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Bei der ecoDMS Software handelt es sich um ein Data Management System zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Dateien und Dokumente. Das Archivsystem eignet sich aufgrund seiner Plattformunabhängigkeit, Einfachheit, Flexibilität und Lizenzierung für kleine und große Unternehmen. ecoDMS ist in unterschiedlichsten Branchen und sogar im Privatbereich einsetzbar. Für die private Nutzung ist das Archiv sogar mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos. Die Vollversion ist für erschwingliche 49 Euro pro Lizenz erhältlich.

Die Digitalisierung und Archivierung von Dateien und Dokumenten kann mit ecoDMS modern und einfach durchgeführt werden. Mit ecoDMS können nahezu alle Dateiformate sicher archiviert und langfristig aufbewahrt werden. ecoDMS kann komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden oder auch als Einzelplatzlösung zum Einsatz kommen. Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird auf einem Computer, Server oder NAS installiert. Die ecoDMS Clients und Plug-ins können dann auf beliebig vielen Computern installiert werden.

Das Entwicklungs- und Lizenzmodell von ecoDMS ist einzigartig. Die Techniker haben hier professionelle Eigenentwicklungen mit ausgereiften Open Source Komponenten gepaart. Beispielsweise ist die OCR Engine „Tesseract“ in ecoDMS integriert. Auch die Datenbank ist Open Source. Mit "postgreSQL" hat sich ecoDMS für eine plattformunabhängige Datenbank entschieden, die ein nahezu grenzenloses Datenvolumen bietet. Da es sich hierbei um freie Software-Komponenten handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung keinerlei Zusatzkosten.

Als Data Management System verfügt ecoDMS über jegliche Funktionen für eine komfortable Archivierung. Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Er erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungsattribute selbstständig aus und legt die Daten auf Wunsch sogar automatisch in ecoDMS ab.
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Für die Archivierung bietet ecoDMS verschiedene Optionen. Dazu zählen die Archivierung per Drag und Drop direkt in den ecoDMS Client, das Einscannen und Archivieren via ecoICE, das Drucken über den virtuellen PDF/A Drucker, die Ablage über verschiedene Office Plug-ins, E-Mail Add-ons und Mobile Apps und die Möglichkeit einer Archivierung über die Weboberfläche.

Die Suche nach den archivierten Daten ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Lesbare Dateien, die Klassifizierungsattribute und Metadaten werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Die Volltextsuche ermöglicht anschließend einen Suchvorgang über alle erkannten Informationen. Die Dokumente sind so in Sekundenschnelle wieder auffindbar.

Auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de kann die Software gratis heruntergeladen werden. Nach der Installation ist ecoDMS automatisch für 30 Tage als Demoversion mit voller Funktionalität (ausgenommen Mobiler Zugriff) freigeschaltet. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion.