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ecoDMS ist eine Software um Dokumente sicher und langfristig archivieren zu können. Mit diesem Dokumenten-Management-System können Dateien jeglicher Art in einem digitalen Archiv gespeichert werden. Es besteht die Möglichkeit beliebige Daten und Informationen zentral abzulegen. Digitale und Papierdokumente erhalten mit ecoDMS einem gemeinsamen Speicherplatz. Eingescannte und archivierte Dokumente können die Anwender mit ecoDMS optimal verwalten. Die Suche nach Dokumenten ist schnell und einfach. Über eine Suchmaske und Filter sind alle Daten schnell wieder auffindbar.

Die Software ist schnell installiert, leicht verständlich und benutzerfreundlich. Durch den Einsatz von ecoDMS kann ein großer Teil an Papierakten der Vergangenheit angehören. Auf dem eigenen Computer speichert ecoDMS die archivierten Akten in einer postgreSQL Datenbank. Server- und Datenbankkenntnisse sind hierfür allerdings nicht notwendig. Wird die Installation von ecoDMS gestartet, können alle erforderlichen Komponenten vom Anwender selbst installiert werden. Im Anschluss kann ecoDMS sofort eingerichtet und genutzt werden.

ecoDMS ist das perfekte Archivsystem um Dokumente zu archivieren und schnell wiederzufinden. Der Preis ist mit 49 Euro pro Lizenz äußerst günstig. Privatleute dürfen das System sogar kostenfrei nutzen. Der Funktionsumfang ist vielversprechend und überzeugend in der Bedienung. Diese DMS Software eignet sich aufgrund ihrer Flexibilität, Plattformunabhängigkeit und Leichtigkeit für jedermann.

Das Dokumenten-Management-System überzeugt mit einem tollen Preis-Leistungsverhältnis. Der Archivierungssoftware fehlt es an nichts: Volltextsuche, OCR, benutzerdefinierte Einstellungen, Benutzerverwaltung, Gruppen Management, Rechtesystem, API Schnittstelle, LDAP und Active Directory Anbindung, Notizen-Funktion, Plug-ins für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Add-ons für Thunderbird und Outlook, PDF/A Drucker, erweiterte Suchfunktionalitäten, Versionsverwaltung, Wiedervorlage und vieles mehr.

Ein besonderes Highlight ist die automatische Dokumentenerkennung. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Dieser intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten ganz einfach möglich.

ecoDMS bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Die Dokumente liegen sicher bei Ihnen in der postgreSQL Datenbank von ecoDMS und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem. Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar: Über die Desktop Clients können die Benutzer direkt vom eigenen Computer oder Laptop auf die Daten zugreifen. Einen Zugang von außerhalb machen die mobilen Apps für das Smartphone und Tablet möglich. Eine webbasierte Benutzeroberfläche ist ebenfalls fester Bestandteil dieser modernen DMS Lösung. Im Lizenzpreis der ecoDMS Vollversion sind alle Komponenten inbegriffen. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Der Download dieser DMS Software ist kostenlos. Auf der ecoDMS Webseite können die Komponenten und Module heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop erworben werden.

Eine ausführliche Übersicht des Funktionsumfangs und weitere Details zur Software gibt es im Internet unter https://ecodms.de/index.php/de/produkt/funktionsumfang.