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Die Ablage, Aufbewahrung und das Wiederfinden von Dokumenten wird mit einem professionellen Dokumenten-Management-System zum Kinderspiel. In den meisten Fällen sind solche Systeme allerdings sehr teuer und somit für Privatleute und kleinere Unternehmen so gut wie nicht bezahlbar. ecoDMS ist ein Archivsystem, dass plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu und MacOS installiert werden kann, im Web, mobil als App, lokal und im Netzwerk eingesetzt werden kann und mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis den Einsatz für jedermann möglich macht.

Die applord GmbH ist bereits seit vielen Jahren auf die Bereiche Dokumentendigitalisierung und Workflow für Großkunden spezialisiert. Auf Basis dieser Erfahrungen möchte das Aachener Unternehmen mit ecoDMS auch Privatleuten und kleinen sowie mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit geben, ein leistungsstarkes und gleichzeitig bezahlbares Dokumenten-Management-System zu nutzen. „Die Kombination unseres langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein modernes Vertriebskonzept ermöglichen den unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf das Archiv. Der Kunde kann die Software direkt vom Hersteller über unseren Onlineshop unter www.ecodms.de erwerben.Die Bestellabwicklung und der Versand erfolgen dann voll automatisch via E-Mail.", berichtet der Geschäftsführer Michael Schmitz.

Das Client-Server-System kann flexibel auf die Bedürfnisse der Nutzer mit eigenen Attributen und Strukturen konfiguriert werden. Hierzu verfügt die Software über einen komfortablen Einstellungsdialog.

Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese spezielle Texterkennungsfunktion (OCR) sorgt dafür, dass die Dokumente nach der Archivierung zum Beispiel auf Basis der darin enthaltenen Texte schnell wiedergefunden werden und sogar automatisch zugeordnet werden können. Die OCR wird bei gescannten Dokumenten und auch bei anderen digitalen Dokumenten automatisch ausgeführt.

Auf Basis von Metadaten und einer Volltextindizierung können die archivierten Dokumente in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Für die Suche stehen zahlreiche Suchfunktionen zur Verfügung, die beliebig verwendet und auch kombiniert werden können. Dazu gehören unter anderem eine Volltextsuche, die Suche nach einzelnen Attributen (Metadaten) und eine Filtersuche (erweiterte Suche).

Egal ob Papierdokument, digitale Datei, E-Mail oder Zeichnung. Bei ecoDMS werden alle Dokumente in einem zentralen Archiv aufbewahrt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern schnell digitalisiert und abgelegt werden. Dateien aus dem Filesystem finden via Drag & Drop schnell den Weg ins Archiv. Anbindungen für gängige Office und E-Mail-Systeme ermöglichen eine direkte Ablage aus den jeweiligen Anwendungen. Ein Druckertreiber bildet die Schnittstelle zu anderen Programmen. Dieser ermöglicht die schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten aus beliebiger, druckfähiger Software.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.
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Im Videobereich dieser Webseite sind ab sofort neue und aktualisierte Produkt- und Schulungsvideos online. Die Videos geben einen ersten Einblick in den Funktionsumfang des Systems und erklären anschaulich die einzelnen Funktionen. 

Die neue Mobile und Web Funktion für ecoDMS ist jetzt ebenfalls als Video verfügbar. Lernen Sie die App und den Webclient anhand des Videos näher kennen.
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Die Digitalisierung, Archivierung, Verwaltung und das Wiederfinden von Dokumenten kann so einfach und günstig sein. Die applord GmbH aus Aachen macht es möglich. Mit der Software ecoDMS können Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche alle Unterlagen und Dateien bequem in einem Archiv aufbewahren und blitzschnell wiederfinden. Und das zum sagenhaften und einmaligen Preis von 49 Euro pro Benutzer.

Ein leistungsstarker Server (ecoSIMS) steuert im Hintergrund alle notwendigen Prozesse und speichert die Dateien sicher in einer postgreSQL Datenbank. Die benutzerfreundlichen Oberflächen bieten eine perfekte Übersicht aller Dokumente und Einstellungen. ecoDMS kann einfach und schnell im Netzwerk oder auf einem einzelnen Rechner installiert werden. Die Software wird stets für Windows, Ubuntu und Mac Systeme bereitgestellt. Als Client-Server-System ist ecoDMS die ideale Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und papiergebundenen Dokumenten.

