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Mit der ecoDMS Archivlösung können die Benutzer Dokumente sicher archivieren, langfristig verwalten und schnell finden. Das Dokumenten-Management-System geht als erstes Low-Cost-Archiv neue Wege. Unter www.ecodms.de können die Kunden ihre eigene DMS Lösung kreieren. Dabei kann der Leistungsumfang nach den eigenen Wünschen bestimmt werden. Die Software überzeugt durch moderne Technik, eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung.

Das DMS System hebt sich vor allem durch das einzigartige volumenunabhängige „Low-Cost-Konzept“ und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Kunden haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 49,00 Euro brutto. Im Lizenzpreis sind alle Funktionen enthalten, die man von einem Dokumentenarchiv erwartet. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.

Zum Standardportfolio des Programms gehört beispielsweise die etablierte Lösung ecoICE zur Posteingangsbearbeitung. Nach dem Scannen können die eingescannten Rechnungen, Verträge etc. direkt über ecoICE abgerufen und ohne lästige Kopierarbeiten und Fußwege in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Für den Scanvorgang können nahezu alle Dokumentenscanner und/oder Multifunktionsgeräte verwendet werden.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente, auch auf die eingescannten Dateien, eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut.

Bei der Archivierung von Dokumenten erkennt der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

Die Vollversion beinhaltet Plug-ins für Outlook und Thunderbird, die eine direkte Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat EML und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Das garantiert eine dauerhafte Nutzbarkeit. Die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice ermöglichen eine direkte Archivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress. Die Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.

Für alle „Web-affinen“ bietet ecoDMS Apps für Android und IOS an, die die direkte Archivierung und einen sicheren Zugriff vom Smartphone oder Tablet aus erlauben. Über die Weboberfläche ist darüber hinaus ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich.

Dies ist nur ein Auszug aus den vielen Möglichkeiten und Funktionalitäten des Dokumenten-Management-Systems.

ecoDMS kann flexibel nach Kundenwunsch installiert und verwendet werden. Die Skalierbarkeit des Systems erlaubt die Nutzung in verschiedensten Branchen und Benutzerkreisen. Als Client-Server-System kann ecoDMS komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden. Über das Netzwerk ist anschließend ein sicherer Zugriff auf das Archiv von den einzelnen Arbeitsplätzen aus möglich. Die Verbindung zum ecoDMS Server erfolgt über den Connection Manager. Die Anzahl der Benutzer ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Dieser technische Komfort macht das digitale Archiv erstmals auch für Privatnutzer interessant. Das gesamte Dokumenten-Management-System kann bei Bedarf ebenfalls ohne Einschränkung als Einzelplatz-Lösung zum Einsatz kommen.

Die Software Lizenz ist in verschiedenen „Editionen“ erhältlich, wobei die Software Komponenten identisch sind. Sie unterscheiden sich lediglich im Funktions- und Leistungsumfang. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS Lösungen, können die Komponenten frei im Software Downloadbereich der ecoDMS Webseite heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop zum Preis von 49,00 Euro netto erworben werden. Der günstige Lizenzpreis kann verständlicherweise keine Zusatzleistungen wie zum Beispiel Support durch die ecoDMS Techniker enthalten. Das hat aber auch einen guten Grund: „Wer keinen Support benötigt, sollte auch nicht dafür zahlen müssen.“ Support- und Serviceleistungen können selbstverständlich individuell -zu ebenfalls sehr günstigen Konditionen- zum Dokumenten-Management-System hinzu erworben werden.

Speziell für Firmenkunden bietet ecoDMS darüber hinaus ecoDMS One an. Das Produkt ecoDMS One ist ein modernes "Full Service Package" für Firmenkunden des Dokumenten-Management-Systems. Mit ecoDMS One ermöglicht die ecoDMS GmbH Firmenkunden eine garantierte Planungssicherheit. Die Lösung bietet für die komplette Laufzeit eine feste preisliche Struktur für Software Updates und technischen Support durch den Hersteller. Wer sich für ecoDMS One entscheidet, bekommt während der erworbenen Laufzeit alle Major und Release Updates kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zusätzlich enthält ecoDMS One technischen Support durch den Hersteller für zwei zuvor definierte Ansprechpartner beim Endkunden nach dem modernen "ecoDMS Einheiten Prinzip".

Weitere Informationen zum ecoDMS Dokumenten-Management-System können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden.