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Über das Jahr verteilt gehen in einer Firma und zu Hause sehr viele Dokumente ein und aus. Ein Großteil davon muss über lange Zeiträume hinweg aufbewahrt werden. Schließlich werden besonders in Unternehmen die meisten Dokumente immer wieder im täglichen Arbeitsalltag und für die Buchhaltung benötigt. Um bei so vielen Dokumenten und Informationen Herr der Lage zu bleiben, stellen immer mehr Firmen auf eine weitgehend papierlose Dokumentenverwaltung um.

Hier kommt das Dokumenten-Management-System ecoDMS zum Einsatz. Sämtliche Papierdokumente werden mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und sind kurz darauf im elektronischen Archiv verfügbar. Um den Nutzen der ecoDMS Archivlösung vollkommen ausschöpfen zu können, werden auch alle anderen Dateien, die ohnehin schon digital sind, wie E-Mails, Office-Dokumente, PDFs, Zeichnungen und vieles mehr, dem Dokumenten-Management-System hinzugefügt. So befinden sich nahezu alle relevanten Dokumente an einem zentralen Speicherplatz. Das spart einen Haufen Zeit und Geld.

Anstatt Vorgänge in Aktenordnern mühselig zu suchen, können die Benutzer diese schnell und bequem am eigenen Arbeitsplatz aufrufen. Hierzu genügen wenige Mausklicks und schon werden die gewünschten Akten übersichtlich und mit den wichtigsten Informationen angezeigt. Im Gegensatz zur konventionellen Ablage in Aktenordnern und auf dem Filesystem, werden die lesbaren Dateien automatisch volltextindiziert, so dass sie auch auf Basis der Textinhalte blitzschnell wiedergefunden werden können. Eine Kategorisierung und Zuordnung der Dokumente erfolgt in ecoDMS über Klassifizierungsattribute. Über diese können der Zielordner, die Dokumentenart, Zuständigkeiten, der Status und vieles mehr vergeben werden. Dadurch können alle archivierten Dokumente optimal gefiltert und den richtigen, zuständigen Personen zugeteilt werden.

Wer sich für ecoDMS als Dokumenten-Management-System entscheidet, erhält eine professionelle Archivlösung, die mit umfangreichen Funktionen und einer benutzerfreundlichen Bedienung überzeugt, individuell auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden kann und absolut günstig in der Anschaffung ist. Die Vollversion kostet unschlagbare 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung und beinhaltet -neben den Standardfunktionen- Anbindungen für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird. Über den virtuellen PDF/A Drucker können zudem Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Dritt-Programmen direkt ins DMS gedruckt werden.

ecoDMS kann plattformunabhängig unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und zusätzlich als App unter Android und IOS verwendet werden.

Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.