Elektronische Dokumente müssen digital aufbewahrt werden

Bevor wir uns diesem Thema im Detail widmen, möchten wir noch einen Hinweis zum Umgang mit steuerlichen Unterlagen ergänzen. Wie im ersten Teil beschrieben, können diese digitalisiert und anschließend elektronisch aufbewahrt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Wiedergabe bzw. die Daten:

• mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Was bedeutet dies aber für bereits elektronisch empfangene Dokumente wie Rechnungen, die beispielsweise per E-Mail eingehen? Deren Anteil wird im Rahmen der seit dem 1. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht sukzessive zunehmen. Dürfen diese im Umkehrschluss ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden? Die Randziffer 119 der GoBD beantwortet diese Frage mit einem klaren „Nein“.

Zusammenfassen lässt sich, dass Unternehmen kaufmännische Unterlagen, die in Papierform erstellt wurden oder bei ihnen eingegangen sind, digitalisieren können, elektronische Unterlagen jedoch in digitaler Form aufbewahren müssen.

Unser Tipp: Um zentral und formatunabhängig auf alle Rechnungen zugreifen zu können, sollten Unternehmen Papierrechnungen digitalisieren und elektronisch in einem Dokumenten-Management-System (DMS) archivieren. Das spart nicht nur Platz, sondern die Mitarbeiter können auch Rückfragen zu den Rechnungen schneller beantworten.

GoBD-Mythos: „Man braucht eine elektronische Signatur“

Kommen wir nun aber zur elektronischen Signatur und der damit verbundenen Frage, ob beim Scannen erzeugte Digitalisate signiert und mit einem Zeitstempel versehen werden müssen. Auch hier geben die GoBD eine eindeutige Antwort. So heißt es in der Randziffer 138, dass „für Besteuerungszwecke eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich ist“.

Allerdings erfordert das sogenannte ersetzende Scannen das Erstellen einer Verfahrensdokumentation durch den Steuerpflichtigen. Laut GoBD-Randziffer 136 ist darin unter anderem zu hinterlegen:

• wer erfassen darf,
• zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
• w welches Schriftgut erfasst wird,
• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Unser Tipp: Wenn Sie digitale Dokumente nach dem Scannen verändern, indem Sie beispielsweise Freigabezeichen oder Kostenstellen hinzufügen, dann empfiehlt sich eine Versionierung. ecoDMS bietet selbstverständlich diese Möglichkeit: So können Sie lückenlos nachweisen, welche Änderungen vorgenommen wurden, und bei Bedarf auf die Originalversion zugreifen.

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