukturen und Berechtigungen oder spezifische Klassifizierungsattribute. ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Archivierungssoftware gibt es in verschiedensten Ausprägungen und Funktionen. Dabei gilt leider in den meisten Fällen das Motto „Je mehr Funktionen, desto höher der Preis“. Nicht so mit ecoDMS. Als erstes Archivsystem geht ecoDMS völlig neue Wege. Die Software gilt als die weltweit günstigste Archivlösung mit vollem Funktionsumfang. Die clevere Kombination aus ausgereiften Open Source Modulen, modernsten Eigenprogrammierungen, ausführlichen Verbraucherinformationen und ein in erster Linie webbasierter Verkauf, machen den einzigartigen Preis von 49 Euro pro Lizenz möglich. Keine unnötigen Wartungs- oder Supportverträge sind notwendig. Eine Lizenz wird einmalig erworben und darf dann beliebig lange verwendet werden. Bei technischen oder inhaltlichen Fragen gibt es Unterstützung direkt vom Hersteller. Support ist zwar im Lizenzpreis nicht inbegriffen, kann aber für ebenfalls wenig Geld optional und Bedarfsweise hinzu gebucht werden. Darüber hinaus bietet ecoDMS allen Kunden und Interessenten auf der Webseite kostenlose Schulungsvideos und ausführliches Dokumentationsmaterial an.

ecoDMS kann serverseitig unter Windows, Ubuntu, Debian, Raspbian und als Docker Image mit NAS Support für Synology und QNAP installiert werden. Die Programmoberflächen gibt es für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Webbrowser, Android und IOS. Unter www.ecodms.de wird die Software zum kostenlosen Download mit einer 30-tägigen Demophase angeboten.

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Mit dem ecoDMS Dokumentenarchiv können Papierdokumente und digitale Daten langfristig aufbewahrt und revisionssicher gespeichert werden. Die Software eignet sich aufgrund ihrer Plattformunabhängigkeit, Anpassungsfähigkeit und ihres fairen Preis-Leistungsverhältnis für beinahe jeden Benutzerkreis. Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und große Konzerne können mit ecoDMS ein professionelles Dokumenten-Management realisieren. Die Vollversion kostet pro Lizenz 49 Euro brutto. Die Anzahl der Benutzer kann frei gewählt und jederzeit erweitert werden. Zudem ist diese unbegrenzt möglich. Eine Lizenz ist zeitlich uneingeschränkt gültig und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Speziell für Privatleute gibt es mit der Free4Three Edition eine abgespeckte, aber dafür kostenfreie Version des Archivsystems.

Die Archivierung ist mit ecoDMS benutzerfreundlich und komfortabel. Auf dem Dateisystem gespeicherte Unterlagen können einfach per Drag und Drop ins Archiv gezogen werden. Speziell für Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice beinhaltet die Vollversion eigene Plug-ins und Add-ons. Über diese können die in Office erstellten Dokumente sofort ins ecoDMS Archiv gespeichert werden. ecoDMS legt dabei die Original Office Datei ab und erzeugt außerdem ein revisionskonformes PDF/A Dokument. Die Office Datei kann bei Bedarf über die integrierte Versionsverwaltung weiter bearbeitet und in Form einer neuen Version in ecoDMS archiviert werden.

Für die E-Mail Archivierung verfügt ecoDMS ebenfalls über eigene Add-ons. Ein- und ausgehende E-Mails können direkt aus Thunderbird und MS Outlook über das entsprechende Mail Add-on von ecoDMS archiviert werden. Hierbei kann der Benutzer auswählen, welche Teile der Mail in ecoDMS archiviert werden sollen. Es können sowohl die E-Mail Anhänge als auch der reine Mail Inhalt gespeichert werden.

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Der virtuelle PDF/A Drucker von ecoDMS erlaubt eine Ablage aus beliebigen, druckfähigen Software Programmen. Über die Druckfunktion der jeweiligen Anwendung kann der PDF/A Drucker von ecoDMS ausgewählt werden. Die Datei wird dann als revisionskonformes PDF/A Dokument im Archiv gespeichert. Der ecoDMS PDF/A Drucker kann nach Belieben konfiguriert werden. So kann beispielsweise ein Briefpapier für den Hintergrund des PDFs eingerichtet werden. Bestehende Drucker-Geräte können ebenfalls angesprochen werden. Das Anlegen verschiedener Druckprofile und weiterer Drucker-Funktionen ist ebenfalls möglich. Ein besonderes Highlight dabei ist die Blindtexterkennung und der Dunkelprozess. Mit dem Drucker ist es möglich automatisierte Archivierungsprozesse aus externen Programmen durchzuführen.

