Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können Dokumente jeglicher Art digital gespeichert und verwaltet werden. Das Archivsystem ist leicht zu verstehen, benutzerfreundlich gestaltet und verfügt über alle Funktionen, die man von einem Programm zur Dokumentenarchivierung erwartet. Das Besondere hierbei: ecoDMS ist um ein Vielfaches günstiger als andere Anwendungen dieser Art. Für kleines Geld erhält man hier eine große Software, die die Konkurrenz ziemlich in den Schatten stellt.

Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und der automatischen Zuordnung, über die gesetzeskonforme Archivierung aller Daten und Informationen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Tausende private und gewerbliche Nutzer haben sich bereits für ecoDMS entschieden und haben so die Dokumentenprozesse deutlich optimieren können.

Die Zutaten für das Erfolgsrezept sind interessant und clever kombiniert: Bei der Entwicklung hat die applord GmbH neben Eigenentwicklungen ausgereifte Open-Source-Komponenten einfließen lassen und vollständig auf Fremdlizenzen verzichtet. Entstanden ist ein plattformunabhängiges, voll skalierbares DMS mit einem unschlagbaren Preis-Leistungsverhältnis und einem modernen,automatisierten Vertriebskonzept. Eine Lizenz kostet bei vollem Funktionsumfang unschlagbare 49 Euro, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Darüber hinaus gibt es Service und Support direkt vom Hersteller, sowie eine kostenlose Demoversion unter www.ecodms.de.

Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Daten und Informationen sicher in einer postgreSQL Datenbank. Diese befindet sich inklusive der anderen Software Komponenten beim Kunden und nicht im Netz oder bei Drittanbietern. Verfügbar ist ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS.

Gespeichert werden können nahezu alle Dateiformate. Papierdokumente werden eingescannt und bequem als TIFF oder PDF abgelegt. Für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook sind Add-ons im Lizenzpreis enthalten, die eine komfortable Archivierung aus den genannten Anwendungen ermöglicht. Über den virtuellen PDF/A Drucker können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild- und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen, E-Mail-Anwendungen und vielen mehr als PDF/A archiviert werden. Alle bereits auf dem PC gespeicherten Daten können einfach per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. Wer unterwegs auf die archivierten Dateien zugreifen möchte kann über eine App schnell die passenden Dateien finden und auch archivieren. Über den Webclient ist ein Abruf aus verschiedensten Internetbrowsern standortunabhängig möglich. Über die API können verschiedenste Aufrufe und Prozesse mit ecoDMS abgewickelt werden.

Für die korrekte und sichere Zuweisung der Dokumente sorgt ein integriertes Berechtigungssystem. Die eigentliche Ablage erfolgt über einen Klassifizierungsdialog. Über diesen können der Zielordner, die Dokumentenart, der Status, die Aufgaben, die Zuständigkeiten und vieles mehr flexibel für jedes Dokument vergeben werden. Die dafür notwendigen Einstellungen können frei auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden.

Dank der Wiedervorlage Funktion gerät kein Dokument mehr in Vergessenheit. Mit dieser Funktion können Dokumente auf ein bestimmtes Datum zurückgestellt werden. Das System macht die zuständigen Benutzer dann zum gegebenen Zeitpunkt auf das Dokument aufmerksam. Auch die Ablage verschiedener Dateiversionen wird mit ecoDMS zum Kinderspiel. Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS und ist sogar direkt mit den Office Plugins verknüpft.

Darüber hinaus verfügt ecoDMS über zahlreiche, verschiedene Suchfunktionen wie zum Beispiel der Volltextsuche und der Suche nach Attributen. Das System wendet standardmäßig bei der Archivierung eine OCR an. Lesbare, archivierte Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen.

Dies ist nur ein Ausschnitt der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Im Web wird eine kostenfreie 30-Tage Demoversion angeboten. Mit dieser Version kann das Dokumenten-Management-System ausgiebig getestet werden. Für Privatnutzer ist es zudem erlaubt die Freeversion, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, zeitlich unbegrenzt zu nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es online unter www.ecodms.de.

