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Mit dem DMS „ecoDMS" können Benutzer Dokumente scannen, archivieren und verwalten. Dokumente in Papierform werden eingescannt und dann blitzschnell im DMS abgelegt. Dateien und digitale Dokumente können ohne Umwege direkt per Drag und Drop in die Oberfläche von ecoDMS gezogen werden. Für E-Mails und Anhänge gibt es speziell für die beliebten Mail-Systeme Outlook und Thunderbird eigene Add-ons für ecoDMS. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Die Dokumente werden sicher im Originalformat und zusätzlich im Langzeit-Archivierungs-Format PDF/A im DMS archiviert. Dokumente aus anderen Anwendungen können über den virtuellen PDF/A Drucker mit wenigen Mausklicks im DMS Archiv abgelegt werden.

Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Der Kostenpunkt für diese DMS-Komplettlösung liegt bei gerade einmal 49 Euro pro Benutzer. Der Preis ist einmalig, also zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Privatleute können ecoDMS, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, sogar völlig kostenfrei nutzen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen DMS Lösungen sind im Lizenzpreis jegliche DMS Funktionen ohne Aufpreis enthalten. Dazu zählen eine automatische Volltextindizierung (OCR), zahlreiche Suchfunktionen wie zum Beispiel eine Volltextsuche, Dokumentenfilter, eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung, die Versionsverwaltung zur Ablage mehrerer Datei-Versionen, Add-ons für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird, ein PDF/A Drucker, Apps für Smartphones und Tablets, ein Webclient und vieles mehr.

Ein System für alle Dokumente: Als Client-Server-System speichert dieses DMS alle Dokumente und Informationen sicher in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt der DMS-Server-Komponente direkt auf einem Computer beim Kunden und nicht „leicht" manipulierbar im Web oder auf fremden Servern. ecoDMS kann lokal, im Web, im Netzwerk und mobil genutzt werden und ist für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS erhältlich.

Die Einrichtung aller DMS Strukturen und Benutzer kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse erfolgen. Auch die Klassifizierung der Daten in den entsprechenden Ordnern und die Zuweisung an die zuständigen Mitarbeiter ist sicher und individuell für jedes einzelne Dokument einstellbar. Angefangen von der Installation über die Konfiguration bis hin zur Anwendung ist die Software sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Datenbank-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Unter www.ecodms.de gibt es weitere Informationen, Videos und Bilder rund um das Thema „DMS mit ecoDMS". Die Software-Komponenten stehen hier außerdem zum kostenlosen Download bereit. Der Verkauf der Lizenzen erfolgt bequem und einfach über den Onlineshop. In den ersten 30 Tagen kann ecoDMS mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste) kostenfrei getestet werden.

Immer mehr Daten und Informationen werden heutzutage digital gespeichert. Zum Scannen, Archivieren und Verwalten von Papierdokumenten und digitalen Unterlagen setzen zahlreiche Firmen und Privatleute das Dokumenten-Management-System ecoDMS ein. Jeder, der auf digitale Speichermedien und Archivlösungen wie ecoDMS zurückgreift, sollte sich mit dem Thema „Datensicherung" genau auseinander setzen.

Neben der sicheren, zentralen Aufbewahrung und einem raschen Wiederauffinden aller Unterlagen, spielt vor allem die Datensicherung bei der Archivierung eine besonders wichtige Rolle. Ein gutes Dokumenten-Management sollte daher stets eine durchdachte Backup-Lösung beinhalten. Durch eine regelmäßige Datensicherung kann ein Totalverlust der Unterlagen und Informationen verhindert werden.

Idealerweise werden Datensicherungen niemals benötigt. Tritt jedoch der Ernstfall ein, ist ein Backup unabdingbar. Es gibt unterschiedlichste Gründe für einen möglichen Datenverlust. Daten können beispielsweise aufgrund eines Hardwareschadens nicht mehr zugänglich sein. Weitere Beispiele sind Viren, Diebstahl oder natürliche Katastrophen. In solchen Fällen ist eine Datensicherung oftmals die letzte Rettung und das effektivste Mittel für eine zügige Fortsetzung der Arbeit. Für Unternehmen ist ein reibungsloser Tagesablauf und die Aufrechterhaltung der Daten- und Systemverfügbarkeit entscheidend. Der Verlust gespeicherter Akten kann enorme Kosten mit sich bringen und einen ganzen Betrieb außer Gefecht setzen. Auch für Privatleute ist ein jederzeitiger Zugriff auf wichtige Rechnungen, Versicherungsscheine und Steuerunterlagen wichtig.

