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ecoDMS ist ein modernes Data Management System zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Dateien und Dokumente. Die Software kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS und Raspbian installiert werden. Außerdem gibt es eigene Docker Images für eine Server Installation auf einem Synology und QNAP NAS Gerät. Für den mobilen Zugriff gibt es darüber hinaus Android und iOS Apps. Die Plattformunabhängigkeit, Flexibilität, Einfachheit und ein faires Lizenzmodell machen ecoDMS zu einer beliebten Archivlösung.

ecoDMS ist für Privatleute als Free4Three Edition kostenlos. Eine Lizenz der Vollversion, die den vollen Funktionsumfang freischaltet und auch eine gewerbliche Nutzung möglich macht, ist für kleines Geld im ecoDMS Onlineshop erhältlich. Die Software überzeugt mit hochwertigen Funktionen und mit einer modernen Technologie. Bei der Entwicklung haben die Techniker professionelle Eigenentwicklungen mit ausgereiften Open Source Komponenten gepaart. Beispielsweise ist die OCR Engine „Tesseract“ in ecoDMS integriert. Auch die Datenbank ist Open Source. Mit postgreSQL hat sich ecoDMS für eine plattformunabhängige Datenbank entschieden, die ein nahezu grenzenloses Datenvolumen bietet. Im Gegensatz zu den meisten anderen Datenbanken ist das Datenbankvolumen von postgeSQL unbegrenzt. Da es sich bei postgreSQL und Tesseract um freie Software-Komponenten handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung keinerlei Zusatzkosten.

Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird 1x auf einem zentralen Computer, Server oder NAS installiert. Die ecoDMS Clients und Plug-ins können dann auf beliebig vielen anderen Computern installiert werden. Über den Connection Manager wird vom jeweiligen Arbeitsplatz aus die Verbindung zum ecoDMS Server und der Datenbank hergestellt. Selbstverständlich können der ecoDMS Server und die anderen Komponenten auch zusammen als Einzelplatzlösung auf einem Gerät installiert werden.

ecoDMS kann gezielt für die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Über die Benutzer- und Gruppenverwaltung in ecoDMS kann für jeden Benutzer ein eigener Zugang mit entsprechenden Zugriffsrechten angelegt werden. Über den Einstellungsdialog können außerdem die notwendigen Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und vieles mehr konfiguriert werden.
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Für die Archivierung bietet ecoDMS verschiedene Optionen. Dazu zählen die Archivierung per Drag und Drop direkt in den ecoDMS Client, das Einscannen und Archivieren via ecoICE, das Drucken über den virtuellen PDF/A Drucker, die Ablage über verschiedene Office Plug-ins, E-Mail Add-ons und Mobile Apps und die Möglichkeit einer Archivierung über die Weboberfläche.

Die Volltexterkennung führt ecoDMS bei lesbaren Dateien im Hintergrund automatisch aus. Mit den richtigen Klassifizierungsattributen können die Nutzer zusätzlich für jedes Dokument die Dokumentenart, den Kundenordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben. Die Klassifizierungsattribute und die Volltextindizierung machen ein blitzschnelles Wiederfinden der Unterlagen möglich. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Er erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungsattribute selbstständig aus und legt die Daten (optional) automatisch in in ecoDMS ab. Die Erkennung der Dokumente erfolgt dabei auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes und/oder Layouts, die in so genannten Klassifizierungsvorlagen hinterlegt werden. Die Klassifizierungs- und Archivierungsprozesse können auf diese Weise benutzerfreundlich optimiert und automatisiert werden.

Die Software Komponenten für die Demoversion, Free4Three Edition und die Vollversion sind identisch. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im zum fairen Preis von 49 Euro pro Lizenz ecoDMS Onlineshop erworben werden. Ausführliche Informationen zum Produkt gibt es im Internet unter www.ecodms.de.
Das Aachener Software Unternehmen, die ecoDMS GmbH, hat die Handbücher des Dokumenten-Management-Systems aktualisiert und optimiert. Die neuen Dokumentationen sind ab sofort zum kostenlosen Download auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de im PDF Format erhältlich.

Das ecoDMS Handbuch enthält nun eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung, Konfiguration und Bedienung des gesamten Dokumenten-Management-Systems. Darin inbegriffen sind alle ecoDMS Komponenten, Plug-ins, Add-ons, Mobile Apps und die Weboberfläche. Auch der Verbindungsaufbau über den Connection Manager von ecoDMS, die Lizenzaktivierung, die Datensicherung und Wiederherstellung und vieles mehr sind hier detailliert beschrieben. Die einzelnen Komponenten sind benutzerfreundlich in einem Handbuch zusammengefasst. Der Benutzer kann bequem alle Funktionen in einem PDF nachlesen.

