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Für die ecoDMS GmbH waren die vergangenen zwölf Monate gleichermaßen spannend und erfolgreich. So hat der Anbieter leistungsfähiger Dokumentenmanagement-, Mailarchivierungs- und Workflow-Lösungen 2019 ein neues Produkt veröffentlicht, seine Kundenzahl erhöhen und neue Reseller gewinnen können. Turbulent ging es dann noch einmal im Herbst zu. Denn dann hat die ecoDMS GmbH neue und größere Räumlichkeiten am Unternehmensstandort Aachen bezogen.

Michael Schmitz, Geschäftsführer der ecoDMS GmbH, fasst 2019 wie folgt zusammen: „Für uns war 2019 ein sehr aufregendes, spannendes Jahr. Dies lag vor allem daran, dass wir mit ecoWorkflow ein neues Produkt veröffentlicht haben. Mit dieser Software können Unternehmen dokumentenbezogene Prozesse optimieren und somit ihre Verwaltungskosten drastisch senken. Darüber hinaus haben wir 2019 unsere Kundenzahl um 25 Prozent erhöht und mittlerweile mehr als 750 IT-Systemhäuser bzw. Fachhändler als Reseller gewinnen können. Mit diesem Wachstum einhergehend haben wir unsere Mitarbeiterzahl um ein Viertel aufgestockt. Deshalb, und das war das abschließende Highlight der vergangenen zwölf Monate, haben wir vor Kurzem neue, größere Räumlichkeiten in Aachen bezogen. Wir gehen davon aus, dass 2020 bei Unternehmen das Thema ‚automatisierte Verarbeitung von dokumentenbezogenen Prozessen‘ noch weiter in den Fokus rückt. Hierfür sind wir mit ecoWorkflow bestens ausgestattet und freuen uns auf neue Herausforderungen.“

Mit dem automatischen E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ von der ecoDMS GmbH können alle ein- und ausgehenden E-Mails schnell, sicher und gesetzeskonform archiviert werden. Die Software ist mit einem Lizenzpreis von 49 Euro pro Benutzer ein wahres Schnäppchen. Im Lizenzpreis inbegriffen ist außerdem der Bezug von Updates für die Dauer von 24 Monaten. Die browserbasierte Oberfläche ist leicht zu bedienen und ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff auf die gespeicherten Nachrichten. Alle E-Mails werden sicher in Daten-Containern gespeichert. Diese befinden sich direkt beim Kunden und nicht auf fremden Servern.

ecoMAILZ ruft die E-Mails bereits beim Eintreffen am Server ab und legt sie sofort im Mailarchiv ab. Über den Web Client können die berechtigten Benutzer nach dem Login die zuständigen E-Mails einsehen. Via Volltextrecherche und Filterfunktionen ist ein blitzschnelles Wiederfinden kinderleicht.

Den gesetzlichen Anforderungen einer korrekten E-Mailarchivierung kommt ecoMAILZ ebenfalls nach. Hier arbeitet die Software mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Jede Nachricht erhält einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. So können beispielsweise private E-Mails innerhalb einer Frist entsprechend gekennzeichnet werden. ecoMAILZ erkennt die Markierungen und weiß, dass diese nicht in das Archiv überführt werden sollen.

Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird von ecoMAILZ beachtet. Die Benutzer können nach dem 4-Augen-Prinzip Nachrichten, die aus wichtigem Grund wieder gelöscht werden müssen, unwiderruflich aus dem Archiv entfernen.

Neben dem Web Client verfügt ecoMAILZ über eigene Plug-ins für MS Outlook und Thunderbird. Diese verbinden ecoMAILZ mit der jeweiligen E-Mail-Oberfläche. So können die Anwender den Archivierungsstatus direkt im E-Mail-Client überwachen und verschiedene Archivierungseinstellungen vornehmen.

Speziell für das hauseigene Dokumentenarchiv „ecoDMS“ haben die Aachener ebenfalls eine Integrationsmöglichkeit geschaffen. Das dafür verfügbare Plug-in schafft eine Verbindung zwischen dem ecoMAILZ-Mailarchiv und dem Dokumentenarchiv "ecoDMS". Darüber können die archivierten E-Mails aus ecoMAILZ auch in ecoDMS abgelegt und wiedergefunden werden.

Diese und weitere Informationen rund um die Software der ecoDMS GmbH gibt es im Internet unter www.ecodms.de. Auf der Webseite gibt neben zahlreichen Produktinformationen auch die aktuellsten Versionen zum Download. Über den Onlineshop können Lizenzen für die Vollversionen der Produkte und Support Pakete erworben werden.