Je nach Datenaufkommen ist es empfehlenswert täglich eine Datensicherung vorzunehmen. Diese ist aber immer nur so gut wie es die dazugehörige Technik und Strategie hergeben. Mit ecoDMS kann ein sauberes Backup mit nur wenigen Mausklicks erstellt werden. Das Dokumenten-Management-System beinhaltet unter Windows eine eigene Benutzeroberfläche zur manuellen Durchführung eines Backups und Restores. Datenbank- und Backup-Kenntnisse werden hierbei nicht vorausgesetzt. In einer ausführlichen Dokumentation sind die Backup-Maßnahmen genaustes beschrieben, wobei die Bedienung des Programms sogar selbsterklärend und sehr benutzerfreundlich ist.

Mit dem „OneClick Backup" von ecoDMS können die ecoDMS Daten qualifiziert und benutzerfreundlich gesichert werden. Hierbei wird die gesamte ecoDMS Datenbank inklusive aller Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute und vieles mehr als ZIP-Datei gesichert. Für alle Benutzer, die zum Beispiel ein automatisches, zeitgesteuertes Backup vornehmen möchten, wird zudem ein Konsolen Programm mit ausgeliefert. Erfahrene User können die Sicherung bei Bedarf auch über eigene Skripte und Tools durchführen.

Selbstverständlich kommen auch die Ubuntu und Debian Nutzer nicht zu kurz. Bei der Installation der ecoDMS Server Komponente wird unter Ubuntu/Debian ebenfalls ein Skript abgelegt. Dieses erzeugt bei der Ausführung ein Backup der Verzeichnisse und erstellt einen Dump der Datenbank. Die Dateien werden anschließend an einem vordefinierten Zielverzeichnis abgelegt.

Die erstellten Backup-Dateien sollten in jedem Fall auf einem separaten Datenträger aufbewahrt werden, so dass im Notfall eine sofortige Wiederherstellung der Daten möglich ist.

Als Datenbank verwendet ecoDMS die plattformunabhängige postgreSQL-Komponente. Im Gegensatz zu einigen anderen Datenbanken ist das Datenbankvolumen von postgeSQL unbegrenzt. Da es sich bei postgreSQL um eine freie Software-Komponente handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung dieser Datenbank keinerlei Zusatzkosten. Dies ist auch ein wesentliches Merkmal der ecoDMS Software. Die Installation von postgreSQL kann direkt und automatisch über das Installationstool von ecoDMS erfolgen. Zusammen mit dem ecoDMS-Server wird die Datenbank einfach und benutzerfreundlich mit nur wenigen Mausklicks installiert.

Mit ecoDMS wird professionelles Dokumentenmanagement für jedermann möglich. Angefangen von der sicheren Ablage nahezu aller Dateitypen, über zahlreiche Suchfunktionen, Anbindungen an Drittsysteme wie MS Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook bis hin zur qualifizierten Backup und Restore Funktion, erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein Archivsystem. Auch der Preis lässt sich sehen. Für 49 Euro pro Lizenz erhält man den vollen Funktionsumfang. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Dokumentenanzahl.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de. Hier gibt es auch eine kostenlose Demoversion, mit der die Funktionen von ecoDMS 30 Tage lang getestet werden können.