Auch die Installationsanleitung hat ein Update erhalten. Dieses Handbuch beinhaltet eine ausführliche Anleitung zur Installation und Deinstallation aller ecoDMS Komponenten für die verschiedenen Betriebssysteme. Neben Windows, Ubuntu, Debian und MacOS sind hier auch die Installationsschritte für die ecoDMS Server Installation auf einem Raspberry Pi, als Docker Image und für die von ecoDMS unterstützten NAS Systeme (QNAP & Synology) beschrieben. Für alle Nutzer, die ein Upgrade von einer Vorgängerversion auf das aktuelle Major Release durchführen möchten, sind die notwendigen Upgrade Informationen ebenfalls darin aufgeführt.

Speziell für Entwickler gibt es eine Schnittstelle. Der ecoDMS API Rest Service ermöglicht den Anschluss von beliebigen Drittsystemen. So können CRM Systeme, eine Warenwirtschaft oder andere externe Programme via Programmierung direkt an ecoDMS angeschlossen werden. Über die API sind die grundlegenden Funktionen des ecoDMS Servers wie zum Beispiel „archivieren", „klassifizieren" oder „herunterladen" ansprechbar. Der Aufruf der einzelnen Funktionen erfolgt über REST Web Services. Das Handbuch für die ecoDMS Schnittstelle hat ebenfalls eine Auffrischung erhalten.

Mit der ecoDMS Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungen selbstständig durch und legt die Daten (optional) automatisch im Archiv ab. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Unter www.ecodms.de können die neuen Dokumentationen im Downloadbereich kostenlos als PDF heruntergeladen werden. Außerdem stehen die Software Komponenten auf der Webseite zum kostenlosen Download zur Verfügung. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann zum fairen Preis von 49 Euro pro Benutzer im ecoDMS Onlineshop erworben werden.
Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS kann die Archivierung, Aufbewahrung, Verwaltung und das Wiederfinden von Papierdokumenten und beliebigen digitalen Dateien einfach, sicher und günstig realisiert werden. 

ecoDMS zählt zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigem Raum. Tausende Benutzer haben das Dokumenten-Management-System bereits erfolgreich im Einsatz. Die schnelle Installation und eine einfache Bedienung, ein faires Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung. Der erschwingliche Preis von 49 Euro pro Lizenz ist in der Branche einzigartig. Für Privatleute ist die Nutzung sogar mit eingeschränkter Funktionalität kostenfrei.

Das System ist leicht zu verstehen und kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden. Beinahe jedes Dateiformat kann in ecoDMS archiviert werden. Dokumente, die beispielsweise auf dem Computer gespeichert sind, können einfach per Drag und Drop in den ecoDMS Client gezogen und dann entsprechend zugeordnet werden. Alle Dokumente, die bei der Archivierung anhand einer Klassifizierungsvorlage erkannt werden, können sogar automatisch vorklassifiziert werden.

Die Ablage von Papierdokumenten ist mit ecoDMS ebenfalls bequem und einfach möglich. Der Posteingang muss lediglich mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dann über das Scanprogramm ecoICE klassifiziert und archiviert werden. Über die Klassifizierung können für jedes Dokument die Dokumentenart, der Ordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben werden. Für eingescannte Dokumente besteht darüber hinaus die Möglichkeit einer Dunkelverarbeitung. In diesem Fall können Dokumente, ohne das Zutun eines Benutzers, automatisch nach dem Scannen klassifiziert und archiviert werden. Die Dokumente werden dann direkt nach dem Scannen im Archiv abgelegt.

ecoDMS verfügt über verschiedene Such- und Filterfunktionen. Diese machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Dateien und Informationen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden. Es sind beispielsweise Suchanfragen mit Hilfe der Volltexterkennung, innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Klassifizierungsinformationen möglich.

Die ecoDMS Vollversion bietet alles, was ein DMS ausmacht: Ein Programm zur Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, die eigentliche DMS Oberfläche mit einer übersichtlichen Dokumentenverwaltung, Plug-ins für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook, ein PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen, zahlreiche Suchfunktionen, eine integrierte und voll automatische OCR Volltextindizierung, eine Versionsverwaltung, umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, Anbindungen zu Active Directory und LDAP und vieles mehr.

Wer sich für die Software interessiert, kann diese 30 Tage lang als Demoversion testen. Die Komponenten der Demo- und Vollversion sind identisch. Durch Einspielen einer Lizenz wird die Vollversion aktiviert. Die Lizenz kann im Onlineshop unter www.ecodms.de erworben werden. Auf der Webseite können darüber hinaus ausführliche Dokumentationen und Produktinformationen als Text und Video abgerufen werden.

