Mit der Software ecoDMS können Papierdokumente und digitale Dateien gemeinsam an einem zentralen Ablageplatz gespeichert und schnell gefunden werden. Das Archivsystem kann nach Kundenbedarf eingerichtet und in verschiedensten IT-Infrastrukturen integriert werden. ecoDMS ist frei skalierbar und besonders flexibel in der Anwendung. Das macht den Einsatz in zahlreichen Benutzerkreisen, Größen und Branchen möglich. Im Privatkunden-
und Kleinfirmensektor hat sich das ecoDMS Onlineprodukt schon deutlich etabliert.

Das Speichern und Wiederfinden von Dateien ist mit ecoDMS schnell und vor allem einfach möglich. Das Programm verfügt über einen Vorlagen Designer. Dieser erkennt Dokumente bei der Archivierung automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die integrierte Suche erinnert an Googeln und ist genauso einfach zu bedienen: Suchbegriffe eingeben und Ergebnisse sofort ansehen.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert
werden. Eine ecoDMS Lizenz kostet 49 Euro, ist zeitlich unbeschränkt gültig und enthält die volle Funktionalität.

In ecoDMS können nahezu alle Dateien gespeichert werden. Der Datenmenge sind Dank der OpenSource Datenbank postgreSQL keine Grenzen gesetzt. Der Zugriff auf die gespeicherten Dateien kann entweder am Computer über eine Desktopanwendung erfolgen oder über den Internetbrowser, das Smartphone oder Handy.

Ins Archiv gelangen die Dateien entweder per Drag und Drop, über einen Scanner, direkt aus MS Office, OpenOffice oder LibreOffice, aus Outlook oder Thunderbird oder über den ecoDMS PDF/A Drucker aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen.

Die Installation und Anwendung von ecoDMS ist benutzerfreundlich und leicht verständlich. In wenigen Minuten ist das System installiert und kann dann exakt nach Kundenwunsch eingerichtet werden.

Für Privatanwender hat der Hersteller und Anbieter, die ecoDMS GmbH, sogar eine komplett kostenfreie Version von ecoDMS bereitgestellt. Diese ist zwar im Funktionsumfang etwas abgespeckt, darf aber dauerhaft und kostenfrei als Free4Three Edition zum Einsatz kommen.

Auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de kann das Programm und alle verfügbaren Plug-ins und Add-ons heruntergeladen werden. Über den Webshop ist ein Kauf der Vollversionlizenz bargeldlos mit ein paar Mausklicks möglich. Alle notwendigen Informationen, Handbücher und Videos sind ebenfalls auf der ecoDMS Homepage zu finden.

In Zeiten der Digitalisierung werden die Möglichkeiten zum Erstellen, Versenden und Erhalten von Dokumenten immer vielfältiger. Informationen erreichen die Empfänger auf unterschiedlichsten Wegen wie zum Beispiel via E-Mail, Briefpost, Smartphone oder Internetbrowser. Die neue Art der Kommunikation bringt gleichzeitig aber auch ein erhöhtes Datenaufkommen mit sich. Das macht sich vor allem bei der Ablage und Verwaltung bemerkbar. Um die Archivierung und Verwaltung dieser vielen Dokumente zu erleichtern, hilft ein einheitliches Ablagesystem mit einer zentralen Aufbewahrungsstelle für alle Daten und Informationen.

Um Dokumente archivieren und verwalten zu können, hat das Aachener Softwareunternehmen, die ecoDMS GmbH, ein einheitliches Ablagesystem geschaffen. Die gleichnamige Software ecoDMS soll den Nutzern ermöglichen, Dokumente automatisch archivieren, übersichtlich verwalten und schnell wiederfinden zu können. Die Software gibt es als dauerhaft kostenlose Freeversion für Privatanwender. Die Vollversion kostet 49 Euro pro Lizenz.

Mit einer solchen DMS Lösung befinden sich alle Dokumente und Informationen an einem zentralen Ablageplatz. Das erleichtert die Ablage-, Such- und Verwaltungsprozesse. Der Zugriff auf die archivierten Daten ist standortunabhängig von unterschiedlichen Medien aus möglich. Das Programm zur Posteingangsbearbeitung sorgt dafür, dass der Benutzer Dokumente einscannen, abrufen und direkt archivieren kann. Über den ecoDMS Client erhält man Zugriff auf alle Dokumente, für die eine entsprechende Benutzerberechtigung vorliegt. Außerdem erfolgt hier die Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung der gesamten DMS Lösung. EcoDMS enthält Suchfunktionen, darunter auch eine Volltextsuchfunktion. Jedes archivierte Dokument wird automatisch vom System volltextindexiert. Die Suche ist ähnlich wie googeln. Nach der Volltextindexierung stehen die inhaltlichen Informationen sofort für eine schnelle und benutzerfreundliche Suche in ecoDMS bereit. Für E-Mails und Office Dokumente sind in der Vollversion Plug-ins enthalten. Über diese können die Dokumente sofort aus der E-Mail oder Office Anwendung heraus, in ecoDMS archiviert werden.

