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In Zeiten der modernen Kommunikation und Mobilitätstechnologie spielt die jederzeitige Erreichbarkeit und Verfügbarkeit von Daten, Fakten und Informationen eine sehr wichtige Rolle. Der inzwischen schon fast altmodische Brief in Papierform wird immer mehr durch digitale E-Mails, elektronische Nachrichtendienste und Webtechnologien ersetzt. Nichts desto trotz muss ein sehr großer Teil aller Dokumente, egal ob digitaler oder konventioneller Herkunft, über viele Jahre hinweg aufbewahrt und den zuständigen Personen zugänglich gemacht werden.

Bei ecoDMS handelt es sich um die erste Archivierungssoftware, mit der die Datenarchivierung und Verwaltung nicht nur einfach und schnell, sondern auch besonders preisgünstig und von überall aus via Computer, Handy, Tablet oder Internetbrowser erfolgen kann. Die Software ecoDMS geht mit der Zeit und macht modernes und effiziente Datenmanagement zum erschwinglichen Preis für jedermann möglich. ecoDMS gilt als das weltweit günstigste und schnellste deutschsprachige Archivsystem aller Zeiten. Für Privatleute ist ecoDMS sogar mit abgespeckter Funktionalität komplett kostenfrei nutzbar. Eine Lizenz der Vollversion gibt es für einmalig 49 Euro auf der Internetseite des Herstellers.

Beliebige Papierdokumente und digitale Daten können mit dieser DMS-Lösung revisionssicher in einem zentralen Archiv gespeichert, professionell verwaltet und in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Ein leistungsfähiger Erkennungsassistent macht dabei eine automatische Zuordnung und Archivierung der Dateien möglich. Papier wird einfach via Scanvorgang an ecoDMS übergeben. Digitale Daten wie E-Mails, Anschreiben, Tabellen, Verträge, Rechnungen und vieles mehr finden mit wenigen Mausklicks ebenfalls schnell den Weg ins Archiv. Für MS Office, OpenOffice und LibreOffice beinhaltet die ecoDMS Vollversion zusätzlich eigene Plug-ins. Diese erlauben eine direkte Archivierung als PDF/A und Originaldokument aus den jeweiligen Anwendungen. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden. Auch für Thunderbird und Outlook steht ein Add-on für die komfortable E-Mail Archivierung bereit.

Als Client-Server-System speichert ecoDMS alles in einer Datenbank. Diese wird automatisch bei der Installation von ecoDMS eingerichtet und befindet sich direkt beim Kunden. Server und Datenbankkenntnisse sind hierbei nicht notwendig. Via Smartphone, Tablet, Webbrowser und Clientsoftware sind die archivierten Dokumente blitzschnell wieder abrufbar. Die voll automatische und fest integrierte OCR Volltextindizierung liest jede lesbare Datei und macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Ein Zugriff auf das Archiv genügt und die Benutzer können sicher von überall aus auf Ihre Dokumente zugreifen. Das gesamte Archiv kann exakt auf die Bedürfnisse der Benutzer eingerichtet werden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen, eigene Ordnerstrukturen und Berechtigungen oder spezifische Klassifizierungsattribute. ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Archivierungssoftware gibt es in verschiedensten Ausprägungen und Funktionen. Dabei gilt leider in den meisten Fällen das Motto „Je mehr Funktionen, desto höher der Preis“. Nicht so mit ecoDMS. Als erstes Archivsystem geht ecoDMS völlig neue Wege. Die Software gilt als die weltweit günstigste Archivlösung mit vollem Funktionsumfang. Die clevere Kombination aus ausgereiften Open Source Modulen, modernsten Eigenprogrammierungen, ausführlichen Verbraucherinformationen und ein in erster Linie webbasierter Verkauf, machen den einzigartigen Preis von 49 Euro pro Lizenz möglich. Keine unnötigen Wartungs- oder Supportverträge sind notwendig. Eine Lizenz wird einmalig erworben und darf dann beliebig lange verwendet werden. Bei technischen oder inhaltlichen Fragen gibt es Unterstützung direkt vom Hersteller. Support ist zwar im Lizenzpreis nicht inbegriffen, kann aber für ebenfalls wenig Geld optional und Bedarfsweise hinzu gebucht werden. Darüber hinaus bietet ecoDMS allen Kunden und Interessenten auf der Webseite kostenlose Schulungsvideos und ausführliches Dokumentationsmaterial an.

ecoDMS kann serverseitig unter Windows, Ubuntu, Debian, Raspbian und als Docker Image mit NAS Support für Synology und QNAP installiert werden. Die Programmoberflächen gibt es für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Webbrowser, Android und IOS. Unter www.ecodms.de wird die Software zum kostenlosen Download mit einer 30-tägigen Demophase angeboten.
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