ecoDMS ist die optimale Archivlösung für jedermann. Das Dokumenten-Management-System eignet sich technisch, inhaltlich und preislich für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und sogar für Konzerne. Ein einzigartiges Entwicklungs- und Vertriebskonzept macht diese enorme Skalierbarkeit und Flexibilität der Software möglich. Mit ecoDMS können jegliche Dokumente, Daten und Informationen zentral und sicher in einem elektronischen Archiv auf dem eigenen Computer oder auf einem Server im internen Netzwerk aufbewahrt werden.

Schriftstücke in Papierform werden mit einem Dokumentenscanner eingescannt und dann über die ecoICE-Oberfläche zur Posteingangsbearbeitung von ecoDMS abgerufen. Von dort aus erfolgt per Mausklick die Ablage in den entsprechenden Zielordnern im Archiv, die Vergabe notwendiger Metadaten und die Zuweisung an die zuständigen Benutzer. Dieser Klassifizierungsprozess kann sogar automatisiert erfolgen. In wenigen Schritten sind die Papierdokumente sicher am richtigen Platz abgelegt. Beim Scannen arbeitet ecoDMS mit TIFF und PDF Dateien. Mit der Archivierung werden diese aber auch zusätzlich im revisionskonformen PDF/A-Format abgelegt.

Neben den Papierdokumenten können selbstverständlich auch alle anderen Dateien und Informationen im Dokumenten Management System gespeichert werden. Für ein- und ausgehende E-Mails aus Outlook und Thunderbird sind im Lizenzpreis Plugins enthalten, die eine direkte Archivierung der Mails und deren Anhänge ermöglichen. Auch hier erfolgt mit der Archivierung eine manuelle oder automatisierte Klassifizierung. Gleiches gilt für Texte, Tabellen und Präsentationen aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Hier beinhaltet die Vollversion ebenfalls eigene Addons zur sofortigen Ablage aus den genannten Programmen. Die Office Addons arbeiten in Kombination mit der in ecoDMS integrierten Versionsverwaltung. So können die Dokumente archiviert, klassifiziert und bei Bedarf nachträglich bearbeitet und als neue Version im DMS abgelegt werden. Die Ablage der E-Mail und Office-Dateien erfolgt jeweils im Originalformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A.

Der PDF/A-Drucker von ecoDMS bildet die Schnittstelle zu anderen Anwendungen. Mit diesem virtuellen Drucker können Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen wie z.B. der Warenwirtschaft, Rechnungssoftware oder auch Grafikprogrammen heraus im PDF/A-Format ans Dokumentenarchiv übergeben, manuell oder automatisch klassifiziert und revisionskonform archiviert werden.

Alle anderen Unterlagen, die sich zum Beispiel im Filesystem auf einem Laptop, PC oder im Netzwerk befinden, werden einfach per Drag und Drop ins ecoDMS Archiv geschoben und klassifiziert. Mit wenigen Mausklicks befinden sich so alle Daten sicher in einem zentralen Archiv. Das spart Papier, Stauraum, Zeit und Geld.

Auch die Freunde mobiler Lösungen und Webanwendungen kommen mit ecoDMS nicht zu kurz. Für Android und IOS Tablets und Smartphones gibt es eigene Apps, die den Zugriff bequem von unterwegs aus auf das ecoDMS Archiv erlauben. Darüber hinaus enthält das Dokumentenmanagementsystem einen Webclient, der lesenden Zugriff auf die Dokumente und Strukturen ermöglicht und über den Internetbrowser abrufbar ist.

Jedes lesbare Dokument, dazu zählt auch der eingescannte Posteingang, wird mit der Archivierung gleichzeitig im Hintergrund vom System volltextindiziert. So können die Benutzer durch Eingabe von Begriffen, die entweder in der Datei oder in den dazugehörigen Metadaten vorkommen, das gesuchte Dokument blitzschnell wiederfinden. Auch die bei der Archivierung ausgefüllten Klassifizierungsattribute helfen bei der Recherche. Die Anwender können beliebige Filterkriterien bestimmen. Angefangen von einer Suche innerhalb bestimmter Zeiträume, über die Suche nach Dokumentenarten und Status, bis hin zur Suche über Zielordner und beliebigen anderen Kriterien, ist ein rasches Auffinden der Daten stets gewährleistet. Über die Erweiterte Suche können darüber hinaus verschiedene Suchkriterien miteinander verknüpft werden und bei Bedarf in Form von Filtervorlagen gespeichert werden.

