In der aktuellen Ausgabe 2/2015 ist ein Software Einzeltest über das Dokumenten-Management-System ecoDMS erschienen. ecoDMS hat diesen Test erfolgreich mit der Note 2.0 bestanden. Andreas Fischer hebt dabei den Funktionsumfang, das Rechtemanagement und den Preis von ecoDMS als besonders positiv hervor. Er beschreibt ecoDMS in seinem Artikel als "Komplettlösung zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten". Das Rechtemanagement enthält eine "mächtige Nutzer und Gruppenverwaltung". Das Preismodell findet er "simpel": "Bezahlt werden müssen nur gleichzeitige Zugriffe. Sie kosten 49 Euro pro Lizenz. Weitere Kosten entstehen lediglich, wenn Support benötigt wird oder wenn ein neues Major Release von EcoDMS erscheint."
Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist eine Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten von privaten und geschäftlichen Dokumenten in einem zentralen Archiv. Als Client-Server-System befindet sich das Archiv auf dem ecoDMS Server und speichert alle Dokumente, Details und Einstellungen in einer postgreSQL Datenbank. Der ecoDMS Server ist eine Software Komponente, die zum Beispiel auf einem Server im Unternehmen oder auf einem lokalen Arbeitsplatz installiert werden kann. Der Zugriff auf das Dokumentenarchiv erfolgt bequem und einfach via Client Software, Mobiler App oder Weboberfläche.
Für die Archivierung von Dokumenten bietet ecoDMS verschiedene Möglichkeiten an. Das Programm kann für die Ablage nahezu aller Dateiformate verwendet werden. Neue Inhalte können über einen virtuellen PDF/A Druckertreiber oder auch direkt vom Scanner aus in ecoDMS aufgenommen werden. Darüber hinaus können die gewünschten Dokumente per Drag und Drop in die Programmoberfläche von ecoDMS gezogen werden. Für Microsoft Office, OpenOffice, Outlook und Thunderbird gibt es zudem eigene Plug-ins, die eine sofortige Archivierung aus den genannten Anwendungen erlauben. Bei den Plug-ins legt ecoDMS die Dokumente im Originalformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A ab. Die Original-Office Datei kann bei Bedarf über die integrierte Versionsverwaltung weiter bearbeitet und dann als neue Version abgelegt werden.
Nach dem Motto „Dokumentenarchivierung mit Köpfchen" unterstützt ecoDMS die Anwender bei der Archivierung mit einer automatischen Vorklassifizierung. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Vorlagen können direkt am eigenen Arbeitsplatz angelegt und gespeichert werden.
Die archivierten Dokumente werden von ecoDMS automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Über die Volltextsuche können die Dateien durch die Eingabe von Begriffen schnell und einfach wiedergefunden werden. Neben der Volltextsuche sind noch zahlreiche weitere Suchfunktionen im System integriert. Das Sekundenschnelle Wiederfinden aller Dokumente wird mit ecoDMS zum Kinderspiel.
Revisions- und Datensicherheit werden bei ecoDMS groß geschrieben. Das Dokumenten-Management-System ecoDMS enthält eine professionelle Benutzer- und Rechteverwaltung. Für jedes Dokument und für jeden Ordner können separate Zugriffsrechte definiert werden. Darüber hinaus kann der Administrator für jeden einzelnen Benutzer festlegen, welche Funktionalitäten verwendet werden dürfen.
Bei der Entwicklung und beim Verkauf legt der Hersteller besonderen Wert auf ein transparentes Vertriebsmodell, auf eine benutzerfreundliche Bedienung, Flexibilität, Skalierbarkeit und auf Plattformunabhängigkeit. ecoDMS kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden. Für IOS und Android stehen die Apps zur Installation bereit. Die Software ist darauf ausgelegt, dass beliebig viele Anwender mit dem System arbeiten können. Eine Lizenz kostet 49 Euro brutto. Die Anzahl der notwendigen Lizenzen ist abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Verbindungen. Wenn fünf Personen gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten möchten, sind beispielsweise fünf Lizenzen à 49 Euro notwendig. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und bei Bedarf auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumenten-Management-Systems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.
Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH jegliche Vertriebs-, Produkt- und Preisinformationen auf der Homepage des Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht.
Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.
Zum Jahreswechsel machen wir uns allerlei Gedanken darüber, was wir besser machen können und welcher Vorsatz der Beste ist. Wir wünschen uns weniger Stress, Senkung der Ausgaben, mehr Zeit für die wichtigen Dinge und vor allem Gesundheit, viel Freude und Spaß im privaten und beruflichen Leben. Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können diese Vorsätze umgesetzt und verwirklicht werden.
Mit dieser modernen Archivierungssoftware können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der Einsatz von ecoDMS hilft die Kosten für die Dokumentenaufbewahrung und Verwaltung zu senken, optimiert und beschleunigt die Dokumentenprozesse und bringt mehr Spaß und Freude in die Büro- und Verwaltungsarbeiten.
Archivsysteme gibt es inzwischen einige. ecoDMS zählt allerdings definitiv zu den modernsten und schnellsten Dokumenten-Management-Systemen im deutschsprachigem Raum. Das Archivsystem hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro (brutto) und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.
Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Diese Funktion bietet somit eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten an.
Mit ecoDMS können nahezu alle Dateiformate archiviert werden. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem. In Sekundenschnelle sind die gewünschten Daten und Informationen aus ecoDMS heraus abrufbar.
Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden. Optional können die Benutzer auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden. Die Kombination aus Active Directory, LDAP und ecoDMS ermöglicht eine komfortable und einheitliche Verwaltung der ecoDMS und LDAP-User.
Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der Lizenz) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Als Client-Server-System ist der ecoDMS Server die Grundlage des gesamten Systems. Der Connection Manager stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her. Eine mandantenfähige, gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen ecoDMS Servern-, Datenbanken und Benutzern ist über den Connection Manager möglich.
Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems vorgenommen werden. ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und –Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.
Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente eine OCR an. Die Dokumentensuche ist daher kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.
Neben den Standardfunktionen sind im Lizenzpreis außerdem Plug-ins und Add-ons für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird inbegriffen. Darüber hinaus ist ein mobiler Zugriff via Android oder IOS Tablet und Smartphone aus möglich. Auch über den Internetbrowser kann das Archiv per Weboberfläche bedient werden.
Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild- und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen uvm. bequem als PDF-A archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms und die Dateien können sofort in dem entsprechenden Ordner und für die zuständigen Personen abgelegt werden.
Über das Programm ecoICE zur Posteingangsbearbeitung können die eingescannten Dokumente abgerufen, bei Bedarf bearbeitet, (automatisch) klassifiziert und zur Archivierung an das Dokumenten-Management-System ecoDMS übergeben werden.
Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und bei Bedarf auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumenten-Management-Systems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.
Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH jegliche Vertriebs-, Produkt- und Kaufinformationen auf der Homepage des Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht.
Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.
Die Archivierungs-Software ecoDMS ermöglicht eine sichere Ablage, eine professionelle Verwaltung und ein blitzschnelles Wiederfinden beliebiger Dokumente. Mit der aktuellen Version 14.08 (krusty) hat ecoDMS unter anderem auch eine automatische Dokumentenerkennung erhalten. Durch diese moderne Funktion können Dokumente anhand des Designs und Inhalts vom System erkannt und automatisch zugeordnet werden. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung jeglicher Unterlagen.
In wenigen Schritten sind die Vorlagen für die Erkennung erstellt. Der Benutzer kann die dazugehörigen Konfigurationen direkt über den Vorlagen Designer des Dokumentenmanagementsystems erfassen und speichern. Für die Dokumentenerkennung können verschiedene Kriterien definiert werden. Eine Klassifizierungsvorlage ist die Basis der automatischen Zuordnung von Dokumenten. Innerhalb dieser Vorlage wird festgelegt, wie das Dokument in ecoDMS abgelegt und somit klassifiziert werden soll.
