The archiving systems of ecoDMS GmbH allow the long-term storage and protection of all documents, data, information and emails in a central archive. The state-of-the-art technology of the archiving solution offers access from all platforms and any location to all relevant files. Secure, legally compliant long-term archiving protects data from manipulation and loss and minimises the legal risks when storing data. Central access to the archive enables users to archive, manage and retrieve all incoming and outgoing documents from their computer, laptop, smart phone and tablet PC at lightning speed. Quick installation and user-friendly operation, flexible setup and a fair, low-cost licensing model and many more factors characterise the products from ecoDMS GmbH.

ecoDMS: Audit-Proof Scanning, Archiving and Management of All Documents

Being the lowest priced archiving system in the world, ecoDMS Archive is the standard for cross-platform, long-term, revision-compliant document archiving. The seventh generation of the successful DMS solution is called “ecoDMS Version 18.09 (apu)”. This has been on the market since October 2018. A license for the full edition is available for a one-time fee of 89 Euro incl. 19% VAT per simultaneous connection.

ecoDMS Archive is a modern, cross-platform client-server system for Windows, Ubuntu, Debian, Raspberry Pi, MacOS and Docker, including Support for NAS devices from QNAP and Synology. The web client also offers access to the archive from any platform, such as from a PC, laptop, smart phone or tablet, and from any location through an internet browser.

ecoDMS is used for database-assisted archiving of electronic documents. Paper and digital documents can be scanned, archived, managed and retrieved with ecoDMS using a central document archive. With just a few mouse-clicks, the documents are archived according to auditing standards, automatically full-text-indexed and, if required, also categorised without requiring user interaction. Intelligent document recognition automatically determines document affiliation and stores the files with the matching classification for the specified users.

The archive is easy to access within seconds via desktop client and web client. State-of-the-art search functions make searching for documents as easy as googling. The software is quick to install and easy to operate.

ecoDMS securely saves all data in containers and a database. No information is stored on third party servers, at ecoDMS GmbH or on the file system, where it would be easy to manipulate.

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ecoMAILZ: Legally Compliant, Automated Email Archiving

ecoMAILZ is a standalone software for automatic, legally compliant email archiving. With the introduction of ecoMAILZ, users can archive all new and existing emails including attachments securely and directly from the email server. The user can specify the starting date for archiving emails.

ecoMAILZ offers import functions from different email servers and groupware solutions. Among these are Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 and the file system.

To comply with the legal requirements for email archiving and to simultaneously exclude emails that do not require archiving, ecoMAILZ works with a two-step archiving concept. During the archiving process, each message receives a status. In combination with a configurable examination period, users can manage the current archiving status in the Status dialogue box.

The ecoMAILZ container storage system offers the best possible security for storing, backing up and restoring all archived emails. A modern "Responsive Design" allows access to the email archive via web browser from a PC, smart phone or tablet. The archived emails can be retrieved quickly via the web client using full-text search. The software also contains a plugin to connect ecoMAILZ and the ecoDMS Archive.

The licence fee for ecoMAILZ is a mere 49 Euro incl. 19% VAT per user. The fee includes updates and upgrades over a period of 24 months. A user can archive and use several email accounts

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The company from Aachen offers a unique sales model

ecoDMS sells its products through the internet. With just a few mouse-clicks, customers can purchase licences and support in the online shop. The software is immediately dispatched environmentally friendly via e-mail. Prior to purchasing, prospective users can always refer to the manufacturer's website for detailed information. All sales, price and product information are downloadable. The manuals describe in detail the installation steps, settings and functions of the products. Moreover, there are free videos and a demo version.

For more information visit www.ecodms.de

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ecoDMS GmbH is looking back at an exciting, interesting and, above all, very successful year. The company from Aachen achieved a huge success in 2018 with the two archiving solutions ecoDMS and ecoMAILZ. Revenue figures have again exceeded those of the previous year.

The IT solutions from Aachen allow convenient, low-cost and above all easy, legally-compliant archiving of all files and emails. A customer-friendly business model with fair prices and user-friendly features, developed at the highest level and according to state-of-the-art development standards, let user-hearts beat faster. Whether you are a private individual or a business customer - ecoDMS software concerns everyone.