Die Einstellungen von Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Status und anderen passenden Klassifizierungsinformationen können frei auf die eigenen Bedürfnisse vorgenommen werden. EcoDMS kann in die bestehenden Infrastrukturen eingebaut und flexibel konfiguriert und genutzt werden.

EcoDMS ist plattformunabhängig und plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS einsetzbar. Es handelt sich hierbei um ein Client-Server-System, das leicht zu installieren und zu bedienen ist. Server- und Datenbank-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt. Die Installationspakete sind leicht verständlich und schnell ausgeführt. Gespeichert werden alle Einstellungen, Daten und Details in einer postgreSQL-Datenbank. Diese ist Bestandteil der ecoDMS-Server-Komponente. Genutzt werden kann das System entweder als Einzelplatzlösung auf einem Laptop oder PC oder im Netzwerk mit zentralem Zugriff auf das Archiv von verschiedenen Arbeitsplätzen und Standorten aus.

Unfassbar aber wahr: Das Archivsystem kostet mit voller Funktionalität im Onlineshop sagenhafte 49 Euro pro Lizenz. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und an keine Dokumentenanzahl gebunden. Im Preis inbegriffen sind alle genannten Funktionen, Plugins und Addons. Wer sich im DMS-Bereich auskennt weiß: Dieses Preis-Leistungsverhältnis ist nicht nur einzigartig sondern auch völlig unschlagbar. Der Verkaufspreis von ecoDMS liegt um ein Vielfaches unter dem herkömmlichen Marktpreis. Natürlich sind in den 49 Euro keine Support oder Service Leistungen inbegriffen, aber selbst diese sind bei Bedarf sehr günstig zu erwerben.

Anbei eine kurze Beispiel-Rechnung, die zeigt, wie günstig ecoDMS auch inklusive Support ist: 3 Lizenzen à 49 Euro (brutto) + 5x15 Minuten Support direkt vom Hersteller = 266,00 € (brutto). Günstiger geht es nicht! Selbstverständlich ist der Kauf von Service und Supportleistungen optional -also nicht verpflichtend. Nur wer direkt vom Hersteller unterstützt werden möchte, muss dafür zahlen. Ansonsten gibt es neben der günstigen Lizenzgebühr keinerlei Zusatzkosten. Im Gegenteil. Auf der Webseite von ecoDMS gibt es sogar noch eine kostenlose Wissensdatenbank mit hilfreichen Beiträgen zu verschiedenen technischen und inhaltlichen Themen. Die Benutzerdokumentationen beschreiben detailliert die einzelnen Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen des Systems. Zusätzlich ermöglichen zahlreiche, kostenlose Schulungsvideos den perfekten Einstieg in ecoDMS.

Vor dem Kauf kann die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition getestet werden. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Mehr Informationen unter www.ecodms.de.

ecoDMS ist das mit Abstand günstigste, modernste und beliebteste Archivsystem im deutschsprachigen Raum. Für gerade einmal 49 Euro wird die Software mit voller Funktionalität verkauft. Das Preisleistungsverhältnis hat bereits tausende Firmen und Privatleute überzeugt. Das Dokumentenarchiv befindet sich ganz klar auf dem Erfolgskurs.

Das Thema „Digitale Archivierung" ist in aller Munde. Elektronische Archivsysteme erhalten einen immer wichtigeren Stellenwert im gewerblichen und auch im privaten Sektor. An erster Stelle stehen dabei die zentrale Aufbewahrung aller Dokumente und deren Informationen in einem Archiv und die jederzeitige, sofortige Verfügbarkeit dieser Daten. ecoDMS eröffnet hierbei als erstes Archivsystem neue Wege für die Dokumenten-Digitalisierung. Ziel ist es die eigentlich eher konservative und kostenintensive DMS-Sparte vollkommen neu zu gestalten. Dabei setzen die Entwickler auf moderne Technik, zeitgerechte Vertriebskonzepte und auf ein faires Lizenzmodell.

