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Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können Unterlagen und Dateien revisionssicher und langfristig auf dem Computer archiviert werden. Als erstes Archivsystem richtet sich ecoDMS sowohl an Privatnutzer, als auch an kleine und mittelständische Unternehmen sowie an Großkunden. Ein faires Preis-Leistungsverhältnis bei vollem Funktionsumfang, einfache und moderne Vertriebswege, eine benutzerfreundliche Bedienung und plattformunabhängige Einsatzmöglichkeiten eröffnen dieser DMS Anwendung eine riesige Zielgruppe.

Die Basis der Software bilden ausgereifte OpenSource Komponenten, die mit professionellen Eigenentwicklungen gepaart sind. Jeder kann die Software kostenlos auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang ausgiebig testen. Eine Lizenz der Vollversion kann für 49 Euro pro Benutzer ebenfalls online erworben werden. Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und ist unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Für Privatleute ist die Nutzung von ecoDMS, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, als Free4Three Edition dauerhaft kostenfrei möglich.

Das Dokumenten-Management-System verfügt über jegliche Archivierungsfunktionen. Nahezu jedes Dateiformat kann in ecoDMS sicher archiviert werden. Die Archivierungen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente und deren Klassifizierungsattribute. Über die "Erweiterte Suche" können verschiedene Suchkriterien wie Status, Datum, Dokumentenart, Volltext und vieles mehr miteinander verknüpft werden. Bei Bedarf können die Suchanfragen in Form von Filtervorlagen gespeichert werden.

Die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice ermöglichen eine direkte Archivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress. Die Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.

Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Vorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Archivierung von Dokumenten.

Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden. Optional können die Benutzer sogar aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden.

Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der Lizenz) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Als Client-Server-System ist der ecoDMS Server die Grundlage des gesamten Systems. Hier werden unter anderem alle Daten und Informationen sicher in einer "postgreSQL-Datenbank" gespeichert. Der "Connection Manager" stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her. Eine mandantenfähige, gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen ecoDMS Servern-, Datenbanken und Benutzern ist über den "Connection Manager" möglich.

ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Über den leicht zu bedienenden und flexiblen Einstellungsdialog lassen sich die gewünschten Strukturen schnell abbilden.

Es gibt die Software für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Darüber hinaus sind eigene Server Versionen für den Raspberry Pi 2 und Docker erhältlich. Die aktuellste ecoDMS Version unterstützt auch die Network Attached Storages (NAS), die eine Virtualisierung von Containern bereitstellen, von Synology und QNAP. Für alle Freunde der mobilen Technik und Kommunikation sind außerdem ein Webclient für den Internetbrowser und Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets verfügbar.

Diese und weitere Informationen können auf der ecoDMS Webseite abgerufen werden.

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