Deutschland ist Fußball Weltmeister! Aber nicht nur das: Auch in Sachen „Bürokratie" und „Dokumentenaufkommen" sind die Deutschen ganz hoch im Kurs. Täglich gehen sowohl in Unternehmen als auch in Privathaushalten zahlreiche Dokumente ein und aus. Das wäre alles gar kein Problem, wenn nicht ein Großteil der vielen Briefe, E-Mails, Rechnungen und Verträge auch noch über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden müsste. Und genau das stellt für viele Firmen und Privatleute eine große Herausforderung dar. Die gesamte Palette der „W-Fragen" wird einmal durchlaufen.

Wohin mit den vielen Unterlagen? Wie findet man ein Dokument wieder? Wer ist zuständig? Wann muss ein Dokument bearbeitet werden? Welche Informationen beinhaltet eine Datei? Was kostet die Ablage meiner Dokumente?

Für Abhilfe sorgt ein gut durchdachtes Dokumenten-Management-System. ecoDMS steht für „economic document management system". Mit dieser computergestützten Software können jegliche Dokumente, Daten und Informationen zentral in einem digitalen Archiv aufbewahrt und blitzschnell wiedergefunden werden. ecoDMS hat sich in den letzten Jahren sehr stark am deutschsprachigen Markt etabliert. Die Anwendung zählt hier zu Lande zu den beliebtesten und modernsten Archivlösungen. Besonders durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro sticht ecoDMS deutlich hervor. Im Lizenzpreis sind alle wichtigen Funktionen, Plugins und Add-ons eines Dokumentenmanagementsystems enthalten. Die Software ist derart flexibel konfigurierbar und nutzbar, dass sowohl kleine und mittelständische Unternehmen, große Konzerne als auch Privatanwender mit ecoDMS arbeiten können.

Neben dem sensationellen Preis-Leistungsverhältnis überzeugt ecoDMS mit einer wirklich benutzerfreundlichen Bedienung. Die Installation, Einrichtung und Anwendung des gesamten Archivsystems ist einfach und sehr gut erklärt. Es gibt ausführliche Benutzerdokumentationen, die jeden Schritt detailliert erläutern. Ergänzend dazu bietet die applord GmbH auf der Webseite www.ecodms.de kostenfreie Videos an, die den perfekten Einstieg in das Thema „Digitalisierung 2.0" ermöglichen. Alternativ dazu können alle Nutzer aus verschiedenen Support Angeboten auswählen und erhalten damit Unterstützung direkt vom Software Hersteller applord.

Nutzer, die ecoDMS produktiv einsetzen, profitieren schnell von den zahlreichen Vorteilen dieser Lösung. Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Dokumente sicher in einer Datenbank. Das ermöglicht einen jederzeitigen Zugriff auf das Archiv von beliebigen Standorten und Arbeitsplätzen aus. Mit Server ist hier eine Software Komponente von ecoDMS gemeint, die mit wenigen Mausklicks leicht installiert ist und die Datenbank bereits beinhaltet. Alle lesbaren Dateien werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Auf Basis von inhaltlichen Begriffen können die Dokumente so über die integrierte Volltextsuche in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Ein benutzer- und gruppenbasiertes Rechtesystem sorgt hierbei für die korrekte und sichere Zuweisung der Unterlagen. Durch die Vergabe von Klassifizierungsattributen können die Dokumente in den passenden Zielordnern und mit wichtigen Metadaten wie Dokumentenart, Status, Eingangsdatum und Aufgabe im Archiv abgelegt werden. Unnötige Kopien und Ausdrucke, lästige Ablagemethoden und lange Suchzeiten für Dokumente sind mit ecoDMS Schnee von gestern.

ecoDMS ist wahrhaft ein System für Weltmeister. Neben den Standardfunktionen verfügt das Dokumenten-Management-System über Plugins und Add-ons für Micorosoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Des weiteren gibt es Mobile Apps für Android und IOS, einen Webclient und einen PDF/A Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen.

