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Mit dem Dokumentenmanagementsystem ecoDMS können private und geschäftliche Dokumente schnell und sicher archiviert werden. Die Software stammt von der gleichnamigen Firma, der ecoDMS aus Aachen. Das Unternehmen möchte mit ecoDMS auch Privatleuten und kleineren Betrieben die Möglichkeit geben, ein vollwertiges und professionelles Archivsystem einzusetzen. Der Preis von 49 Euro brutto pro Lizenz macht's möglich.

Die ecoDMS GmbH bringt als erster DMS Anbieter neuen Schwung in den Bereich der digitalen Dokumenten-Archivierung. Mit einem neuartigen Entwicklungs- und Verkaufsmodell richtet sich ecoDMS sowohl an Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen, als auch an große Firmen und sogar an Konzerne. Die Software ist schnell installiert, benutzerfreundlich zu bedienen, plattformunabhängig einsetzbar und völlig flexibel konfigurierbar. Die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS macht den Einsatz für jedermann möglich. Ein Blick in die Referenzen von ecoDMS zeigt, dass unterschiedlichste Branchen und Nutzer ecoDMS verwenden.

Der günstige Verkaufspreis von 49 Euro beinhaltet volle Funktionalität. ecoDMS verfügt über alle Funktionen, die ein Dokumenten-Management-System ausmachen. Angefangen von der automatisierten Posteingangsbearbeitung eingescannter Papierdokumente bis hin zur Ablage beliebiger digitaler Daten und E-Mails, können in ecoDMS so gut wie alle Unterlagen und Informationen abgelegt werden. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene Archivierungsmethoden an. Es gibt Plug-ins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Ein PDF/A Druckertreiber ermöglicht die Ablage aus beliebigen druckfähigen Drittanwendungen heraus. Dokumente, die bereits auf dem Computer gespeichert sind, können in Sekundenschnelle per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. Die Zuordnung der Dateien erfolgt, je nach Einstellung, voll automatisch auf der Basis von Klassifizierungsvorlagen. Der integrierte Vorlagen-Designer erlaubt das Einrichten beliebig vieler Vorlagen. Er erkennt anschließend die archivierten Dateien und ordnet sie automatisch an der richtige Stelle im Archiv ein.

ecoDMS ist ein revisionskonformes Dokumentenmanagementsystem. Alle Daten werden sicher und unveränderbar in einer postgreSQL Datenbank gespeichert. Als Client-Server-System befindet sich die Datenbank auf dem ecoDMS Server. Beim Server handelt es sich ebenfalls um eine Software Komponente von ecoDMS. Mit wenigen Mausklicks ist dieser installiert. Die Daten liegen somit sicher beim Benutzer auf dem eigenen PC, Laptop oder im internen Firmennetzwerk. Der Server ist fester Bestandteil der DMS-Lösung.

Um bestimmte Dokumente dennoch bearbeiten zu können, verfügt ecoDMS über eine ausgereifte Versionsverwaltung. Diese erlaubt das Ablegen verschiedener Versionen, wobei die Originaldatei immer bestehen bleibt. ecoDMS vergibt für jede neue Version einen eigenen Eintrag innerhalb der Versionsverwaltung, so dass ein jederzeitiger Zugriff auf die Ursprungsdatei und auf die einzelnen Versionen gewährleistet ist.

Eingescannte Dokumente können mit dem Programm ecoICE abgerufen werden. Dieser Client gehört ebenfalls zum Standardportfolio von ecoDMS. Dank des dazugehörigen Scaninput Ordners kann ecoICE mit nahezu jedem modernen Dokumentenscanner verwendet werden. In ecoICE können die eingescannten Dokumente vor der Archivierung begutachtet, bei Bedarf modifiziert und anschließend klassifiziert werden. Auch hier kann die Klassifizierung mit Hilfe des Vorlagen Designers voll automatisch erfolgen. ecoICE übergibt die Dokumente mit nur einem Klick auf den Button „Archivieren" direkt an das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS.

Für ein schnelles Wiederfinden der archivierten Dokumente sorgen zahlreiche Such- und Filterfunktionen. Diese ermöglichen eine Dokumentensuche anhand der hinterlegten Klassifizierungsinformationen und/oder Dokumenteninhalte. Die integrierte OCR durchsucht alle lesbaren Dateien automatisch im Hintergrund und erlaubt eine intelligente Volltextrecherche. Diese ist so einfach wie googeln. Der Benutzer gibt die notwendigen Begriffe in eine Suchzeile ein und schon werden die passenden Ergebnisse übersichtlich in einer Tabelle ausgegeben. Über ein Vorschaufenster können die Dokumente direkt im ecoDMS Client angesehen werden.

Die Software wird vom Hersteller ausschließlich online vertrieben. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop von ecoDMS erwerben. Als Zahlungsmethoden bieten die ecoDMS GmbH Kreditkarte, Paypal und Vorauskasse an. Nach jedem Bestelleingang sendet das System eine ausführliche Auftragsbestätigung mit allen notwendigen Produkt- Preis und Zahlungsinformationen per Mail. Unmittelbar nach dem Zahlungseingang erfolgt die Zustellung der erworbenen ecoDMS Produkte zusammen mit der Rechnung schnell und versandkostenfrei -ebenfalls per E-Mail. Selbstverständlich beinhaltet der günstige Verkaufspreis von ecoDMS keinerlei kostenlose Service- und Supportleistungen. Diese Dienstleistungen können optional nach Kundenbedarf erworben werden. Alle Benutzer können sich jederzeit auf der ecoDMS Webseite ausführlich informieren. Alle notwendigen Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen stehen online zur Verfügung. Ausführliche Benutzerdokumentationen beschreiben detailliert die einzelnen Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen des Systems. Es gibt sogar kostenlose Schulungsvideos, die einen optimalen Einstieg in ecoDMS ermöglichen. Darüber hinaus kann die Software vor dem Kauf 30 Tage lang mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Mobile Dienste) kostenfrei und unverbindlich getestet werden. Die Komponenten stehen hier zum kostenlosen Download bereit.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.