Dokumente archivieren ist mit ecoDMS auch automatisch möglich. Möglich macht es der integrierte Vorlagen Designer. Hier können die Benutzer eigene Vorlagen definieren, auf Basis dessen dann die Dokumente automatisch erkannt und zugeordnet werden. Hierfür genügt das Schieben von Dateien per Drag und Drop ins Archiv. EcoDMS erkennt die Datei und versieht das Dokument automatisch mit den erkannten Informationen wie zum Beispiel dem Ordner, der Dokumentenart und der Zuständigkeit. Damit auch zeitgerecht und flexibel von außerhalb auf die benötigten Daten zugegriffen werden kann, sind mobile Apps und eine webbasierte Benutzeroberfläche zwei ebenfalls feste Bestandteile der ecoDMS Vollversion.

Der Hersteller bietet auf der Webseite www.ecodms.de eine 30 Tage Demoversion zum kostenlosen Download an. Außerdem gibt es hier zahlreiche Lehrvideos, Handbücher und ausführliche Produktinformationen zum freien Abruf.

Die sichere Archivierung und langfristige Aufbewahrung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Auch im privaten Leben müssen zahlreiche Akten über teils große Zeiträume hinweg aufbewahrt werden.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS macht eine moderne und revisionssichere Archivierung aller digitalen und papiergebundenen Unterlagen für jedermann möglich. Die ecoDMS GmbH bietet mit ihrer Archivierungssoftware eine optimale Lösung für nahezu jede Branche und Unternehmensgröße an. Das Preis-Leistungsverhältnis ist einmalig im DMS Bereich. Eine Lizenz kostet 49 Euro brutto und das bei vollem Funktionsumfang. Für Privatleute ist die Nutzung, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, sogar dauerhaft kostenfrei möglich.

Getreu dem Slogan „scannen, archivieren, verwalten", enthält ecoDMS alle Funktionen, die eine Archivierungssoftware benötigt. Als Client-Server-System bietet dieses moderne Archiv jeglichen Komfort. Die Intelligenz des Vorlagen Designers macht eine automatische Erkennung und Vorklassifizierung von Dokumenten möglich. Anhand des Aufbaus und Inhalts werden die Dokumente automatisch ausgelesen und sofort vom System zugeordnet.

Gespeichert werden alle Daten und Informationen in einer postgreSQL Datenbank auf dem ecoDMS Server. Somit liegen alle Akten sicher beim Nutzer auf dem eigenen Computer in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder leicht manipulierbar auf dem Filesystem. Die Installation der gesamten Archivierungslösung ist schnell und benutzerfreundlich unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS möglich. Vorkenntnisse im Client-Server-Bereich sind nicht erforderlich. Für Android und IOS gibt es zudem Apps für das Smartphone und Tablet. Eine Weboberfläche ist ebenfalls fester Bestandteil dieses Archivs.

Die Suche nach archivierten Dokumenten ist mit der ecoDMS Software so einfach wie googeln. Es stehen zahlreiche Such- und Filtermethoden für die Benutzer zur Verfügung. Darunter befindet sich auch eine Volltextsuche: Text eingeben und Ergebnisse sofort ansehen!

Dokumente können auf verschiedenen Wegen ins Archiv gelangen. Papierdokumente werden eingescannt und dann über das Posteingangsprogramm ecoICE archiviert. Digitale Dateien können einfach per Drag und Drop ins Archivsystem gezogen werden. Die E-Mail Archivierung ist bei Outlook und Thunderbird über die entsprechenden Plug-ins schnell und benutzerfreundlich möglich. Für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice gibt es ebenfalls eigene Plug-ins, die eine direkte Archivierung aus den Office Anwendungen möglich machen. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker. Dieser kann zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen verwendet werden.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Eingerichtet werden kann die Archivierungssoftware ganz nach Kundenwunsch. Der flexible Einstellungsdialog bietet komfortable Konfigurationsmöglichkeiten. So können alle Strukturen, Attribute und Rechte exakt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden.

ecoDMS ist ein hochmodernes Archivsystem, das sich sowohl preislich und vertrieblich als auch technisch von anderen Archivierungslösungen abhebt. Die Oberflächen sind sehr übersichtlich strukturiert. Das System ist leicht zu verstehen und die Bedienung ist einfach. Passend zum jugendlichen Stil der Software, erfolgt auch der Verkauf auf zeitgerechtem Wege über das Internet. Unter www.ecodms.de kann die Vollversion für 49 Euro erworben werden. Die Software Komponenten stehen kostenfrei zum Download bereit. Auf der Webseite findet man auch sonst alle nötigen Unterlagen und Informationen. Es gibt sogar kostenlose Schulungsvideos.

