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Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS wird Digitalisierung 2.0 für Jedermann möglich. Getreu dem Produktslogan „scannen, archivieren, verwalten" lassen sich mit ecoDMS nahezu alle Dokumente und Dateien sicher in einem digitalen Archiv archivieren und blitzschnell wiederfinden. EcoDMS überzeugt vor allem mit einer einfachen Bedienung und einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis. Für nur 49 Euro pro Lizenz wird die Vollversion vom Hersteller im eigenen Onlineshop unter www.ecodms.de verkauft.

EcoDMS ist ein Client-Server-System, wobei mit Server eine zu ecoDMS gehörige Software-Komponente gemeint ist, die alle notwendigen Prozesse des Dokumenten-Management-Systems steuert. Die Ablage der Dokumente und Informationen erfolgt in einer postgreSQL-Datenbank. Diese wird automatisch mit dem Server installiert. Die Clients bilden die eigentlichen Benutzeroberflächen des Programms: Der ecoICE Client dient der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente und der ecoDMS Client bildet die Oberfläche des eigentlichen DMS-Systems ab. Installiert sind alle ecoDMS Komponenten in wenigen Minuten per Mausklick. Server und Datenbank-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt.

EcoDMS erfüllt jegliche Anforderungen an ein Archivsystem. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern eingescannt, zugeordnet und sicher archiviert werden. Auf dem Computer gespeicherte Dateien werden einfach per Drag und Drop ins DMS gezogen und ebenfalls ordnungsgemäß zugeordnet. Tabellen, Schreiben und Präsentationen können bequem aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice über eigene ecoDMS Add-ons archiviert und über eine Versionsverwaltung bei Bedarf weiter bearbeitet werden. Darüber hinaus gibt es einen virtuellen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen heraus ermöglicht. Für Android und IOS sind zudem ecoDMS Apps erhältlich. Alle genannten Funktionen sind in der Vollversion ohne Zusatzkosten zum Preis von 49 Euro pro Lizenz enthalten.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Eingescannte Dokumente können beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auch für Office Dateien und über den Druckertreiber archivierte Dokumente kann die Vorklassifizierung unter anderem verwendet werden. Auf diese Weise werden dann der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.

Die Konfiguration und Einrichtung des Archivsystems kann ganz individuell auf die eigenen Bedürfnisse erfolgen. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Erhältlich ist ecoDMS für Ubuntu, Debian, Windows und MacOS. Die clevere Kombination aus Plattformunabhängigkeit, enormer Skalierbarkeit, flexiblen Einstellungsmöglichkeiten, einer einfachen Bedienung und einem sensationellen Preis-Leistungsverhältnis ermöglichen den Einsatz von ecoDMS für alle Unternehmensgrößen und Branchen und darüber hinaus auch für Privatleute.

Dies ist nur ein Ausschnitt aus den vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Unter www.ecodms.de können weitere umfassende Informationen rund um die Dokumenten-Digitalisierung mit ecoDMS abgerufen werden. Hier werden auch die Lizenzen verkauft und unmittelbar nach dem Kauf per Mail verschickt. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält keine Dokumentenbegrenzung. Vor dem Kauf können Interessenten den Funktionsumfang von ecoDMS 30 Tage lang kostenlos testen. Privatanwender dürfen diese Free4Three Edition nach Ablauf der Testphase sogar mit eingeschränktem Funktionsumfang zeitlich unbeschränkt weiter nutzen.