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ecoDMS is a PC software for digital archiving and management of documents and files. The ecoDMS software is easy to use and has a user-friendly interface. The document management system facilitates access to documents and the full text indexing feature enables easy and quick searches for content and information.

There are several DMS systems available on the German market. ecoDMS differentiates itself from those applications by virtue of its technical structure and innovative sales model. The system is ideal for practically all user groups due to its scalability, simplicity and platform independence. The low price allows anyone to employ ecoDMS.

The ecoDMS archiving software has already been awarded several different prizes and certificates. In the heise online software portal, ecoDMS software is ranked top of all document management systems. In 2010 the comprehensive school Europaschule Langerwehe won the "Simply School" competition with ecoDMS. The school was awarded the prize for its modern reduction of bureaucracy by the education ministry of Northrhine-Westfalia. In 2014 the German Federal Association for Small to Medium-Sized Companies in the IT Industry awarded ecoDMS with the "Software made in Germany" seal. Also in 2014, the German Federal Association for Information Technology, Telecommunications and New Media (bitkom) admitted ecoDMS as a member.

ecoDMS ensures that emails, Office documents, PDF files, drawings, graphs, images, agreements, videos, paper documents and much more can be assigned in the DMS system. The archiving software stores all data securely, structures it clearly and makes it accessible for users. The intelligent template designer allows automatic classification and archiving. When archiving, the system recognises the documents and assigns them accordingly.

The full version contains all DMS functions and connections to conventional PC applications, such as MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird and Outlook. Moreover, a PDF/A printer enables archiving from applications with print function. The ecoDMS API also allows access from other systems to the archived data store also allowing the addition of further documents. The API can be used, for example, to connect warehouse management systems, invoicing software and other third party systems to the DMS.

The archived data can be accessed locally, within a network, or from mobile devices or external PCs while travelling. ecoDMS includes desktop clients, mobile apps and a web interface. The ecoDMS software is currently available in the languages German and English. Apart from the free Free4Three version, on offer with limited functionality for private users, there is also the fee-based ecoDMS full version. A full version licence costs 49 Euros and is permanent.

ecoDMS is based on Open Source components that are combined with custom developments. The service-oriented architecture (SOA) of the client server system ensures that ecoDMS can be used with different platforms (Windows, Ubuntu, Debian, Mac OS) and on various devices.

On the ecoDMS webpage www.ecodms.de a free test version is available for download. The licence can also be purchased from the online shop. Detailed documentation and training videos give a perfect introduction to the DMS.

Summary: As a client-server system, ecoDMS covers all aspects of a software for document management. From digital incoming e-mail processing and automatic document recognition, audit-proof archiving and quick document retrieval, to the simple integration into existing system environments, ecoDMS offers high user convenience.

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System zur Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Mit ecoDMS können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden.

ecoDMS deckt als Client-Server-System die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Es ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich in der Bedienung. Hinter der gesamten Software steckt eine moderne Serverkomponente, die einen standortübergreifenden, gleichzeitigen Zugriff über verschiedene Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian und MacOS) ermöglicht. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Mit dieser Archivlösung können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht die Archivierung kinderleicht. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen postgreSQL Datenbank. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.

Ein Auszug der Funktionalitäten zeigt die vielen Möglichkeiten mit ecoDMS:

• Privat für 3 Benutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenfrei
• Revisionskonformes Client-Server-System
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz
• Keine Dokumentenbegrenzung
• Privat und Gewerblich einsetzbar (branchenunabhängig)
• Einfache, benutzerfreundliche Bedienung
• Flexible Einstellungsmöglichkeiten nach Kundenbedarf
• Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Active Directory / LDAP Schnittstelle
• Automatische Dokumenten-Erkennung und Vorklassifizierung (Vorlagen Designer)
• PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen
• Thunderbird & Outlook Add-on zur E-Mail Archivierung
• Office Plug-ins für eine direkte Archivierung aus MS Office, LibreOffice und OpenOffice
• Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets (ecoDMS Mobile)
• Weboberfläche für einen Zugriff via Internetbrowser
• Archivierung per Drag & Drop
• Scanfunktion zur Posteingangsbearbeitung
• Automatische Volltextindizierung (OCR)
• Zahlreiche Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche)
• Versionsverwaltung
• Exportfunktion inkl. Offline Client
• Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar

Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Die Vollversion ist zum Preis von 49 Euro pro Lizenz erhältlich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

Electronic data processing and the management of paper documents and computer files comes at a low price with ecoDMS.

ecoDMS is a document management system (records management system) that enables electronic data management for everyone. This comprehensive document archive convinces with its user-friendliness, platform independence, flexibility, ease of use and low licence price. Paper documents and digital data are archived revision-proof, managed professionally and retrieved quickly with ecoDMS.

In order to make data processing extremely easy, ecoDMS relies on the integrated template designer. This function automatically recognises documents, enters the data in the right place and fills in the required metadata. As soon as you archive a document in ecoDMS, the document management system automatically executes the recognition wizard. This significantly speeds up the archiving and assignment process for documents and records.