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Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können Unterlagen und Dateien revisionssicher und langfristig auf dem Computer archiviert werden. Als erstes Archivsystem richtet sich ecoDMS sowohl an Privatnutzer, als auch an kleine und mittelständische Unternehmen sowie an Großkunden. Ein faires Preis-Leistungsverhältnis bei vollem Funktionsumfang, einfache und moderne Vertriebswege, eine benutzerfreundliche Bedienung und plattformunabhängige Einsatzmöglichkeiten eröffnen dieser DMS Anwendung eine riesige Zielgruppe.

Die Basis der Software bilden ausgereifte OpenSource Komponenten, die mit professionellen Eigenentwicklungen gepaart sind. Jeder kann die Software kostenlos auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang ausgiebig testen. Eine Lizenz der Vollversion kann für 49 Euro pro Benutzer ebenfalls online erworben werden. Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und ist unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Für Privatleute ist die Nutzung von ecoDMS, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, als Free4Three Edition dauerhaft kostenfrei möglich.

Das Dokumenten-Management-System verfügt über jegliche Archivierungsfunktionen. Nahezu jedes Dateiformat kann in ecoDMS sicher archiviert werden. Die Archivierungen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente und deren Klassifizierungsattribute. Über die "Erweiterte Suche" können verschiedene Suchkriterien wie Status, Datum, Dokumentenart, Volltext und vieles mehr miteinander verknüpft werden. Bei Bedarf können die Suchanfragen in Form von Filtervorlagen gespeichert werden.

Die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice ermöglichen eine direkte Archivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress. Die Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.

Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Vorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Archivierung von Dokumenten.

Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden. Optional können die Benutzer sogar aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden.

Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der Lizenz) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Als Client-Server-System ist der ecoDMS Server die Grundlage des gesamten Systems. Hier werden unter anderem alle Daten und Informationen sicher in einer "postgreSQL-Datenbank" gespeichert. Der "Connection Manager" stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her. Eine mandantenfähige, gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen ecoDMS Servern-, Datenbanken und Benutzern ist über den "Connection Manager" möglich.

ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Über den leicht zu bedienenden und flexiblen Einstellungsdialog lassen sich die gewünschten Strukturen schnell abbilden.

Es gibt die Software für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Darüber hinaus sind eigene Server Versionen für den Raspberry Pi 2 und Docker erhältlich. Die aktuellste ecoDMS Version unterstützt auch die Network Attached Storages (NAS), die eine Virtualisierung von Containern bereitstellen, von Synology und QNAP. Für alle Freunde der mobilen Technik und Kommunikation sind außerdem ein Webclient für den Internetbrowser und Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets verfügbar.

Diese und weitere Informationen können auf der ecoDMS Webseite abgerufen werden.

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Das Aachener Software Unternehmen, die ecoDMS GmbH, hat eine erste Erfolgsbilanz über die Marktverbreitung des Dokumenten-Management-System ecoDMS gezogen. Seit der Gründung im Oktober 2014 und der Übernahme der gleichnamigen Archiv Software ist der Erfolg von ecoDMS nicht mehr zu bremsen.

Mit 3000 neuen Firmenkunden, vielen tausend Privatnutzern und zahlreichen Free4Three Anwendern hat die ecoDMS GmbH einen vielversprechenden Durchbruch in der Branche erzielt. Rund 180 Händler aus Deutschland, Österreich und der Schweiz haben das beliebte Archivsystem inzwischen in ihr Portfolio aufgenommen.

ecoDMS richtet sich als erstes Archivsystem sowohl an Privatnutzer, als auch an kleine und mittelständische Unternehmen sowie an Großkunden. Ein faires Preis-Leistungsverhältnis bei vollem Funktionsumfang, einfache und moderne Vertriebswege und eine benutzerfreundliche Bedienung eröffnen dieser DMS Anwendung eine riesige Zielgruppe.

Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" geschaffen. „Mit unserer Software möchten wir der Dokumentendigitalisierung neuen Schwung verleihen. ecoDMS ist der beste Beweis dafür, dass Dokumenten-Management unkompliziert und grenzenlos möglich ist. Konservativ und beratungsintensiv war gestern. Wir gehen mit der Zeit und machen die professionelle Archivierung günstig, modern und einfach für jedermann möglich. Die tollen Benutzerzahlen zeigen, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“, sagt der Geschäftsführer Michael Schmitz.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung. Alle Dokumente können mit ecoDMS sicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Via Desktop Client, Smartphone, Tablet und Webbrowser ist ein sekundenschneller Zugriff von überall aus möglich. ecoDMS ist einfach zu bedienen und kann plattformübergreifend installiert werden.

