Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ermöglicht eine digitale Aufbewahrung und Verwaltung aller Dokumente in einem zentralen Archiv. Es können papiergebundene Schriftstücke und auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente gespeichert werden, zum Beispiel E-Mails, PDFs und vieles mehr. Alle archivierten Informationen können per Mausklick sofort am eigenen Bildschirm übersichtlich angezeigt und blitzschnell wiedergefunden werden.

Papierdokumente werden durch Einscannen mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und über die ecoDMS Posteingangssoftware in wenigen Schritten archiviert. Abgelegt wird die Original-Scan-Datei und ein PDF/A, das für die Langzeitarchivierung sehr wichtig ist. E-Mails können direkt aus Outlook oder Thunderbird inklusive deren Anhänge an das Archiv übergeben werden. Office Dateien aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice werden über einen ecoDMS Button sofort aus der jeweiligen Anwendung heraus ins Archiv gespeichert. Dabei erstellt ecoDMS automatisch ein revisionskonformes PDF/A und legt zusätzlich die Originaldatei für eine eventuelle Weiterbearbeitung ab. Dokumente, die bereits in elektronischer Form vorliegen, können einfach per Drag und Drop in die Programmoberfläche gezogen werden. Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild– und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen uvm. bequem als PDF-A archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms.

Die Einordnung der gespeicherten Daten erfolgt über ein Klassifizierungsfenster. Hier können der Ordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeiten, der Status und vieles mehr vergeben werden. Alle dafür notwendigen Einstellungen können vom Benutzer auf die eigenen Bedürfnisse vorgenommen werden.

Ganz nach dem Motto „Finden statt suchen" werden mit Digital Management unter Verwendung von ecoDMS die Dokumentenprozesse deutlich optimiert. Mit der Speicherung werden alle lesbaren Dokumente automatisch im Hintergrund vom System ausgelesen und volltextindiziert. Das ermöglicht dem Anwender eine Volltextrecherche und bietet einen direkten, inhaltlichen Bezug bei der Suche nach Dokumenten.

Das moderne Ablagesystem ist für jeden schnell zu verstehen. Die Installation und Bedienung sind einfach und benutzerfreundlich. Eine besondere Überraschung ist der günstige Verkaufspreis von ecoDMS. Für unschlagbare 49 Euro pro Lizenz erhält man hier tatsächlich ein qualifiziertes Dokumenten-Management-System mit vollem Funktionsumfang. Im Preis inbegriffen sind alle genannten Plugins, die automatische Volltexterkennung, eine Versionsverwalung, ein Notizen-Plugin, eine Mobile App für Android und IOS, ein Webclient, zahlreiche Filter- und Suchfunktionen und vieles mehr.

ecoDMS wird vom Hersteller ausschließlich online vertrieben. Im Web unter www.ecodms.de finden Interessenten und Kunden alle Produktinformationen, Beschreibungen, kostenlose Schulungsvideos und sogar die Software-Komponenten können hier direkt heruntergeladen werden. Da ecoDMS plattformunabhängig eingesetzt werden kann, stehen die Komponenten für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zum Download bereit. Mit der Demoversion kann jeder die Funktionalitäten vor dem Kauf für 30 Tage lang kostenlos testen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Mit der Einführung des Dokumenten-Management-System ecoDMS können Unternehmen und Privatleute alle Dokumente zentral und sicher speichern, übersichtlich sortieren und schnell wiederfinden. Das Archivsystem verspricht eine deutliche Optimierung der Dokumentenprozesse und hilft dabei Zeit und Geld bei Ablage und Suche von Daten und Informationen zu sparen.

Der große Vorteil dieser DMS-Lösung ist, dass sowohl Papierdokumente als auch beliebige digitale Unterlagen wie E-Mails, Office-Dateien, PDFs, Musik, Fotos und vieles mehr in einem elektronischen Archiv an zentraler Stelle aufbewahrt werden. Das ermöglicht eine sofortige Verfügbarkeit aller relevanten Akten und bringt ein einheitliches Ablagesystem mit sich.

Obwohl die Dokumente in einer Datenbank gespeichert werden, erfolgt der Zugriff bequem am eigenen Bildschirm über ein Programm, über das alle Informationen übersichtlich angezeigt werden können. So können beispielsweise auf die eigenen Bedürfnisse angepasste Ordnerstrukturen angelegt werden, welchen dann die Dokumente bei der Archivierung virtuell zugewiesen werden. Darüber hinaus können weitere Ablagekriterien wie die Dokumentenart, der Status, eine Bemerkung, die Zuständigkeit und beliebige andere Werte bestimmt und vergeben werden. Diese Attribute unterstützen den Anwender bei der Ablage und ermöglichen außerdem eine detaillierte Gliederung und Filterung der Dokumente.