Hersteller des beliebten Dokumenten-Management-Systems ist die renommierte Softwarefirma applord aus Aachen, die schon seit der Gründung im Jahre 2001 bekannt ist für die Entwicklung und Auslieferung von individuellen Softwarelösungen im Bereich Dokumentenmanagement. Einer der größten Versicherungskonzerne Europas baut schon viele Jahre auf die Kompetenz dieser IT-Firma.

Das Softwareprodukt ecoDMS erfüllt alle Anforderungen an eine DMS-​Lösung und stellt mit dem modernen Vertriebs– und Entwicklungskonzept andere DMS-Produkte regelrecht in den Schatten. Die clevere Kombination aus professionellen Eigenentwicklungen, ausgereiften Open-Source-Komponenten und der Verzicht auf Fremdlizenzen, machen es möglich. So ist ein plattformunabhängiges Dokumenten-Management-System mit einer serviceorientierten Architektur, einem unschlagbaren Preis-Leistungsverhältnis und einem modernen Verkaufsweg entstanden. Der gesamte Bestellprozess wird über ein automatisiertes Webshop-Verfahren durchgeführt. Eine Lizenz kostet 49 Euro, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Die günstige Lizenzgebühr beinhaltet allerdings keine kostenlosen Support und Beratungsleistungen. Hierzu bietet applord separate Service und Support Pakete an, die einen qualifizierten Rundum-Service direkt vom Hersteller nach dem „Prepaid-Prinzip" beinhalten. Egal ob technische und inhaltliche Beratung, Installation oder Schulung. Ein erworbenes Paket kann völlig flexibel vom Kunden eingesetzt werden. Die Preise für diese Pakete sind ebenfalls sehr fair und günstig.

ecoDMS lässt sich modular und flexibel an bestehende IT-​Infrastrukturen ausrichten und eignet sich aufgrund seiner flexiblen und servicorientierten Struktur für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und auch für große Konzerne. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung eingescannter Schriftstücke, über die gesetzeskonforme Archivierung aller Daten und Informationen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Darüber hinaus ermöglicht das Archiv optimale Anschluss- und Workflow-Möglichkeiten. Es gibt Plugins für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird. Die Archivierung aus Drittsystemen ist über den PDF/A Drucker von ecoDMS bequem möglich. Bestehende Daten können einfach per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. ecoDMS kann plattformunabhängig unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und zusätzlich als App unter Android und IOS verwendet werden. Die Installation und Bedienung ist benutzerfreundlich und leicht zu verstehen.

Für 49 Euro erhält man hier tatsächlich ein vollwertiges Dokumenten-Management-System, das alles kann, was ein Archivsystem können muss. Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden. Privatanwender dürfen die Free4Three Version nach der Testphase auch ohne Lizenz kostenlos und unbegrenzt weiter nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Täglich archivieren immer mehr Firmen und Privatleute ihre Geschäftsunterlagen und andere wichtige Informationen mit ecoDMS. Das Dokumenten Management System sticht vor allem wegen des absolut günstigen Verkaufspreises, der Plattformunabhängigkeit und der flexiblen und einfachen Bedienung aus der Masse der DMS-Produkte hervor. Nicht umsonst wird ecoDMS als das schnellste, modernste und zudem günstigste Archivsystem im deutschsprachigen Raum bezeichnet.

EcoDMS ist die perfekte Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten nahezu aller Dateien in einem zentralen, elektronischen Archiv. Einfach jedes Dokument kann mit dieser Anwendung langfristig digital archiviert, qualifiziert klassifiziert und blitzschnell wiedergefunden werden. Als Client-Server-System erfolgt die Speicherung der Dokumente revisionssicher in einer postgreSQL-Datenbank. Die Installation und Bedienung von ecoDMS ist besonders benutzerfreundlich und einfach, sodass Server- und Datenbankkenntnisse nicht vorausgesetzt werden.