Heutzutage möchten Anwender wichtige Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Produktdetails, Vorlagen, Präsentationen, Kalkulationen, Bilder und Musik immer und überall dabei haben. Auf der Arbeit, im Urlaub, beim Einkauf, zu Hause: Stets griffbereit müssen die Daten sein. Die jederzeitige Verfügbarkeit muss gleichzeitig aber auch einen Datenschutz und eine Datensicherheit beinhalten. In Zeiten der Online-Überwachung legen mehr und mehr User Wert auf Speichermedien und Dienste, die nicht im Web oder auf fremden Server liegen, sondern lokal im eigenen Netzwerk erreichbar sind. Idealweise muss die Lösung plattformunabhängig, im eigenen Netzwerk installierbar und verfügbar, flexibel konfigurierbar, revisionssicher, schnell und einfach bedienbar und grenzenlos erreichbar sein.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS von der Aachener Software-Entwicklungsfirma applord ist die erste Archivlösung, die einen grenzenlosen Zugriff auf alle Daten ermöglicht und das zu absolut erschwinglichen Konditionen. Die Vollversion von ecoDMS kostet bei voller Funktionalität einmalig 49 Euro pro Benutzer. Im Preis inbegriffen sind jegliche DMS-Funktionen. Es gibt eine benutzerfreundliche Desktop-Anwendung für die schnelle Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente. Die Oberfläche vom ecoDMS Client bietet einen übersichtlichen Blick auf alle archivierten Dokumente und verfügt über zahlreiche Suchfunktionen, die ein sekundenschnelles Wiederauffinden und Verwalten aller Daten und Informationen direkt am eigenen Arbeitsplatz ermöglicht. Darüber hinaus beinhaltet eine Lizenz Plugins für OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Office, Add-ons für Outlook und Thunderbird, einen virtuellen PDF/A Drucker, einen Webclient und mobile Apps für Smartphones und Tablets.

Der ecoDMS Server bildet die Grundlage des Systems. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Abgelegt werden die archivierten Dokumente und Details revisionssicher in einer postgreSQL-Datenbank. Die Installation des Servers inklusive Datenbank erfolgt schnell und leicht per Mausklick. Vorkenntnisse im Server- und Datenbank-Bereich sind hier nicht erforderlich.Dank der serviceorientierten Struktur des gesamten Systems ist ecoDMS frei skalierbar und kann plattformübergreifend eingesetzt werden. Der ecoDMS Server ist für Windows, Ubuntu und Debian erhältlich. Die Clients, Plugins und Add-ons stehen für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zur Verfügung. Die Apps können unter Android und IOS genutzt werden.

Ob PDF, DOC, JPG, MP3, ODF oder TIFF. Nahezu alle Dateitypen können in ecoDMS archiviert und frei nach Kundenwunsch klassifiziert – also zugeordnet - werden. Außerdem werden lesbare Dokumente und Metadaten mit der Archivierung im Hintergrund über die integrierte OCR Engine automatisch volltextindiziert. Auf Basis der Volltextindizierung und der erfassten Klassifizierungsinformationen ist ein sofortiger Zugriff auf die Daten möglich. Die Suchbegriffe müssen einfach nur in eine Suchzeile am PC, im Browser oder auf einem mobilen Gerät erfasst werden und schon werden die passenden Ergebnisse angezeigt. Eine Dokumentenvorschau ist selbstverständlich ebenfalls inbegriffen. Zudem verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, eine Dokumentenhistorie, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, Exportfunktionen, einen Offline-Client , Filtervorlagen, automatischen Ablagefunktionen und vieles mehr.

Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und Bedarfsweise auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumentenmanagementsystems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.

Fazit: Mit ecoDMS wird professionelles Dokumenten-Management für jedermann möglich. Die Kombination aus Plattformunabhängigkeit, völliger Flexibilität bei der Einrichtung und Anwendung, ausgereifte DMS-Funktionen und ein einzigartiges Preis-Leistungs-Verhältnis ermöglichen den Einsatz für kleine- und mittelständische Unternehmen, große Konzerne und sogar für Privatnutzer. Scannen, archivieren und verwalten aller Unterlagen ist hier für 49 Euro pro Lizenz möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS wird Digitalisierung 2.0 für Jedermann möglich. Getreu dem Produktslogan „scannen, archivieren, verwalten" lassen sich mit ecoDMS nahezu alle Dokumente und Dateien sicher in einem digitalen Archiv archivieren und blitzschnell wiederfinden. EcoDMS überzeugt vor allem mit einer einfachen Bedienung und einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis. Für nur 49 Euro pro Lizenz wird die Vollversion vom Hersteller im eigenen Onlineshop unter www.ecodms.de verkauft.