Beispielsweise können in Kunden-, Lieferanten- oder Projektordnern sukzessive alle passenden Dokumente mit passenden Metadaten und Zusatzinformationen eingeordnet und bei Bedarf per Mausklick wieder angezeigt werden. Eine im Archiv gespeicherte Datei kann gleichzeitig auch mit unterschiedlichen Kriterien abgelegt werden. Darüber hinaus werden alle lesbaren Dokumente automatisch im Hintergrund ausgelesen. Neben der Suche über die Attribute, profitieren die Benutzer vom praktischen Nutzen der Volltextsuche. Der Anwender muss lediglich die gesuchten Begriffe wie bei einer Suchmaschine eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse angezeigt.

Darüber hinaus verfügt ecoDMS über zahlreiche andere Funktionen und Speichermöglichkeiten. Es gibt zum Beispiel eine Versionsverwaltung, eine Posteingangssoftware für eingescannte Dokumente, eine Drag und Drop Funktion zur Archivierung digitaler Dokumente, Anbindungen an gängige Office-Systeme und E-Mail Programme, Exportfunktionen, eine Notizenfunktion und vieles mehr.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS hebt sich technisch und preislich deutlich von herkömmlichen Archivlösungen ab. Ziel des Aachener Herstellers ist es mit ecoDMS die eigentlich beratungs- und kostenintensive DMS-Sparte vollkommen neu zu gestalten. Dabei setzt applord auf moderne Technik, zeitgerechte Vertriebskonzepte und auf ein faires Lizenzmodell. ecoDMS ist ein modernes und plattformunabhängiges Dokumentenarchiv, das unter Windows, Ubuntu, Debian und MacoS genutzt werden kann.

ecoDMS besteht aus einer Server-Komponente, die die technische Grundlage des gesamten Systems bildet, aus einer postgreSQL Datenbank, in der alle Dokumente und Informationen sicher gespeichert werden und aus verschiedenen Programmoberflächen, die die Ablage und das Wiederfinden komfortabel ermöglichen. Die Installation und Bedienung ist benutzerfreundlich und einfach. Eine Lizenz kostet nur 49 Euro brutto, ist zeitlich unbeschränkt gültig, kann jederzeit erweitert werden, verfügt über den vollen Funktionsumfang und enthält keine Dokumentenbegrenzung.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

Unter dem Motto „Digitalisierung 2.0" begeistert das Dokumenten Management System ecoDMS immer mehr Firmen und Privatkunden. Mit ecoDMS können alle Dokumente gescannt, sicher archiviert und professionell verwaltet werden. Die Software erfüllt die gesetzlichen, technischen Vorgaben für ein revisionskonformes Arbeiten, sodass Papierdokumente beispielsweise nach dem Scanvorgang und der Archivierung gemäß der Vorgaben des BDG vernichtet werden können.

Als Archivsystem überzeugt ecoDMS auf ganzer Linie. Die Software bringt vollkommen neuen Wind in die eigentlich beratungs- und kostenintensive DMS-Sparte. EcoDMS kostet gerade einmal 49 Euro brutto pro Lizenz und das bei voller Funktionalität. Besonders interessant ist, dass die Lizenzkosten einmalig sind.

Nahezu alle Dateitypen können in diesem Dokumenten-Management-System revisionssicher gespeichert werden. Praktisch dabei ist, dass mit ecoDMS Papierdokumente und digitale Dateien wie E-Mails, Office-Dokumente, PDFs und vieles mehr in einem zentralen Archiv aufbewahrt werden. Die aufwendige Papierablage und oftmals langwierige Suche nach benötigten Informationen hat mit ecoDMS ein Ende. Auf Knopfdruck werden alle Daten sofort am eigenen Bildschirm angezeigt.

Das Besondere an ecoDMS ist die völlig flexible Handhabung und Skalierbarkeit. Alle Strukturen und Einstellungen können exakt auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden. Das Archiv eignet sich daher für beliebige Unternehmensgrößen und Branchen und kann sogar im Privathaushalt eingesetzt werden.

Es gibt verschiedene Wege Dokumente im ecoDMS aufzunehmen. Die Art und Weise des Imports ist abhängig von der Herkunft der Unterlagen. Papierdokumente können als TIFF oder PDF mit einem beliebigen Scanner eingescannt und archiviert werden. Der Posteingang wird dann entweder in das zu ecoDMS gehörige Scaninput-Verzeichnis geleitet oder über eine Scanner-Schnittstelle digitalisiert. Die clevere Kombination aus Scanner und Dokumentenverwaltung bietet den Benutzern eine perfekte Komplettlösung zur modernen Aufbewahrung von Dokumenten.