Mit der Vollversion dieses Dokumentenmanagementsystems sind der Archivierung beinahe keine Grenzen gesetzt. Hier bietet ecoDMS den vollen Funktionsumfang mit schon einer Lizenz. Schriftstücke in Papierform werden mit einem Scanner digitalisiert, über die Software ecoICE zur Posteingangsbearbeitung abgerufen, auf Wunsch automatisch klassifiziert und dann archiviert. Auf der Festplatte gespeicherte Daten werden einfach per Drag und Drop ins DMS gezogen. Die Zuordnung geht dann wie im Fluge. Über den PDF/A Drucker von ecoDMS können Unterlagen aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen heraus ins Archiv gedruckt werden. Die Zuweisung in den passenden Ordner und weitere Klassifizierungsinformationen können auch hier automatisch oder manuell erfolgen. Für E-Mails aus Thunderbird und Outlook und für Tabellen, Briefe und Präsentationen aus MS Office, LibreOffice und OpenOffice sind Plugins vorhanden, mit denen der Weg ins Archiv zum Kinderspiel wird. Eine Versionsverwaltung ist hier auch gegeben.

Die Strukturen und Konfigurationen von ecoDMS können vollkommen frei auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden. Jeder ecoDMS Server kann mit dazugehörigen Ordnerstrukturen, Ordnerberechtigungen, Dokumentenarten, Benutzern, Gruppen, Status und beliebigen anderen Attributen bestückt werden. Schon bei der Installation kann auf Wunsch eine passende Vorbelegung der Datenbank ausgewählt werden. Hierbei sind die ersten Einstellungen schon vorgegeben, die einen einfachen und schnellen Einstieg in die Dokumentendigitalisierung ermöglichen. Nachträgliche Anpassungen sind jederzeit möglich.

EcoDMS verfügt über zahlreiche Suchfunktionen, die ein blitzschnelles Wiederfinden aller Dateien und Informationen ermöglichen. Die Ausgabe erfolgt übersichtlich in einer Tabelle. Ebenfalls inbegriffen ist eine automatisierte Volltextindizierung. Jedes lesbare Dokument wird mit der Archivierung vom System im Hintergrund volltextindiziert. Das erleichtert die Suche enorm. Durch Eingabe von Begriffen, die im Dokument oder innerhalb der Klassifizierung auftreten, wird das gesuchte Objekt sofort in der Tabelle ausgegeben und in einem Vorschaufenster zur Ansicht gezeigt.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS erfüllt alle Anforderungen an ein Archivsystem und wird mit vollem Funktionsumfang inklusive aller Plugins vom Hersteller für günstige 49 Euro brutto pro Lizenz angeboten. Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben laut Hersteller den unschlagbaren Preis von 49 Euro pro Lizenz. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl.

Unter www.ecodms.de kann ecoDMS im Onlineshop erworben werden. Hier hat der Hersteller auch alle notwendigen inhaltlichen, vertrieblichen und technischen Details zur Software kostenlos bereitgestellt. Es gibt zudem freie Schulungsvideos, die die Funktionalitäten anschaulich erklären.

Vor dem Kauf kann das gesamte System 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Bei Privatleuten darf die Free4Three Edition mit eingeschränkter Funktionalität sogar unbegrenzt zum Einsatz kommen. Erhältlich ist ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Wer möchte kann das Archivsystem sogar plattformübergreifend installieren.

Das Thema „Digitale Archivierung" ist in aller Munde und erweckt immer größeres Interesse. Anbieter passender Dokumenten-Management-Systeme gibt es einige. Die Verkaufssensation unter den Archivlösungen kommt aber definitiv aus Aachen. ecoDMS gilt als das absolut günstigste und modernste Archivsystem im deutschsprachigen Raum und erfreut sich einer sehr starken Beliebtheit. Viele tausend Nutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind weit mehr als 1500 Firmenkunden.

