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Heutzutage möchten Anwender wichtige Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Produktdetails, Vorlagen, Präsentationen, Kalkulationen, Bilder und Musik immer und überall dabei haben. Auf der Arbeit, im Urlaub, beim Einkauf, zu Hause: Stets griffbereit müssen die Daten sein. Die jederzeitige Verfügbarkeit muss gleichzeitig aber auch einen Datenschutz und eine Datensicherheit beinhalten. In Zeiten der Online-Überwachung legen mehr und mehr User Wert auf Speichermedien und Dienste, die nicht im Web oder auf fremden Server liegen, sondern lokal im eigenen Netzwerk erreichbar sind. Idealweise muss die Lösung plattformunabhängig, im eigenen Netzwerk installierbar und verfügbar, flexibel konfigurierbar, revisionssicher, schnell und einfach bedienbar und grenzenlos erreichbar sein.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS von der Aachener Software-Entwicklungsfirma applord ist die erste Archivlösung, die einen grenzenlosen Zugriff auf alle Daten ermöglicht und das zu absolut erschwinglichen Konditionen. Die Vollversion von ecoDMS kostet bei voller Funktionalität einmalig 49 Euro pro Benutzer. Im Preis inbegriffen sind jegliche DMS-Funktionen. Es gibt eine benutzerfreundliche Desktop-Anwendung für die schnelle Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente. Die Oberfläche vom ecoDMS Client bietet einen übersichtlichen Blick auf alle archivierten Dokumente und verfügt über zahlreiche Suchfunktionen, die ein sekundenschnelles Wiederauffinden und Verwalten aller Daten und Informationen direkt am eigenen Arbeitsplatz ermöglicht. Darüber hinaus beinhaltet eine Lizenz Plugins für OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Office, Add-ons für Outlook und Thunderbird, einen virtuellen PDF/A Drucker, einen Webclient und mobile Apps für Smartphones und Tablets.

Der ecoDMS Server bildet die Grundlage des Systems. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Abgelegt werden die archivierten Dokumente und Details revisionssicher in einer postgreSQL-Datenbank. Die Installation des Servers inklusive Datenbank erfolgt schnell und leicht per Mausklick. Vorkenntnisse im Server- und Datenbank-Bereich sind hier nicht erforderlich.Dank der serviceorientierten Struktur des gesamten Systems ist ecoDMS frei skalierbar und kann plattformübergreifend eingesetzt werden. Der ecoDMS Server ist für Windows, Ubuntu und Debian erhältlich. Die Clients, Plugins und Add-ons stehen für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zur Verfügung. Die Apps können unter Android und IOS genutzt werden.

Ob PDF, DOC, JPG, MP3, ODF oder TIFF. Nahezu alle Dateitypen können in ecoDMS archiviert und frei nach Kundenwunsch klassifiziert – also zugeordnet - werden. Außerdem werden lesbare Dokumente und Metadaten mit der Archivierung im Hintergrund über die integrierte OCR Engine automatisch volltextindiziert. Auf Basis der Volltextindizierung und der erfassten Klassifizierungsinformationen ist ein sofortiger Zugriff auf die Daten möglich. Die Suchbegriffe müssen einfach nur in eine Suchzeile am PC, im Browser oder auf einem mobilen Gerät erfasst werden und schon werden die passenden Ergebnisse angezeigt. Eine Dokumentenvorschau ist selbstverständlich ebenfalls inbegriffen. Zudem verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, eine Dokumentenhistorie, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, Exportfunktionen, einen Offline-Client , Filtervorlagen, automatischen Ablagefunktionen und vieles mehr.

Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und Bedarfsweise auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumentenmanagementsystems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.

Fazit: Mit ecoDMS wird professionelles Dokumenten-Management für jedermann möglich. Die Kombination aus Plattformunabhängigkeit, völliger Flexibilität bei der Einrichtung und Anwendung, ausgereifte DMS-Funktionen und ein einzigartiges Preis-Leistungs-Verhältnis ermöglichen den Einsatz für kleine- und mittelständische Unternehmen, große Konzerne und sogar für Privatnutzer. Scannen, archivieren und verwalten aller Unterlagen ist hier für 49 Euro pro Lizenz möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de