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Aktuelle News, Meldungen, Informationen und Bilder von ecoDMS

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Mit der ecoDMS Archivlösung können die Benutzer Dokumente sicher archivieren, langfristig verwalten und schnell finden. Das Dokumenten-Management-System geht als erstes Low-Cost-Archiv neue Wege. Unter www.ecodms.de können die Kunden ihre eigene DMS Lösung kreieren. Dabei kann der Leistungsumfang nach den eigenen Wünschen bestimmt werden. Die Software überzeugt durch moderne Technik, eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung.

Das DMS System hebt sich vor allem durch das einzigartige volumenunabhängige „Low-Cost-Konzept“ und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Kunden haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 49,00 Euro brutto. Im Lizenzpreis sind alle Funktionen enthalten, die man von einem Dokumentenarchiv erwartet. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.

Zum Standardportfolio des Programms gehört beispielsweise die etablierte Lösung ecoICE zur Posteingangsbearbeitung. Nach dem Scannen können die eingescannten Rechnungen, Verträge etc. direkt über ecoICE abgerufen und ohne lästige Kopierarbeiten und Fußwege in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Für den Scanvorgang können nahezu alle Dokumentenscanner und/oder Multifunktionsgeräte verwendet werden.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente, auch auf die eingescannten Dateien, eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut.

Bei der Archivierung von Dokumenten erkennt der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

Die Vollversion beinhaltet Plug-ins für Outlook und Thunderbird, die eine direkte Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat EML und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Das garantiert eine dauerhafte Nutzbarkeit. Die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice ermöglichen eine direkte Archivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress. Die Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.

Für alle „Web-affinen“ bietet ecoDMS Apps für Android und IOS an, die die direkte Archivierung und einen sicheren Zugriff vom Smartphone oder Tablet aus erlauben. Über die Weboberfläche ist darüber hinaus ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich.

Dies ist nur ein Auszug aus den vielen Möglichkeiten und Funktionalitäten des Dokumenten-Management-Systems.

ecoDMS kann flexibel nach Kundenwunsch installiert und verwendet werden. Die Skalierbarkeit des Systems erlaubt die Nutzung in verschiedensten Branchen und Benutzerkreisen. Als Client-Server-System kann ecoDMS komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden. Über das Netzwerk ist anschließend ein sicherer Zugriff auf das Archiv von den einzelnen Arbeitsplätzen aus möglich. Die Verbindung zum ecoDMS Server erfolgt über den Connection Manager. Die Anzahl der Benutzer ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Dieser technische Komfort macht das digitale Archiv erstmals auch für Privatnutzer interessant. Das gesamte Dokumenten-Management-System kann bei Bedarf ebenfalls ohne Einschränkung als Einzelplatz-Lösung zum Einsatz kommen.

Die Software Lizenz ist in verschiedenen „Editionen“ erhältlich, wobei die Software Komponenten identisch sind. Sie unterscheiden sich lediglich im Funktions- und Leistungsumfang. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS Lösungen, können die Komponenten frei im Software Downloadbereich der ecoDMS Webseite heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop zum Preis von 49,00 Euro netto erworben werden. Der günstige Lizenzpreis kann verständlicherweise keine Zusatzleistungen wie zum Beispiel Support durch die ecoDMS Techniker enthalten. Das hat aber auch einen guten Grund: „Wer keinen Support benötigt, sollte auch nicht dafür zahlen müssen.“ Support- und Serviceleistungen können selbstverständlich individuell -zu ebenfalls sehr günstigen Konditionen- zum Dokumenten-Management-System hinzu erworben werden.

Speziell für Firmenkunden bietet ecoDMS darüber hinaus ecoDMS One an. Das Produkt ecoDMS One ist ein modernes "Full Service Package" für Firmenkunden des Dokumenten-Management-Systems. Mit ecoDMS One ermöglicht die ecoDMS GmbH Firmenkunden eine garantierte Planungssicherheit. Die Lösung bietet für die komplette Laufzeit eine feste preisliche Struktur für Software Updates und technischen Support durch den Hersteller. Wer sich für ecoDMS One entscheidet, bekommt während der erworbenen Laufzeit alle Major und Release Updates kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zusätzlich enthält ecoDMS One technischen Support durch den Hersteller für zwei zuvor definierte Ansprechpartner beim Endkunden nach dem modernen "ecoDMS Einheiten Prinzip".

Weitere Informationen zum ecoDMS Dokumenten-Management-System können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden.
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Lesezeit: 3 Minuten

Unter dem Motto „Das schlauste DMS aller Zeiten“ bietet die ecoDMS GmbH mit der hauseigenen Archivlösung ecoDMS eine völlig neue Generation der Archivierungssysteme an. Das Dokumenten-Management-System überzeugt mit Intelligenz, Leichtigkeit und Mobilität. Das faire Preis-Leistungsverhältnis macht den Einsatz von ecoDMS auch für Privatleute und kleinere Firmen interessant.

ecoDMS ist eine Archivierungssoftware, die alle wichtigen Funktionen eines DMS beinhaltet. Entwickelt, supported und verkauft wird ecoDMS von der Firma ecoDMS GmbH. Es handelt sich hierbei um ein Unternehmen von der renommierten Aachener IT Gruppe, der applord Holding Europe GmbH.

ecoDMS kann flexibel auf die eigenen Dokumente, Strukturen und Benutzer eingerichtet werden. So auch der intelligente Vorlagen Designer. Dieser erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Klassifizierungen selbstständig aus. Es besteht sogar die Möglichkeit einer vollkommen automatischen Archivierung im Hintergrund. Die Dokumente müssen dann lediglich an das Archiv übergeben werden. Die Zuordnung und Ablage erfolgt bei Erkennen einer passenden Vorlage selbstständig vom System. Die Anlage der Vorlagen erfolgt vom Benutzer direkt über die ecoDMS Benutzeroberfläche. Diese Funktionalität beschleunigt und erleichtert die Ablageprozesse enorm. Die Dateien müssen beispielsweise nur mit der Maus ins ecoDMS gezogen werden. Bei erfolgreicher Erkennung, erledigt den Rest dann das System.

Mit ecoDMS können die Benutzer beliebige Dateiformate und Datenmengen aufbewahren. Als Client-Server-System werden werden alle Informationen in einer postgreSQL Datenbank gespeichert. Diese ist Teil der ecoDMS Installation und setzt keine Datenbank- und/oder Server-Vorkenntnisse voraus. Alle Dateien und Einstellungen liegen sicher beim Kunden auf dem PC und nicht auf fremden Servern oder beim Hersteller. EcoDMS kann entweder lokal als Einzelplatzlösung auf einem Computer oder im Netzwerk genutzt werden. Die Installation ist schnell und einfach erledigt.

Die Dokumente finden schnell und benutzerfreundlich den Weg ins Archiv. Papier-Schriftstücke müssen lediglich mit einem Dokumentenscanner eingescannt werden. E-Mails können direkt aus Outlook oder Thunderbird archiviert werden. Dies erlaubt das integrierte E-Mail Add-on von ecoDMS. Für Office Dokumente gibt es ebenfalls ein eigenes Plug-in. Es ermöglicht eine direkte Archivierung aus MS Word, Excel, PowerPoint und aus LibreOffice Calc, Writer und Impress. Ein PDF/A Drucker bildet den Anschluss an beliebige, druckfähige Drittanwendungen. Darüber hinaus können bereits auf dem PC gespeicherte Daten einfach per Drag und Drop ins ecoDMS geschoben werden. Die Zuordnung aller Unterlagen erfolgt entweder automatisch über den Vorlagen Designer oder manuell durch den Benutzer.

Nach der Archivierung ist das Wiederfinden sehr komfortabel gestaltet. Die Dokumentensuche ähnelt dem Suchprozess in einer Internet Suchmaschine. Durch die Eingabe von Suchbegriffen werden die passenden Dokumente in Sekundenschnelle angezeigt. Möglich machen dies die integrierte Volltextindizierung (OCR) und die verfügbaren Klassifizierungsattribute (Metadaten).

Durch die Vergabe von Benutzer-, Ordner- und Dokumentenberechtigungen, wird die Sicherheit aller Daten und Informationen gewährleistet. Die Zugriffsrechte können exakt definiert werden.

