Nachdem wir in unserem vorangegangenen Blogbeitrag über die Hintergründe der E-Rechnungspflicht informiert haben, wollen wir nun auf deren praktische Umsetzung auf der Empfangsseite eingehen.
Zur Erinnerung: Alle Unternehmen in Deutschland müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Diese erhalten sie als XRechnung und im ZUGFeRD-Format. Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, während der ZUGFeRD-Beleg als PDF-Datei einen solchen quasi im Gepäck hat. Der Weg der Prüfung und Verarbeitung ist Unternehmen freigestellt. Dabei ist für Unternehmen deren Finanzbuchhaltungssoftware keine XML-Datensätze verarbeiten können, das ZUGFeRD-Format mit der PDF-Datei relevant. Erhalten sie eine XRechnung, wird diese von ecoDMS automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt und die XML-Datei revisionssicher archiviert. Aufgrund von Übergangsfristen werden uns aber Papierrechnungen, einfache PDF-Dateien sowie Rechnungen im JPEG- oder TIFF-Format noch bis Ende 2027 erhalten bleiben.
Wie müssen Rechnungen archiviert werden?
Unabhängig vom Format, in dem Unternehmen Rechnungen erhalten, sind sie laut § 147 der Abgabenordnung dazu verpflichtet, diese zehn Jahre lang aufzubewahren. Dabei ist es empfehlenswert, Papierrechnungen zu digitalisieren und elektronisch in einem Dokumenten-Management-System (DMS) zu archivieren. Damit geht nicht nur eine Platzersparnis einher, sondern Mitarbeitende können auch bei Rückfragen direkt auf die Rechnungen zugreifen. Wichtig: Der umgekehrte Weg, also das Ausdrucken elektronisch empfangener Rechnungen und deren papierbasierte Archivierung, ist laut den GoBD nicht erlaubt.
Welche Anforderungen muss ein Dokumenten-Management-System für eine Archivierung nach den GoBD erfüllen?
Um die Unveränderbarkeit und die geordnete Verfügbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, ist die Archivierung von E-Rechnungen in einem DMS also empfehlenswert. Dieses muss in der Lage sein, Rechnungen unabhängig von deren Format zu archivieren – angefangen bei einem digitalisierten Image über PDF-, JPEG- oder TIFF-Dateien bis hin zu ZUGFeRD- und XRechnungen.
Wie können Unternehmen E-Rechnungen bzw. digitalisierte Rechnungen schneller verarbeiten?
Die Rechnungsempfänger können vor allem von einer Entlastung der Mitarbeitenden in der Buchhaltung, der Beschleunigung des Freigabeprozesses und so der Nutzung von Skontomöglichkeiten profitieren. Hierbei unterstützt eine Workflow-Lösung, die sämtliche Eingangsrechnungen zunächst an die Buchhaltung zur formellen Freigabe überträgt. Der nächste Schritt ist die automatisierte Weiterleitung an die Fachabteilungen zur inhaltlichen Prüfung. Sind alle Freigaben erfolgt bzw. ist der Prozess erfolgreich durchlaufen, können die Rechnungsdaten automatisch in das ERP-System oder in die Finanzbuchhaltungslösung übertragen werden. Damit entfällt auch das fehleranfällige Abtippen der Daten.
Digitale Rechnungsbearbeitung mit ecoDMS
Mit unserer Lösung ecoDMS sind Sie schon heute auf die nahende E-Rechnungspflicht vorbereitet und können Ihre Rechnungen automatisiert verarbeiten. Unser DMS ist in der Lage, sämtliche Rechnungsformate zu empfangen und zu archivieren. Dabei wandelt das System die ausschließlich maschinell auswertbaren XRechnungen bei deren Archivierung automatisch in lesbare PDF-Dateien um. Unsere Lösung nutzt moderne Technologien, die sicherstellen, dass alle Rechnungen revisionssicher abgelegt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus erfüllt sie unter anderem die Anforderungen der GoBD, indem sie gewährleistet, dass alle Dokumente in ihrer originalen Form und mit allen erforderlichen Metadaten aufbewahrt werden.
Mit unserem WORKZ Add-on beschleunigen Sie zusätzlich die Rechnungsfreigabe. Dazu definieren Sie mit nur wenigen Mausklicks lineare Abläufe und können so lästige Routineaufgaben drastisch verkürzen. Sobald ecoDMS eine Rechnung als solche klassifiziert hat, wird der entsprechende Workflow automatisch angestoßen. Die verantwortlichen Benutzer erhalten klare, detaillierte Aufgaben bezüglich der Kenntnisnahme oder Freigabe der Dateien. Versehen Sie Ihre Rechnungen während des Workflows mit einem personalisierten, digitalen Stempel, der alle relevanten Informationen wie Benutzer, Aufgabenstatus und Ausführungszeitpunkt enthält. Beim Speichern des Stempels erzeugt unser WORKZ Add-on eine neue Version des Dokuments, die zusätzlich in der Versionsverwaltung von ecoDMS gespeichert wird, während das Originaldokument unverändert bleibt.
Mit diesen und vielen weiteren Funktionen bietet unsere Lösung eine effiziente Verwaltung und sichere Archivierung aller Dokumente zu einem Lizenzpreis von einmalig 100 € netto.
Worauf warten Sie noch? Vereinfachen und automatisieren Sie schon jetzt Ihre Rechnungsverarbeitung und erleben Sie die Vorteile eines modernen und effizienten Dokumenten-Management-Systems. Unser engmaschiges Netzwerk umfasst mittlerweile mehr als 1.400 Reseller. Einer von ihnen befindet sich bestimmt auch in Ihrer Nähe.