Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich. Dieser Artikel erklärt, was E-Rechnungen sind, wie Formate wie XRechnung und ZUGFeRD funktionieren und welche Ausnahmen und Übergangsregelungen es gibt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung hat eine definierte Struktur. Diese enthält die Pflichtangaben nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und berechtigt somit zum Vorsteuerabzug. Diese und weitere gesetzliche Anforderungen werden insbesondere von der XRechnung und dem ZUGFeRD-Format erfüllt. Wichtig: Papierrechnungen, einfache PDF-Dateien oder Rechnungen im JPEG- oder TIFF-Format genügen diesen Anforderungen nicht.
Die XRechnung ist ein XML-Datensatz, der Daten strukturiert darstellt. Sie ist für Menschen schwer lesbar. Um das Lesen zu erleichtern, kann ecoDMS diese Rechnungen in übliche PDF-Dateien umwandeln.
ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, die zusätzlich einen XML-Datensatz enthält. Dadurch sind Rechnungsdaten sowohl in der PDF-Datei als auch im XML-Datensatz gespeichert.
Größere Unternehmen können den XML-Datensatz in Finanzbuchhaltungssysteme importieren und automatisiert verarbeiten. Kleinere Unternehmen hingegen können weiterhin die PDF-Datei nutzen, ohne ihre Finanzbuchhaltungssysteme anpassen zu müssen.
Welche Ausnahmen und Übergangsregelungen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?
Grundsätzlich müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich ab 2025 E-Rechnungen ausstellen. Ausnahmen bestehen jedoch für:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Rechnungen für Fahrausweise
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro gilt eine Übergangsregelung: Mit Zustimmung des Empfängers können sie bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen jedoch alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Eine zentrale E-Mail-Adresse wie rechnung@... ist empfehlenswert.
Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Unabhängig vom Format müssen Unternehmen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Nach den GoBD müssen Rechnungen:
- nachprüfbar
- vollständig
- richtig
- lesbar
- geordnet
- unveränderbar
Wichtig: Die GoBD schreiben vor, dass elektronische Dokumente, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, auch elektronisch archiviert werden müssen. Eine Lösung wie ecoDMS kann dabei helfen.