Mit dem Dokumentenmangementsystem ecoDMS sind der Archivierung nahezu keine Grenzen gesetzt. Einfach alle Dokumente und Informationen können im ecoDMS Archiv revisionssicher gespeichert und blitzschnell wiedergefunden werden. Papierdokumente werden mit einem beliebigen Scanner digitalisiert, mit der Scansoftware von ecoDMS abgerufen und dann mit wenigen Mausklicks klassifiziert und archiviert. E-Mails werden einfach aus Outlook oder Thunderbird über das zu ecoDMS gehörige Mailplugin im DMS aufgenommen. Dabei können sowohl die Mailinhalte als auch deren Anhänge sicher gespeichert werden. Anschreiben, Tabellen und Präsentationen aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice finden ebenfalls direkt den Weg ins Archiv. Hier genügt ein Mausklick auf den ecoDMS Button in Office und schon können die Dateien klassifiziert und archiviert werden.

Unabhängig vom Format werden alle lesbaren Dateien mit der Archivierung automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Dank der integrierten OCR-Funktion sind die Unterlagen über den erkannten Volltext schnell wieder auffindbar. Der Benutzer gibt lediglich die passenden Begriffe in die Suchzeile ein und schon werden die gefundenen Dokumente übersichtlich angezeigt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit auf Basis der Klassifizierungsinformationen ausführliche Suchabfragen zu starten. So werden die Anwender zum Beispiel aufgrund des Zielordners, der Dokumentenart, des Status und vielen anderen Kriterien rasch fündig. Besonders zu erwähnen ist hier, dass eine Suchabfrage in der Regel nur wenige Millisekunden in Anspruch nimmt.

Neben den gängigen DMS-Funktionen bietet das ecoDMS Produkt optimale Anschluss- und Workflow-Möglichkeiten. Mit dem PDF/A-Drucker von ecoDMS werden beispielsweise über die Buchhaltungssoftware erstellte Rechnungen in Sekundenschnelle digital archiviert und dem Endkunden bereitgestellt. Der PDF/A-Drucker ist fester Bestandteil der ecoDMS Archivlösung. Über diesen werden die fertigen Rechnungen mit einem Mausklick direkt aus der entsprechenden Software über die herkömmliche Druckfunktion ins ecoDMS gedruckt, (automatisch) im passenden Ordner abgelegt und den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt. Auf Wunsch kann die Rechnung im gleichen Atemzug auch als Anhang einer E-Mail hinzugefügt und sofort papierlos an den Endkunden verschickt werden. Kostspielige Ausdrucke und lästige Papierablagen sind damit Schnee von gestern. Der ecoDMS Drucker ist so flexibel, dass er zum Drucken aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen verwendet werden kann.

Auch die Übertragung aller geschäfts- und steuerrelevanten Dokumente an den zuständigen Steuerberater ist mit ecoDMS kinderleicht. Das mühsame, manuelle Zusammentragen verschiedenster Papierakten, E-Mails und anderer Dateien hat mit ecoDMS ein Ende. Ob Papierakte, E-Mail, Office-Datei, PDF oder Beleg. Mit ecoDMS werden alle Dokumente in einem zentralen, digitalen Archiv gespeichert. Mit der integrierten Datenexport-​Funktion können die benötigten Dokumente aus dem Dokumenten Management System ecoDMS exportiert und fertig gezippt an beliebiger Stelle abgelegt werden. Der beim Export entstandene ZIP-Ordner kann im Anschluss mit wenigen Mausklicks an den Steuerberater übergeben werden. Dieser kann die Dokumente entweder als einzelne Dateien auf seinem PC laden oder mit dem mitgelieferten Offline Reader über die bekannte Benutzeroberfläche von ecoDMS offline suchen und anzeigen.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS erfüllt alle Anforderungen an ein Archivsystem und wird mit vollem Funktionsumfang inklusive aller Plugins vom Hersteller für günstige 49 Euro brutto pro Lizenz angeboten. Dieser Preis ist völlig einzigartig und unschlagbar. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Vor dem Kauf kann das gesamte System 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Bei Privatleuten darf die Free4Three Edition mit eingeschränkter Funktionalität sogar unbegrenzt zum Einsatz kommen. Der gesamte Verkaufsprozess findet online über die Webseite www.ecodms.de statt. Hier hat der Hersteller auch alle notwendigen inhaltlichen, vertrieblichen und technischen Details zur Software kostenlos bereitgestellt. Es gibt sogar Schulungsvideos, die einen perfekten Einstieg in die Digitalisierung mit ecoDMS ermöglichen.

