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Wer kennt das nicht? Dicke Ordner und Akten mit einer Vielzahl an Dokumenten, Briefen, Verträgen und Rechnungen, stapeln sich auf den Schreibtischen und in den Schränken von Privathaushalten und Unternehmen. Täglich wächst der Papierberg. Neue Dokumente erreichen den Empfänger via Post, Drucker und Computer. Die Ablage und Verwaltung dieser regelrechten Dokumentenflut ist oftmals eine große Herausforderung. Abhilfe und eine enorme Erleichterung stellt der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, wie beispielsweise ecoDMS, dar.

Mit der ecoDMS Software können die Benutzer jegliche Papier Dokumente scannen, digitalisieren und zusammen mit bereits elektronischen Dateien, wie E-Mails, Office Daten, Grafiken und vieles mehr sicher archivieren und schnell wiederfinden. Dieses DMS ist finanziell für jedermann erschwinglich und besonders leicht zu verstehen. Die Vollversion kostet einmalig 49 Euro brutto und verfügt über alle Funktionen, die ein Dokumentenarchiv ausmachen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und überzeugt mit einer einfachen Bedienung.

Die Dokumentenarchivierung ist mit ecoDMS kinderleicht. Papierdokumente müssen lediglich mit einem Scanner digitalisiert und dann mit dem Posteingangsprogramm ecoICE abgerufen werden. Anschließend wird das Schriftgut mit den passenden Attributen wie Ordner, Dokumentenart, Status und Zuständigkeit klassifiziert und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Auch digitale Daten finden schnell den Weg ins Archiv. Für E-Mails aus Outlook und Thunderbird verfügt ecoDMS beispielsweise über eigene Add-ons, die eine direkte Speicherung der Mails aus den genannten Programmen ermöglichen. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Auch hier gibt es eine direkte Anbindung an die DMS Software. Die Ablage aus anderen Programmen ist auch möglich. Hierzu liefert ecoDMS einen virtuellen PDF/A Drucker. Dieser ermöglicht die direkte Archivierung von Dokumenten aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen. Dokumente und Dateien, die bereits auf einem Laufwerk oder Rechner gespeichert sind, können darüber hinaus mit der Maus in die Benutzeroberfläche von ecoDMS gezogen und somit archiviert werden.

Jede Archivierung beinhaltet eine eigene Klassifizierung. Diese gilt als Bindeglied zwischen Dokument und Archiv. Hier können für die archivierte Datei unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Dateiinformationen erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind schnell wieder auffindbar. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Damit die Zuordnung der Klassifizierung nicht bei jeder Archivierung händisch durchgeführt werden muss, verfügt ecoDMS über einen intelligenten Vorlagen Designer. Er erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Klassifizierungs- und Barcodevorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Angelegte und erfolgreich erkannte Klassifizierungsvorlagen können optional sogar in einem “Dunkelprozess” verarbeitet werden. Es besteht die Möglichkeit eingescannte Dokumente vollkommen automatisch archivieren zu lassen.

Die Inhalte lesbarer Dokumente, Klassifizierungsattribute und Datei-Metadaten werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente und deren Klassifizierungsattribute. Diese Suche ist so einfach wie googeln. Über die "Erweiterte Suche" können verschiedene Suchkriterien wie z.B. Status, Datum, Dokumentenart, Volltext usw. miteinander verknüpft werden. So kann der Benutzer beispielsweise gleichzeitig nach verschiedenen Klassifizierungsattributen und nach Volltextbegriffen suchen.

Für alle Freunde der mobilen Dienste bietet ecoDMS in der Vollversion außerdem eine App für Smartphones und Tablets mit Android und IOS Systemen. Eine Weboberfläche erlaubt darüber hinaus den Zugriff auf das Archiv via Internetbrowser.

Der Archivierung sind mit ecoDMS nahezu keine Grenzen gesetzt. Die Software kostet pro Lizenz 49 Euro brutto und kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Für Privatleute stellt ecoDMS das System sogar dauerhaft kostenfrei bereit. Hier sind die Funktionalitäten dann allerdings etwas eingeschränkt. Vor dem Kauf erhält jeder die Möglichkeit einer kostenlosen 30-tätigen Demophase. So kann das System ausgiebig getestet werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.