Das Dokumenten-Management-System kann kostenlos im Internet unter www.ecodms.de heruntergeladen und für 30 Tage lang getestet werden. Als Privatanwender ist die Nutzung sogar dauerhaft kostenfrei erlaubt. Auf der Webseite gibt es ausführliche Anleitungen, Videos und Produktinformationen, die den Einstieg ins DMS sehr erleichtern. Eine Lizenz für die Vollversion kostet einmalig 41,18 Euro netto. Die Lizenzanzahl kann frei bestimmt und jederzeit erweitert werden. Die Lizenz ist abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Benutzer. Die Lizenzkosten fallen aber nur einmalig an. Es gibt keine monatlichen oder jährlichen Wartungskosten. Auch der Kauf von Support und Service Leistungen ist optional. Wer keinen Support benötigt, muss auch nicht dafür zahlen. Für 41,18 Euro netto erhält man tatsächlich ein vollwertiges DMS, mit allen Plug-ins und Funktionen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de
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Die Aachener IT-Firma ecoDMS GmbH hat mit ecoDMS eine Software geschaffen, die eine sichere und langfristige Archivierung von allen privaten und geschäftlichen Dokumenten und Dateien ermöglicht. Das Dokumenten-Management-System erfreut sich großer Beliebtheit und eignet sich aufgrund des günstigen Preises und der enormen Flexibilität sowohl für Privatleute als auch für Firmen jeglicher Größe und Branche.

ecoDMS ist ein Unternehmen der applord Holding Europe. Unter dem Motto „Experience the difference“ vereint die applord Holding Europe GmbH ein breites Leistungsspektrum angefangen von der Entwicklung von Softwarelösungen bis hin zur Abwicklung von IT Projekten. Dieser einzigartige Leistungsverbund macht die applord Gruppe zu dem starken IT-Partner für Konzerne, KMUs und auch Privatanwender.

Die Kombination aus plattformübergreifender Architektur, kundenspezifischen und standardisierten Softwarelösungen, einer qualifizierten unabhängigen Beratung und professioneller Projektunterstützung bietet unseren Kunden einen optimalen Rundum-Service. Die langjährige Erfahrung in der Abwicklung kleiner und großer Software-Entwicklungprojekte sowie ein kompententes Team garantieren maximale Zukunftssicherheit für IT Investitionen.

Bestehend aus der applord GmbH, der ecoDMS GmbH und der appecon GmbH, bietet die applord Gruppe ihren Kunden alle IT-Leistungen unter einem Dach: Entwicklung, Software und Consulting.

Seit der Gründung im Jahre 2014 vertreibt die ecoDMS GmbH das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser Archivlösung können Dokumente sicher archiviert, zentral verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet das Software-Unternehmen aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht ecoDMS mit der eigenen Archivlösung auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet dabei einen optimalen Rundum-Service.

Als erster DMS Anbieter richtet sich die ecoDMS GmbH an Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und an Großkunden. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems sorgt dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Komplexe und oft wechselnde Geschäftsprozesse können durch eine Komposition von Service-Aufrufen realisiert werden. So hat jedes Unternehmen die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse exakt mit den notwendigen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen.

Durch den Einsatz von ecoDMS kann sehr viel Zeit und Geld bei der Archivierung, Verwaltung, Suche und Bereitstellung von Dokumenten und Informationen gespart werden. Unter www.ecodms.de gibt es ausführliche Informationen, Videos und Dokumentationen rund um die Software. Das Archivsystem kann hier auch kostenlos heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation verfügt ecoDMS automatisch für die Dauer von 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang. So können die vielfältigen Funktionen der DMS-Lösung ausgiebig getestet werden. Privatnutzer dürfen das Dokumenten-Management-System nach Ablauf der Testphase weiterhin, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, kostenfrei einsetzen. Zur Aktivierung der Vollversion und für die gewerbliche Nutzung ist eine Lizenz erforderlich. Diese kann ebenfalls online zum Preis von 41,18 Euro netto im Onlineshop der ecoDMS GmbH erworben werden.
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Lesezeit: 3 Minuten

ecoDMS macht die Aufbewahrung von Dateien, Dokumenten und Informationen in einem zentralen Archiv möglich. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Neueste Technologie Standards und ein faires Preis-Leistungsverhältnis machen den Einsatz der Aachener DMS Lösung für Privatnutzer und beliebige Firmen und Branchen interessant.