Unmittelbar nach der Digitalisierung können die Dokumente ordnungsgemäß im Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Die Einsortierung der Daten in den passenden Ordnern und die Vergabe weiterer Metadaten kann sogar automatisch erfolgen. Mit der Archivierung wird das gescannte Schriftgut sowohl im Original-Scan-Format als auch als PDF/A Dokument abgelegt und wird automatisch im Hintergrund volltextindiziert.

Dokumente, die schon auf dem PC gespeichert sind, können bequem per Drag und Drop ins Archiv geschoben und klassifiziert werden. Hier gibt es auch die Möglichkeit der Massenklassifizierung, die es ermöglicht eine beliebige Anzahl von Dokumenten gleichzeitig zu klassifizieren.

Der Anschluss von Drittsoftware ist ebenfalls leicht möglich. EcoDMS bietet hierfür einen PDF/A Drucker an, der die Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen ermöglicht. Die Plugins für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice erlauben eine direkte Archivierung als PDF/A Dokument und Originaldatei aus den genannten Programmen. Die Office Dateien können bei Bedarf auch noch nachträglich über die Versionsverwaltung bearbeitet werden. Die E-Mail Archivierung ist mit ecoDMS ebenfalls schnell erledigt. Es gibt Addons für Thunderbird und Outlook zur Ablage von Mails und/oder deren Anhängen als PDF/A und Originaldatei. Für Programmierer gibt es ergänzend zum Standardumfang eine eigene API-Schnittstelle, über die bei Bedarf weitere Systeme an ecoDMS via Programmierung angeschlossen werden können.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenarchiv. Die Dokumente und Details werden revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank gespeichert. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk, so dass die Daten nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem liegen.

Ein wesentliches Merkmal von ecoDMS ist die integrierte OCR Funktion, welche die archivierten Dokumente automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Das ermöglicht ein sekundenschnelles Wiederfinden aller durchsuchbaren Dateien. Die Suche in ecoDMS ist so einfach ist wie googeln.

Dies ist nur ein Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Das Preis-Leistungsverhältnis dieser Archivlösung ist sensationell. Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben einen unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Der Preis unterschreitet um ein Vielfaches die herkömmlichen Angebote im DMS-Sektor. Eine Lizenz beinhaltet den vollen Funktionsumfang, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und enthält keine Dokumentenbegrenzung.

Mit der ecoDMS Free4Three Edition kann der Funktionsumfang vor dem Kauf ausgiebig getestet werden. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Weitere Informationen zum Dokumenten-Management-System ecoDMS stehen unter www.ecodms.de bereit.

In Zeiten der Digitalisierung erhalten Dokumenten-Management-Systeme einen immer höheren Stellenwert. An erster Stelle stehen dabei die zentrale Aufbewahrung aller Dokumente und deren Informationen in einem elektronischen Archiv und natürlich die sofortige Verfügbarkeit der Daten. Softwareprodukte dieser Art gibt es inzwischen relativ viele. Oftmals ist die Anschaffung allerdings mit sehr viel Aufwand und hohen Kosten verbunden, so dass sich noch einige Firmen und Privatanwender vor dem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems sträuben.

Mit ecoDMS stehen den Nutzern nun erstmals vollkommen neue Wege in Sachen „Digitalisierung" offen. Ziel ist es mit ecoDMS die eigentlich eher konservative und teure DMS-Sparte vollkommen neu zu gestalten. Dabei setzt der Hersteller applord auf moderne Technik, zeitgerechte Vertriebskonzepte und auf ein faires Lizenzmodell. So hat das Aachener Unternehmen mit ecoDMS eine moderne und plattformunabhängige Archivlösung geschaffen, die absolut neuartig ist und den Einsatz für jedermann möglich macht. Das Besondere an ecoDMS ist die völlig flexible Handhabung und Skalierbarkeit. Das Archiv eignet sich für beliebige Unternehmensgrößen und Branchen und kann sogar im Privathaushalt eingesetzt werden. Das einzigartige Preis-Leistungsverhältnis und ein innovatives Verkaufsmodell setzen dem Ganzen das I-Pünktchen auf.

Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben einen unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Dieser Preis unterschreitet um ein Vielfaches die herkömmlichen Angebote im DMS-Sektor. Eine Lizenz beinhaltet den vollen Funktionsumfang inklusive OCR-Funktion und verschiedenen Plugins und Mobile Apps, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und enthält keine Dokumentenbegrenzung. Unfassbar aber wahr. Für 49 Euro erhält man hier tatsächlich ein vollwertiges Dokumenten-Management-System.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenarchiv. Die Dokumente und Details werden revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank gespeichert. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk, so dass die Daten nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem liegen.

Alle notwendigen Einstellungen wie z.B. die Anlage eigener Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Benutzer, Gruppen, Status, Attribute und vieles mehr, können vom User passend zur bestehenden IT-Infrastruktur und zu den gewünschten Dokumentenprozessen über die Systemoberfläche vorgenommen werden. Egal ob Privatperson, Kleinbetrieb, mittelständisches Unternehmen oder großer Konzern. Die enorme Flexibilität der Software erlaubt beliebige Einsatzmöglichkeiten.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und als App (Android & IOS) verwendet werden. Die verfügbaren ecoDMS Komponenten werden als Installationspakete für alle unterstützen Betriebssysteme im Web zum Download bereitgestellt. Die Installation, Anwendung und Konfiguration ist einfach und besonders benutzerfreundlich.

Der Archivierung sind mit ecoDMS keine Grenzen gesetzt. Nahezu alle Dateiformate können im ecoDMS Archiv gespeichert werden. Papierdokumente werden mit einem Scanner digitalisiert und dann indiziert im DMS abgelegt. Auf dem Computer erstellte und hinterlegte Daten werden einfach per Drag und Drop ins System gezogen oder direkt über den PDF/A Drucker von ecoDMS ins Archiv gedruckt. Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen Anbindungen an Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook, die eine direkte Archivierung als PDF/A-Dokument und Originaldatei in ecoDMS ermöglichen. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, zahlreiche Filtermöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, einen Exporter mit Offline Reader und eine Notizen-Funktion.

Ein wesentliches Merkmal von ecoDMS ist die integrierte OCR Funktion, welche die archivierten Dokumente automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Das ermöglicht eine sekundenschnelle Dokumentensuche, die so einfach ist wie googeln. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die Volltextsuche kann sowohl auf Textinhalte als auch auf Metadaten angewendet werden. Darüber hinaus bietet die OCR eine automatische Vorklassifizierung von Dokumenten an. Auf diese Weise werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Details automatisiert vergeben.

ecoDMS überzeugt auch in Sachen „Revisionssicherheit". Die Datensicherung und Wiederherstellung ist Dank OneClick Backup Komponente schnell und einfach durchgeführt. Für die korrekte und sichere Zuweisung aller Dokumente und Ordner sorgt ein qualifiziertes Berechtigungssystem. Ergänzend dazu werden in einer Dokumenten- und Userhistorie jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung festgehalten und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert. Darüber hinaus können Aufbewahrungsfristen für die Dokumente eingerichtet werden, vor deren Ablauf sich Dokumente lediglich in einen virtuellen Papierkorb, nicht aber entgültig löschen lassen. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungszeit kann ein Dokument durch vorherige Eingabe eines Löschvermerks, welcher im Anschluss in Form eines Löschprotokolls bestehen bleibt- dauerhaft entfernt werden.

Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden. Privatnutzer dürfen die Free4Three Version mit eingeschränkter Funktionalität sogar dauerhaft gratis nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Egal ob Firmen, öffentliche Einrichtungen oder Privathaushalte. Eines haben alle gemeinsam: Dokumente! Angefangen von Verträgen, Steuerbescheiden, Rechnungen und Briefen bis hin zu E-Mails, Faxen, Office-Dateien und vielen mehr. Auffallend hierbei ist, dass insbesondere elektronische Dateien in Zeiten der Digitalisierung neben den traditionellen Papierdokumenten einen immer größeren Anteil der Informationsgrundlage bilden. Bei der Vielzahl von Dokumentenarten verliert man leicht den Überblick, zumal sich die Aufbewahrung und Verwaltung der vielen Daten oftmals als riesige Herausforderung herausstellt.

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können alle Dokumente und Informationen übersichtlich in einem zentralen Archiv aufbewahrt werden. Die lästige Ablage und Suche in verschiedenen Aktenordnern, Schränken, Schubladen, Mappen und zahlreichen digitalen Speicherplätzen hat ein Ende.

