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Egal ob Firmen, öffentliche Einrichtungen oder Privathaushalte. Eines haben alle gemeinsam: Dokumente! Angefangen von Verträgen, Steuerbescheiden, Rechnungen und Briefen bis hin zu E-Mails, Faxen, Office-Dateien und vielen mehr. Auffallend hierbei ist, dass insbesondere elektronische Dateien in Zeiten der Digitalisierung neben den traditionellen Papierdokumenten einen immer größeren Anteil der Informationsgrundlage bilden. Bei der Vielzahl von Dokumentenarten verliert man leicht den Überblick, zumal sich die Aufbewahrung und Verwaltung der vielen Daten oftmals als riesige Herausforderung herausstellt.

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können alle Dokumente und Informationen übersichtlich in einem zentralen Archiv aufbewahrt werden. Die lästige Ablage und Suche in verschiedenen Aktenordnern, Schränken, Schubladen, Mappen und zahlreichen digitalen Speicherplätzen hat ein Ende.

Mit ecoDMS hat der Hersteller aus Aachen eine moderne und plattformunabhängige Archivlösung geschaffen. Das Besondere hierbei ist die völlig flexible Handhabung und Einsatzfähigkeit dieser Software. Die enorme Skalierbarkeit und ein unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis machen den Einsatz von ecoDMS sowohl für große Konzerne, kleine- und mittelständische Unternehmen als auch für Privatnutzer möglich. Mehrere tausend Benutzer haben sich bereits für das Archivsystem ecoDMS entschieden, darunter sind mehr als 1500 zufriedene Firmenkunden.

Als erstes Dokumenten-Management-System können bei ecoDMS die Software Komponenten und der damit verbundene Funktionsumfang beliebig installiert, eingesetzt und bei Bedarf auch kundenspezifisch erweitert werden. Die Konfiguration erfolgt passend zur bestehenden IT-Infrastruktur und zu den gewünschten Dokumentenprozessen. So können Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Benutzer, Gruppen, Status, Attribute, Fenster und vieles mehr gemäß der notwendigen Anforderungen vom Benutzer selbst eingerichtet und jederzeit angepasst werden. Die Installation und Bedienung ist einfach und benutzerfreundlich.

Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Daten und Informationen revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk. Das gilt auch für die dazugehörigen Software-Komponenten, die der Kunde bei sich im Hause installieren kann. ecoDMS kann plattformunabhängig und sogar plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und als App (Android & IOS) verwendet werden.

Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen Anbindungen an Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook, die eine direkte Archivierung als PDF/A-Dokument und Originaldatei in ecoDMS ermöglichen. Papierdokumente können mit einem Scanner digitalisiert und ebenfalls schnell im DMS aufgenommen werden. Auf dem Computer erstellte und hinterlegte Daten werden einfach per Drag und Drop ins System gezogen oder direkt über den PDF/A Drucker von ecoDMS ins Archiv gedruckt. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, zahlreiche Filtermöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung und eine Notizen-Funktion.

Auch das Thema „Revisionssicherheit" spielt bei ecoDMS eine entscheidende Rolle. Für jede Datei können passende Metadaten in Form von Klassifizierungsinformationen vergeben werden. Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit einer exakten Rechtevergabe auf Ordner- und Dokumentenebene. In der Dokumenten- und Userhistorie werden revisionskonform jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung dokumentiert. Über die OneClick Backup Komponente sind ein Backup und eine Datenwiederherstellung auch für Laien schnell erstellt. Auch eine Mindestaufbewahrungsdauer kann hinterlegt werden. Nicht mehr benötigte Dokumente können in den virtuellen Papierkorb verschoben und erst nach Ablauf der Frist dauerhaft gelöscht werden. In diesem Fall hinterlegt das System automatisch ein detailliertes Löschprotokoll, dass den Richtlinien der Revisionssicherheit entspricht.

Als Highlight zählt die integrierte OCR Komponente. Die archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auf diese Weise werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Klassifizierungsdetails automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR-Suche kann sowohl auf Textinhalte als auch auf Metadaten angewendet werden. Die automatische Dokumentenerkennung greift bei gescannten Dokumenten über das Scaninput-Verzeichnis, bei über den PDF-A-Drucker archivierten Dateien und bei den Office- und den E-Mails Addons von ecoDMS.

Auch das Vertriebs- und Lizenzmodell lässt sich sehen und ist absolut einzigartig. ecoDMS wird vom Hersteller selbst ausschließlich online vertrieben. Die Vollversion kostet unschlagbare 49 Euro (brutto) pro Lizenz und beinhaltet den vollen Funktionsumfang inklusive OCR-Funktion und den genannten Plugins und Addons. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und enthält keine Dokumentenbegrenzung.

Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben diesen Top-Preis.

Alle Produktinformationen, Software-Komponenten und sogar Schulungsvideos sind kostenlos unter www.ecodms.de bereitgestellt. Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden. Privatnutzer dürfen die Free4Three Version mit eingeschränkter Funktionalität sogar dauerhaft gratis nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.