Mit der ecoDMS Software können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Die langfristige, sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen ist ein wichtiger Bestandteil einer jeden Firma und auch Privatperson. Mit dem beliebten Dokumenten-Management-System ecoDMS kann eine solche Archivierung einfach und benutzerfreundlich durchgeführt werden. Die Software kann plattformunabhängig installiert werden, ist leicht zu bedienen und bietet vollen Funktionsumfang für wenig Geld. Für 49 Euro erhält man mit ecoDMS ein vollwertiges Dokumenten-Management-System zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Dokumente und Informationen. Die Kosten fallen für eine ecoDMS Version nur ein Mal an, da eine Lizenz zeitlich unbegrenzt gültig ist. Im DMS Sektor ist dieser Preis unschlagbar.

ecoDMS lässt sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren und gezielt auf die eigenen Bedürfnisse einrichten. Alle Unterlagen befinden sich mit ecoDMS in einem zentralen, digitalen Archiv. Der Zugriff auf die Dokumente ist über Desktop-Programme direkt am eigenen Computer möglich. Damit auch von außen auf die benötigten Daten zugegriffen werden kann, sind mobile Apps und eine webbasierte Benutzeroberfläche ebenfalls fester Bestandteil dieser Archivlösung.

Die Software bietet eine gute Performance und erleichtert die Dokumentenprozesse in einer Firma und im Privathaushalt. Die automatische Dokumenten- und Barcode-Erkennung ermöglicht eine blitzschnelle Erkennung und Ablage der Daten. Die über den ecoDMS Vorlagen Designer erstellten Klassifizierungs- und Barcodevorlagen ermöglichen eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern und/​oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen. Für den Anwender bedeutet dies beispielsweise: Dokument einscannen, vom System erkennen lassen, den Button „Archivieren" betätigen, fertig. Ebenfalls im Lizenzpreis inbegriffen sind Plug-ins für Outlook, Thunderbird, MS Office, LibreOffice und OpenOffice. Außerdem gibt es einen PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen.

Für eine sichere Ablage der Unterlagen sorgt ein optimales Berechtigungssystem. Für jede Datei und jeden Ordner können die Zugriffsrechte exakt definiert werden. Das Wiederfinden der abgelegten Dokumente ist kinderleicht. Es gibt verschiedene Suchfunktionen. Der Benutzer muss lediglich die Suchkriterien in einer Suchmaske erfassen und schon werden die passenden Ergebnisse übersichtlich am Bildschirm angezeigt.

Verkauft wird ecoDMS direkt vom Hersteller auf der Webseite www.ecodms.de. Auf der Webseite finden die Benutzer außerdem ausführliche Anleitungen, Schulungsvideos und Informationen rund um das Dokumenten-Management-System. Auch die Software Komponenten können hier heruntergeladen und 30 Tage lang ausgiebig und kostenfrei getestet werden. Für Privatnutzer ist die Nutzung von ecoDMS dauerhaft kostenlos möglich.

Endlich wieder Frühling. Die Temperaturen steigen und ringsum beginnt die Natur zu grünen und zu blühen. Für viele Menschen heißt es nun „Frühjahrsputz". Die Archivlösung ecoDMS hilft dabei Schreibtische und Aktenschränke auszumisten und ein einheitliches Ablagesystem für alle beruflichen und privaten Dokumente zu schaffen.

ecoDMS ist eine kostengünstige Software zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Daten und Informationen. Für die Archivierung können Papierdokumente bequem mit einem herkömmlichen Dokumenten-Scanner eingescannt werden. Dateien wie E-Mails, Anschreiben, Tabellen oder Präsentationen aus Office, PDFs, Bilder, Musik, Zeichnungen und andere wichtige digitale Dokumente, finden ebenfalls den schnellen Weg ins Archiv. Um die Archivierung besonders benutzerfreundlich zu gestalten, verfügt ecoDMS über eine Art Sensor. Dieser erkennt die Dokumente und führt eine automatische Zuordnung der notwendigen Ablageinformationen im passenden Archivordner durch. Das beschleunigt den Archivierungsprozess und erleichtert die Ablagearbeiten.