Die automatische Zuordnung von Dateien kann beispielsweise auf Basis des Dokumenten-Designs erfolgen. Hierbei werden die Kopf- und Fußzeilen eines Dokuments vom System im Hintergrund ausgelesen und als wesentliches Merkmal zur Erkennung der Vorlage gespeichert. Ergänzend dazu können Felder in einem Dokument markiert werden. Die einzelnen Bereiche werden dann mit verschiedenen Farben gekennzeichnet. Bei der Archivierung des Dokuments durchsucht ecoDMS die selektierten Felder und übergibt deren Inhalte automatisch an die Klassifizierungsmaske. Auf diese Weise können zum Beispiel der Zielordner, das Datum, die Rechnungsnummer und vieles mehr automatisch ausgelesen und zugeordnet werden. Optional kann die automatische Klassifizierung auch über Schlagwörter erfolgen. Der Benutzer kann die erforderlichen Schlüsselwörter ganz leicht definieren. Die Begriffe müssen im Dokument vorkommen, damit die Vorlage ausgeführt wird. Bei erfolgreicher Übereinstimmung und Erkennung werden die gespeicherten Informationen von ecoDMS für die Klassifizierung geladen.
Die beliebte Archivsoftware ecoDMS überzeugt durch eine moderne Technik, eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung. Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung. Der ecoDMS Server bildet dabei die Grundlage des Systems. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.
ecoDMS hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro pro Lizenz und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind über 3000 Firmenkunden. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.
Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und bei Bedarf auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumenten-Management-Systems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.
Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH jegliche Vertriebs-, Produkt- und Kaufinformationen auf der Homepage des Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht.
Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.
Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können die Anwender Dokumente scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden. Eine digitale Datenhaltung optimiert die Dokumentenprozesse und hilft dabei Zeit und Geld bei der Ablage, Verwaltung und Suche von Daten und Informationen zu sparen. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.
Die ecoDMS Software überzeugt mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis, mit moderner Technologie, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und durch eine einfache Bedienung. Alle Dokumente und Informationen werden sicher und zentral in einer postgreSQL Datenbank aufbewahrt. Besonders erwähnenswert dabei ist, dass die Speicherung beim Kunden selbst erfolgt und nicht beim Hersteller oder auf fremden Servern im Netz.
Ob nun ein Angebot, eine Gehaltsabrechnung, ein Kundenbeleg oder die notwendigen Unterlagen für die Steuererklärung benötigt werden; mit ecoDMS ist die Suche in wenigen Sekunden erledigt. Das Wiederfinden der archivierten Unterlagen ist durch zahlreiche Suchfunktionen wie beispielsweise einer Volltextsuche blitzschnell möglich. Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. So sind diese blitzschnell auf Basis der Textinhalte wieder auffindbar. Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit über verschiedenste andere Kriterien zu suchen.
Der Slogan „scannen, archivieren, verwalten" ist hierbei absolut passend. Einige tausend User haben ecoDMS inzwischen erfolgreich im Einsatz, darunter sind über 1500 Firmenkunden. Die enorme Skalierbarkeit und Flexibilität dieser Archivlösung, ermöglicht die Nutzung in nahezu jedem Unternehmen und sogar in Privathaushalten. ecoDMS das ideale System für ein professionelles Dokumenten-Management und wird zum völlig erschwinglichen Preis von nur 49 Euro pro Lizenz im Internet unter www.ecodms.de verkauft. Im Gegensatz zu vergleichbaren Systemen ist dieser Preis unschlagbar günstig. Der Lizenzpreis von 49 Euro beinhaltet die volle Funktionalität und fällt nur einmalig an. Eine Lizenz ist somit zeitlich unbegrenzt nutzbar und obendrein unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente.
Es können nahezu alle Dateiformate archiviert werden. Papierdokumente werden eingescannt, für MS Office, LibreOffice, OpenOffice, Outlook und Thunderbird gibt es eigene ecoDMS Add-ons, ein virtueller PDF-A Drucker ermöglicht die Archivierung von Dokumenten aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen und alle Daten, die ohnehin schon digital auf dem PC gespeichert sind, können einfach per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. Darüber hinaus gibt es einen Webclient und Apps für Android und IOS.
