Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) von anderen Unternehmen (Business-to-Business, kurz B2B) empfangen können. Das schreibt die sogenannte E-Rechnungspflicht vor. Beim Googeln danach wird man von Begriffen wie XRechnung, ZUGFeRD-Format, XML-Datensatz, EN 16931-1 usw. quasi erschlagen. In diesem Beitrag versuchen wir deshalb, Licht ins Dunkel zu bringen und zu zeigen, was zu tun ist, um der E-Rechnungspflicht empfangsseitig nachzukommen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung hat eine definierte Struktur. Diese enthält die Pflichtangaben nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und berechtigt somit zum Vorsteuerabzug. Diese und weitere, spezielle gesetzliche Anforderungen werden insbesondere von der sogenannten XRechnung und dem ZUGFeRD-Format erfüllt. Wichtig: Papierrechnungen, einfache PDF-Dateien oder Rechnungen im JPEG- oder TIFF-Format genügen diesen Anforderungen nicht.

Die XRechnung ist ein XML-Datensatz. XML steht für Extensible Markup Language und ist eine Programmiersprache, mit der Daten strukturiert dargestellt werden können. Sie ist durch Menschen nur schwer erfassbar. Um das Lesen zu erleichtern, kann ecoDMS diese Rechnungen in übliche PDF-Dateien umwandeln.

ZUGFeRD ist das Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, wird dadurch aber auch nicht verständlicher. Es ist im Grunde eine PDF-Datei, die den XML-Datensatz mit im Gepäck hat. Die Rechnungsdaten finden sich also sowohl in der PDF-Datei als auch im XML-Datensatz wieder. 

Größere Unternehmen haben in der Regel Finanzbuchhaltungssysteme, in die sie den XML-Datensatz importieren können und dort automatisiert verarbeitet wird. Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist eher die PDF-Datei maßgeblich. Sie sind nicht verpflichtet, ihre Finanzbuchhaltungssysteme aufzurüsten, damit diese XML-Datensätze verarbeiten können.

Welche Ausnahmen und Übergangsregelungen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich, also nicht gegenüber Privatpersonen, ab 2025 E-Rechnungen ausstellen. Indes können Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Rechnungen für Fahrausweise weiterhin in Papierform oder als einfache PDF-Datei übermittelt werden.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber zudem Übergangsregelungen vorgesehen. Demnach können Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro bei Zustimmung des Rechnungsempfängers bis Ende 2027 weiterhin beispielsweise Papierrechnungen oder als einfache PDF-Datei ausstellen.

Dem gegenüber steht die Verpflichtung, dass alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können müssen. Die Einrichtung eines zentralen E-Mail-Postfachs wie rechnung@... ist empfehlenswert.

Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Unabhängig vom Format, in dem Unternehmen Rechnungen erhalten, sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, diese zehn Jahre lang aufzubewahren. Entscheidend ist dabei, dass nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form innerhalb dieses Zeitraums die Rechnungen und deren Daten, kurz GoBD

• nachprüfbar,
• vollständig
• richtig, 
• lesbar,
• geordnet und
• unveränderbar sind

Wichtig: Die GoBD schreiben vor, „dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind, auch in dieser Form aufzubewahren sind und nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen“. In Kurzform bedeutet dies in Bezug auf E-Rechnungen, dass diese auch elektronisch archiviert werden müssen, beispielsweise mit ecoDMS.