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Langfristige, datenbankgestützte und sichere Aufbewahrung aller Dokumente in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv. Bei ecoDMS handelt es sich um das erste digitale Dokumentenarchiv, dass für nahezu jedermann geeignet ist und einen grenzenlosen Zugriff auf alle archivierten Daten und Informationen ermöglicht. Mit einem auffallend attraktiven Preis-Leistungsverhältnis hebt sich ecoDMS deutlich aus der Masse der Dokumenten-Management-Systeme hervor. Dieses Client-Server-System kostet 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server - und es entstehen keine weiteren ungewollten Zusatzkosten. Ein modernes Entwicklungs- und Vertriebskonzept macht den Preis möglich. Der Hersteller setzt hierbei auf das Internetgeschäft. Interessenten und Kunden finden alle Produktinformationen, Dokumentationen, Videos und auch die Software im Internet unter www.ecodms.de. Die Lizenz kann ebenfalls online im Shop erworben werden und wird unmittelbar nach der Zahlung per E-Mail versendet.

Mit ecoDMS können Papierdokumente, E-Mails, Office-Dateien, PDFs, Bilder, Zeichnungen, Musik und beliebge weitere Dateiformate gesetzeskonform in einem elektronischen Dokumentenarchiv aufbewahrt werden. Die Ablage erfolgt mit wenigen Mausklicks und bei Bedarf kann die Zuordnung mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen sogar voll automatisch erfolgen. Papierdokumente können mit unterschiedlichen Scannern eingescannt und sofort archiviert werden. Für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook sind im Preis von 49 Euro sogar eigene Plugins inbegriffen. Über diese können die Dateien sofort aus den genannten Anwendungen heraus archiviert werden. Eine Versionsverwaltung hilft hier bei der Aufbewahrung verschiedener Dateiversionen. Ein PDF/A Drucker bildet die Schnittstelle zu anderen Programmen. Über die Druckfunktion einer Software können die erstellten Informationen direkt als PDF/A ins Archiv gedruckt werden. Dateien, die bereits digital auf dem Filesystem gespeichert sind, können per Drag & Drop schnell archiviert werden.

Mit ecoDMS befinden sich einfach alle Dokumente in einem Archiv. Gespeichert werden alle Dateien in einer postgreSQL-Datenbank auf dem ecoDMS-Server. Die Software-Komponenten, Dokumente und Informationen liegen sicher beim Kunden und nicht auf fremden Servern oder „schlecht gesichert" auf dem Filesystem.

So einfach wie googeln können die Unterlagen wiedergefunden werden. Jede lesbare Datei wird von ecoDMS automatisch im Hintergrund über eine moderne OCR volltextindiziert. Durch die Eingabe von Begriffen sind die Dokumente in Sekundenschnelle wieder auffindbar. Da zu jeder archivierten Datei auch genaue Metadaten innerhalb der Klassifizierung vergeben werden können, sind auch diese Einträge bei der Suche einsetzbar. Das Dokumentenmanagementsystem beinhaltet zahlreiche Suchfunktionen. Es geht nichts mehr verloren.

Diese Archivlösung ist voll skalierbar und verfügt über einen Einstellungsdialog, der eine flexible Konfiguration des gesamten Dokumenten-Management-Systems ermöglicht. Die enorme Flexibilität macht den Einsatz im Privatbereich als auch im Gewerbe möglich. Die Installation, Einrichtung und Bedienung sind sehr benutzerfreundlich. Gleiches gilt für die Datensicherung und Wiederherstellung. ie Software-Komponenten stehen für verschiedene Betriebssysteme zum Download zur Verfügung und können beliebig kombiniert werden. Der Server ist für Windows, Ubuntu und Debian erhältlich. Die Clients und Plugins für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS.

Das Dokumenten-Management-System kann vor dem Kauf ausgiebig getestet werden. Die Free4Three Edition von ecoDMS verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Nach Ablauf der 30 Tage werden die Funktionen der Vollversion automatisch deaktiviert. Die Dokumente und Einstellungen bleiben aber selbstverständlich weiterhin erhalten. Die Free4Three Edition ist für maximal 3 gleichzeitige Verbindungen freigegeben und darf privat zeitlich unbegrenzt und gewerblich 30 Tage lang zum Einsatz kommen. Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de erhältlich.