Dieser Beitrag zeigt, wie Unternehmen papierbasierte und digitale Rechnungen effizienter verarbeiten können. Mit einem Dokumenten-Management-System und Workflow-Automatisierung werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Transparenz erhöht und E-Rechnungen revisionssicher archiviert.
Unabhängig von der ab dem 1. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht werden uns Rechnungen auf Papier oder als einfache PDF-Dateien aufgrund von Übergangsfristen noch bis Ende 2027 erhalten bleiben. Deshalb beschreiben wir in diesem Blogbeitrag, wie Unternehmen die Verarbeitung von papierbasierten und digitalen Rechnungen – bzw. ZUGFeRD- und XRechnungen – beschleunigen können.
Verarbeitung papierbasierter Eingangsrechnungen
Unternehmen erhalten Rechnungen per Post oder Fax und versehen sie mit einem Eingangsstempel. Sie werden dann an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet, die prüft, ob die Pflichtangaben nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) enthalten sind. Anschließend erhalten die Fachabteilungen die Rechnungen zur inhaltlichen Freigabe. Mit anderen Worten, die Rechnungsprüfung und -freigabe kann auf Papier nur sequenziell erfolgen, was mit einer zeitlichen Verzögerung verbunden ist. Diese kann durchaus mehrere Tage betragen, z. B. wenn der zuständige Sachbearbeiter im Urlaub, auf Dienstreise oder krank ist. Sind die Rechnungen von allen Beteiligten freigegeben, müssen sie zur Bezahlung wieder in die Buchhaltungsabteilung. Hier werden die Rechnungsdaten noch manuell in die Finanzbuchhaltungssoftware eingegeben. Schließlich wandern die Rechnungen zur Aufbewahrung in die jeweiligen Aktenordner. Sollten sich später Rückfragen ergeben, müssen sie mühsam wieder herausgesucht werden.
Das Medium Papier ist bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ein Bremsklotz. Es erfordert viel Handarbeit und die Prozessdauer hängt von der Verfügbarkeit der beteiligten Personen ab. Dies führt zu verspäteten Zahlungen, sodass Skontooptionen nicht genutzt werden können und vielleicht sogar Mahngebühren anfallen. Außerdem fehlt die Transparenz, auf welchem Schreibtisch sich gerade welche Rechnung befindet. Darüber hinaus leidet die Auskunftsfähigkeit bei aufkommenden Fragen. Deshalb ist es empfehlenswert, Papierrechnungen zu digitalisieren.
Verarbeitung digitaler Eingangsrechnungen
Wenn Unternehmen ihre papierbasierten Eingangsrechnungen digitalisieren oder aber als einfache PDF-Dateien per E-Mail erhalten, gestaltet sich dieser Prozess effizienter. Denn dann können Buchhaltungs- und Fachabteilungen parallel auf die Rechnungen zugreifen und sie freigeben, womit eine Zeitersparnis einhergeht. Die in den Rechnungen enthaltenen Informationen werden idealerweise mithilfe von Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologien automatisch erfasst und in die Finanzbuchhaltungssoftware übertragen. Dadurch entfällt das manuelle Abtippen und die Buchhaltung muss die Rechnungen lediglich noch bezahlen. Abschließend werden sie im jeweiligen Ordner auf dem Server abgelegt.
Gegenüber Papierrechnungen ist die Bearbeitung digitaler Rechnungen schneller und weniger fehleranfällig, da die buchungsrelevanten Daten nicht manuell erfasst werden müssen. Zudem ist ein schnellerer Zugriff möglich, sofern die Ablagestruktur auf dem Server schlüssig ist. Das Optimum ist damit aber noch nicht erreicht. Auch hier fehlt es z. B. an Transparenz und offen bleibt, wer Rechnungen freigibt, wenn die zuständigen Kolleginnen und Kollegen gerade abwesend sind.
Digitale Eingangsrechnungen mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) verarbeiten
Daher ist es empfehlenswert, digitale Eingangsrechnungen mit einem DMS und einem Add-on zur Prozessoptimierung zu verarbeiten. Wie unser ecoDMS mit dem WORKZ-Add-on in zahlreichen Praxisbeispielen eindeutig zeigt, ist die Einführung einer solchen Softwarelösung keine Raketenwissenschaft und auch nicht mit Investitionen in Höhe von mehreren tausend Euro verbunden. Wer mit den Eigenschaften, Funktionen und Vorteilen eines DMS nicht vertraut ist oder aber sein Wissen auffrischen möchte, dem empfehlen wir unser kostenloses White Paper „Dokumenten-Management einfach erklärt“.
Der Prozess der Rechnungsverarbeitung gestaltet sich mit unserer Lösung wie folgt: Zunächst werden im WORKZ-Add-on mit wenigen Mausklicks die Prozesse für die Rechnungsprüfung und -freigabe definiert. In Papierform eingehende Rechnungen werden demnach gescannt und dann über die Inbox von ecoDMS abgerufen. Dort werden sie, ebenso wie die digitalen Belege, von unserer OCR ausgelesen. Sobald eine neue Rechnung in ecoDMS eintrifft, wird der entsprechende Workflow automatisch angestoßen. Die verantwortlichen Nutzer werden dann aufgefordert, die Rechnung freizugeben. Sind sie abwesend, erhalten definierte Stellvertreter diese Aufgabe. Alle Beteiligten wissen jederzeit, wo sich welche Rechnung befindet und welchen Bearbeitungsstatus sie hat. Nach erfolgter Freigabe werden die ausgelesenen Daten in die Finanzbuchhaltungssoftware übertragen. Die Buchhaltung muss die Rechnung nur noch bezahlen. Bei Rückfragen kann der Anwender über die Volltextsuche schnell auf die in ecoDMS abgelegten Rechnungen zugreifen. Detailliertere Informationen über ecoDMS und das WORKZ-Add-on haben wir auf unserer Website übersichtlich zusammengefasst.
Verarbeitung von E-Rechnungen
Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen, also sogenannten XRechnungen und im ZUGFeRD-Format ausgestellten Belegen, muss keine OCR durchgeführt werden. Denn sie enthalten die Rechnungsdaten bereits als strukturierten Datensatz. Dies entbindet Unternehmen jedoch nicht von der Pflicht, Eingangsrechnungen manuell zu prüfen und freizugeben. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist dies unproblematisch, da die Rechnungsdaten als PDF-Datei sichtbar sind. Eine XRechnung hingegen ist nur ein XML-Datensatz, der für den Menschen schwer zu erfassen ist. Deshalb erzeugt ecoDMS bei der Archivierung aus dem XML-Datensatz zusätzlich eine lesbare PDF-Datei. Der Freigabeprozess von E-Rechnungen wird analog zu digitalen Rechnungen über unser Add-on WORKZ gesteuert.
Fazit
Zwischen dem Eingang von Rechnungen und deren Bezahlung liegen etliche Verarbeitungsschritte. Diese nehmen in Abhängigkeit vom Charakter der Belege unterschiedlich viel Zeit in Anspruch. Unternehmen, die damit verbundene Prozesse beschleunigen wollen, sind gut beraten, diese digital und einheitlich abzubilden. Durch die Kombination aus DMS und softwaregestützter Ablaufsteuerung können Rechnungen schneller freigegeben und revisionssicher archiviert werden. Zudem erhalten Unternehmen maximale Transparenz, können Rückfragen zu Rechnungen ad hoc beantworten und ihre betrieblichen Kapazitäten entlasten.