Es gibt die Software für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Darüber hinaus sind eigene Server Versionen für den Raspberry Pi 2 und Docker erhältlich. Die aktuellste ecoDMS Version unterstützt auch die Network Attached Storages (NAS), die eine Virtualisierung von Containern bereitstellen, von Synology und QNAP. Für alle Freunde der mobilen Technik und Kommunikation sind außerdem ein Webclient für den Internetbrowser und Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets verfügbar.

Mehr unter www.ecodms.de

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Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist eine plattformunabhängige Archivlösung, mit der man Dokumente scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden kann. Plattformunabhängigkeit, Intelligenz, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und ein faires Preis-Leistungsverhältnis zeichnen diese Software aus.

ecoDMS beinhaltet alle gängigen Funktionen einer Archivierungssoftware. So sind die Volltextindizierung, verschiedene Suchfunktionen, Plug-ins für Office und E-Mail Programme, ein PDF/A Drucker, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung inklusive Active Directory / LDAP Schnittstelle, eine Versionsverwaltung, das Posteingangsprogramm ecoICE mit Scanfunktion, sowie eine automatische Klassifizierung und Archivierung von Dokumenten feste Bestandteile von ecoDMS.

ecoDMS ist einfach zu bedienen und kann plattformübergreifend installiert werden. Es gibt die Software für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Darüber hinaus sind eigene Server Versionen für den Raspberry Pi 2 und Docker erhältlich. Die aktuellste ecoDMS Version unterstützt auch die Network Attached Storages (NAS), die eine Virtualisierung von Containern bereitstellen, von Synology und QNAP. Für alle Freunde der mobilen Technik und Kommunikation sind außerdem ein Webclient für den Internetbrowser und Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets verfügbar.

ecoDMS bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Die Dokumente liegen sicher in der postgreSQL Datenbank von ecoDMS und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem! Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar.

Das Preismodell und modernste Techniken erlauben den Einsatz bei Privatleuten, in kleinen und großen Betrieben und sogar in Konzernen. Die Vollversion ist zum Preis von 49 Euro brutto pro Lizenz im ecoDMS Onlineshop erhältlich. Privatanwender können die Free4Three Version mit eingeschränktem Funktionsumfang dauerhaft kostenlos nutzen. Die Software, kostenfreie Schulungsvideos, ausführliches Informationsmaterial und die Lizenzen können unter www.ecodms.de bezogen werden.
Die ecoDMS GmbH hat heute ein optimiertes ecoDMS Container Image für die Installation des ecoDMS Servers auf einem QNAP und Synology NAS veröffentlicht. Das Image beinhaltet eine benutzerfreundliche Funktion zur Ausführung einer Datensicherung und Wiederherstellung.

Die aktualisierten Dokumentationen beschreiben die Installation inklusive Update, die Einrichtung, Sicherung und Wiederherstellung der ecoDMS Container. Auf der ecoDMS Webseite können diese im Downloadbereich für Benutzerdokumentationen heruntergeladen werden. Sollte der ecoDMS Container bereits installiert sein, wird ein „Update“ auf die neueste Version empfohlen.

Der ecoDMS Server kann seit Version 14.08 (krusty) Update 12-1 auf einem NAS der Marken QNAP und Synology installiert werden. ecoDMS unterstützt hierbei jene Gerätetypen, die eine Virtualisierung von Containern via “Docker” erlauben. Nicht alle Modelle der Synology und QNAP Reihe unterstützen Docker. Sollte die aktuellste Version der Synology oder QNAP Software auf einem NAS installiert sein, aber Docker nicht verfügbar sein, ist das genutzte Modell leider nicht mit ecoDMS kompatibel.

Bei Synology kann über das “Synology Paket-Zentrum” die Virtualisierungstechnologie Docker installiert werden. Die “QNAP ContainerStation” integriert die Virtualisierungstechnologien LXC (Linux Container) und Docker. Speziell für “QNAP” und "Synology" stellt ecoDMS die notwendigen “Docker-Images” zur Installation des ecoDMS Servers auf dem “NAS-System” zur Verfügung.

Bei der Installation sollten stets die offiziellen Systemvoraussetzungen von ecoDMS eingehalten werden. Es wird außerdem empfohlen die Schritte und Hinweise für die ecoDMS Server Installation auf einem NAS Gerät im jeweiligen Handbuch zu beachten.