Das Client-Server-System ist einfach zu installieren und verfügt über benutzerfreundliche Oberflächen, die leicht zu verstehen und zu bedienen sind. EcoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse und IT-Infrastrukturen eingerichtet werden und eignet sich aufgrund seiner flexiblen und servicorientierten Struktur für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und auch für Großkunden. Das Dokumentenmanagementsystem kann unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de abgerufen werden.

Der Umstieg von der konventiellen Ablage zum modernen, elektronischen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Bei ecoDMS handelt es sich um das erste Dokumenten-Management-System, das für alle Unternehmensgrößen und sogar für Privatanwender geeignet ist.

Mit ecoDMS können jegliche Schriftstücke, Dateien und E-Mails sicher in einem zentralen Archiv gespeichert und blitzschnell wiedergefunden werden. Der Archivierung sind nahezu keine Grenzen gesetzt.

Die Software bietet den vollen Funktionsumfang eines Archivsystems und wird als Vollversion vom Hersteller für günstige 49 Euro pro Lizenz angeboten. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Vor dem Kauf kann das gesamte System 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Bei Privatleuten darf die Free4Three Edition mit eingeschränkter Funktionalität sogar unbegrenzt zum Einsatz kommen.

Das Client-Server-System ist einfach zu installieren und verfügt über benutzerfreundliche Oberflächen, die leicht zu verstehen und zu bedienen sind. EcoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse und IT-Infrastrukturen eingerichtet werden und eignet sich aufgrund seiner flexiblen und servicorientierten Struktur für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und auch für Großkunden. Das Dokumentenmanagementsystem kann unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden.

Vom ersten Mausklick an wird klar, dass Benutzerfreundlichkeit und guter Service bei ecoDMS groß geschrieben werden. Schon bei der Installation werden verschiedene Vorbelegungen der Datenbank für den gewerblichen und privaten Gebrauch angeboten.Wird eine der Möglichkeiten ausgewählt, werden im Archiv Ordner und Dokumententypen angelegt, die im jeweiligen Bereich benötigt werden. Diese können bei Bedarf nachträglich schnell und bequem angepasst und auch erweitert werden.

Für die Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumente und hinterlegten Informationen sorgt eine professionelle Benutzer- und Rechteverwaltung. Jedem Benutzer können eigene System-, Ordner- und Dokumentenrechte zugewiesen werden. Die Speicherung der Dokumente erfolgt revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank. Diese wird automatisch mit installiert, so dass Datenbank-Kenntnisse nicht vorausgesetzt werden müssen.

Im Archiv können die unterschiedlichsten Dateiformate aufgenommen werden. Für das Scannen und die Zuordnung dieser Dokumente gibt es die Anwendung ecoICE. Auch der Import von Dateien aus dem Filesystem ist kinderleicht. Bereits auf dem PC gespeicherte Dokumente können einfach per Drag und Drop ins ecoDMS Programm geschoben und klassifiziert werden. Besonders interessant ist hierbei die Massenklassifizierung. So können Altbestände ins DMS gezogen und in einem Schritt gleichzeitig zugeordnet und berechtigt werden. Bei der Klassifizierung werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeiten, der Status und vieles mehr passend zum jeweiligen Dokument vergeben. Über den ecoDMS PDF/A Drucker lassen sich zudem Dokumente direkt über die herkömmliche Druckfunktion ins Archiv drucken. Das bietet einen komfortablen Anschluss an Drittsysteme wie zum Beispiel Buchhaltungs-, Rechnungs- oder auch Grafiksoftware. Für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook sind bei der Vollversion von ecoDMS Plugins inbegriffen. Über diese können E-Mails, Anhänge und Office Dateien bequem aus den genannten Anwendungen heraus ins DMS archiviert und zugeordnet werden. Darüber hinaus beinhaltet ecoDMS einen Webclient und Mobile Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets.

