ecoDMS deckt als Client-Server-System die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.
Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Es ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich in der Bedienung. Hinter der gesamten Software steckt eine moderne Serverkomponente, die einen standortübergreifenden, gleichzeitigen Zugriff über verschiedene Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian und MacOS) ermöglicht. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.
Mit dieser Archivlösung können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht die Archivierung kinderleicht. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.
Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen postgreSQL Datenbank. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.
Ein Auszug der Funktionalitäten zeigt die vielen Möglichkeiten mit ecoDMS:
- Privat für 3 Benutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenfrei
- Revisionskonformes Client-Server-System
- Zeitlich unbeschränkte Lizenz
- Keine Dokumentenbegrenzung
- Privat und Gewerblich einsetzbar (branchenunabhängig)
- Einfache, benutzerfreundliche Bedienung
- Flexible Einstellungsmöglichkeiten nach Kundenbedarf
- Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Active Directory / LDAP Schnittstelle
- Automatische Dokumenten-Erkennung und Vorklassifizierung (Vorlagen Designer)
- PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen
- Thunderbird & Outlook Add-on zur E-Mail Archivierung
- Office Plug-ins für eine direkte Archivierung aus MS Office, LibreOffice und OpenOffice
- Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets (ecoDMS Mobile)
- Weboberfläche für einen Zugriff via Internetbrowser
- Archivierung per Drag & Drop
- Scanfunktion zur Posteingangsbearbeitung
- Automatische Volltextindizierung (OCR)
- Zahlreiche Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche)
- Versionsverwaltung
- Exportfunktion inkl. Offline Client
- Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Die Vollversion ist zum Preis von 49 Euro pro Lizenz erhältlich.
Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.