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Das Thema „Digitale Archivierung" ist in aller Munde und erweckt immer größeres Interesse. Anbieter passender Dokumenten-Management-Systeme gibt es einige. Die Verkaufssensation unter den Archivlösungen kommt aber definitiv aus Aachen. ecoDMS gilt als das absolut günstigste und modernste Archivsystem im deutschsprachigen Raum und erfreut sich einer sehr starken Beliebtheit. Viele tausend Nutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind weit mehr als 1500 Firmenkunden.

Mit dem Dokumentenmangementsystem ecoDMS sind der Archivierung nahezu keine Grenzen gesetzt. Einfach alle Dokumente und Informationen können im ecoDMS Archiv revisionssicher gespeichert und blitzschnell wiedergefunden werden. Papierdokumente werden mit einem beliebigen Scanner digitalisiert, mit der Scansoftware von ecoDMS abgerufen und dann mit wenigen Mausklicks klassifiziert und archiviert. E-Mails werden einfach aus Outlook oder Thunderbird über das zu ecoDMS gehörige Mailplugin im DMS aufgenommen. Dabei können sowohl die Mailinhalte als auch deren Anhänge sicher gespeichert werden. Anschreiben, Tabellen und Präsentationen aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice finden ebenfalls direkt den Weg ins Archiv. Hier genügt ein Mausklick auf den ecoDMS Button in Office und schon können die Dateien klassifiziert und archiviert werden.

Unabhängig vom Format werden alle lesbaren Dateien mit der Archivierung automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Dank der integrierten OCR-Funktion sind die Unterlagen über den erkannten Volltext schnell wieder auffindbar. Der Benutzer gibt lediglich die passenden Begriffe in die Suchzeile ein und schon werden die gefundenen Dokumente übersichtlich angezeigt. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit auf Basis der Klassifizierungsinformationen ausführliche Suchabfragen zu starten. So werden die Anwender zum Beispiel aufgrund des Zielordners, der Dokumentenart, des Status und vielen anderen Kriterien rasch fündig. Besonders zu erwähnen ist hier, dass eine Suchabfrage in der Regel nur wenige Millisekunden in Anspruch nimmt.

Neben den gängigen DMS-Funktionen bietet das ecoDMS Produkt optimale Anschluss- und Workflow-Möglichkeiten. Mit dem PDF/A-Drucker von ecoDMS werden beispielsweise über die Buchhaltungssoftware erstellte Rechnungen in Sekundenschnelle digital archiviert und dem Endkunden bereitgestellt. Der PDF/A-Drucker ist fester Bestandteil der ecoDMS Archivlösung. Über diesen werden die fertigen Rechnungen mit einem Mausklick direkt aus der entsprechenden Software über die herkömmliche Druckfunktion ins ecoDMS gedruckt, (automatisch) im passenden Ordner abgelegt und den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt. Auf Wunsch kann die Rechnung im gleichen Atemzug auch als Anhang einer E-Mail hinzugefügt und sofort papierlos an den Endkunden verschickt werden. Kostspielige Ausdrucke und lästige Papierablagen sind damit Schnee von gestern. Der ecoDMS Drucker ist so flexibel, dass er zum Drucken aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen verwendet werden kann.

Auch die Übertragung aller geschäfts- und steuerrelevanten Dokumente an den zuständigen Steuerberater ist mit ecoDMS kinderleicht. Das mühsame, manuelle Zusammentragen verschiedenster Papierakten, E-Mails und anderer Dateien hat mit ecoDMS ein Ende. Ob Papierakte, E-Mail, Office-Datei, PDF oder Beleg. Mit ecoDMS werden alle Dokumente in einem zentralen, digitalen Archiv gespeichert. Mit der integrierten Datenexport-​Funktion können die benötigten Dokumente aus dem Dokumenten Management System ecoDMS exportiert und fertig gezippt an beliebiger Stelle abgelegt werden. Der beim Export entstandene ZIP-Ordner kann im Anschluss mit wenigen Mausklicks an den Steuerberater übergeben werden. Dieser kann die Dokumente entweder als einzelne Dateien auf seinem PC laden oder mit dem mitgelieferten Offline Reader über die bekannte Benutzeroberfläche von ecoDMS offline suchen und anzeigen.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS erfüllt alle Anforderungen an ein Archivsystem und wird mit vollem Funktionsumfang inklusive aller Plugins vom Hersteller für günstige 49 Euro brutto pro Lizenz angeboten. Dieser Preis ist völlig einzigartig und unschlagbar. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Vor dem Kauf kann das gesamte System 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Bei Privatleuten darf die Free4Three Edition mit eingeschränkter Funktionalität sogar unbegrenzt zum Einsatz kommen. Der gesamte Verkaufsprozess findet online über die Webseite www.ecodms.de statt. Hier hat der Hersteller auch alle notwendigen inhaltlichen, vertrieblichen und technischen Details zur Software kostenlos bereitgestellt. Es gibt sogar Schulungsvideos, die einen perfekten Einstieg in die Digitalisierung mit ecoDMS ermöglichen.

Das Client-Server-System ist einfach zu installieren und verfügt über benutzerfreundliche Oberflächen, die leicht zu verstehen und zu bedienen sind. EcoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse und IT-Infrastrukturen eingerichtet werden und eignet sich aufgrund seiner flexiblen und servicorientierten Struktur für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und auch für Großkunden. Das Dokumentenmanagementsystem kann unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de abgerufen werden.