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Mit dem Dokumentenmanagementsystem ecoDMS können Dokumente auf moderne Weise in einem elektronischen Archiv abgelegt und schnell wiedergefunden werden. Die Software verfügt über alle wesentlichen DMS-Funktionen und liegt preislich deutlich unter den herkömmlichen Angeboten anderer DMS Anbieter. Unter www.ecodms.de kann ecoDMS mit vollem Funktionsumfang für 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung zum Archiv erworben werden. Die Bereitstellung der Software erfolgt bequem per Download. Der Preis ist einmalig und eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Auch gibt es keine Begrenzung bei der Anzahl von archivierten Dokumenten.

ecoDMS ist die ideale Lösung für Privatleute und Unternehmen, die ihre Dokumente zentral archivieren, schnell wiederfinden, bequem teilen und professionell verwalten möchten. Als Client-Server-System steht ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zur Verfügung und kann somit plattformübergreifend genutzt werden. Technisch sind dem System nahezu keine Grenzen gesetzt. Die Software ist plattformunabhängig und voll skalierbar.

Eingerichtet werden kann die gesamte Software frei nach Kundenwunsch. Jeder kann seine eigene Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Benutzergruppen, Rechte und vieles mehr frei definieren und jederzeit aktualisieren.

Der Zugriff auf die archivierten Daten und Inhalte ist im Netzwerk, lokal, im Web und mobil möglich. Hierzu gibt es Desktop-Clients und -Plugins, eine Android- und IOS-App und einen Webclient. Wer von unterwegs aus auf die archivierten Dateien zugreifen möchte kann über die Apps schnell die passenden Dateien finden. Über den Webclient ist ein Abruf aus verschiedensten Internetbrowsern möglich. Der ecoDMS Desktop-Client bietet eine übersichtliche Sicht auf alle Dokumente, beinhaltet zahlreiche Ablage- und Suchfunktionen, Einstellungsmöglichkeiten und vieles mehr.

Die Archivierung kann über unterschiedlichste Quellen erfolgen. So können Dokumente zum Beispiel einfach per Drag & Drop ins Archiv geschoben werden. Außerdem gibt es einen virtuellen PDF-Drucker, Plugins für MS Office, LibreOffice, Thunderbird und Outlook und das Scanprogramm ecoICE, welches die gescannten Unterlagen direkt vom Scanner abrufen und dann an das Archiv übergeben kann.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Eingescannte Dokumente können so beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auf diese Weise werden dann der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. In einem Vorschaufenster können die gefundenen Dateien betrachtet werden.

Die Bedienung von diesem Dokumenten-Management-Systems ist sehr benutzerfreundlich und leicht verständlich. Auch die Installation ist schnell vollbracht. Der Kunde kann die zu installierenden Komponenten frei nach den eigenen Bedürfnissen auswählen. Entweder wird die gesamte Software als Einzelplatzlösung an einem einzelnen Arbeitsplatz installiert oder im Netzwerk.

Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.