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Mit dem Archivsystem ecoDMS vom gleichnamigen Hersteller, der ecoDMS GmbH, können Unternehmen ihre Unterlagen auf Papier durch eine digitale Lösung weitgehend ablösen. Das reduziert das tägliche Papieraufkommen deutlich und optimiert die Arbeitsprozesse enorm. Durch die revisionskonforme Aufbewahrung aller Unterlagen, Belege und Dateien in einem zentralen Dokumentenarchiv erhält jeder Mitarbeiter in Sekundenschnelle Zugriff auf die benötigten Dokumente.

Via Mausklick stehen die benötigten Arbeitsunterlagen innerhalb weniger Sekunden zur Weiterbearbeitung bereit. Wird ein bestimmter Beleg benötigt, braucht der zuständige Mitarbeiter lediglich die erforderlichen Suchbegriffe eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse übersichtlich in einer Tabelle angezeigt. Möglich macht dies die integrierte Volltextsuche des Dokumenten-Management-Systems. Die Dokumentensuche ist damit so einfach wie googeln.

Das System kann flexibel konfiguriert werden. Als Dokumentenarchiv erfüllt ecoDMS jegliche Anforderungen an eine professionelle Dokumenten-Management-Lösung. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung, über die Archivierung beliebiger Dateien inklusive der individuellen Klassifizierung und Zuordnung dieser, bis hin zu zahlreichen Such- und Filterfunktionen, einer praktischen Versionsverwaltung, einer aussagekräftigen Dokumentenhistorie, professionellen Einstellungs- und Berechtigungsmöglichkeiten und einem revisionskonformen Löschsystem, lässt ecoDMS keine Wünsche offen. Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Funktionen von ecoDMS.

Papierdokumente können mit dem hauseigenen Scanner digitalisiert und an die Inbox vom ecoDMS-System übergeben werden. Dateien, die bereits in elektronischer Form vorliegen können einfach per Drag und Drop in die Software gezogen werden. Speziell für E-Mails gibt es zudem ein Addon für Thunderbird und Outlook. Office-Dokumente können aus LibreOffice und MS Office ebenfalls über ein Plugin archiviert werden. So befinden sich alle Unternehmensdaten sicher in einer Datenbank.

Als plattformunabhängiges Client-Server-System kann ecoDMS nahezu in allen IT-Infrastrukturen eingesetzt werden. Die Server-Komponente läuft unter Ubuntu, Debian, Windows, Synology-NAS, QNAP-NAS, Raspberry Pi. Die Desktop-Oberfläche, welche den Zugriff auf den ecoDMS Server ermöglicht, gibt es für MacOS, Windows, Ubuntu und Debian. Darüber hinaus sorgt der Web Client für einen externen Zugriff von beliebigen Endgeräten aus mittels Internetbrowser. Dazu zählen selbstverständlich auch das Smartphone und Tablet.

Der Nutzerkreis von ecoDMS wächst stetig. Seit Jahren gilt die Software als das Top-Archivsystem für kleine- und mittelständische Unternehmen. Der günstige Preis von 89 Euro (inkl. 19% Mwst) pro Benutzer macht die Lösung außerdem für Privatleute sehr interessant. Der Preisunterschied zu anderen DMS-Lösungen fällt sofort auf. Mit ecoDMS erhalten die Kunden eine große Software für kleines Geld. Hinzu kommen die schnelle Installation und die einfache Bedienung. Die Einarbeitungszeit in das Archivsystem ist nicht hoch. Die API-Schnittstelle von ecoDMS erlaubt zudem eine individuelle Anbindung an beliebige Drittsysteme.

Eine kostenlose Demoversion, den Kauf der Vollversion und viele weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.