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ecoDMS ist ein modernes Data Management System zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Dateien und Dokumente. Die Software kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS und Raspbian installiert werden. Außerdem gibt es eigene Docker Images für eine Server Installation auf einem Synology und QNAP NAS Gerät. Für den mobilen Zugriff gibt es darüber hinaus Android und iOS Apps. Die Plattformunabhängigkeit, Flexibilität, Einfachheit und ein faires Lizenzmodell machen ecoDMS zu einer beliebten Archivlösung.

ecoDMS ist für Privatleute als Free4Three Edition kostenlos. Eine Lizenz der Vollversion, die den vollen Funktionsumfang freischaltet und auch eine gewerbliche Nutzung möglich macht, ist für kleines Geld im ecoDMS Onlineshop erhältlich. Die Software überzeugt mit hochwertigen Funktionen und mit einer modernen Technologie. Bei der Entwicklung haben die Techniker professionelle Eigenentwicklungen mit ausgereiften Open Source Komponenten gepaart. Beispielsweise ist die OCR Engine „Tesseract“ in ecoDMS integriert. Auch die Datenbank ist Open Source. Mit postgreSQL hat sich ecoDMS für eine plattformunabhängige Datenbank entschieden, die ein nahezu grenzenloses Datenvolumen bietet. Im Gegensatz zu den meisten anderen Datenbanken ist das Datenbankvolumen von postgeSQL unbegrenzt. Da es sich bei postgreSQL und Tesseract um freie Software-Komponenten handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung keinerlei Zusatzkosten.

Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird 1x auf einem zentralen Computer, Server oder NAS installiert. Die ecoDMS Clients und Plug-ins können dann auf beliebig vielen anderen Computern installiert werden. Über den Connection Manager wird vom jeweiligen Arbeitsplatz aus die Verbindung zum ecoDMS Server und der Datenbank hergestellt. Selbstverständlich können der ecoDMS Server und die anderen Komponenten auch zusammen als Einzelplatzlösung auf einem Gerät installiert werden.

ecoDMS kann gezielt für die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Über die Benutzer- und Gruppenverwaltung in ecoDMS kann für jeden Benutzer ein eigener Zugang mit entsprechenden Zugriffsrechten angelegt werden. Über den Einstellungsdialog können außerdem die notwendigen Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und vieles mehr konfiguriert werden.
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Für die Archivierung bietet ecoDMS verschiedene Optionen. Dazu zählen die Archivierung per Drag und Drop direkt in den ecoDMS Client, das Einscannen und Archivieren via ecoICE, das Drucken über den virtuellen PDF/A Drucker, die Ablage über verschiedene Office Plug-ins, E-Mail Add-ons und Mobile Apps und die Möglichkeit einer Archivierung über die Weboberfläche.

Die Volltexterkennung führt ecoDMS bei lesbaren Dateien im Hintergrund automatisch aus. Mit den richtigen Klassifizierungsattributen können die Nutzer zusätzlich für jedes Dokument die Dokumentenart, den Kundenordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben. Die Klassifizierungsattribute und die Volltextindizierung machen ein blitzschnelles Wiederfinden der Unterlagen möglich. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Er erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungsattribute selbstständig aus und legt die Daten (optional) automatisch in in ecoDMS ab. Die Erkennung der Dokumente erfolgt dabei auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes und/oder Layouts, die in so genannten Klassifizierungsvorlagen hinterlegt werden. Die Klassifizierungs- und Archivierungsprozesse können auf diese Weise benutzerfreundlich optimiert und automatisiert werden.

Die Software Komponenten für die Demoversion, Free4Three Edition und die Vollversion sind identisch. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im zum fairen Preis von 49 Euro pro Lizenz ecoDMS Onlineshop erworben werden. Ausführliche Informationen zum Produkt gibt es im Internet unter www.ecodms.de.