EcoDMS ist ein Client-Server-System, wobei mit Server eine zu ecoDMS gehörige Software-Komponente gemeint ist, die alle notwendigen Prozesse des Dokumenten-Management-Systems steuert. Die Ablage der Dokumente und Informationen erfolgt in einer postgreSQL-Datenbank. Diese wird automatisch mit dem Server installiert. Die Clients bilden die eigentlichen Benutzeroberflächen des Programms: Der ecoICE Client dient der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente und der ecoDMS Client bildet die Oberfläche des eigentlichen DMS-Systems ab. Installiert sind alle ecoDMS Komponenten in wenigen Minuten per Mausklick. Server und Datenbank-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt.

EcoDMS erfüllt jegliche Anforderungen an ein Archivsystem. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern eingescannt, zugeordnet und sicher archiviert werden. Auf dem Computer gespeicherte Dateien werden einfach per Drag und Drop ins DMS gezogen und ebenfalls ordnungsgemäß zugeordnet. Tabellen, Schreiben und Präsentationen können bequem aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice über eigene ecoDMS Add-ons archiviert und über eine Versionsverwaltung bei Bedarf weiter bearbeitet werden. Darüber hinaus gibt es einen virtuellen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen heraus ermöglicht. Für Android und IOS sind zudem ecoDMS Apps erhältlich. Alle genannten Funktionen sind in der Vollversion ohne Zusatzkosten zum Preis von 49 Euro pro Lizenz enthalten.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Eingescannte Dokumente können beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auch für Office Dateien und über den Druckertreiber archivierte Dokumente kann die Vorklassifizierung unter anderem verwendet werden. Auf diese Weise werden dann der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.

Die Konfiguration und Einrichtung des Archivsystems kann ganz individuell auf die eigenen Bedürfnisse erfolgen. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Erhältlich ist ecoDMS für Ubuntu, Debian, Windows und MacOS. Die clevere Kombination aus Plattformunabhängigkeit, enormer Skalierbarkeit, flexiblen Einstellungsmöglichkeiten, einer einfachen Bedienung und einem sensationellen Preis-Leistungsverhältnis ermöglichen den Einsatz von ecoDMS für alle Unternehmensgrößen und Branchen und darüber hinaus auch für Privatleute.

Dies ist nur ein Ausschnitt aus den vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Unter www.ecodms.de können weitere umfassende Informationen rund um die Dokumenten-Digitalisierung mit ecoDMS abgerufen werden. Hier werden auch die Lizenzen verkauft und unmittelbar nach dem Kauf per Mail verschickt. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält keine Dokumentenbegrenzung. Vor dem Kauf können Interessenten den Funktionsumfang von ecoDMS 30 Tage lang kostenlos testen. Privatanwender dürfen diese Free4Three Edition nach Ablauf der Testphase sogar mit eingeschränktem Funktionsumfang zeitlich unbeschränkt weiter nutzen.

Der Trend der digitalen Kommunikation weitet sich immer weiter aus. Auch die Dokumentenverwaltung kann sich auf Kurz oder Lang nicht mehr vor der Digitalisierung drücken. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Die Software ecoDMS zählt definitiv zu den modernsten und schnellsten Dokumenten-Management-Systemen im deutschsprachigem Raum. Das Archivsystem hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Benutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind über 1500 Firmenkunden. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Archivlösung macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder Betriebsgröße und Branche möglich. Auch Privatleute erhalten mit ecoDMS ein optimales Dokumentenmanagementsystem.

Mit dem Archivsystem ecoDMS können alle Dokumente plattformübergreifend gescannt, archiviert und verwaltet werden. Von verschiedensten Scannern, Anwendungen, Speicherplätzen und Standorten aus können die Dokumente im Dokumenten Management System archiviert und übersichtlich am eigenen Bildschirm aufgerufen werden.