The ecoICE programme is used for state-of-the-art incoming mail processing and is a fixed part of the archiving solution. After scanning, the invoices, contracts and paper documents can be accessed directly via ecoICE, archived in the ecoDMS archive structure and then distributed immediately to the responsible staff.

Data that is already available in digital form can also be archived quickly. It can easily be dragged and dropped into the ecoDMS user interface. In the next moment the documents are safely archived. Moreover, the full version contains plugins for Microsoft Office, Microsoft Outlook, LibreOffice, OpenOffice and Mozilla Thunderbird. Office documents and emails can be archived in ecoDMS from each of these applications at the touch of a button. The version management function allows further processing of the archived Office documents. The changes are saved in ecoDMS as a new version. The original thus remains unchanged. The plugins always save the original file and an audit-proof PDF/A file.

Following the archiving process, the full text and UPOS information is immediately available for a quick and easy search in ecoDMS. In ecoDMS, all data is located in a central filing space. This makes it quick and easy to retrieve and display on the monitor. When entering search terms or filing information, the matching documents are retrieved and displayed within seconds.

ecoDMS is easy to operate and can be integrated perfectly in the existing IT infrastructure. The ecoDMS document management system (records management system) supports different platforms and can be installed under Windows, Ubuntu, Debian ad Mac OS. The ecoDMS user interface is available in the languages German and English. For all users who like using web and mobile applications, ecoDMS offers apps for smartphones and tablets. For these applications the system also offers a web user interface for the internet browser.

All software components can be downloaded at www.ecodms.de. The demo version offers full functionality for 30 days (except for mobile services) and is intended for test purposes only. The full version costs 49 Euros per licence and can be used privately and for commercial purposes. The free Free4Three version is aimed at private users but offers restricted functionality.

On the website users can also find extensive information on the software as well as instructive documentation and videos. A licence for the full version can be purchased in the online shop of the website. The license is valid for an unlimited period of time and depends on the number of simultaneous connections to the archive.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System, das in deutscher und englischer Sprache installiert werden kann. Die Software wird für die Archivierung und Verwaltung von privaten und geschäftlichen Dokumenten verwendet.

Das Preis-Leistungsverhältnis von ecoDMS ist in der Archivierungsbranche erfreulich günstig. Die kostenpflichtige Vollversion ist für 49 Euro pro Lizenz im Webshop unter www.ecoDMS.de erhältlich und darf zur privaten und kommerziellen Nutzung verwendet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält auch keine Dokumentenbegrenzung. Die kostenlose Free4Three Version ist mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch freigegeben. Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Hinzu kommt ein neuartiges und modernes Online-Vertriebsmodell. Diese clevere Kombination macht den günstigen Lizenzpreis möglich.

Das ecoDMS Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die schnelle Suche nach Inhalten und Informationen. Die Software unterstützt den Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass Dokumente beliebiger Beschaffenheit zentral bereit stehen und schnell gefunden werden können.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein datenbankgestütztes Client-Server-System. Server oder Datenbankkenntnisse werden allerdings nicht vorausgesetzt. Die Software ist einfach zu installieren und leicht verständlich zu bedienen. Das System kann flexibel auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und Benutzerrechte sind mit wenigen Mausklicks konfiguriert. Für die Sicherheit und Vertraulichkeit der Dokumente, informationen und Ordner sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Mit dem Dokumenten-Management-System können nahezu alle Unterlagen und Dokumente revisionssicher archiviert werden. ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. ecoDMS archiviert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Die Dokumentenzuordnung kann sogar automatisiert erfolgen. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und einfach. Auf der ecoDMS Internetseite gibt es die Software zum Download und gratis Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS. Diese Informationen stehen kostenfrei für alle Besucher der Webseite bereit. Bei Bedarf kann optional auch eine direkte Betreuung durch die ecoDMS GmbH erfolgen. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene kostenfreie und kostenpflichtige Support und Service Leistungen an.

Fazit: Wer sich für ecoDMS entscheidet, erhält ein Dokumenten-Management-System, dass die Dokumentenverwaltung und Archivierung deutlich erleichtert. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie Googeln. Auch die Archivierung ist mit wenigen Mausklicks schnell erledigt. Die Dokumente brauchen lediglich per Drag und Drop in die Benutzeroberfläche gezogen oder über die Plug-ins archiviert werden. Die Plattformunabhängigkeit, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und ein günstiges Preismodell machen den Einsatz von ecoDMS überall möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecoDMS.de.

ecoDMS ist eine Software zur Archivierung elektronischer Dokumente in einem digitalen Dokumentenarchiv. Beliebige elektronische Daten und Informationen können mit ecoDMS sicher gespeichert und schnell wiedergefunden werden.

ecoDMS macht ein digitales Daten Management für Privatleute und Unternehmen aller Branchen und Größen möglich. Für Privatnutzer ist ecoDMS in der Free4Three Edition kostenlos. Wer von der Funktionsvielfalt der Vollversion profitieren oder das System gewerblich nutzen möchte, benötigt eine Softwarelizenz. Diese kostet pro Benutzer einmalig 49 Euro, ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl.