Bei ecoDMS handelt sich um ein professionelles Client-Server-System, das benutzerfreundlich und einfach zu bedienen ist. Verkauft wird die Software ausschließlich im Internetshop des Herstellers zum Preis von 41,18 Euro netto pro Lizenz. ecoDMS verfügt über jeglichen Komfort einer Archivlösung: Automatische Texterkennung, OCR, Volltextsuche, automatische Dokumentenerkennung, Versionsverwaltung, Benutzer- und Gruppenverwaltung, Einstellungsdialog, Scanner Software für die Posteingangsbearbeitung, Anbindungen an Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird, Outlook und vieles mehr.

Standardmäßig werden alle Daten und Informationen direkt beim Anwender und nicht auf fremden Servern oder bei der ecoDMS GmbH gespeichert. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit, den ecoDMS Server und die Datenbank auszulagern.

Einzelplatz-Lösung: ecoDMS kann flexibel nach Kundenwunsch installiert und verwendet werden. Die Skalierbarkeit des Systems erlaubt die Nutzung in verschiedensten Branchen und Benutzerkreisen. Dieser technische Komfort macht das digitale Archiv erstmals auch für Privatnutzer interessant. Das gesamte Dokumenten-Management-System kann bei Bedarf ohne Einschränkung als Einzelplatz-Lösung zum Einsatz kommen. Alle ecoDMS Komponenten inklusive ecoDMS Server und Datenbank werden dann auf einem lokalen Computer oder Laptop, welcher den Systemvoraussetzungen entspricht, installiert. Die Dokumente liegen somit sicher beim Kunden auf dem eigenen PC in der postgreSQL Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem! Bei Bedarf kann die Einzelplatz-Lösung in eine Netzwerk-Lösung umgewandelt werden.

Netzwerk-Lösung: Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS macht den Einsatz in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich. Als Client-Server-System kann ecoDMS komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden. Bei einer Netzwerk-Installation wird die ecoDMS Server Komponente zusammen mit der postgreSQL Datenbank auf einem zentralen Unternehmens- oder Homeserver installiert. Über das Netzwerk ist anschließend ein sicherer Zugriff auf das Archiv von den einzelnen Arbeitsplätzen aus möglich. Die Verbindung zum ecoDMS Server erfolgt über den Connection Manager. Die Anzahl der Benutzer ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden auf dem eigenen Server in der postgreSQL Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem!

Software as a Service: Wer seine Daten und Dokumente lieber auf einem externen Server auslagern möchte, kann auf Hosting und Software as a Service (SaaS) Lösungen zurückgreifen. In diesem Fall findet die Installation des ecoDMS Servers nicht im eigenen Netzwerk sondern bei einem Dienstleister statt. Für die Nutzung / den Zugriff auf das eigene DMS Archiv wird ein internetfähiger Computer sowie die Internetanbindung an den externen IT-Dienstleister benötigt. Für solche Service Leistungen zahlt der Kunde beim Hosting-Anbieter in der Regel eine entsprechende Gebühr. Über den Connection Manager wird anschließend der Zugriff auf das Archiv von den einzelnen Arbeitsplätzen aus ermöglicht. Die ecoDMS Benutzeranzahl ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Durch das SaaS-Modell können die Anschaffungs- und Betriebskosten für die für ecoDMS notwendige IT-Infrastruktur reduziert werden.

Auf der Webseite www.ecodms.de kann das Dokumenten-Management-System heruntergeladen und für die Dauer von 30 Tagen als Demoversion kostenlos getestet werden. Privatnutzer dürfen ecoDMS im Anschluss an die Testphase sogar dauerhaft ohne Lizenzgebühr als Free4Three Edition weiter nutzen. Eine Umwandlung in die Vollversion ist durch die Aktivierung einer entsprechenden Lizenz ganz einfach möglich.
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Lesezeit: 6 Minuten

Heutzutage ist es beinahe selbstverständlich, dass Fotos, Filme und Musik digital gespeichert und genutzt werden. Bei zahlreichen Dokumenten und Unterlagen hingegen herrscht oftmals noch ein völliger Papierkrieg. Durch den Einsatz der ecoDMS Archivlösung kann man einen wichtigen Schritt in Richtung „Papierloses Büro“ machen.

