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Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS kann die Archivierung, Aufbewahrung, Verwaltung und das Wiederfinden von Papierdokumenten und beliebigen digitalen Dateien einfach, sicher und günstig realisiert werden. 

ecoDMS zählt zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigem Raum. Tausende Benutzer haben das Dokumenten-Management-System bereits erfolgreich im Einsatz. Die schnelle Installation und eine einfache Bedienung, ein faires Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung. Der erschwingliche Preis von 49 Euro pro Lizenz ist in der Branche einzigartig. Für Privatleute ist die Nutzung sogar mit eingeschränkter Funktionalität kostenfrei.

Das System ist leicht zu verstehen und kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden. Beinahe jedes Dateiformat kann in ecoDMS archiviert werden. Dokumente, die beispielsweise auf dem Computer gespeichert sind, können einfach per Drag und Drop in den ecoDMS Client gezogen und dann entsprechend zugeordnet werden. Alle Dokumente, die bei der Archivierung anhand einer Klassifizierungsvorlage erkannt werden, können sogar automatisch vorklassifiziert werden.

Die Ablage von Papierdokumenten ist mit ecoDMS ebenfalls bequem und einfach möglich. Der Posteingang muss lediglich mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dann über das Scanprogramm ecoICE klassifiziert und archiviert werden. Über die Klassifizierung können für jedes Dokument die Dokumentenart, der Ordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben werden. Für eingescannte Dokumente besteht darüber hinaus die Möglichkeit einer Dunkelverarbeitung. In diesem Fall können Dokumente, ohne das Zutun eines Benutzers, automatisch nach dem Scannen klassifiziert und archiviert werden. Die Dokumente werden dann direkt nach dem Scannen im Archiv abgelegt.

ecoDMS verfügt über verschiedene Such- und Filterfunktionen. Diese machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Dateien und Informationen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden. Es sind beispielsweise Suchanfragen mit Hilfe der Volltexterkennung, innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Klassifizierungsinformationen möglich.

Die ecoDMS Vollversion bietet alles, was ein DMS ausmacht: Ein Programm zur Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente, die eigentliche DMS Oberfläche mit einer übersichtlichen Dokumentenverwaltung, Plug-ins für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook, ein PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen, zahlreiche Suchfunktionen, eine integrierte und voll automatische OCR Volltextindizierung, eine Versionsverwaltung, umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, Anbindungen zu Active Directory und LDAP und vieles mehr.

Wer sich für die Software interessiert, kann diese 30 Tage lang als Demoversion testen. Die Komponenten der Demo- und Vollversion sind identisch. Durch Einspielen einer Lizenz wird die Vollversion aktiviert. Die Lizenz kann im Onlineshop unter www.ecodms.de erworben werden. Auf der Webseite können darüber hinaus ausführliche Dokumentationen und Produktinformationen als Text und Video abgerufen werden.

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