Die automatische Archivierung und Klassifizierung von Dokumenten ist ein wesentliches Merkmal von ecoDMS. Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Die Klassifizierungs- und Archivierungsprozesse können auf diese Weise benutzerfreundlich optimiert und automatisiert werden. Die Zuordnung des passenden Ordners, der zuständigen Person, des Status und vielen weiteren Klassifizierungsattributen wird hierbei selbstständig vom System durchgeführt.

In ecoDMS können nahezu alle Dateiformate archiviert werden. Das Wiederauffinden der gespeicherten Daten und Informationen ist mit der Archivierungssoftware besonders einfach. Jede lesbare Datei wird bei der Archivierung automatisch einer Volltextindizierung unterzogen. Die erkannten Zeichen, Texte und Informationen machen die Dokumentensuche so leicht wie googeln. Auf Basis der Volltextinformationen und Klassifizierungsattribute können beliebige Suchanfragen durchgeführt werden. Die passenden Dokumente sind dann sofort am eigenen Arbeitsplatz sichtbar.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von den tatsächlich zuständigen und autorisierten Benutzern eingesehen und bearbeitet werden können, bietet ecoDMS für jede Datei und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten an. So bleibt die Vertraulichkeit der Unterlagen geschützt.

Die ecoDMS Vollversion bietet alles, was ein DMS ausmacht: Ein Programm zur Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, die Archivoberfläche mit einer übersichtlichen Dokumentenverwaltung, Plug-ins und Add-ons für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook, ein PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen, zahlreiche Suchfunktionen, eine integrierte und voll automatische OCR Volltextindizierung, eine Versionsverwaltung, umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, Anbindungen zu Active Directory und LDAP, eine browserbasierte Weboberfläche, mobile Apps für das Smartphone und Tablet und vieles mehr.

Wer sich für die Software interessiert, kann diese 30 Tage lang als Demoversion testen. Die Komponenten der Demo- und Vollversion sind identisch. ecoDMS kan unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden. Auch eine Verwendung von QNAP und Synology NAS Geräten, die eine Virtualisierung unterstützen, ist möglich. Durch Einspielen einer Lizenz wird die Vollversion aktiviert. Die Lizenz kann im Onlineshop unter www.ecodms.de erworben werden. Auf der Webseite können darüber hinaus ausführliche Dokumentationen, Produktinformationen und Schulungsvideos abgerufen werden.

Die Software ecoDMS aus Aachen zählt zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigen Raum. Die schnelle Installation und die einfache Bedienung, ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung für jedermann.

Mit diesem modernen Data-Management-System können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Die clevere Kombination aus ausgereiften Open Source Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Bei den zahlreichen Mitbewerbern im DMS-Sektor hebt sich ecoDMS mit diesem Modell deutlich ab. Der Preis von 49 Euro (brutto) pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server ist im DMS-Bereich unschlagbar.

Bei ecoDMS haben die Techniker professionelle Eigenentwicklungen mit ausgereiften Open Source Komponenten gepaart. Beispielsweise ist die OCR Engine „Tesseract“ in ecoDMS integriert. Auch die Datenbank ist Open Source. Mit postgreSQL hat sich ecoDMS für eine plattformunabhängige Datenbank entschieden, die ein nahezu grenzenloses Datenvolumen bietet. Da es sich hierbei um freie Software-Komponenten handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung keinerlei Zusatzkosten. 

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Das Data-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Hierzu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Die Grundelemente des Systems sind der ecoDMS Server, der ecoDMS Client, der ecoICE Client und der virtuelle PDF/A Drucker. Darüber hinaus gibt es optional verschiedene Plug-ins, Add-ons und Mobile Apps.

Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird 1x auf einem zentralen Computer, Server oder NAS installiert. Die ecoDMS Clients und Plug-ins können dann auf beliebig vielen anderen Computern installiert werden. Über den Connection Manager wird vom jeweiligen Arbeitsplatz aus die Verbindung zum ecoDMS Server und der Datenbank hergestellt. Selbstverständlich können der ecoDMS Server und die anderen Komponenten auch zusammen als Einzelplatzlösung auf einem Gerät installiert werden.

ecoDMS kann gezielt für die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Über den Einstellungsdialog lassen sich die gewünschten Strukturen abbilden: Passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen, eigene Ordnerstrukturen und Berechtigungen und vieles mehr.