Es können beliebige Dateiformate gespeichert werden. Der Posteingang wird gescannt und über das Scanprogramm ecoICE archiviert. Auf dem PC oder im Netzwerk befindliche Dateien werden einfach per Drag und Drop ins ecoDMS gezogen. Für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice gibt es eigene Plugins, die eine direkte Archivierung aus den Programmen ermöglichen. Die Versionsverwaltung erlaubt das Ablegen mehrerer Dateiversionen. Auch E-Mails aus Outlook und Thunderbird können sofort archiviert werden.

Ordner, Dokumentenarten, zuständige Benutzer und weitere Metadaten werden für jede Datei schnell erfasst. Mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen kann diese Zuordnung auch automatisch erfolgen. Die Strukturen und Attribute können auf die eigenen Bedürfnisse selbst eingerichtet werden.

Intelligente Suchfunktionen garantieren ein blitzschnelles Wiederfinden. Über die Volltextsuche (OCR) wird nach Dateiinhalten gesucht. Gleichzeitig kann der User über die hinterlegten Metadaten schnell auf die Dokumente zugreifen.

Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Alle genannten Funktionen, Plugins und Addons sind in der Vollversion und somit im Preis von 49 Euro (brutto) pro Benutzer enthalten. Wer die Software mit drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition darf außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS Vollversion ist bereits für unschlagbare 49,00 € pro User (gleichzeitig mit dem Server verbundene User) im Internet unter www.ecodms.de erhältlich.

Ausführliche Informationen und Videos gibt es auf der Webseite www.ecodms.de.
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Seit der Gründung im Jahre 2001 schlägt die applord GmbH die Brücke zwischen kundenspezifischer Software und marktgerechten Standardlösungen. Mit ecoDMS hat die applord GmbH die erste bezahlbare Archivlösung geschaffen. Die Software gilt als schnellstes und modernstes Dokumentenmanagementsystem. Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche können mit ecoDMS alle digitalen und papiergebundenen Dokumente automatisch ablegen, qualifiziert verwalten und blitzschnell wiederfinden.

Die Dokumente können direkt am eigenen Bildschirm aufgerufen werden. Der Zugriff ist sogar von verschiedenen Standorten und Arbeitsplätzen aus möglich. Es sind keine Ausdrucke, Kopien und manuelle Ablagen von Papierdokumenten mehr nötig. Das Papier- und Dokumentenchaos gehört mit dieser Software definitiv der Vergangenheit an.

Durch den Einsatz von ecoDMS können die Ablage- und Suchzeiten deutlich minimiert werden. Bis zu 50% der Arbeitszeit werden durch die digitale Archivierung und Dokumentensuche eingespart. Neben der Zeitersparnis werden auch die Bürokosten deutlich gesenkt, da weniger Ordner, Aktenschränke, Laufakten usw. benötigt werden. Durch die enorme Zeitersparnis bei der Dokumentensuche können sich die Mitarbeiter wieder auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Von beliebigen Scannern, Anwendungen und Speicherplätzen aus können die Dokumente in ecoDMS aufgenommen werden. Das Office Plugin ermöglicht dabei eine direkte Archivierung aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint. Die Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur eventuellen Weiterbearbeitung zur Verfügung.

E-Mails, die in Microsoft Outlook geschrieben oder abgerufen werden, können ebenfalls mit nur wenigen Mausklicks in ecoDMS archiviert werden. Dabei kann der Benutzer selbst entscheiden, welcher Teil der E-Mail im Dokumenten Management System aufgenommen werden soll. Es können sowohl die E-Mails als auch deren Anhänge vollständig indiziert gespeichert werden.

Zu jeder Datei können der Zielordner, die Dokumentenart, Berechtigungen und weitere Metadaten erfasst werden. Darüber hinaus erfolgt im Hintergrund eine automatische Volltextindizierung.