Die Archivierung elektronischer Dokumente ist mit ecoDMS benutzerfreundlich und komfortabel realisierbar. Leicht verständliche Benutzeroberflächen und flexible Konfigurationsmöglichkeiten, machen ecoDMS zu einer ansprechenden Software für das Daten Management.

Angefangen von der E-Mail Archivierung, über die Ablage von Office und PDF Daten, bis hin zur Aufbewahrung von Fotos und Musik und der elektronischen Speicherung von eingescannten Papierdokumenten, lässt ecoDMS keine Wünsche bei der Archivierung offen.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente eine OCR an. Auch die eingescannten Dateien werden volltextindiziert. Die OCR erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung. Sie ermöglicht auch die automatische Zuordnung von Dokumenten. Die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in eine Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Darüber hinaus enthält ecoDMS zahlreiche weitere Such- und Filterfunktionen.

Das Programm gibt es für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Eine Weboberfläche und Apps für IOS und Android sind ebenfalls verfügbar. Die einzelnen Komponenten können bei Bedarf plattformübergreifend zum Einsatz kommen. Unter www.ecodms.de können die Archivsoftware und verschiedene Office und Mail Plug-ins heruntergeladen werden. Hier gibt es außerdem ausführliche Programminformationen und lehrreiche Dokumentationen und Videos. Eine Lizenz der Vollversion kann im Onlineshop der Webseite erworben werden.

ecoDMS zählt zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigem Raum. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben das Dokumenten-Management-System bereits erfolgreich im Einsatz. Die schnelle Installation und die einfache Bedienung, ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung für jedermann.

Mit der DMS Software ecoDMS können Privatleute und Unternehmen Dokumente digital in einem sicheren Archiv aufbewahren und speichern. ecoDMS ist günstig in der Anschaffung und überzeugt durch Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Plattformunabhängigkeit und volle Funktionalität.

Getreu dem Produktslogan eignet sich das ecoDMS Dokumenten-Management-System zum Scannen, Archivieren und Verwalten jeglicher Unterlagen und Informationen. ecoDMS ist leicht zu bedienen und lässt sich ideal in die bestehenden IT-Infrastrukturen integrieren. Besonders die gute Performance, die Plattformunabhängigkeit und die automatische Dokumentenerkennung hat schon tausende Nutzer überzeugt. Egal ob eingescanntes Papierschriftstück, E-Mail oder Datei aus der Warenwirtschaft. Alle Dokumente werden vom ecoDMS System schnell erkannt, zuverlässig indiziert und sicher archiviert. Obendrein bietet ecoDMS ein gutes Preis-Leistungsverhältnis und ein transparentes Lizenzmodell.

Papierdokumente wie zum Beispiel Verträge, Eingangsrechnungen und Angebote werden eingescannt und digital im ecoDMS Archiv aufbewahrt. Darüber hinaus können auch elektronische Daten wie E-Mails, Office Dokumente, Warenwirtschaftsinformationen und vieles mehr in ecoDMS archiviert werden. Bei ecoDMS befinden sich alle Unterlagen und Dokumentendetails in einem zentralen Archiv. Das erlaubt einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk.

Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar: Über die Desktop Clients können die Nutzer direkt vom eigenen Computer oder Laptop auf die Daten zugreifen. Einen Zugang von außerhalb machen die mobilen Apps für das Smartphone und Tablet möglich. Eine webbasierte Benutzeroberfläche ist ebenfalls fester Bestandteil dieser modernen DMS Lösung. Im Lizenzpreis der ecoDMS Vollversion sind alle Komponenten inbegriffen. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Da alle Daten in einem elektronischen Archiv gespeichert sind, entfällt die lästige Suche in Aktenordnern und Schränken. Durch die Eingabe der gewünschten Suchkriterien ist das Wiederfinden kinderleicht. Die benutzerfreundliche Volltextsuche ist bei der Suche besonders hilfreich.

Als Datenbank verwendet die DMS Software die plattformunabhängige postgreSQL-Komponente. Ein weiterer großer Vorteil von postgreSQL ist das nahezu grenzenlose Datenvolumen. Da es sich bei postgreSQL um eine freie Software-Komponente handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung dieser Datenbank keinerlei Zusatzkosten. Dies ist auch ein wesentliches Merkmal der ecoDMS Software. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.

Für Privatanwender ist das DMS System als Free4Three Edition kostenlos verfügbar. Eine Lizenz der Vollversion kann für 49 Euro brutto im ecoDMS Shop unter https://www.ecodms.de/index.php/de/shop erworben werden. Vor dem Kauf kann die Funktionalität 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Auf der ecoDMS Webseite können die Software Komponenten heruntergeladen werden. Die ecoDMS GmbH bietet hier außerdem kostenlose Schulungsvideos und ausführliches Informationsmaterial zum kostenfreien Abruf an.