Installiert werden kann ecoDMS plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Dabei kann frei entschieden werden, ob man das System lokal an einem Arbeitsplatz oder im Netzwerk an unterschiedlichen Arbeitsplätzen nutzen möchte. Die Benutzeranzahl reicht von einem User bis ins Unendliche. Die erworbene Lizenz bestimmt die gleichzeitigen Zugriffe und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen ausgeweitet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Der gesamte Verkaufsprozess erfolgt bequem und kundenfreundlich über die Webseite. Im ecoDMS Onlineshop können die Lizenzen mit wenigen Mausklicks erworben werden. Auch die Zustellung erfolgt schnell, modern und online via E-Mail und Download-Paket. Alle notwendigen vertrieblichen und inhaltlichen Informationen können ebenfalls im Web abgerufen werden. Über die bereitgestellte 30-Tage-Demoversion kann ecoDMS vor dem Kauf ausgiebig und kostenlos getestet werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Mit dem DMS „ecoDMS" können Benutzer Dokumente scannen, archivieren und verwalten. Dokumente in Papierform werden eingescannt und dann blitzschnell im DMS abgelegt. Dateien und digitale Dokumente können ohne Umwege direkt per Drag und Drop in die Oberfläche von ecoDMS gezogen werden. Für E-Mails und Anhänge gibt es speziell für die beliebten Mail-Systeme Outlook und Thunderbird eigene Add-ons für ecoDMS. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Die Dokumente werden sicher im Originalformat und zusätzlich im Langzeit-Archivierungs-Format PDF/A im DMS archiviert. Dokumente aus anderen Anwendungen können über den virtuellen PDF/A Drucker mit wenigen Mausklicks im DMS Archiv abgelegt werden.

Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Der Kostenpunkt für diese DMS-Komplettlösung liegt bei gerade einmal 49 Euro pro Benutzer. Der Preis ist einmalig, also zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Privatleute können ecoDMS, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, sogar völlig kostenfrei nutzen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen DMS Lösungen sind im Lizenzpreis jegliche DMS Funktionen ohne Aufpreis enthalten. Dazu zählen eine automatische Volltextindizierung (OCR), zahlreiche Suchfunktionen wie zum Beispiel eine Volltextsuche, Dokumentenfilter, eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung, die Versionsverwaltung zur Ablage mehrerer Datei-Versionen, Add-ons für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird, ein PDF/A Drucker, Apps für Smartphones und Tablets, ein Webclient und vieles mehr.

Ein System für alle Dokumente: Als Client-Server-System speichert dieses DMS alle Dokumente und Informationen sicher in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt der DMS-Server-Komponente direkt auf einem Computer beim Kunden und nicht „leicht" manipulierbar im Web oder auf fremden Servern. ecoDMS kann lokal, im Web, im Netzwerk und mobil genutzt werden und ist für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS erhältlich.

Die Einrichtung aller DMS Strukturen und Benutzer kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse erfolgen. Auch die Klassifizierung der Daten in den entsprechenden Ordnern und die Zuweisung an die zuständigen Mitarbeiter ist sicher und individuell für jedes einzelne Dokument einstellbar. Angefangen von der Installation über die Konfiguration bis hin zur Anwendung ist die Software sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Datenbank-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Unter www.ecodms.de gibt es weitere Informationen, Videos und Bilder rund um das Thema „DMS mit ecoDMS". Die Software-Komponenten stehen hier außerdem zum kostenlosen Download bereit. Der Verkauf der Lizenzen erfolgt bequem und einfach über den Onlineshop. In den ersten 30 Tagen kann ecoDMS mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste) kostenfrei getestet werden.

Immer mehr Daten und Informationen werden heutzutage digital gespeichert. Zum Scannen, Archivieren und Verwalten von Papierdokumenten und digitalen Unterlagen setzen zahlreiche Firmen und Privatleute das Dokumenten-Management-System ecoDMS ein. Jeder, der auf digitale Speichermedien und Archivlösungen wie ecoDMS zurückgreift, sollte sich mit dem Thema „Datensicherung" genau auseinander setzen.