Nach der Archivierung ist ein Wiederfinden der Dokumente in Sekundenschnelle möglich. Der ecoDMS Client bietet hierzu reichhaltige Suchfunktionen. Es kann nach allen Klassifizierungsinformationen gesucht werden. Diese können bei der Suche auch kombiniert werden. Die Ausgabe der Dokumente erfolgt übersichtlich in einer Tabelle. In einem Vorschaufenster können die gefundenen Dateien dann direkt in ecoDMS angesehen werden. Als Highlight ist hier die Volltextrecherche zu erwähnen. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Eingescannte Dokumente können beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auf diese Weise werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR sehr benutzerfreundlich. Der Anwender muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.

Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de erhältlich.

Es gibt in Deutschland verschiedene Hersteller und Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen. Die Archivlösung ecoDMS sticht dabei besonders hervor. EcoDMS ist das erste vollwertige Archivsystem, das online zum erschwinglichen Preis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS Server verkauft wird und mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis überzeugt.

Die clevere Kombination aus professionellen Eigenentwicklungen, der Verwendung ausgereifter OpenSource Komponenten, den Verzicht auf Datenträger und Postversand, das Auslassen von Fremdlizenzen und ein modernes Vertriebs– und Entwicklungsmodell, ermöglichen den sensationellen Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-​Server.

Die Softwarekomponenten können jederzeit unter www​.ecodms​.de heruntergeladen werden. Hier finden die Benutzer auch alle weiteren Details, Videos und Informationen rund um das Dokumenten Management System. Eine Lizenz der Vollversion bietet den vollen Funktionsumfang, ist unbefristet nutzbar und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung. Die Installation und Verwendung von ecoDMS ist benutzerfreundlich und einfach gestaltet.

Der Hersteller erfüllt mit ecoDMS alle Anforderungen an eine DMS-Lösung und stellt mit dem modernen Vertriebs- und Entwicklungskonzept andere Anbieter in den Schatten. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung, über die gesetzeskonforme Archivierung aller Daten und Informationen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Mit diesem Client-Server-System befinden sich alle Dokumente in einer zentralen, digitalen Akte – und wichtig hierbei ist, dass die Dateien und Informationen nicht im Web oder einfach auf im Filesystem gespeichert werden, sondern sicher und revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank beim Kunden liegen.

Das System kann völlig flexibel auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Die enorme Skalierbarkeit macht einen Einsatz für Privatanwender und Firmen unterschiedlichster Branchen und Größen möglich. Einige tausend User setzen das Dokumenten-Management-System bereits erfolgreich ein. Darunter sind mehr als 1500 Firmenkunden.

Ob E-Mail, Rechnung, Lieferschein, Angebot, Vertrag, Zeichnung oder auch Musikdatei, Video und Foto. Nahezu alle Dateien und Unterlagen können sicher in ecoDMS gespeichert werden. Eine automatische Volltextindizierung durchsucht im Hintergrund jede lesbare Datei und sorgt dafür, dass der Benutzer seine Dokumente so einfach wie googeln wiederfinden kann. Die Zuordnung der Daten – zum Beispiel in den passenden Ordner - erfolgt über einen Klassifizierungsdialog und kann auf Wunsch sogar automatisiert durchgeführt werden. Durch die Klassifizierung werden die Unterlagen komfortabel abgelegt, den zuständigen Personen zugeteilt und übersichtlich kategorisiert.

Die Lizenz beinhaltet neben den Standardfunktionen Anbindungen an Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Über einen PDF/A Drucker können Dateien aus beliebigen, druckfähigen Drittsystemen ebenfalls bequem und einfach ins DMS aufgenommen werden. Der lesende Zugriff über Internetbrowser ist über den Webclient möglich. Wer von unterwegs aus auf das ecoDMS-Archiv zugreifen möchte, kann dies über die Mobile App vom Smartphone oder Tablet aus tun.

Vor dem Kauf kann der Funktionsumfang mit ecoDMS Free4Three Edition ausgiebig getestet werden. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de abgerufen werden.