Approximately 11,000 customers trust in the archiving systems of the company from Aachen.

In 2018, the company from Aachen won numerous new customers. More than 11,000 customers from different industries are already using ecoDMS software. In addition, thousands of private users are working with the free archiving solution “ecoDMS Free4Three”. The upward trend is continuing. The large interest in the archiving systems has not gone unnoticed by business people from the IT consulting environment. At the end of 2018, more than 1000 resellers have included the software products in their portfolio.

ecoDMS Document Archive

2018 successfully closes with the release of the seventh generation of the company’s document management system. ecoDMS version 18.09 (apu) initiates a new era of digital document archiving. The new Major release includes several new features and optimisations. These include a brandnew web client, which can be used on a PC, smart phone and tablet and which replaces the existing mobile apps; erasure functions according to the generally accepted principles of computerised accounting systems in Germany and GDPR; a PDF editor with stamp function; multi-sided text zone recognition within classification templates; an integrated icon collection in the Settings dialogue box and much more. This Major release has hit the nerve of users and the company from Aachen is continuing its success in the DMS world at full speed.

Following the motto “scanning, archiving, automating and retrieving” makes ecoDMS version 18.09 (apu) the perfect archiving system for private individuals, small to medium-sized companies and corporations. The clever combination of cross-platform and high-performance components, among which next to client and server are a PDF/A printer and plugins for Office and email applications, paired with full functionality, flexible settings, user-friendly interfaces and the lowest priced licensing model in the world make ecoDMS the number one archiving system.

A license for the full edition is available for an affordable one-time fee of 89 Euro incl. 19% VAT per simultaneous connection. Before making a purchase, users can test the software with a free trial edition. For private users, ecoDMS is free in the Free4Three Edition.

ecoMAILZ E-Mail Archive

The email archive ecoMAILZ has also been able to attract numerous new customers. The software allows legally compliant and fully automated archiving of all incoming and outgoing emails. All messages can be stored securely in a central archive and retrieved quickly on a PC, mobile phone and tablet. The emails are already loaded and full-text indexed by ecoMAILZ when they arrive on the server. ecoMAILZ does not require much configuration, which makes it a transparent email archive for everyone. Plugins for the cross-platform web client allow users to maintain an overview of the archiving status.

The licence fee for ecoMAILZ is a mere 49 Euro incl. 19% VAT per user. The fee includes updates and upgrades over a period of 24 months. A user can archive and use several email accounts.

Modern Distribution via Internet

ecoDMS sells its products through the internet. With just a few mouse-clicks, customers can purchase licences and support in the online shop. The software is immediately dispatched environmentally friendly via e-mail. Prior to purchasing, prospective users can always refer to the manufacturer's website for detailed information. All sales, price and product information are downloadable. The manuals describe in detail the installation steps, settings and functions of the products. Moreover, there are free videos and a demo version.

The ecoDMS version 18.09 (apu) document management system stores all documents securely and according to legal requirements in a central, digital document archive. The system complies with auditing standards and is aligned with the legal requirements of the generally accepted principles of computerised accounting systems in Germany and the GDPR. To comply with the generally accepted principles of computerised accounting systems in Germany and the GDPR, the current Major release of ecoDMS has received a new set of features. In a secure, multi-step process, released documents can be irrevocably removed from the archiving system in accordance with the specified retention period. Users created in the system can be removed if necessary, and their document and folder permissions can be transferred to another user. With the erasure of the user, all associated user information is anonymised in the archive.

Deleting Documents According to the Generally Accepted Principles of Computerised Accounting Systems in Germany (GoBD) and the GDPR

ecoDMS has a multi-step data erasure policy which is aligned with the legal privacy policies and the requirements of the generally accepted principles of computerised accounting systems in Germany. Documents can be moved to a virtual trash, from where they can be released for erasure by authorised users in accordance with the specified retention periods and then finally removed from the archive. With the irrevocable erasure of a file, all text information in the document history and classification is anonymised. In addition, the actual document is replaced by an erasure log containing a justification. User access to the log and its "classification remainders" requires special system permissions.

Legally Compliant Removal of Users

If required, users can be irrevocably removed. In this case permissions in classifications and folder structures are transferred to another existing user. This user can also be a group or a system permission. The erased user is then removed from all system processes. This also applies to user name entries in the document history. These are anonymised according to legal requirements.