Beim Dokumenten-Management-System ecoDMS handelt es sich um eine Software zur langfristigen und sicheren Aufbewahrung beliebiger Dateien, Dokumente und Informationen in einem zentralen, digitalen Archiv. Das Prinzip von ecoDMS ist ganz einfach: Papier wird mit einem beliebigen Scanner digitalisiert und alle weiteren Dateien liegen normalerweise bereits in elektronischer Form vor. Diese können einfach mit der Maus per Drag & Drop ins DMS gezogen werden. Nach der Archivierung befinden sich die Papierdokumente sicher im Langzeit-Archivierungsformat PDF/A zusammen mit den anderen Dateien im ecoDMS Archiv. Gespeichert werden die Datenmengen und Informationen in einer postgreSQL Datenbank. Diese ist fester Bestandteil des Archivsystems und wird automatisch bei der Installation mit eingerichtet. ecoDMS ist ein Client-Server-System. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.

Jede lesbare Datei wird automatisch vom System auf deren Inhalt untersucht und volltextindiziert. Das macht das Wiederfinden kinderleicht. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln: Suchkriterien erfassen und Ergebnisse direkt am eigenen Bildschirm ansehen. Es sind keine aufwändigen Suchaktionen in Aktenordnern oder auf der Festplatte mehr nötig. Neben den automatisch erzeugten Volltextinformationen bietet ecoDMS einen Klassifizierungsdialog. Die Klassifizierung ist eine Art "Bindeglied" zwischen Dokument und Archiv. Hier können für jede archivierte Datei unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind -alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche- schnell wieder auffindbar. Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden.

ecoDMS zählt zweifellos zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigem Raum. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben das Dokumenten-Management-System bereits erfolgreich im Einsatz. Die schnelle Installation und die einfache Bedienung, ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung für jedermann.

Eine Lizenz kostet nur 41,18 Euro netto pro Benutzer und beinhaltet den vollen Funktionsumfang. Die Software ist so aufgebaut, dass das Speichern aus nahezu allen Anwendungen heraus möglich ist. Um Briefe, Tabellen und Emails beispielsweise zu speichern, ist das ecoDMS Office Plug-in die optimale Lösung. Das Plug-in kann für Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint und Outlook genutzt werden. Für Calc, Writer, Draw und Impress aus der LibreOffice und OpenOffice Gruppe gibt es ebenfalls ein Add-on für ecoDMS. Auch Emails aus Thunderbird sind schnell über das entsprechende Add-on inklusive Anhang archiviert. Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Programmen wie zum Beispiel Bildbearbeitungssoftware, Grafikanwendungen oder Buchhaltungssoftware bequem im PDF/A Format archiviert werden. Der PDF/A Drucker ist ein Druckertreiber speziell für die Archivierung von Dokumenten in ecoDMS. Er bildet somit die Schnittstelle zu externen Programmen und ermöglicht daraus eine schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms und die Dateien können sofort in dem entsprechenden Ordner und für die zuständigen Personen abgelegt werden. Über den ecoDMS Drucker ist auch ein Dunkelprozess abbildbar. Mit Ausführung des ecoDMS Druckers können die Dokumente zusammen mit den passenden Klassifizierungsinformationen ohne weiteres Zutun des Anwenders sofort in ecoDMS archiviert werden.

Speziell für Entwickler gibt es eine Schnittstelle. Der ecoDMS API Rest Service ermöglicht den Anschluss von beliebigen Drittsystemen. So können CRM Systeme, eine Warenwirtschaft oder andere externe Programme via Programmierung direkt an ecoDMS angeschlossen werden.

Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar: Über die Desktop Clients können die Benutzer direkt vom eigenen Computer oder Laptop auf die Daten zugreifen. Einen Zugang von außerhalb machen die mobilen Apps für das Smartphone und Tablet möglich. Eine webbasierte Benutzeroberfläche ist ebenfalls fester Bestandteil dieser modernen DMS Lösung. Im Lizenzpreis der ecoDMS Vollversion sind alle Komponenten inbegriffen.

