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Eine professionelle, digitale Archivlösung muss nicht teuer sein. Das beweist die Software ecoDMS aus Aachen. Dieses Dokumenten-Management-System ist ein elektronisches Archiv für alle möglichen Dokumente und ist das optimale Werkzeug um Arbeitszeit und Papier zu sparen. EcoDMS kann alles, was ein DMS können muss und wird im Internet für 49 Euro pro gleichzeitigem Zugriff angeboten.

Bei der ecoDMS Software handelt es sich um ein modernes Client-Server-System, das leicht zu installieren und zu bedienen ist. Die Nutzer können ecoDMS plattformunabhängig im Netzwerk, lokal, im Web und sogar als App nutzen. Auf der Webseite www.ecodms.de können alle Software-Komponenten für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS herunterladen werden.

Mit ecoDMS wird die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die gesuchten Begriffe müssen lediglich in einer Suchmaske erfasst werden und schon werden die passenden Dokumente übersichtlich angezeigt. Auch die Ablage ist kinderleicht. Papierdokumente werden eingescannt und dann archiviert. E-Mails können aus Outlook und Thunderbird bequem in ecoDMS aufgenommen werden. Für LibreOffice, OpenOffice und Microsoft Office sind eigene Plugins vorhanden, die eine direkte und auf Wunsch sogar versionierte Archivierung der Office Dateien bieten. Über den PDF/A Drucker von ecoDMS finden Unterlagen aus Drittsoftware schnell den Weg ins elektronische Archiv. Bereits gespeicherte Dateien werden einfach per Drag und Drop in die Software gezogen. Die abgelegten Dokumente und deren Informationen werden sicher in einer Datenbank beim Kunden aufbewahrt. All dies ist in einer Lizenz für 49 Euro inbegriffen.

Auch die standardmäßig integrierte OCR lässt sich sehen. Jede lesbare, archivierte Datei wird automatisch im Hintergrund vom System volltextindiziert. Die OCR ermöglicht zudem eine automatische Vorklassifizierung der Dokumente. Auf Basis der Inhalte können Dokumente erkannt und vom System zugeordnet werden.

Die volle Skalierbarkeit von ecoDMS sorgt dafür, dass ecoDMS von Privatleuten, Kleinbetrieben und auch in Großbetrieben genutzt werden kann. Alle Strukturen und Einstellungen können flexibel und frei über die ecoDMS Oberfläche für jedes Einsatzgebiet vorgenommen werden.

Vor dem Kauf kann ecoDMS ausgiebig getestet werden. Die Free4Three Edition verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Nach Ablauf der 30 Tage werden die Funktionen der Vollversion automatisch deaktiviert. Die Dokumente und Einstellungen bleiben aber selbstverständlich weiterhin erhalten. Die Free4Three Edition ist für maximal 3 gleichzeitige Verbindungen freigegeben und darf privat zeitlich unbegrenzt und gewerblich 30 Tage lang zum Einsatz kommen. Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de erhältlich.