Audit-Proof Archiving with ecoDMS

The ecoDMS archiving system fulfils the technical requirements for legally compliant, revision-secure archiving of all documents and files. Revision security in general, however, depends on many factors and can only be obtained by the company, which is using the archive. A substantial aspect in revision security is a technically revision-compliant archiving software, which includes professional setup and handling, correct assignment of permissions, regular data backup, and the implementation of correct internal workflows within the individual company. Furthermore, companies are required to document their processes according to the GoBD as proof for revision-security.

Number One in Document Archiving

ecoDMS has been the standard for professional document archiving for many years. This modern archiving system can be used for scanning, archiving, managing and quickly retrieving documents and information on a PC, smart phone or tablet. All documents can be archived, automatically full-text indexed and, if required, classified with a few mouse-clicks without requiring user interaction. ecoDMS uses intelligent template recognition to automatically determine document affiliation and stores the files in the correct place and for the specified users.

The archive can be accessed from any platform and location via desktop or web client. Integrated text recognition and numerous search functions make searching for documents as easy as googling. The entire system is quick to install and easy to operate. The software complies with legal and auditing requirements and includes a professional backup system.

This is just a small extract of the large range of functions of this software. The system is available at a low one-time price of 89 Euro incl. 19% VAT per simultaneous connection at www.ecodms.de and at more than 1000 resellers.

In an interview with the magazine "Chefbüro", our managing director Michael Schmitz answers questions about "Archiving: Good and inexpensive".

"It must not be the case that license costs of an archiving solution require 80 percent of the project budget.", says Michael Schmitz in interview.

We have made the complete interview available on our website for free download as a PDF file. It is only available in German.

Mit den Archivsystemen ecoDMS und ecoMAILZ der Aachener Softwarefirma ecoDMS GmbH können Dokumente, Dateien und E-Mails gesetzeskonform archiviert und blitzschnell wiedergefunden werden. Die Aachener überzeugen dabei mit einem komplett eigenen, neuartigen und sehr modernem Konzept. Getreu dem Motto „Viel Software für wenig Geld“ sind die Archivierungssysteme von der ecoDMS GmbH bei vollem Funktionsumfang für jedermann erschwinglich.

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS, das für einmalig 69 Euro pro Lizenz angeboten wird – und der Preis fällt tatsächlich nur einmal an – liegen die Aachener im Bereich der Dokumentendigitalisierung und Archivierung ganz weit vorne. Das ecoDMS Archiv gilt bereits seit vielen Jahren als sehr beliebtes Dokumentenarchiv in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Tausende private und gewerbliche Nutzer setzen schon lange auf ecoDMS. Mit dieser Software können beliebige Dokumente und Daten in einem zentralen Archiv langfristig gespeichert werden. Zur Digitalisierung von Papierdokumenten werden herkömmliche Dokumentenscanner verwendet. Digitale Daten wie Office-Dateien, PDFs, Mails, Rechnungen, Zeichnungen, Verträge, Bilder, Videos und vieles mehr, können in Sekundenschnelle einfach ins Archiv gezogen werden. Speziell für verschiedene MS Office und OpenOffice Anwendungen und für Outlook und Thunderbird gibt es außerdem eigene Plugins. Jede lesbare Information wird mit der Archivierung von ecoDMS volltextindiziert. Über die integrierte Volltextsuche ist ein anschließendes Wiederauffinden blitzschnell möglich. Die Archivierungssoftware basiert auf einer Client-Server-Technologie. Die Installation der dafür notwendigen Komponenten kann schnell, benutzerfreundlich, einfach und plattformübergreifend unter Windows, Linux, MacOS, Raspbian und auf einem NAS-Gerät erfolgen. Für unterwegs ist der Zugriff auf das Archiv darüber hinaus via Mobile App und Browser möglich. Die Strukturen eines Unternehmens und Privatnutzers können individuell und völlig flexibel über den Einstellungsdialog vorgenommen werden. Die Bedienung von ecoDMS ist einfach und intuitiv.