Neben der sicheren, zentralen Aufbewahrung und einem raschen Wiederauffinden aller Unterlagen, spielt vor allem die Datensicherung bei der Archivierung eine besonders wichtige Rolle. Ein gutes Dokumenten-Management sollte daher stets eine durchdachte Backup-Lösung beinhalten. Durch eine regelmäßige Datensicherung kann ein Totalverlust der Unterlagen und Informationen verhindert werden.

Idealerweise werden Datensicherungen niemals benötigt. Tritt jedoch der Ernstfall ein, ist ein Backup unabdingbar. Es gibt unterschiedlichste Gründe für einen möglichen Datenverlust. Daten können beispielsweise aufgrund eines Hardwareschadens nicht mehr zugänglich sein. Weitere Beispiele sind Viren, Diebstahl oder natürliche Katastrophen. In solchen Fällen ist eine Datensicherung oftmals die letzte Rettung und das effektivste Mittel für eine zügige Fortsetzung der Arbeit. Für Unternehmen ist ein reibungsloser Tagesablauf und die Aufrechterhaltung der Daten- und Systemverfügbarkeit entscheidend. Der Verlust gespeicherter Akten kann enorme Kosten mit sich bringen und einen ganzen Betrieb außer Gefecht setzen. Auch für Privatleute ist ein jederzeitiger Zugriff auf wichtige Rechnungen, Versicherungsscheine und Steuerunterlagen wichtig.

Je nach Datenaufkommen ist es empfehlenswert täglich eine Datensicherung vorzunehmen. Diese ist aber immer nur so gut wie es die dazugehörige Technik und Strategie hergeben. Mit ecoDMS kann ein sauberes Backup mit nur wenigen Mausklicks erstellt werden. Das Dokumenten-Management-System beinhaltet unter Windows eine eigene Benutzeroberfläche zur manuellen Durchführung eines Backups und Restores. Datenbank- und Backup-Kenntnisse werden hierbei nicht vorausgesetzt. In einer ausführlichen Dokumentation sind die Backup-Maßnahmen genaustes beschrieben, wobei die Bedienung des Programms sogar selbsterklärend und sehr benutzerfreundlich ist.

Mit dem „OneClick Backup" von ecoDMS können die ecoDMS Daten qualifiziert und benutzerfreundlich gesichert werden. Hierbei wird die gesamte ecoDMS Datenbank inklusive aller Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute und vieles mehr als ZIP-Datei gesichert. Für alle Benutzer, die zum Beispiel ein automatisches, zeitgesteuertes Backup vornehmen möchten, wird zudem ein Konsolen Programm mit ausgeliefert. Erfahrene User können die Sicherung bei Bedarf auch über eigene Skripte und Tools durchführen.

Selbstverständlich kommen auch die Ubuntu und Debian Nutzer nicht zu kurz. Bei der Installation der ecoDMS Server Komponente wird unter Ubuntu/Debian ebenfalls ein Skript abgelegt. Dieses erzeugt bei der Ausführung ein Backup der Verzeichnisse und erstellt einen Dump der Datenbank. Die Dateien werden anschließend an einem vordefinierten Zielverzeichnis abgelegt.

Die erstellten Backup-Dateien sollten in jedem Fall auf einem separaten Datenträger aufbewahrt werden, so dass im Notfall eine sofortige Wiederherstellung der Daten möglich ist.

Als Datenbank verwendet ecoDMS die plattformunabhängige postgreSQL-Komponente. Im Gegensatz zu einigen anderen Datenbanken ist das Datenbankvolumen von postgeSQL unbegrenzt. Da es sich bei postgreSQL um eine freie Software-Komponente handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung dieser Datenbank keinerlei Zusatzkosten. Dies ist auch ein wesentliches Merkmal der ecoDMS Software. Die Installation von postgreSQL kann direkt und automatisch über das Installationstool von ecoDMS erfolgen. Zusammen mit dem ecoDMS-Server wird die Datenbank einfach und benutzerfreundlich mit nur wenigen Mausklicks installiert.