Die ecoDMS GmbH aus Aachen geht mit einer völlig neuartigen und hochmodernen Workflow-Lösung an den Start. Mit ecoWorkflow können beliebige Prozesse ganz ohne Programmierkenntnisse schnell und einfach automatisiert werden. Das moderne Workflow-System eröffnet sowohl den Kunden als auch den Resellern von ecoDMS völlig neue Möglichkeiten in Sachen „Digitalisierung, Archivierung, Verwaltung und Automatisierung“.

Die Einführung einer Workflow-Lösung erfordert viel Wissen darüber, wie man interne Abläufe optimieren und perfekt umsetzen kann. Hier ist eine gute Beratung das „A und O“. Und genau deshalb bieten die Aachener für IT-Systemhäuser und Reseller eine interessante und lehrreiche Weiterbildung zum Certified Business Partner an. Hier werden die künftigen „CBP‘s“ fit gemacht um ecoWorkflow professionell bei ihren Kunden implementieren zu können. In einem zweitägigen Workshop wird das notwendige Wissen direkt beim künftigen Partner vor Ort vermittelt. Der zertifizierte Workflow-Partner ist anschließend in der Lage die erforderlichen Maßnahmen beim Endkunden zu erkennen, Prozesse selbstständig umzusetzen und das Workflow-System individuell nach Kundenwunsch zu modellieren.

Die Resonanz ist von Anfang an sehr positiv. Immer mehr Systemhäuser sind auf der Suche nach einer bezahlbaren und leicht zu bedienenden Workflow-Lösung für Ihre Kunden. Das Interesse an der Zertifizierung ist daher groß. Bis August 2019 haben bereits 6 Partner das Schulungsprogramm absolviert und weitere Termine befinden sich schon in der Pipeline.

Mit der Zertifizierung zum ecoWorkflow-Spezialisten nehmen die Certified Business Partner eine optimale Software zur Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse in das bestehende Portfolio mit auf. ecoWorkflow passt sich wie ein maßgeschneiderter Anzug in die Abläufe und Strukturen eines Unternehmens ein. Die benutzerfreundliche Umsetzung der gesamten Lösung erlaubt es, die notwendigen Abläufe ganz ohne Programmierkenntnisse abzubilden. Ein intelligentes Rollen- und Benutzerkonzept ordnet die jeweiligen Aufgaben den dafür vorgesehenen Fachbereichen zu.

Die moderne Technologie von ecoWorkflow ermöglicht eine schnelle Installation und eine besonders leichte Konfiguration der gesamten Workflow-Umgebung. Die Anwender können sich direkt über den eigenen Internetbrowser einloggen und mit der Arbeit beginnen. Mittels Web Client können die erforderlichen Prozesse angestoßen, Freigaben erteilt oder Aufgaben delegiert werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Mit dem Archivsystem ecoDMS vom gleichnamigen Hersteller, der ecoDMS GmbH, können Unternehmen ihre Unterlagen auf Papier durch eine digitale Lösung weitgehend ablösen. Das reduziert das tägliche Papieraufkommen deutlich und optimiert die Arbeitsprozesse enorm. Durch die revisionskonforme Aufbewahrung aller Unterlagen, Belege und Dateien in einem zentralen Dokumentenarchiv erhält jeder Mitarbeiter in Sekundenschnelle Zugriff auf die benötigten Dokumente.

Via Mausklick stehen die benötigten Arbeitsunterlagen innerhalb weniger Sekunden zur Weiterbearbeitung bereit. Wird ein bestimmter Beleg benötigt, braucht der zuständige Mitarbeiter lediglich die erforderlichen Suchbegriffe eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse übersichtlich in einer Tabelle angezeigt. Möglich macht dies die integrierte Volltextsuche des Dokumenten-Management-Systems. Die Dokumentensuche ist damit so einfach wie googeln.

Das System kann flexibel konfiguriert werden. Als Dokumentenarchiv erfüllt ecoDMS jegliche Anforderungen an eine professionelle Dokumenten-Management-Lösung. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung, über die Archivierung beliebiger Dateien inklusive der individuellen Klassifizierung und Zuordnung dieser, bis hin zu zahlreichen Such- und Filterfunktionen, einer praktischen Versionsverwaltung, einer aussagekräftigen Dokumentenhistorie, professionellen Einstellungs- und Berechtigungsmöglichkeiten und einem revisionskonformen Löschsystem, lässt ecoDMS keine Wünsche offen. Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Funktionen von ecoDMS.

Papierdokumente können mit dem hauseigenen Scanner digitalisiert und an die Inbox vom ecoDMS-System übergeben werden. Dateien, die bereits in elektronischer Form vorliegen können einfach per Drag und Drop in die Software gezogen werden. Speziell für E-Mails gibt es zudem ein Addon für Thunderbird und Outlook. Office-Dokumente können aus LibreOffice und MS Office ebenfalls über ein Plugin archiviert werden. So befinden sich alle Unternehmensdaten sicher in einer Datenbank.