Fazit: ecoDMS ist die ideale Software für diejenigen, die eine zentrale Ablage für alle Dokumente und Dateien haben möchten. Selbstverständlich bedeutet der Einsatz einer solchen Lösung nicht das Aus von Papier. Papier wird es weiterhin geben. Eine DMS Lösung bewirkt allerdings eine enorme Zeitersparnis bei der Ablage, Verwaltung und dem Wiederfinden der archivierten Unterlagen. Wer sich für das Dokumenten-Management-System ecoDMS interessiert, kann die Software kostenlos für 30 Tage testen. Für Privatnutzer ist die Verwendung von ecoDMS sogar dauerhaft lizenzfrei möglich. Unter www.ecodms.de stehen die Software Komponenten, Schulungsvideos und viele weitere Informationen zum kostenlosen Abruf bereit. Hier kann auch die ecoDMS Vollversion Lizenz im Onlineshop erworben werden.
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Lesezeit: 4 Minuten

Mit der Software ecoDMS ist eine sichere Aufbewahrung von Dokumenten für Privatleute und Unternehmen günstig möglich. Hersteller der Archivlösung ist die ecoDMS GmbH, ein deutsches Unternehmen aus dem Nordrhein-westfälischen Aachen.

Bei ecoDMS handelt es sich um eine Software, die den Anforderungen an ein digitales Archivsystem gerecht wird. Anwender können mit ecoDMS Dokumente scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden. Das Computer Programm geht mit einem unvergleichlichen Preis-Leistungsverhältnis an den Markt. In Deutschland zählt ecoDMS inzwischen zu den beliebtesten Anwendungen für die Dokumentenarchivierung. Eine Lizenz kostet 41,18 Euro netto pro Benutzer. Der günstige Lizenzpreis beinhaltet die volle Funktionalität. Eine Lizenz ist zudem zeitlich unbegrenzt gültig. Die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS erlaubt eine beliebige Benutzer- und Dokumentenanzahl. Auch in Sachen „Plattformunabhängigkeit“, „Flexibilität“ und „Benutzerfreundlichkeit“ überzeugt die Software.

Als Client-Server-System besteht ecoDMS aus zwei unterschiedlichen Kern-Komponenten: Es gibt den ecoDMS Server und die Benutzeroberflächen (Clients). Der ecoDMS Server bildet die Basis des gesamten Systems. Mit Server ist hier aber keine Hardware, sondern eine Software Komponente gemeint. Der Server führt unter anderem die technischen Prozesse aus und enthält die zur Archivierung notwendige postgreSQL Datenbank. Installiert werden kann die Serversoftware unter Windows, Ubuntu und Debian auf einem Server-PC oder im eigenen Netzwerk. Für kleinere Installationen und Privatnutzer kann die Installation selbstverständlich auch auf einem einfachen Arbeitsplatzrechner oder Laptop erfolgen. Die Installation ist mit wenigen Mausklicks erledigt. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Die Clients bietet ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS an. Diese ermöglichen den Zugriff auf das Archiv, die Dokumente und Einstellungen. Zusätzlich gibt es mobile Apps für Android und IOS sowie Plug-ins und Add-ons für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Outlook und Mozilla Thunderbird. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A-Druckertreiber zur Archivierung aus beliebigen Drittanwendungen mit Druckfunktion.

In ecoDMS können nahezu alle Dokumente und Dateitypen gespeichert werden. Diese können entweder über die Add-ons, Plug-ins und Apps oder direkt per Drag und Drop ins Archiv aufgenommen werden. In Sekundenschnelle ist die Archivierung durchgeführt. Für Papierdokumente ist ecoICE das ideale Tool. Mit einem Dokumentenscanner können die Schriftstücke eingescannt und dann über ecoICE bequem in ecoDMS archiviert werden.

