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In Zeiten der Digitalisierung erhalten Dokumenten-Management-Systeme einen immer höheren Stellenwert. An erster Stelle stehen dabei die zentrale Aufbewahrung aller Dokumente und deren Informationen in einem elektronischen Archiv und natürlich die sofortige Verfügbarkeit der Daten. Softwareprodukte dieser Art gibt es inzwischen relativ viele. Oftmals ist die Anschaffung allerdings mit sehr viel Aufwand und hohen Kosten verbunden, so dass sich noch einige Firmen und Privatanwender vor dem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems sträuben.

Mit ecoDMS stehen den Nutzern nun erstmals vollkommen neue Wege in Sachen „Digitalisierung" offen. Ziel ist es mit ecoDMS die eigentlich eher konservative und teure DMS-Sparte vollkommen neu zu gestalten. Dabei setzt der Hersteller applord auf moderne Technik, zeitgerechte Vertriebskonzepte und auf ein faires Lizenzmodell. So hat das Aachener Unternehmen mit ecoDMS eine moderne und plattformunabhängige Archivlösung geschaffen, die absolut neuartig ist und den Einsatz für jedermann möglich macht. Das Besondere an ecoDMS ist die völlig flexible Handhabung und Skalierbarkeit. Das Archiv eignet sich für beliebige Unternehmensgrößen und Branchen und kann sogar im Privathaushalt eingesetzt werden. Das einzigartige Preis-Leistungsverhältnis und ein innovatives Verkaufsmodell setzen dem Ganzen das I-Pünktchen auf.

Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben einen unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Dieser Preis unterschreitet um ein Vielfaches die herkömmlichen Angebote im DMS-Sektor. Eine Lizenz beinhaltet den vollen Funktionsumfang inklusive OCR-Funktion und verschiedenen Plugins und Mobile Apps, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und enthält keine Dokumentenbegrenzung. Unfassbar aber wahr. Für 49 Euro erhält man hier tatsächlich ein vollwertiges Dokumenten-Management-System.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenarchiv. Die Dokumente und Details werden revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank gespeichert. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk, so dass die Daten nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem liegen.

Alle notwendigen Einstellungen wie z.B. die Anlage eigener Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Benutzer, Gruppen, Status, Attribute und vieles mehr, können vom User passend zur bestehenden IT-Infrastruktur und zu den gewünschten Dokumentenprozessen über die Systemoberfläche vorgenommen werden. Egal ob Privatperson, Kleinbetrieb, mittelständisches Unternehmen oder großer Konzern. Die enorme Flexibilität der Software erlaubt beliebige Einsatzmöglichkeiten.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und als App (Android & IOS) verwendet werden. Die verfügbaren ecoDMS Komponenten werden als Installationspakete für alle unterstützen Betriebssysteme im Web zum Download bereitgestellt. Die Installation, Anwendung und Konfiguration ist einfach und besonders benutzerfreundlich.

Der Archivierung sind mit ecoDMS keine Grenzen gesetzt. Nahezu alle Dateiformate können im ecoDMS Archiv gespeichert werden. Papierdokumente werden mit einem Scanner digitalisiert und dann indiziert im DMS abgelegt. Auf dem Computer erstellte und hinterlegte Daten werden einfach per Drag und Drop ins System gezogen oder direkt über den PDF/A Drucker von ecoDMS ins Archiv gedruckt. Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen Anbindungen an Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook, die eine direkte Archivierung als PDF/A-Dokument und Originaldatei in ecoDMS ermöglichen. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, zahlreiche Filtermöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, einen Exporter mit Offline Reader und eine Notizen-Funktion.

Ein wesentliches Merkmal von ecoDMS ist die integrierte OCR Funktion, welche die archivierten Dokumente automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Das ermöglicht eine sekundenschnelle Dokumentensuche, die so einfach ist wie googeln. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die Volltextsuche kann sowohl auf Textinhalte als auch auf Metadaten angewendet werden. Darüber hinaus bietet die OCR eine automatische Vorklassifizierung von Dokumenten an. Auf diese Weise werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Details automatisiert vergeben.

ecoDMS überzeugt auch in Sachen „Revisionssicherheit". Die Datensicherung und Wiederherstellung ist Dank OneClick Backup Komponente schnell und einfach durchgeführt. Für die korrekte und sichere Zuweisung aller Dokumente und Ordner sorgt ein qualifiziertes Berechtigungssystem. Ergänzend dazu werden in einer Dokumenten- und Userhistorie jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung festgehalten und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert. Darüber hinaus können Aufbewahrungsfristen für die Dokumente eingerichtet werden, vor deren Ablauf sich Dokumente lediglich in einen virtuellen Papierkorb, nicht aber entgültig löschen lassen. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungszeit kann ein Dokument durch vorherige Eingabe eines Löschvermerks, welcher im Anschluss in Form eines Löschprotokolls bestehen bleibt- dauerhaft entfernt werden.

Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden. Privatnutzer dürfen die Free4Three Version mit eingeschränkter Funktionalität sogar dauerhaft gratis nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.