Der Archivierung sind mit ecoDMS keine Grenzen gesetzt. Neben den bereits genannten Funktionen gibt es unter anderem eine Dokumentenvorschau, ein Programm zu Datensicherung und Datenwiederherstellung, eine professionelle Benutzer– und Gruppenverwaltung, einen flexiblen Einstellungsdialog, eine Versionsverwaltung, eine Notizenfunktion, Exportfunktionen und vieles mehr.
Die Installationsverfahren und Bedienmöglichkeiten sind sehr benutzerfreundlich. Auch ohne Server- und Datenbank-Kenntnisse ist ecoDMS schnell und einfach installiert und eingerichtet. Verfügbar ist ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und als Betaversion auch für MacOS.
Unter www.ecodms.de kann ecoDMS im Onlineshop erworben werden. Hier hat der Hersteller auch alle notwendigen inhaltlichen, vertrieblichen und technischen Details zur Software kostenlos bereitgestellt. Es gibt zudem freie Schulungsvideos und ausführliche Handbücher, die die Funktionalitäten anschaulich erklären.
Vor dem Kauf kann das gesamte System 30 Tage lang mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste) kostenlos getestet werden. Privatleute dürfen die Free4Three Edition nach Ablauf der Demophase mit eingeschränkter Funktionalität sogar unbegrenzt, kostenlos weiter nutzen.
Durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS können jegliche Dokumente in einem zentralen Archiv aufbewahrt, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Die Software ist plattformunabhängig nutzbar, völlig flexibel in der Einrichtung und eignet sich aufgrund eines unschlagbaren Preis-Leistungsverhältnisses für Jedermann.
ecoDMS ist im Vergleich zu anderen Archivlösungen sehr günstig. Das Client-Server-System kostet 49 Euro pro Lizenz und lässt keine Wünsche offen. Angefangen von der Posteingangsbearbeitung eingescannter Papierdokumente bis hin zur Ablage beliebiger digitaler Daten und E-Mails, können in ecoDMS so gut wie alle Unterlagen und Informationen abgelegt werden.
Ein neuartiges Entwicklungs– und Vertriebsmodell macht den auffallend niedrigen Verkaufspreis möglich. Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben diesen völlig erschwinglichen Verkaufspreis von ecoDMS. Die Ablage-, Dokumenten- und Suchprozesse werden mit ecoDMS deutlich optimiert. Dies bringt eine enorme Zeit- und Geldersparnis mit sich.
Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Die Software überzeugt durch moderne Technik,eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung. Das Wiederfinden der digitalisierten Unterlagen ist durch zahlreiche Suchfunktionen wie beispielsweise einer Volltextsuche blitzschnell möglich. Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung.
Der ecoDMS Server (ecoSIMS) bildet die Grundlage von ecoDMS. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem.
ecoDMS verfügt über alles, was ein System dieser Art benötigt. Alle Funktionen sind im Kaufpreis von 49 Euro enthalten: Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird, Outlook, ein PDF/A Drucker, eine voll automatische Volltextinzierung (OCR), zahlreiche Suchfunktionen, eine Scanbearbeitungssoftware, eine Dokumentenvorschau, ein Backup und Restore Programm, eine qualifizierte Benutzer– und Gruppenverwaltung, ein flexibler Einstellungsdialog, eine Versionsverwaltung, eine Notizenfunktion, ein Webclient, eine Mobile App für Android und IOS, Exportfunktionen und vieles mehr.
Wer die Software einmal testen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos herunterladen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Nach Ablauf der 30 Tage werden die Funktionen der Vollversion automatisch deaktiviert. Die Dokumente und Einstellungen bleiben aber selbstverständlich weiterhin erhalten. Die Free4Three Edition ist für maximal 3 gleichzeitige Verbindungen freigegeben und darf privat zeitlich unbegrenzt und gewerblich 30 Tage lang zum Einsatz kommen. Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.
Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de erhältlich.
Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können Dokumente jeglicher Art digital gespeichert und verwaltet werden. Das Archivsystem ist leicht zu verstehen, benutzerfreundlich gestaltet und verfügt über alle Funktionen, die man von einem Programm zur Dokumentenarchivierung erwartet. Das Besondere hierbei: ecoDMS ist um ein Vielfaches günstiger als andere Anwendungen dieser Art. Für kleines Geld erhält man hier eine große Software, die die Konkurrenz ziemlich in den Schatten stellt.
Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und der automatischen Zuordnung, über die gesetzeskonforme Archivierung aller Daten und Informationen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Tausende private und gewerbliche Nutzer haben sich bereits für ecoDMS entschieden und haben so die Dokumentenprozesse deutlich optimieren können.
Die Zutaten für das Erfolgsrezept sind interessant und clever kombiniert: Bei der Entwicklung hat die applord GmbH neben Eigenentwicklungen ausgereifte Open-Source-Komponenten einfließen lassen und vollständig auf Fremdlizenzen verzichtet. Entstanden ist ein plattformunabhängiges, voll skalierbares DMS mit einem unschlagbaren Preis-Leistungsverhältnis und einem modernen,automatisierten Vertriebskonzept. Eine Lizenz kostet bei vollem Funktionsumfang unschlagbare 49 Euro, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Darüber hinaus gibt es Service und Support direkt vom Hersteller, sowie eine kostenlose Demoversion unter www.ecodms.de.
Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Daten und Informationen sicher in einer postgreSQL Datenbank. Diese befindet sich inklusive der anderen Software Komponenten beim Kunden und nicht im Netz oder bei Drittanbietern. Verfügbar ist ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS.
Gespeichert werden können nahezu alle Dateiformate. Papierdokumente werden eingescannt und bequem als TIFF oder PDF abgelegt. Für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook sind Add-ons im Lizenzpreis enthalten, die eine komfortable Archivierung aus den genannten Anwendungen ermöglicht. Über den virtuellen PDF/A Drucker können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild- und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen, E-Mail-Anwendungen und vielen mehr als PDF/A archiviert werden. Alle bereits auf dem PC gespeicherten Daten können einfach per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. Wer unterwegs auf die archivierten Dateien zugreifen möchte kann über eine App schnell die passenden Dateien finden und auch archivieren. Über den Webclient ist ein Abruf aus verschiedensten Internetbrowsern standortunabhängig möglich. Über die API können verschiedenste Aufrufe und Prozesse mit ecoDMS abgewickelt werden.
Für die korrekte und sichere Zuweisung der Dokumente sorgt ein integriertes Berechtigungssystem. Die eigentliche Ablage erfolgt über einen Klassifizierungsdialog. Über diesen können der Zielordner, die Dokumentenart, der Status, die Aufgaben, die Zuständigkeiten und vieles mehr flexibel für jedes Dokument vergeben werden. Die dafür notwendigen Einstellungen können frei auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden.
Dank der Wiedervorlage Funktion gerät kein Dokument mehr in Vergessenheit. Mit dieser Funktion können Dokumente auf ein bestimmtes Datum zurückgestellt werden. Das System macht die zuständigen Benutzer dann zum gegebenen Zeitpunkt auf das Dokument aufmerksam. Auch die Ablage verschiedener Dateiversionen wird mit ecoDMS zum Kinderspiel. Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS und ist sogar direkt mit den Office Plugins verknüpft.
Darüber hinaus verfügt ecoDMS über zahlreiche, verschiedene Suchfunktionen wie zum Beispiel der Volltextsuche und der Suche nach Attributen. Das System wendet standardmäßig bei der Archivierung eine OCR an. Lesbare, archivierte Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen.
Dies ist nur ein Ausschnitt der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Im Web wird eine kostenfreie 30-Tage Demoversion angeboten. Mit dieser Version kann das Dokumenten-Management-System ausgiebig getestet werden. Für Privatnutzer ist es zudem erlaubt die Freeversion, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, zeitlich unbegrenzt zu nutzen.
Diese und weitere Informationen gibt es online unter www.ecodms.de.