Die Software beinhaltet zahlreiche Suchfunktionen für ein sofortiges Wiederfinden aller Dokumente. Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über die ecoDMS Software wiedergefunden werden. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe eingeben und die passenden Ergebnisse werden sofort angezeigt. Es sind keine zeitaufwendigen Suchaktionen in Aktenordnern und Festplatten mehr nötig.  Zusätzlich sind Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Informationen (Metadaten) möglich.

Unglaublich aber wahr: Dieses professionelle Dokumentenmanagementsystem ist bereits für unschlagbare 49 Euro pro Benutzer  erhältlich. Ein effizientes Entwicklungs- und Vertriebskonzept macht ecoDMS zur absoluten Verkaufssensation.

ecoDMS kann im Onlineshop unter ecodms.de, über die Distributionen BHS Binkert GmbH, SYSTEAM GmbH und b.com Computer AG sowie von verschiedenen Fachhändlern als Download-Datei erworben werden. Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three-Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community-Edition kann für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS-Vollversion ist für 49 € pro User erhältlich.

Über die applord GmbH:
Seit der Gründung im Jahre 2001 schlägt die applord GmbH die Brücke zwischen kundenspezifischer Software und marktgerechten Standardlösungen. Eine leistungsstarke Produktlinie und Erfahrung in der Abwicklung großer und mittlerer Softwareentwicklungsprojekte nach den gängigen Qualitätsstandards machen applord zum IT-Partner im Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement für große und mittelständische Unternehmen, darunter einer der größten Versicherungskonzerne Europas. Die applord GmbH ist gekennzeichnet durch Plattformunabhängigkeit, die Skills im Mainframe-Bereich und durch eine langjährige Praxis in zahlreichen IT-Projekten.

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In Zeiten der Digitalisierung sind Unternehmen und auch immer mehr Privatleute auf ein Dokumenten-Management-System angewiesen. Auf den ersten Blick ist die Auswahl solcher Systeme relativ groß, allerdings ist die Anschafffung oftmals mit enormen Lizenz- und Zusatzkosten verbunden. Mit ecoDMS bietet die applord GmbH ein Client-Server-System an, dass alle denkbaren Aspekte einer professionellen Dokumentenverwaltung abdeckt und sich mit seiner einzigartigen Struktur sowohl technisch als auch lizenzmäßig deutlich von anderen Systemen dieser Art abhebt.

Das Aachener Software- und Consultingunternehmen ist schon seit vielen Jahren der starke IT-Partner für große und mittelständische Unternehmen im Bereich Prozess- und Dokumenten-Management. Einer der größten Versicherungskonzerne Europas baut schon lange auf die Kompetenz des applord Teams. Auf Basis aller Erfahrungen hat die Firma ein Dokumenten-Management-System für jedermann geschaffen. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Vorklassifizierung, über die revisionskonforme Archivierung von über 180 Dateiformaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender.

Die aktuelle ecoDMS Version 12.05 (brandine) befindet sich derzeit auf Erfolgskurs. Die Free4Three-Edition ist innerhalb kürzester Zeit mehrere hundert Male von Privatleuten aus dem Internet herunterladen wurden. Zahlreiche Unternehmen haben erfolgreich die Vollversion eingeführt und dadurch die internen Prozesse deutlich optimieren können.

Das besondere Lizenz- und Vertriebsmodell von applord bietet klare Preisstrukturen, kundenorientierte Support- und Serviceangebote und eine transparente Softwarelizenzierung. Die Kombination aus professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, den Verzicht auf Fremdlizenzen und ein modernes Vertriebskonzept ermöglichen den unschlagbar günstigen Verkaufspreis von 49,00 € (UVP) pro concurrent User. Mit nur einer Lizenz kann die Software für Windows und Ubuntu gleichzeitig erworben werden.

ecoDMS kann im Onlineshop unter ecodms.de, über verschiedene Distributionen sowie von verschiedenen Fachhändlern als Download-Datei erworben werden. Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three-Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community-Edition kann für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS-Vollversion ist für 49 € pro User erhältlich.

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