Mit ecoDMS wird professionelles Dokumentenmanagement für jedermann möglich. Angefangen von der sicheren Ablage nahezu aller Dateitypen, über zahlreiche Suchfunktionen, Anbindungen an Drittsysteme wie MS Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook bis hin zur qualifizierten Backup und Restore Funktion, erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein Archivsystem. Auch der Preis lässt sich sehen. Für 49 Euro pro Lizenz erhält man den vollen Funktionsumfang. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Dokumentenanzahl.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de. Hier gibt es auch eine kostenlose Demoversion, mit der die Funktionen von ecoDMS 30 Tage lang getestet werden können.

Heutzutage möchten Anwender wichtige Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Produktdetails, Vorlagen, Präsentationen, Kalkulationen, Bilder und Musik immer und überall dabei haben. Auf der Arbeit, im Urlaub, beim Einkauf, zu Hause: Stets griffbereit müssen die Daten sein. Die jederzeitige Verfügbarkeit muss gleichzeitig aber auch einen Datenschutz und eine Datensicherheit beinhalten. In Zeiten der Online-Überwachung legen mehr und mehr User Wert auf Speichermedien und Dienste, die nicht im Web oder auf fremden Server liegen, sondern lokal im eigenen Netzwerk erreichbar sind. Idealweise muss die Lösung plattformunabhängig, im eigenen Netzwerk installierbar und verfügbar, flexibel konfigurierbar, revisionssicher, schnell und einfach bedienbar und grenzenlos erreichbar sein.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS von der Aachener Software-Entwicklungsfirma applord ist die erste Archivlösung, die einen grenzenlosen Zugriff auf alle Daten ermöglicht und das zu absolut erschwinglichen Konditionen. Die Vollversion von ecoDMS kostet bei voller Funktionalität einmalig 49 Euro pro Benutzer. Im Preis inbegriffen sind jegliche DMS-Funktionen. Es gibt eine benutzerfreundliche Desktop-Anwendung für die schnelle Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente. Die Oberfläche vom ecoDMS Client bietet einen übersichtlichen Blick auf alle archivierten Dokumente und verfügt über zahlreiche Suchfunktionen, die ein sekundenschnelles Wiederauffinden und Verwalten aller Daten und Informationen direkt am eigenen Arbeitsplatz ermöglicht. Darüber hinaus beinhaltet eine Lizenz Plugins für OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Office, Add-ons für Outlook und Thunderbird, einen virtuellen PDF/A Drucker, einen Webclient und mobile Apps für Smartphones und Tablets.

Der ecoDMS Server bildet die Grundlage des Systems. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Abgelegt werden die archivierten Dokumente und Details revisionssicher in einer postgreSQL-Datenbank. Die Installation des Servers inklusive Datenbank erfolgt schnell und leicht per Mausklick. Vorkenntnisse im Server- und Datenbank-Bereich sind hier nicht erforderlich.Dank der serviceorientierten Struktur des gesamten Systems ist ecoDMS frei skalierbar und kann plattformübergreifend eingesetzt werden. Der ecoDMS Server ist für Windows, Ubuntu und Debian erhältlich. Die Clients, Plugins und Add-ons stehen für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zur Verfügung. Die Apps können unter Android und IOS genutzt werden.

Ob PDF, DOC, JPG, MP3, ODF oder TIFF. Nahezu alle Dateitypen können in ecoDMS archiviert und frei nach Kundenwunsch klassifiziert – also zugeordnet - werden. Außerdem werden lesbare Dokumente und Metadaten mit der Archivierung im Hintergrund über die integrierte OCR Engine automatisch volltextindiziert. Auf Basis der Volltextindizierung und der erfassten Klassifizierungsinformationen ist ein sofortiger Zugriff auf die Daten möglich. Die Suchbegriffe müssen einfach nur in eine Suchzeile am PC, im Browser oder auf einem mobilen Gerät erfasst werden und schon werden die passenden Ergebnisse angezeigt. Eine Dokumentenvorschau ist selbstverständlich ebenfalls inbegriffen. Zudem verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, eine Dokumentenhistorie, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, Exportfunktionen, einen Offline-Client , Filtervorlagen, automatischen Ablagefunktionen und vieles mehr.

Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und Bedarfsweise auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumentenmanagementsystems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.

Fazit: Mit ecoDMS wird professionelles Dokumenten-Management für jedermann möglich. Die Kombination aus Plattformunabhängigkeit, völliger Flexibilität bei der Einrichtung und Anwendung, ausgereifte DMS-Funktionen und ein einzigartiges Preis-Leistungs-Verhältnis ermöglichen den Einsatz für kleine- und mittelständische Unternehmen, große Konzerne und sogar für Privatnutzer. Scannen, archivieren und verwalten aller Unterlagen ist hier für 49 Euro pro Lizenz möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS wird Digitalisierung 2.0 für Jedermann möglich. Getreu dem Produktslogan „scannen, archivieren, verwalten" lassen sich mit ecoDMS nahezu alle Dokumente und Dateien sicher in einem digitalen Archiv archivieren und blitzschnell wiederfinden. EcoDMS überzeugt vor allem mit einer einfachen Bedienung und einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis. Für nur 49 Euro pro Lizenz wird die Vollversion vom Hersteller im eigenen Onlineshop unter www.ecodms.de verkauft.

EcoDMS ist ein Client-Server-System, wobei mit Server eine zu ecoDMS gehörige Software-Komponente gemeint ist, die alle notwendigen Prozesse des Dokumenten-Management-Systems steuert. Die Ablage der Dokumente und Informationen erfolgt in einer postgreSQL-Datenbank. Diese wird automatisch mit dem Server installiert. Die Clients bilden die eigentlichen Benutzeroberflächen des Programms: Der ecoICE Client dient der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente und der ecoDMS Client bildet die Oberfläche des eigentlichen DMS-Systems ab. Installiert sind alle ecoDMS Komponenten in wenigen Minuten per Mausklick. Server und Datenbank-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt.

EcoDMS erfüllt jegliche Anforderungen an ein Archivsystem. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern eingescannt, zugeordnet und sicher archiviert werden. Auf dem Computer gespeicherte Dateien werden einfach per Drag und Drop ins DMS gezogen und ebenfalls ordnungsgemäß zugeordnet. Tabellen, Schreiben und Präsentationen können bequem aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice über eigene ecoDMS Add-ons archiviert und über eine Versionsverwaltung bei Bedarf weiter bearbeitet werden. Darüber hinaus gibt es einen virtuellen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen heraus ermöglicht. Für Android und IOS sind zudem ecoDMS Apps erhältlich. Alle genannten Funktionen sind in der Vollversion ohne Zusatzkosten zum Preis von 49 Euro pro Lizenz enthalten.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Eingescannte Dokumente können beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auch für Office Dateien und über den Druckertreiber archivierte Dokumente kann die Vorklassifizierung unter anderem verwendet werden. Auf diese Weise werden dann der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.

Die Konfiguration und Einrichtung des Archivsystems kann ganz individuell auf die eigenen Bedürfnisse erfolgen. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Erhältlich ist ecoDMS für Ubuntu, Debian, Windows und MacOS. Die clevere Kombination aus Plattformunabhängigkeit, enormer Skalierbarkeit, flexiblen Einstellungsmöglichkeiten, einer einfachen Bedienung und einem sensationellen Preis-Leistungsverhältnis ermöglichen den Einsatz von ecoDMS für alle Unternehmensgrößen und Branchen und darüber hinaus auch für Privatleute.

Dies ist nur ein Ausschnitt aus den vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Unter www.ecodms.de können weitere umfassende Informationen rund um die Dokumenten-Digitalisierung mit ecoDMS abgerufen werden. Hier werden auch die Lizenzen verkauft und unmittelbar nach dem Kauf per Mail verschickt. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält keine Dokumentenbegrenzung. Vor dem Kauf können Interessenten den Funktionsumfang von ecoDMS 30 Tage lang kostenlos testen. Privatanwender dürfen diese Free4Three Edition nach Ablauf der Testphase sogar mit eingeschränktem Funktionsumfang zeitlich unbeschränkt weiter nutzen.