Unternehmen stehen zunehmend unter internationalem Wettbewerbsdruck und sind deshalb gefordert, so effizient wie möglich zu arbeiten. Sie optimieren daher ihre Prozesse in der Produktion oder denken über den Einsatz von KI-Lösungen nach, um ihre Mitarbeiter von monotonen Routinetätigkeiten zu entlasten. Was dabei oft vergessen wird, ist die Frage, wie sie ihre administrativen Prozesse effizienter gestalten können. Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) öffnet ihnen dafür Tür und Tor, wie wir in diesem Beitrag erläutern.
Papierbasiertes versus digitales Dokumenten-Management
Unternehmen, die ihre Dokumente papierbasiert aufbewahren, haben den Nachteil, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschäftsrelevante Dokumente in Aktenordnern, Hängeregistern oder Ähnlichem suchen müssen. Wurde das gewünschte Dokument gefunden und aus der Ablage entnommen, ist es für alle anderen nicht mehr verfügbar. Mit dem Einsatz eines digitalen DMS stehen dagegen alle Dokumente allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung, unabhängig davon, ob ein anderer gleichzeitig darauf zugegriffen hat. Die Eingabe eines Suchbegriffs genügt und das Dokument wird sofort angezeigt. Zudem ist jede Änderung durch die Versionshistorie lückenlos nachvollziehbar. Das hilft nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern optimiert gleichzeitig die Arbeit im Unternehmen.
Die konkreten Vorteile im Detail:
- Zeit- und Kostenersparnis
In einem DMS werden alle Dokumente und Informationen zentral gespeichert. Dort können sie schnell gefunden und per Mausklick angezeigt werden. Das Suchen in Aktenordnern, E-Mail-Postfächern oder in den Ablagen der Kollegen entfällt. - Ortunabhängiges Arbeiten
Mitarbeiter können auch aus dem Homeoffice oder beim Kunden vor Ort genauso schnell auf die in einem DMS abgelegten geschäftsrelevanten Informationen zugreifen wie im Büro. - Verbesserte Transparenz
Oft arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Dokument und nehmen Änderungen vor. Ein DMS stellt sicher, dass alle Änderungen zentral vorgenommen werden und über eine Versionshistorie jederzeit transparent nachvollziehbar sind. Missverständnisse und langwierige Rückfragen gehören damit der Vergangenheit an. - Sofortige Auskunftsfähigkeit
Bei Kundenrückfragen können Sachbearbeiter auf die im DMS abgelegten Bestellungen oder Rechnungen zugreifen und diese direkt beantworten. Dies wiederum trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und Zeitersparnis bei. - Fristen einhalten
Verträge rechtzeitig zu kündigen oder Rechnungen schnell zu bezahlen, um Skontomöglichkeiten zu nutzen, funktioniert nur dann, wenn die dazugehörigen Dokumente verfügbar sind und mithilfe einer Wiedervorlagefunktion rechtzeitig bearbeitet werden. Mit einem digitalen DMS werden Unternehmen rechtzeitig erinnert und können Fristen einhalten.
Ein digitales Dokumenten-Management bietet somit zahlreiche Vorteile, mit denen Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern oder sogar steigern können.
