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Mit dem ecoDMS Dokumentenarchiv können Papierdokumente und digitale Daten langfristig aufbewahrt und revisionssicher gespeichert werden. Die Software eignet sich aufgrund ihrer Plattformunabhängigkeit, Anpassungsfähigkeit und ihres fairen Preis-Leistungsverhältnis für beinahe jeden Benutzerkreis. Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und große Konzerne können mit ecoDMS ein professionelles Dokumenten-Management realisieren. Die Vollversion kostet pro Lizenz 49 Euro brutto. Die Anzahl der Benutzer kann frei gewählt und jederzeit erweitert werden. Zudem ist diese unbegrenzt möglich. Eine Lizenz ist zeitlich uneingeschränkt gültig und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Speziell für Privatleute gibt es mit der Free4Three Edition eine abgespeckte, aber dafür kostenfreie Version des Archivsystems.

Die Archivierung ist mit ecoDMS benutzerfreundlich und komfortabel. Auf dem Dateisystem gespeicherte Unterlagen können einfach per Drag und Drop ins Archiv gezogen werden. Speziell für Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice beinhaltet die Vollversion eigene Plug-ins und Add-ons. Über diese können die in Office erstellten Dokumente sofort ins ecoDMS Archiv gespeichert werden. ecoDMS legt dabei die Original Office Datei ab und erzeugt außerdem ein revisionskonformes PDF/A Dokument. Die Office Datei kann bei Bedarf über die integrierte Versionsverwaltung weiter bearbeitet und in Form einer neuen Version in ecoDMS archiviert werden.

Für die E-Mail Archivierung verfügt ecoDMS ebenfalls über eigene Add-ons. Ein- und ausgehende E-Mails können direkt aus Thunderbird und MS Outlook über das entsprechende Mail Add-on von ecoDMS archiviert werden. Hierbei kann der Benutzer auswählen, welche Teile der Mail in ecoDMS archiviert werden sollen. Es können sowohl die E-Mail Anhänge als auch der reine Mail Inhalt gespeichert werden.{gallery}gallery/dms/artikel{/gallery}Der virtuelle PDF/A Drucker von ecoDMS erlaubt eine Ablage aus beliebigen, druckfähigen Software Programmen. Über die Druckfunktion der jeweiligen Anwendung kann der PDF/A Drucker von ecoDMS ausgewählt werden. Die Datei wird dann als revisionskonformes PDF/A Dokument im Archiv gespeichert. Der ecoDMS PDF/A Drucker kann nach Belieben konfiguriert werden. So kann beispielsweise ein Briefpapier für den Hintergrund des PDFs eingerichtet werden. Bestehende Drucker-Geräte können ebenfalls angesprochen werden. Das Anlegen verschiedener Druckprofile und weiterer Drucker-Funktionen ist ebenfalls möglich. Ein besonderes Highlight dabei ist die Blindtexterkennung und der Dunkelprozess. Mit dem Drucker ist es möglich automatisierte Archivierungsprozesse aus externen Programmen durchzuführen.

Die automatische Archivierung und Klassifizierung von Dokumenten ist ein wesentliches Merkmal von ecoDMS. Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Die Klassifizierungs- und Archivierungsprozesse können auf diese Weise benutzerfreundlich optimiert und automatisiert werden. Die Zuordnung des passenden Ordners, der zuständigen Person, des Status und vielen weiteren Klassifizierungsattributen wird hierbei selbstständig vom System durchgeführt.

In ecoDMS können nahezu alle Dateiformate archiviert werden. Das Wiederauffinden der gespeicherten Daten und Informationen ist mit der Archivierungssoftware besonders einfach. Jede lesbare Datei wird bei der Archivierung automatisch einer Volltextindizierung unterzogen. Die erkannten Zeichen, Texte und Informationen machen die Dokumentensuche so leicht wie googeln. Auf Basis der Volltextinformationen und Klassifizierungsattribute können beliebige Suchanfragen durchgeführt werden. Die passenden Dokumente sind dann sofort am eigenen Arbeitsplatz sichtbar.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von den tatsächlich zuständigen und autorisierten Benutzern eingesehen und bearbeitet werden können, bietet ecoDMS für jede Datei und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten an. So bleibt die Vertraulichkeit der Unterlagen geschützt.

Die ecoDMS Vollversion bietet alles, was ein DMS ausmacht: Ein Programm zur Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, die Archivoberfläche mit einer übersichtlichen Dokumentenverwaltung, Plug-ins und Add-ons für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook, ein PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen, zahlreiche Suchfunktionen, eine integrierte und voll automatische OCR Volltextindizierung, eine Versionsverwaltung, umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, Anbindungen zu Active Directory und LDAP, eine browserbasierte Weboberfläche, mobile Apps für das Smartphone und Tablet und vieles mehr.

Wer sich für die Software interessiert, kann diese 30 Tage lang als Demoversion testen. Die Komponenten der Demo- und Vollversion sind identisch. ecoDMS kan unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden. Auch eine Verwendung von QNAP und Synology NAS Geräten, die eine Virtualisierung unterstützen, ist möglich. Durch Einspielen einer Lizenz wird die Vollversion aktiviert. Die Lizenz kann im Onlineshop unter www.ecodms.de erworben werden. Auf der Webseite können darüber hinaus ausführliche Dokumentationen, Produktinformationen und Schulungsvideos abgerufen werden.