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Mit dem automatischen E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ von der ecoDMS GmbH können alle ein- und ausgehenden E-Mails schnell, sicher und gesetzeskonform archiviert werden. Die Software ist mit einem Lizenzpreis von 49 Euro pro Benutzer ein wahres Schnäppchen. Im Lizenzpreis inbegriffen ist außerdem der Bezug von Updates für die Dauer von 24 Monaten. Die browserbasierte Oberfläche ist leicht zu bedienen und ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff auf die gespeicherten Nachrichten. Alle E-Mails werden sicher in Daten-Containern gespeichert. Diese befinden sich direkt beim Kunden und nicht auf fremden Servern.

ecoMAILZ ruft die E-Mails bereits beim Eintreffen am Server ab und legt sie sofort im Mailarchiv ab. Über den Web Client können die berechtigten Benutzer nach dem Login die zuständigen E-Mails einsehen. Via Volltextrecherche und Filterfunktionen ist ein blitzschnelles Wiederfinden kinderleicht.

Den gesetzlichen Anforderungen einer korrekten E-Mailarchivierung kommt ecoMAILZ ebenfalls nach. Hier arbeitet die Software mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Jede Nachricht erhält einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. So können beispielsweise private E-Mails innerhalb einer Frist entsprechend gekennzeichnet werden. ecoMAILZ erkennt die Markierungen und weiß, dass diese nicht in das Archiv überführt werden sollen.

Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird von ecoMAILZ beachtet. Die Benutzer können nach dem 4-Augen-Prinzip Nachrichten, die aus wichtigem Grund wieder gelöscht werden müssen, unwiderruflich aus dem Archiv entfernen.

Neben dem Web Client verfügt ecoMAILZ über eigene Plug-ins für MS Outlook und Thunderbird. Diese verbinden ecoMAILZ mit der jeweiligen E-Mail-Oberfläche. So können die Anwender den Archivierungsstatus direkt im E-Mail-Client überwachen und verschiedene Archivierungseinstellungen vornehmen.

Speziell für das hauseigene Dokumentenarchiv „ecoDMS“ haben die Aachener ebenfalls eine Integrationsmöglichkeit geschaffen. Das dafür verfügbare Plug-in schafft eine Verbindung zwischen dem ecoMAILZ-Mailarchiv und dem Dokumentenarchiv "ecoDMS". Darüber können die archivierten E-Mails aus ecoMAILZ auch in ecoDMS abgelegt und wiedergefunden werden.

Diese und weitere Informationen rund um die Software der ecoDMS GmbH gibt es im Internet unter www.ecodms.de. Auf der Webseite gibt neben zahlreichen Produktinformationen auch die aktuellsten Versionen zum Download. Über den Onlineshop können Lizenzen für die Vollversionen der Produkte und Support Pakete erworben werden.