Die Benutzer können in ecoDMS beinahe jedes Dateiformat archivieren. Dokumente, die beispielsweise auf einem Computer gespeichert sind, können einfach per Drag und Drop in den ecoDMS Client gezogen werden. Die Volltexterkennung führt ecoDMS bei lesbaren Dateien im Hintergrund automatisch aus. Die Klassifizierung kann, abhängig vom Dokument, entweder manuell oder automatisiert über den Vorlagen Designer durchgeführt werden. Optional können die Anwender dabei auch mit der Massenklassifizierung arbeiten. Diese ermöglicht es eine beliebige Anzahl von Dokumenten gleichzeitig mit den selben Informationen zu klassifizieren. Mit den richtigen Klassifizierungsattributen können für jedes Dokument die Dokumentenart, den Kundenordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben werden, die bei Bedarf jederzeit bearbeitet werden können. Neben der Volltextsuche können über diese Attribute exakte Filter für die Dokumentensuche angelegt und blitzschnell wieder auf die gewünschten Daten und Informationen zugegriffen werden.

Es gibt die Software für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Darüber hinaus sind eigene Server Versionen für den Raspberry Pi 2 und Docker erhältlich. Die aktuellste ecoDMS Version unterstützt auch die Network Attached Storages (NAS), die eine Virtualisierung von Containern bereitstellen, von Synology und QNAP. Für alle Freunde der mobilen Technik und Kommunikation sind außerdem ein Webclient für den Internetbrowser und Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets verfügbar.

Mehr unter www.ecodms.de.

Bei der ecoDMS Software handelt es sich um ein Data Management System zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Dateien und Dokumente. Das Archivsystem eignet sich aufgrund seiner Plattformunabhängigkeit, Einfachheit, Flexibilität und Lizenzierung für kleine und große Unternehmen. ecoDMS ist in unterschiedlichsten Branchen und sogar im Privatbereich einsetzbar. Für die private Nutzung ist das Archiv sogar mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos. Die Vollversion ist für erschwingliche 49 Euro pro Lizenz erhältlich.

Die Digitalisierung und Archivierung von Dateien und Dokumenten kann mit ecoDMS modern und einfach durchgeführt werden. Mit ecoDMS können nahezu alle Dateiformate sicher archiviert und langfristig aufbewahrt werden. ecoDMS kann komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden oder auch als Einzelplatzlösung zum Einsatz kommen. Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird auf einem Computer, Server oder NAS installiert. Die ecoDMS Clients und Plug-ins können dann auf beliebig vielen Computern installiert werden.

Das Entwicklungs- und Lizenzmodell von ecoDMS ist einzigartig. Die Techniker haben hier professionelle Eigenentwicklungen mit ausgereiften Open Source Komponenten gepaart. Beispielsweise ist die OCR Engine „Tesseract“ in ecoDMS integriert. Auch die Datenbank ist Open Source. Mit "postgreSQL" hat sich ecoDMS für eine plattformunabhängige Datenbank entschieden, die ein nahezu grenzenloses Datenvolumen bietet. Da es sich hierbei um freie Software-Komponenten handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung keinerlei Zusatzkosten.

Als Data Management System verfügt ecoDMS über jegliche Funktionen für eine komfortable Archivierung. Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Er erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungsattribute selbstständig aus und legt die Daten auf Wunsch sogar automatisch in ecoDMS ab.

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Für die Archivierung bietet ecoDMS verschiedene Optionen. Dazu zählen die Archivierung per Drag und Drop direkt in den ecoDMS Client, das Einscannen und Archivieren via ecoICE, das Drucken über den virtuellen PDF/A Drucker, die Ablage über verschiedene Office Plug-ins, E-Mail Add-ons und Mobile Apps und die Möglichkeit einer Archivierung über die Weboberfläche.

Die Suche nach den archivierten Daten ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Lesbare Dateien, die Klassifizierungsattribute und Metadaten werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Die Volltextsuche ermöglicht anschließend einen Suchvorgang über alle erkannten Informationen. Die Dokumente sind so in Sekundenschnelle wieder auffindbar.

Auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de kann die Software gratis heruntergeladen werden. Nach der Installation ist ecoDMS automatisch für 30 Tage als Demoversion mit voller Funktionalität (ausgenommen Mobiler Zugriff) freigeschaltet. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion.