Als Daniel Hofmann 2017 als Franchisenehmer von Home Instead begann, waren seine Büros dominiert von großen Hängeregisterschränken, in denen Dokumente händisch abgelegt und aufbewahrt wurden. Dabei entsprach ein Register jeweils einer Kundenakte. Die Arbeit an und mit den Dokumenten erwies sich als sehr zeitaufwendig. Vor allem das Finden von Informationen kostete viel Zeit. Hinzu kam, dass durch die papierbasierte Ablage an ein zeit- und auch ortsunabhängiges Arbeiten nicht zu denken war. Deshalb stattete Daniel Hofmann seine beiden Betriebe mit leistungsfähigen Dokumenten-Scannern aus.
Digitalisierung von Dokumenten ist nur die halbe Miete
Mit den Scannern wurden Angebote, Verträge oder Pflegedokumentationen digitalisiert und in der elektronischen Akte, die einem Verzeichnis auf dem Laufwerk entsprach, gespeichert. „Allerdings führte diese Maßnahme nicht zum gewünschten Erfolg, im Gegenteil“, blickt Daniel Hofmann zurück. „Das Scannen erhöhte den Aufwand. Zudem haben wir die Dokumente weiterhin in Papierform aufbewahrt und mit dieser redundanten Ablage wurde alles noch unübersichtlicher. Auch das Auffinden von Dokumenten gestaltete sich noch immer zu zeitaufwendig.“ Kein Wunder bei monatlich allein etwa 4.000 Tagesjournalen, mit denen Pflegekräfte ihre Tätigkeiten bei den Kunden dokumentieren. Dazu kommen zahlreiche Verträge, Rechnungen sowie weitere Korrespondenzen.Um die Verwaltungskosten und -zeit nachhaltig zu minimieren, beschäftigte sich Daniel Hofmann Ende 2020 mit dem elektronischen Dokumenten-Management und stieß dabei auf ecoDMS. Er nahm Kontakt mit der ecoDMS GmbH, dem Entwickler des Dokumenten-Management-Systems (DMS), auf. Das Unternehmen empfahl ihm den in Nürnberg ansässigen Qualified Premium Reseller Schlumberger Digital, der bereits zahlreiche Home-Instead-Niederlassungen mit ecoDMS ausgestattet hat. Das Systemhaus selbst bietet ecoDMS in der Cloud an, die Lösung wird für jeden Kunden auf einem separaten, abgesicherten virtuellen Server betrieben. Das System und die Daten befinden sich in einem hochgesicherten Nürnberger Rechenzentrum. Schlumberger Digital übernimmt die Einrichtung des DMS, unterstützt mit Schulungen und konfigurierten Vorlagen die Einarbeitung und sichert regelmäßig die Daten. Hinzu kommt die Programmierung von Scannern sowie die Implementierung eines eigens entwickelten Moduls zur Erkennung und Klassifizierung von Eingangsrechnungen.
Home-Instead-Zentrale empfiehlt ihren Franchisenehmern ecoDMS
Von dieser Alles-aus-einer-Hand-Lösung war auch Daniel Hofmann überzeugt und entschied sich für die Einführung von ecoDMS, zumal auch die Franchise-Zentrale von Home Instead dieses DMS empfiehlt. Daraufhin setzte Schlumberger Digital das System an den beiden Home-Instead-Standorten Erlangen und Fürth inklusive Ordnerstruktur auf, importierte die bereits digitalisierten Bestandsakten in ecoDMS, schulte die Mitarbeiter und programmierte die Funktionstasten des Scanners. „Unsere Mitarbeiter betätigen beispielsweise die Funktionstaste ‚Servicevereinbarung‘ und das gescannte, per OCR ausgelesene Dokument wird dann in dem dazugehörigen Ordner automatisch abgelegt“, erläutert Hofmann. „Wir gehen aber sogar noch einen Schritt weiter, indem wir in die Dokumente Bemerkungen einfügen. So sind die Dokumente eindeutig beispielsweise mit ‚Servicevereinbarung-Johann Meier‘ hinterlegt. Dies ist eigentlich nicht erforderlich, weil die Dokumente ja in ecoDMS über die Schlagwortsuche gefunden werden. Aber meine Mitarbeiter verfahren aus psychologischen Gründen so.“Der Start des DMS verlief etwas holprig, was daran lag, dass die Mitarbeiter aus Sicherheitsgründen die Dokumente zunächst nicht nur in ecoDMS, sondern zusätzlich per Copy & Paste auch in der alten Verzeichnisstruktur ablegten. Einige haben – ebenfalls aus Sicherheitsgründen – Dokumente zusätzlich ausgedruckt. Das erübrigte sich aber mit der Zeit, da die Mitarbeiter zunehmend ecoDMS vertrauten und immer besser mit dem Produkt arbeiten konnten. Darüber hinaus unterstützte der Support von Schlumberger Digital zuverlässig bei aufkommenden Fragen, sodass die Arbeit mit einem DMS mittlerweile zur Routine geworden ist. Alle eingehenden Dokumente werden digitalisiert und die Originale anschließend datenschutzkonform geschreddert. Insgesamt konnten die beiden Home-Instead-Betriebe ihren Papierverbrauch und ihre Druckkosten um etwa zwei Drittel reduzieren. Die Hängeregisterschränke sind mittlerweile leer. „Ich bin mit dem jetzt möglichen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Dokumente sehr zufrieden und kann mir eine Arbeit ohne ecoDMS nicht mehr vorstellen“, resümiert Daniel Hofmann. In Kürze eröffnet er eine weitere Home-Instead-Filiale und weiß schon jetzt, dass er mit dem Einsatz von ecoDMS etwa 50 Prozent weniger Schrankfläche benötigen wird.