Einen zusätzlichen Komfort bieten die intelligenten Suchfunktionen von ecoDMS. In Sekundenschnelle können die ablegten Dateien vom Benutzer angefordert werden. Hierzu stehen den Anwendern verschiedene Such- und Filterfunktionen zur Verfügung. Die Bedienung dieser ist so einfach wie googeln: Suchwerte erfassen und Ergebnisse ansehen. In einem Vorschaufenster sind die Dokumente direkt im Programm sichtbar.

Für eine optimale und sichere Nutzung des Systems sorgt der flexibel konfigurierbare Einstellungsdialog. Über diesen können Benutzer mit Administrator-Rechten die Strukturen, Einstellungen, Benutzerrechte und Attribute innerhalb der Software steuern und exakt auf die eigenen Bedürfnisse einrichten. Die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS ermöglicht den Einsatz für jedermann. Ob Privatperson, kleiner Betrieb oder großes Unternehmen. ecoDMS passt in nahezu jede IT-Infrastruktur hinein und kann branchenunabhängig installiert werden.

ecoDMS ist eine Client-Server-Lösung. Die Dokumente liegen aber keinesfalls auf fremden Rechnern oder in der Cloud. Alles wird sicher in einer Datenbank beim Kunden „In-House" gespeichert. Das Lizenzmodell ist transparent und das Preis-Leistungsverhältnis einzigartig. Eine Lizenz kostet nur 49 Euro. Über den Webshop von ecoDMS können die Lizenzen bargeldlos und einfach erworben werden. Die Zustellung erfolgt sofort nach dem Zahlungseingang versandkostenfrei und fix per Mail. Im Preis inbegriffen ist der volle Funktionsumfang inklusive der verfügbaren Plug-ins für MS Outlook, Thunderbird, MS Office, Libre Office und Open Office. Ein PDF/A Drucker und das ecoICE Programm zum Abrufen und Archivieren der eingescannten Dokumente sind ebenfalls feste Bestandteile dieser Archivlösung. Die 49 Euro pro Lizenz fallen nur einmalig beim Kauf an. Anschließend kann die Lizenz zeitlich unbegrenzt, ohne verpflichtende Folgekosten genutzt werden. Die Anzahl der Lizenzen kann frei vom Anwender bestimmt und bei Bedarf jederzeit erweitert werden.

Die Software steht für die gängigen Betriebssysteme zur Verfügung und kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS genutzt werden. Um auch von außerhalb einen schnellen Zugriff zu erhalten, verfügt die Vollversion über Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets. Über die Weboberfläche ist ein lesender und schreibender Zugriff über einen Internetbrowser ebenfalls möglich.

Auf der ecoDMS Webseite können alle Software Komponenten heruntergeladen und für 30 Tage kostenfrei getestet werden. Unter www.ecodms.de stehen außerdem die notwendigen Vertriebs- und Produktinformationen frei zur Verfügung. Ausführliche Dokumentationen und anschauliche Schulungsvideos unterstützen den Anwender bei der Installation, Einrichtung und Nutzung des Systems. Die Handbücher und Videos stehen allen Webseiten-Besuchern gratis zur Verfügung.

Fazit: ecoDMS ist der optimale Helfer beim Frühjahrsputz mit Langzeitwirkung! Mit ecoDMS befinden sich alle Dokumente an einem zentralen Ablageplatz. Das mindert das Papieraufkommen, reduziert die Kosten und Zeitaufwände für die Dokumentensuche und Ablage, schenkt mehr Motivation bei der Dokumentenverwaltung und sorgt für mehr Ordnung.

Wir haben die ecoDMS Software Komponenten optimiert und aktualisiert. Alle Benutzer, die bereits ecoDMS Version 14.08 (krusty) installiert haben, können die Software Komponenten ganz normal herunterladen und über die bestehende Installation installieren. Vor dem Update empfehlen wir unbedingt eine Datensicherung zur erstellen. Bitte beachten Sie, dass bei einem Update ALLE ecoDMS Komponenten auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. Anderenfalls können Sie das System im Falle eines Updates nicht weiter nutzen. Die Software Komponenten der Demoversion, Free4Three Edition und Vollversion sind identisch! Die Aktivierung der Vollversion setzt eine Lizenz für Version 14.08 (krusty) voraus. 

Das neuen Software Komponenten stehen im Downloadbereich dieser Webseite für die von ecoDMS unterstützten Betriebssysteme zur Verfügung:

• Windows
• Ubuntu
• Debian
• MacOS.

Es gelten die aktuellen Systemvoraussetzungen von ecoDMS. 

Eine Übersicht der Neuerungen / Änderungen können Sie im aktuellen Changelog nachlesen. Diesen können Sie hier einsehen.