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Mit dem E-Mailarchiv ecoMAILZ bietet die ecoDMS GmbH seit Herbst 2017 eine eigenständige Lösung zur rechtskonformen Mailarchivierung an. Die Software kostet 49 Euro pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist auch ein zweijähriger Updateservice. ecoMAILZ ermöglicht die automatische Archivierung elektronischer Nachrichten direkt vom Mailserver weg. ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem. Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails. Ein modernes "Responsive Design" erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden. Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. So können beispielsweise private Nachrichten von der Archivierung ausgenommen werden.

Sowohl ecoDMS als auch ecoMAILZ kann kostenlos getestet werden. Auf der Webseite www.ecodms.de werden die Software-Komponenten, ausführliche Produktinformationen, Handbücher und vieles mehr frei zugänglich für jedermann bereitgestellt. Über den Onlineshop können Lizenzen bequem und bargeldlos bezogen werden.

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Das Aachener Softwareunternehmen, die ecoDMS GmbH, bietet mit dem brandneuen Mailarchiv namens „ecoMAILZ“ eine rechtssichere, kinderleichte und zudem günstige Lösung zur automatischen E-Mailarchivierung an. Die Software hat, genau wie das beliebte Dokumentenarchiv ecoDMS, die konzerneigene Firma „applord GmbH“ entwickelt. Mit ecoMAILZ wird die gesetzeskonforme Ablage elektronischer Nachrichten für jedermann möglich. Mit einem einmaligen Lizenzpreis von 49 Euro für die Vollversion und einer benutzerfreundlichen Oberfläche überzeugen die Aachener auf ganzer Linie.

ecoMAILZ ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Beliebig viele Nachrichten können mit dieser Software langfristig und sicher archiviert werden. Das Wiederauffinden der gespeicherten E-Mails ist Dank der integrierten Suchfunktionen kinderleicht. Die Mails können auf Basis der enthaltenen Metainformationen und mittels Volltextsuche blitzschnell wiedergefunden werden.

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Genutzt werden kann die Oberfläche des Programms am PC, Handy und Tablet. Möglich macht dies das clever gestaltete Responsive Design. Aktuell stehen die Komponenten für Windows zur Verfügung. Die Entwicklung für weitere Betriebssysteme ist bereits im vollem Gange. Schon bald wird ecoMAILZ auch für ausgewählte Linux-Distributionen und NAS-Geräte bereitstehen. Das MS Office Addin für Outlook verbindet darüber hinaus ecoMAILZ mit der bestehenden Mailoberfläche von MS Outlook. So können die Nutzer den Archivierungsstatus direkt in Outlook überwachen und verschiedene Archivierungseinstellungen vornehmen. Für Thunderbird wird es ebenfalls demnächst ein eigenes Plugin geben.

Bei der Archivierung kann exakt eingestellt werden welche Mails tatsächlich aufgenommen werden sollen. Die Sichtungsfrist erlaubt den Anwendern innerhalb einer frei definierbaren Zeit nicht archivierungs- relevante Daten von der endgültigen Ablage auszuschließen. So können zum Beispiel private E-Mails oder Spam-Nachrichten vom Archiv ferngehalten werden.

Die Basis von ecoMAILZ bildet ein hochmodernes Container-Speichersystem. Diese ausgereifte Speichertechnologie benötigt keine separate Datenbank. Die Authentifizierung der E-Mails erfolgt bequem und einfach anhand der Zugangsdaten vom bestehenden Mailserver des Kunden. Die Übermittlung der E-Mail-Daten gleicht dabei dem Einrichten eines herkömmlichen E-Mail- Clients. Es müssen lediglich die bekannten Verbindungsdaten vom Mailserver mit den dazugehörigen Zugangsdaten in ecoMAILZ hinterlegt werden. Den Rest erledigt das Mailarchiv. Alle E-Mails werden bereits beim Eintreffen auf dem Server von ecoMAILZ geladen und volltextindiziert. Der geringe Konfigurationsaufwand macht ecoMAILZ zu einem transparenten und performanten E-Mail Archiv. Alle Daten liegen selbstverständlich beim Kunden und nicht auf fremden Servern oder bei der ecoDMS GmbH.

Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de heruntergeladen und mit bis zu 3000 Mails unverbindlich getestet werden. Der Kauf einer Vollversion-Lizenz ist ebenfalls bequem über die Webseite der ecoDMS GmbH möglich.