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Mit den Archivsystemen ecoDMS und ecoMAILZ der Aachener Softwarefirma ecoDMS GmbH können Dokumente, Dateien und E-Mails gesetzeskonform archiviert und blitzschnell wiedergefunden werden. Die Aachener überzeugen dabei mit einem komplett eigenen, neuartigen und sehr modernem Konzept. Getreu dem Motto „Viel Software für wenig Geld“ sind die Archivierungssysteme von der ecoDMS GmbH bei vollem Funktionsumfang für jedermann erschwinglich.
Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS, das für einmalig 69 Euro pro Lizenz angeboten wird – und der Preis fällt tatsächlich nur einmal an – liegen die Aachener im Bereich der Dokumentendigitalisierung und Archivierung ganz weit vorne. Das ecoDMS Archiv gilt bereits seit vielen Jahren als sehr beliebtes Dokumentenarchiv in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Tausende private und gewerbliche Nutzer setzen schon lange auf ecoDMS. Mit dieser Software können beliebige Dokumente und Daten in einem zentralen Archiv langfristig gespeichert werden. Zur Digitalisierung von Papierdokumenten werden herkömmliche Dokumentenscanner verwendet. Digitale Daten wie Office-Dateien, PDFs, Mails, Rechnungen, Zeichnungen, Verträge, Bilder, Videos und vieles mehr, können in Sekundenschnelle einfach ins Archiv gezogen werden. Speziell für verschiedene MS Office und OpenOffice Anwendungen und für Outlook und Thunderbird gibt es außerdem eigene Plugins. Jede lesbare Information wird mit der Archivierung von ecoDMS volltextindiziert. Über die integrierte Volltextsuche ist ein anschließendes Wiederauffinden blitzschnell möglich. Die Archivierungssoftware basiert auf einer Client-Server-Technologie. Die Installation der dafür notwendigen Komponenten kann schnell, benutzerfreundlich, einfach und plattformübergreifend unter Windows, Linux, MacOS, Raspbian und auf einem NAS-Gerät erfolgen. Für unterwegs ist der Zugriff auf das Archiv darüber hinaus via Mobile App und Browser möglich. Die Strukturen eines Unternehmens und Privatnutzers können individuell und völlig flexibel über den Einstellungsdialog vorgenommen werden. Die Bedienung von ecoDMS ist einfach und intuitiv.
Mit dem E-Mailarchiv ecoMAILZ bietet die ecoDMS GmbH seit Herbst 2017 eine eigenständige Lösung zur rechtskonformen Mailarchivierung an. Die Software kostet 49 Euro pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist auch ein zweijähriger Updateservice. ecoMAILZ ermöglicht die automatische Archivierung elektronischer Nachrichten direkt vom Mailserver weg. ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem. Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails. Ein modernes "Responsive Design" erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden. Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. So können beispielsweise private Nachrichten von der Archivierung ausgenommen werden.
Sowohl ecoDMS als auch ecoMAILZ kann kostenlos getestet werden. Auf der Webseite www.ecodms.de werden die Software-Komponenten, ausführliche Produktinformationen, Handbücher und vieles mehr frei zugänglich für jedermann bereitgestellt. Über den Onlineshop können Lizenzen bequem und bargeldlos bezogen werden.