Mit ecoDMS hat der Hersteller aus Aachen eine moderne und plattformunabhängige Archivlösung geschaffen. Das Besondere hierbei ist die völlig flexible Handhabung und Einsatzfähigkeit dieser Software. Die enorme Skalierbarkeit und ein unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis machen den Einsatz von ecoDMS sowohl für große Konzerne, kleine- und mittelständische Unternehmen als auch für Privatnutzer möglich. Mehrere tausend Benutzer haben sich bereits für das Archivsystem ecoDMS entschieden, darunter sind mehr als 1500 zufriedene Firmenkunden.

Als erstes Dokumenten-Management-System können bei ecoDMS die Software Komponenten und der damit verbundene Funktionsumfang beliebig installiert, eingesetzt und bei Bedarf auch kundenspezifisch erweitert werden. Die Konfiguration erfolgt passend zur bestehenden IT-Infrastruktur und zu den gewünschten Dokumentenprozessen. So können Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Benutzer, Gruppen, Status, Attribute, Fenster und vieles mehr gemäß der notwendigen Anforderungen vom Benutzer selbst eingerichtet und jederzeit angepasst werden. Die Installation und Bedienung ist einfach und benutzerfreundlich.

Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Daten und Informationen revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk. Das gilt auch für die dazugehörigen Software-Komponenten, die der Kunde bei sich im Hause installieren kann. ecoDMS kann plattformunabhängig und sogar plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und als App (Android & IOS) verwendet werden.

Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen Anbindungen an Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook, die eine direkte Archivierung als PDF/A-Dokument und Originaldatei in ecoDMS ermöglichen. Papierdokumente können mit einem Scanner digitalisiert und ebenfalls schnell im DMS aufgenommen werden. Auf dem Computer erstellte und hinterlegte Daten werden einfach per Drag und Drop ins System gezogen oder direkt über den PDF/A Drucker von ecoDMS ins Archiv gedruckt. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, zahlreiche Filtermöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung und eine Notizen-Funktion.

Auch das Thema „Revisionssicherheit" spielt bei ecoDMS eine entscheidende Rolle. Für jede Datei können passende Metadaten in Form von Klassifizierungsinformationen vergeben werden. Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit einer exakten Rechtevergabe auf Ordner- und Dokumentenebene. In der Dokumenten- und Userhistorie werden revisionskonform jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung dokumentiert. Über die OneClick Backup Komponente sind ein Backup und eine Datenwiederherstellung auch für Laien schnell erstellt. Auch eine Mindestaufbewahrungsdauer kann hinterlegt werden. Nicht mehr benötigte Dokumente können in den virtuellen Papierkorb verschoben und erst nach Ablauf der Frist dauerhaft gelöscht werden. In diesem Fall hinterlegt das System automatisch ein detailliertes Löschprotokoll, dass den Richtlinien der Revisionssicherheit entspricht.

Als Highlight zählt die integrierte OCR Komponente. Die archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auf diese Weise werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Klassifizierungsdetails automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR-Suche kann sowohl auf Textinhalte als auch auf Metadaten angewendet werden. Die automatische Dokumentenerkennung greift bei gescannten Dokumenten über das Scaninput-Verzeichnis, bei über den PDF-A-Drucker archivierten Dateien und bei den Office- und den E-Mails Addons von ecoDMS.

Auch das Vertriebs- und Lizenzmodell lässt sich sehen und ist absolut einzigartig. ecoDMS wird vom Hersteller selbst ausschließlich online vertrieben. Die Vollversion kostet unschlagbare 49 Euro (brutto) pro Lizenz und beinhaltet den vollen Funktionsumfang inklusive OCR-Funktion und den genannten Plugins und Addons. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und enthält keine Dokumentenbegrenzung.

Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben diesen Top-Preis.

Alle Produktinformationen, Software-Komponenten und sogar Schulungsvideos sind kostenlos unter www.ecodms.de bereitgestellt. Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden. Privatnutzer dürfen die Free4Three Version mit eingeschränkter Funktionalität sogar dauerhaft gratis nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Das Thema "Dokumenten-Management" und "Archivierung" wird immer bedeutsamer. Auch den Medien ist dieses interessante Thema nicht entgangen.
In Ausgabe 6 / 2014 hat die Zeitschrift c't einen für uns sehr vorteilhaften Artikel über ecoDMS veröffentlicht. Darin enthalten ist auch ein Vergleich mit einigen unserer Mitbewerber. Interessant ist, dass wir -auch im Vergleich zu sehr preisintensiven Produkten wie windream und ELO- allerbestens abgeschnitten haben.

Seite 134-141 c't 2014, Heft 6
http://www.heise.de/ct/heft/2014-6-Dokumentenverwaltungen-fuer-Heim-und-Firmencomputer-2118692.html
http://www.ct.de/1406134
©CT