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Mit dem DMS „ecoDMS" können Benutzer Dokumente scannen, archivieren und verwalten. Dokumente in Papierform werden eingescannt und dann blitzschnell im DMS abgelegt. Dateien und digitale Dokumente können ohne Umwege direkt per Drag und Drop in die Oberfläche von ecoDMS gezogen werden. Für E-Mails und Anhänge gibt es speziell für die beliebten Mail-Systeme Outlook und Thunderbird eigene Add-ons für ecoDMS. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Die Dokumente werden sicher im Originalformat und zusätzlich im Langzeit-Archivierungs-Format PDF/A im DMS archiviert. Dokumente aus anderen Anwendungen können über den virtuellen PDF/A Drucker mit wenigen Mausklicks im DMS Archiv abgelegt werden.

Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Der Kostenpunkt für diese DMS-Komplettlösung liegt bei gerade einmal 49 Euro pro Benutzer. Der Preis ist einmalig, also zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Privatleute können ecoDMS, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, sogar völlig kostenfrei nutzen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen DMS Lösungen sind im Lizenzpreis jegliche DMS Funktionen ohne Aufpreis enthalten. Dazu zählen eine automatische Volltextindizierung (OCR), zahlreiche Suchfunktionen wie zum Beispiel eine Volltextsuche, Dokumentenfilter, eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung, die Versionsverwaltung zur Ablage mehrerer Datei-Versionen, Add-ons für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird, ein PDF/A Drucker, Apps für Smartphones und Tablets, ein Webclient und vieles mehr.

Ein System für alle Dokumente: Als Client-Server-System speichert dieses DMS alle Dokumente und Informationen sicher in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt der DMS-Server-Komponente direkt auf einem Computer beim Kunden und nicht „leicht" manipulierbar im Web oder auf fremden Servern. ecoDMS kann lokal, im Web, im Netzwerk und mobil genutzt werden und ist für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS erhältlich.

Die Einrichtung aller DMS Strukturen und Benutzer kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse erfolgen. Auch die Klassifizierung der Daten in den entsprechenden Ordnern und die Zuweisung an die zuständigen Mitarbeiter ist sicher und individuell für jedes einzelne Dokument einstellbar. Angefangen von der Installation über die Konfiguration bis hin zur Anwendung ist die Software sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Datenbank-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Unter www.ecodms.de gibt es weitere Informationen, Videos und Bilder rund um das Thema „DMS mit ecoDMS". Die Software-Komponenten stehen hier außerdem zum kostenlosen Download bereit. Der Verkauf der Lizenzen erfolgt bequem und einfach über den Onlineshop. In den ersten 30 Tagen kann ecoDMS mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste) kostenfrei getestet werden.