In ecoDMS können nahezu alle Dokumente abgelegt werden. Dazu zählen selbstverständliche auch Unterlagen in Papierform. Darüber hinaus gibt Plugins und Add-ons für OpenOffice, LibreOffice, MS Office, Outlook und Thunderbird. Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild– und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen uvm. bequem als PDF/A archiviert werden. Er bildet somit die Schnittstelle zu anderen Programmen und ermöglicht daraus eine schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems vorgenommen werden. ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und –Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Als Client-Server-System speichert ecoDMS die Daten revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk. Das gilt auch für die dazugehörigen Software-Komponenten, die der Kunde bei sich im Hause installieren kann.

ecoDMS kann plattformunabhängig unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und als App unter Android und IOS verwendet werden. Für die Anwendung und Installation werden keine Datenbank-Kenntnisse vorausgesetzt.

Unter www.ecodms.de kann das Dokumenten Management System kostenlos heruntergeladen und für 30 Tage getestet werden. Über die Webseite können außerdem Lizenzen der Vollversion erworben werden. Alle notwendigen Vertriebs- und Produktinformationen sind dort ebenfalls zu finden.

ecoDMS ist die optimale Archivlösung für jedermann. Das Dokumenten-Management-System eignet sich technisch, inhaltlich und preislich für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und sogar für Konzerne. Ein einzigartiges Entwicklungs- und Vertriebskonzept macht diese enorme Skalierbarkeit und Flexibilität der Software möglich. Mit ecoDMS können jegliche Dokumente, Daten und Informationen zentral und sicher in einem elektronischen Archiv auf dem eigenen Computer oder auf einem Server im internen Netzwerk aufbewahrt werden.

Schriftstücke in Papierform werden mit einem Dokumentenscanner eingescannt und dann über die ecoICE-Oberfläche zur Posteingangsbearbeitung von ecoDMS abgerufen. Von dort aus erfolgt per Mausklick die Ablage in den entsprechenden Zielordnern im Archiv, die Vergabe notwendiger Metadaten und die Zuweisung an die zuständigen Benutzer. Dieser Klassifizierungsprozess kann sogar automatisiert erfolgen. In wenigen Schritten sind die Papierdokumente sicher am richtigen Platz abgelegt. Beim Scannen arbeitet ecoDMS mit TIFF und PDF Dateien. Mit der Archivierung werden diese aber auch zusätzlich im revisionskonformen PDF/A-Format abgelegt.

Neben den Papierdokumenten können selbstverständlich auch alle anderen Dateien und Informationen im Dokumenten Management System gespeichert werden. Für ein- und ausgehende E-Mails aus Outlook und Thunderbird sind im Lizenzpreis Plugins enthalten, die eine direkte Archivierung der Mails und deren Anhänge ermöglichen. Auch hier erfolgt mit der Archivierung eine manuelle oder automatisierte Klassifizierung. Gleiches gilt für Texte, Tabellen und Präsentationen aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Hier beinhaltet die Vollversion ebenfalls eigene Addons zur sofortigen Ablage aus den genannten Programmen. Die Office Addons arbeiten in Kombination mit der in ecoDMS integrierten Versionsverwaltung. So können die Dokumente archiviert, klassifiziert und bei Bedarf nachträglich bearbeitet und als neue Version im DMS abgelegt werden. Die Ablage der E-Mail und Office-Dateien erfolgt jeweils im Originalformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A.

Der PDF/A-Drucker von ecoDMS bildet die Schnittstelle zu anderen Anwendungen. Mit diesem virtuellen Drucker können Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen wie z.B. der Warenwirtschaft, Rechnungssoftware oder auch Grafikprogrammen heraus im PDF/A-Format ans Dokumentenarchiv übergeben, manuell oder automatisch klassifiziert und revisionskonform archiviert werden.

Alle anderen Unterlagen, die sich zum Beispiel im Filesystem auf einem Laptop, PC oder im Netzwerk befinden, werden einfach per Drag und Drop ins ecoDMS Archiv geschoben und klassifiziert. Mit wenigen Mausklicks befinden sich so alle Daten sicher in einem zentralen Archiv. Das spart Papier, Stauraum, Zeit und Geld.

