Die Schnittstelle Zephir-DMS zur ERP-Lösung ZEPHIR Avenue bindet ecoDMS als Dokumenten-Management-System an die Verkaufs-/ Einkaufsprozesse, die Produktionssteuerung, das Personalwesen und die Finanzbuchhaltung als elektronisches Belegarchiv an.
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Mithilfe der ecoDMS-Schnittstelle ist es im ZEPHIR Avenue möglich, Dokumente sämtlicher Typen zu allen Vorgängen zuzuordnen und diese in einem revisionssicheren und rechtskonformen DMS-System abzulegen. Entsprechende Rechte in der Zephir Avenue werden ins DMS repliziert, womit auch dort eine entsprechende Zugangsbeschränkung nach Aufgabengebiet gewährleistet ist.
Die Ablage der Dokumente erfolgt dabei über die Oberfläche des ERP-Systems, über entsprechende Menüpunkte, entweder per Drag and Drop oder über die integrierte Scanner-Schnittstelle. Dabei werden die Dokumente im ecoDMS entsprechend automatisch klassifiziert, die Dokumentenart sowie der Status zugeordnet und in der Ordnerstruktur entsprechend abgelegt. Eine Anpassung der automatischen Parameter ist dabei jederzeit für das Dokument anpassbar. Es können auch Editoren für die Vorschau auf spezielle Formate (z. B. CAD) eingebunden werden.
Verschiedene Funktionen können direkt auf diese zugeordneten Dokumente zugreifen. Wie zum Beispiel beim Versand von Dokumenten kann auf weitere dem Vorgang schon zugeordnete Dokumente zugegriffen werden und diese mit als Anhang versendet werden.
Bei der Ersteinrichtung der Schnittstelle können bereits verwendete lokale Dokumente mithilfe von ZEPHIR Avenue in das DMS-System übergeben werden, automatisch den Vorgängen zugeordnet und im ecoDMS klassifiziert.
In Planung ist die automatische Belegerfassung über die in ecoDMS vorhandenen Importmöglichkeiten und den WORKS-Add-on. Dabei geht es um die automatische Übernahme von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Prüfzertifikaten und Fertigungsbelegen.
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