Als plattformunabhängiges Client-Server-System kann ecoDMS nahezu in allen IT-Infrastrukturen eingesetzt werden. Die Server-Komponente läuft unter Ubuntu, Debian, Windows, Synology-NAS, QNAP-NAS, Raspberry Pi. Die Desktop-Oberfläche, welche den Zugriff auf den ecoDMS Server ermöglicht, gibt es für MacOS, Windows, Ubuntu und Debian. Darüber hinaus sorgt der Web Client für einen externen Zugriff von beliebigen Endgeräten aus mittels Internetbrowser. Dazu zählen selbstverständlich auch das Smartphone und Tablet.

Der Nutzerkreis von ecoDMS wächst stetig. Seit Jahren gilt die Software als das Top-Archivsystem für kleine- und mittelständische Unternehmen. Der günstige Preis von 89 Euro (inkl. 19% Mwst) pro Benutzer macht die Lösung außerdem für Privatleute sehr interessant. Der Preisunterschied zu anderen DMS-Lösungen fällt sofort auf. Mit ecoDMS erhalten die Kunden eine große Software für kleines Geld. Hinzu kommen die schnelle Installation und die einfache Bedienung. Die Einarbeitungszeit in das Archivsystem ist nicht hoch. Die API-Schnittstelle von ecoDMS erlaubt zudem eine individuelle Anbindung an beliebige Drittsysteme.

Eine kostenlose Demoversion, den Kauf der Vollversion und viele weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

Mit der Verfügbarkeit von ecoWorkflow hat der Hersteller, die ecoDMS GmbH, ein weiteres neues Zertifizierungsprogramm in sein Partnerprogramm aufgenommen. Reseller und Systemhäuser können sich ab sofort als Certified Business Partner von ecoDMS zertifizieren lassen, um ecoWorkflow in ihr Produktportfolio aufzunehmen. Mit dieser webbasierten Software können sie dokumentenbezogene Prozesse ihrer Kunden und Interessenten optimieren und somit deren Verwaltungskosten senken. Die Fantastic Solutions AG aus der Schweiz ist das erste Systemhaus, welches das Zertifizierungsprogramm erfolgreich absolviert hat.

„Unser Certified-Business-Partner-Programm versetzt Unternehmen in die Lage, ecoWorkflow bei Kunden erfolgreich zu implementieren und zu pflegen“, sagt Adruni Ishan, Prokurist der ecoDMS GmbH, der die Partner zertifiziert. „Dazu führen wir einen zweitägigen Workshop direkt beim Partner durch, der das notwendige Wissen vermittelt, um Prozesse selbstständig aufzusetzen und individuell zu modellieren.“

Zu Beginn des Workshops findet ein Kick-off-Meeting mit Entscheidern statt, in dem ein einheitliches Verständnis für Projekte und deren Aufbau gelegt wird. Anschließend geht es direkt in medias res. Die Mitarbeiter von ecoDMS erarbeiten gemeinsam mit den Fachbereichen, wie typische Prozesse, z. B. die Rechnungseingangsbearbeitung, bisher verlaufen. Darauf aufbauend präsentiert ecoDMS zunächst in der Theorie einen optimierten Prozessablauf unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Infrastruktur. Am zweiten Workshop-Tag geht es dann darum, dass die Reseller und Systemhäuser diesen Lösungsansatz unter fachlicher Anleitung direkt mit ecoWorkflow abbilden. Zur Definition der Prozesse beinhaltet die webbasierte Lösung von ecoDMS den Modeller. Mit dem integrierten Designer wiederum werden die Benutzermasken zur Prozessabarbeitung gestaltet.

„Die Teilnehmer erhalten mit diesem Learning-by-doing-Ansatz direkt ein Gefühl dafür, wie sie unser ecoWorkflow bei ihren Kunden erfolgreich anwenden können“ sagt Adruni Ishan. „So gehören zum Lieferumfang der Software Templates, die gängige Prozesse abbilden und individuell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten werden können. Auch lernen die angehenden Certified Business Partner in unserem Workshop, wie sie über das Rollen- und Benutzerkonzept Unteraufgaben bestimmten Fachbereichen zuordnen bzw. Fremdapplikationen an ecoWorkflow anbinden.“ Nachdem der Workshop erfolgreich absolviert wurde, erhalten die Partner – neben dem Zertifikat – für vertriebliche Zwecke eine kostenlose ecoWorklow-Lizenz. Außerdem leitet ecoDMS Anfragen zu ecoWorkflow direkt an sie weiter.

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