Auch die Freunde mobiler Lösungen und Webanwendungen kommen mit ecoDMS nicht zu kurz. Für Android und IOS Tablets und Smartphones gibt es eigene Apps, die den Zugriff bequem von unterwegs aus auf das ecoDMS Archiv erlauben. Darüber hinaus enthält das Dokumentenmanagementsystem einen Webclient, der lesenden Zugriff auf die Dokumente und Strukturen ermöglicht und über den Internetbrowser abrufbar ist.

Jedes lesbare Dokument, dazu zählt auch der eingescannte Posteingang, wird mit der Archivierung gleichzeitig im Hintergrund vom System volltextindiziert. So können die Benutzer durch Eingabe von Begriffen, die entweder in der Datei oder in den dazugehörigen Metadaten vorkommen, das gesuchte Dokument blitzschnell wiederfinden. Auch die bei der Archivierung ausgefüllten Klassifizierungsattribute helfen bei der Recherche. Die Anwender können beliebige Filterkriterien bestimmen. Angefangen von einer Suche innerhalb bestimmter Zeiträume, über die Suche nach Dokumentenarten und Status, bis hin zur Suche über Zielordner und beliebigen anderen Kriterien, ist ein rasches Auffinden der Daten stets gewährleistet. Über die Erweiterte Suche können darüber hinaus verschiedene Suchkriterien miteinander verknüpft werden und bei Bedarf in Form von Filtervorlagen gespeichert werden.

Die Einstellungen von Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Status und anderen passenden Klassifizierungsinformationen können frei auf die eigenen Bedürfnisse vorgenommen werden. EcoDMS kann in die bestehenden Infrastrukturen eingebaut und flexibel konfiguriert und genutzt werden.

EcoDMS ist plattformunabhängig und plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS einsetzbar. Es handelt sich hierbei um ein Client-Server-System, das leicht zu installieren und zu bedienen ist. Server- und Datenbank-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt. Die Installationspakete sind leicht verständlich und schnell ausgeführt. Gespeichert werden alle Einstellungen, Daten und Details in einer postgreSQL-Datenbank. Diese ist Bestandteil der ecoDMS-Server-Komponente. Genutzt werden kann das System entweder als Einzelplatzlösung auf einem Laptop oder PC oder im Netzwerk mit zentralem Zugriff auf das Archiv von verschiedenen Arbeitsplätzen und Standorten aus.

Unfassbar aber wahr: Das Archivsystem kostet mit voller Funktionalität im Onlineshop sagenhafte 49 Euro pro Lizenz. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und an keine Dokumentenanzahl gebunden. Im Preis inbegriffen sind alle genannten Funktionen, Plugins und Addons. Wer sich im DMS-Bereich auskennt weiß: Dieses Preis-Leistungsverhältnis ist nicht nur einzigartig sondern auch völlig unschlagbar. Der Verkaufspreis von ecoDMS liegt um ein Vielfaches unter dem herkömmlichen Marktpreis. Natürlich sind in den 49 Euro keine Support oder Service Leistungen inbegriffen, aber selbst diese sind bei Bedarf sehr günstig zu erwerben.

Anbei eine kurze Beispiel-Rechnung, die zeigt, wie günstig ecoDMS auch inklusive Support ist: 3 Lizenzen à 49 Euro (brutto) + 5x15 Minuten Support direkt vom Hersteller = 266,00 € (brutto). Günstiger geht es nicht! Selbstverständlich ist der Kauf von Service und Supportleistungen optional -also nicht verpflichtend. Nur wer direkt vom Hersteller unterstützt werden möchte, muss dafür zahlen. Ansonsten gibt es neben der günstigen Lizenzgebühr keinerlei Zusatzkosten. Im Gegenteil. Auf der Webseite von ecoDMS gibt es sogar noch eine kostenlose Wissensdatenbank mit hilfreichen Beiträgen zu verschiedenen technischen und inhaltlichen Themen. Die Benutzerdokumentationen beschreiben detailliert die einzelnen Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen des Systems. Zusätzlich ermöglichen zahlreiche, kostenlose Schulungsvideos den perfekten Einstieg in ecoDMS.

Vor dem Kauf kann die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition getestet werden. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Mehr Informationen unter www.ecodms.de.