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Die ecoDMS GmbH aus Aachen bietet mit dem gleichnamigen Produkt „ecoDMS“ ein Archivsystem zum Scannen, Archivieren und Verwalten beliebiger Dateien und Dokumente an. Dabei setzt das IT-Unternehmen auf modernste Techniken, faire Preise und auf eine benutzerfreundliche Bedienung. Gleichzeitig erfüllt die Software als Client-Server-System alle Anforderungen an eine langfristige und revisionssichere Dokumentenarchivierung.

Auf dem Softwaremarkt ist ecoDMS schon gar nicht mehr wegzudenken. Tausende Privatleute und Firmenkunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz haben ecoDMS schon lange erfolgreich im Einsatz. Mit einem erschwinglichen Anschaffungspreis von 69,00 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung ist ecoDMS das günstigste Archivsystem aller Zeiten. Die Lizenzgebühr fällt nur einmalig an und beinhaltet das gesamte Archivsystem inklusive automatischer Volltexterkennung und jeglicher Office- und Mail Plugins.{gallery}gallery/dms/artikel{/gallery}ecoDMS speichert alle Dokumente und Informationen sicher in einer Datenbank. Außerdem nutzt die Software ein modernes Container-Speichersystem. Alle notwendigen Komponenten inklusive der Datenbank werden beim Kunden selbst installiert. Nach der Installation können die Benutzer schnell auf das Archiv zugreifen. Mit wenigen Mausklicks zeigt ecoDMS die benötigten Dokumente an. Die Dokumentensuche ist so einfach wie googeln.

Über die integrierte Versionsverwaltung können nach der Archivierung beispielsweise Office Dateien nachträglich bearbeitet und als neue Version abgelegt werden. Alle Versionen werden im ecoDMS Archiv mit einem Zeitstempel und Benutzerkennung gesichert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Über die revisionssichere Dokumentenhistorie behalten die zuständigen Nutzer immer den Überblick über die einzelnen Dokumentenaktionen. Die Funktion „Historie“ zeigt für jedes Dokument die durchgeführten Nutzeraktionen und Klassifizierungen an.

Wer ecoDMS nutzt kann beliebige Dateitypen wie zum Beispiel PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine und vieles mehr archivieren. Natürlich dürfen hierbei Papierdokumente nicht fehlen. Mit dem richtigen Dokumentenscanner werden Posteingangsdokumente eingescannt und dann bequem über die ecoDMS Inbox archiviert. Darüber hinaus beinhaltet die Vollversion speziell für die gängigen Office- und E-Mail-Programme eigene Plugins.

Die Prozesse der Klassifizierung, also Zuordnung, und Archivierung der einzelnen Dokumente können flexibel eingerichtet werden. Wer möchte kann die Archivierung und Klassifizierung mittels Vorlagen Designer sogar komplett automatisieren. Das ecoDMS-Programm erkennt dann die eingehenden Dokumente und führt die notwendigen Schritte selbstständig aus.

Auch die Datensicherung ist mit ecoDMS kinderleicht. Das Archivsystem beinhaltet verschiedene Backup- und Restore Funktionen. Diese erlauben eine komfortable, sichere und vor allem benutzerfreundliche Sicherung des Dokumentenarchivs.

Besonders praktisch ist, dass ecoDMS plattformunabhängig und auch am Smartphone und Tablet genutzt werden kann. Die Software gibt es für Windows, Ubuntu, Debian, Raspbian, Docker mit Synology und QNAP NAS-Support, MacOS, Android und iOS.

Dies ist nur ein ganz kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de wird die Software zum kostenlosen Download angeboten. In den ersten 30 Tagen das Archiv als Demoversion freigeschaltet und kann ausgiebig getestet werden. Nach Abschluss der Testphase wird ecoDMS automatisch zur Free4Three Version. Diese verfügt über einen eingeschränkten Funktionsumfang, darf aber privat kostenfrei weiter genutzt werden. Durch Einspielen einer gültigen Lizenz kann die Vollversion aktiviert werden. Die Lizenz kann bequem und natürlich ebenfalls komplett digital im Onlineshop des Herstellers erworben werden.