Der integrierte Vorlagen Designer von ecoDMS erleichtert die Archivierungsarbeiten besonders. Über diesen können Klassifizierungsvorlagen erzeugt werden. Der Vorlagen Designer erkennt die Dokumente dann automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

Das Wiederfinden macht die integrierte Texterkennung sehr leicht möglich. Die archivierten Daten werden automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Gibt der Benutzer beispielsweise Stichworte in die ecoDMS Suchmaske ein, werden die Dokumente vom System durchsucht. EcoDMS zeigt die passenden Ergebnisse dann blitzschnell in einer Tabelle inklusive Dokumentenvorschau an. Neben der Volltextsuche gibt es einige weitere Suchfunktionen. Die Suche kann auf beliebige Klassifizierungsattribute, Dokumenteninhalte und Zeiträume angewendet werden.

ecoDMS über einen ausgereiften Einstellungs- und Benutzerdialog. Hier können die Konfigurationen exakt auf die eigenen Bedürfnisse und Unternehmensabläufe festgelegt werden. Auch die Benutzer-, Dokumenten-, Ordner- und Zugriffsrechte können professionell definiert und verwaltet werden.

Die ecoDMS GmbH präsentiert mit ecoDMS ein vollkommen neues Vertriebs- und Entwicklungsmodell. Ausschließlich online ist ecoDMS erhältlich. Unter www.ecodms.de kann die Software heruntergeladen und kostenlos getestet werden. Privatnutzer dürfen ecoDMS sogar dauerhaft kostenfrei einsetzen. Auf der Webseite sind außerdem jegliche Preis-, Produkt- und Verkaufsinformationen aufgeführt. Um die Software schnell kennenzulernen, werden ausführliche Handbücher zum Gratis-Download angeboten. Ergänzt werden diese mit interessanten, ebenfalls kostenfreien, Schulungsvideos.
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Die Aachener Firma ecoDMS GmbH bietet mit ecoDMS eine DMS-Lösung an, die eine einheitliche Ablage mit schnellem Dokumentenzugriff möglich macht. ecoDMS ist ein Client-Server-System. Die Dokumente liegen aber keineswegs im Internet oder auf fremden Servern. Alle Daten und Software Komponenten befinden sich beim Kunden auf dem eigenen Computer, Laptop oder Server in einer postgreSQL Datenbank. Datenbank-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Der Speicherort wird automatisch vom System bei der Installation mit eingerichtet.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann schnell und einfach installiert werden. Hierzu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Der "Installations-Assistent" führt Schritt für Schritt durch die Installation aller Software Komponenten und der Datenbank. Nach der Installation kann ecoDMS sofort eingerichtet und verwendet werden. Das Archivsystem ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich zu bedienen. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich. Installiert werden kann der ecoDMS Server unter Windows, Ubuntu und Debian. Die Benutzeroberflächen und Plug-ins stehen für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zur Verfügung. Wer von außerhalb auf das Archiv zugreifen will, kann dies über den integrierten Web-Client oder die Apps für Android und IOS tun.

Die Benutzer haben mit ecoDMS die Möglichkeit alle Dokumente, Daten und Informationen in einem zentralen Archiv aufzubewahren. Mit ecoDMS kann man somit ein einheitliches Ablagesystem erzielen. Papierdokumente können mit einem Dokumentenscanner eingescannt und dann per Mausklick archiviert werden. E-Mails können direkt aus Thunderbird und Outlook inklusive der Anhänge archiviert werden. Für Microsoft Office, Libre Office und Open Office verfügt ecoDMS über eigene Add-ons, die ebenfalls eine schnelle und komfortable Ablage der Office Dateien erlauben. Daten, die sich bereits auf dem Computer oder im Netzwerk befinden, können bequem per Drag und Drop ins Archiv gezogen werden. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung im PDF/A Format aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen anbietet.

ecoDMS macht die Archivierung kinderleicht. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Dieser intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

ecoDMS bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Neben der Ablage ist auch die Suche nach Dokumenten schnell erledigt. Es gibt zahlreiche Suchfunktionen. Die Volltextsuche ermöglicht beispielsweise eine Suche, die so einfach ist wie googeln: Begriffe eingeben und Ergebnisse ansehen. Möglich macht dies die eingebaute OCR Engine.

Die Vollversion dieses einheitlichen Ablagesystems kostet pro Lizenz 41,18 Euro netto. Darin enthalten sind alle Funktionen und Plug-ins. Ausführliche Informationen und eine kostenlose Testversion hat der Hersteller unter www.ecodms.de bereitgestellt.

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